Guía para Fundadores sobre Licencias y Permisos Comerciales Esenciales en EE. UU.

Navegar por el mundo de las licencias comerciales puede sentirse como un laberinto. Para los fundadores, comprender qué permisos se requieren es un paso fundamental para operar legalmente y evitar futuras sanciones. Esta guía desglosa las licencias y permisos más comunes que probablemente necesitará para lanzar y hacer crecer su startup en los Estados Unidos.

Descargo de responsabilidad: Esta es información general para fundadores, no asesoramiento legal o fiscal. Las reglas pueden cambiar y variar significativamente según la ubicación y la industria. Siempre confirme los requisitos con su ciudad, estado y las agencias federales relevantes antes de operar.

Lo Que la Mayoría de las Startups Necesitará 📍​

Independientemente de su industria, la mayoría de las empresas necesitan una base de permisos locales y estatales vinculados a su ubicación física y actividades de venta.

• Licencia Comercial de Ciudad o Condado: A menudo llamada certificado de registro de impuestos comerciales, este es un requisito fundamental en muchas jurisdicciones. Si su empresa tiene una presencia física (como una oficina o empleados) o genera ingresos dentro de una ciudad o condado específico, es probable que deba registrarse. Algunos ejemplos destacados incluyen el Certificado de Registro Comercial de San Francisco, el Certificado de Registro de Impuestos Comerciales de Los Ángeles y el Certificado de Impuesto sobre la Licencia Comercial de Seattle.

• Permiso Estatal de Impuesto sobre las Ventas: Si vende bienes o servicios sujetos a impuestos, debe obtener un permiso de impuesto sobre las ventas de cada estado donde tenga un "nexo" (una presencia comercial significativa). Este permiso le autoriza a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes y remitirlo al estado.

  • En California, esto es un Permiso de Vendedor del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California (CDTFA).
  • En Nueva York, es un Certificado de Autoridad, que debe solicitar al menos 20 días antes de su primera venta sujeta a impuestos.
  • Texas requiere un Permiso de Impuesto sobre las Ventas de la Contraloría de Texas.
  • En Florida, se registra para cobrar el impuesto sobre las ventas y luego se le emite un Certificado Anual de Reventa para realizar compras exentas de impuestos para la reventa.

• Permiso de Ocupación en el Hogar: Si está dirigiendo su negocio desde casa, consulte las regulaciones de zonificación locales. Algunas ciudades requieren un permiso específico para garantizar que sus actividades comerciales no interrumpan el carácter residencial del vecindario, como los estándares de ocupación en el hogar en Seattle.

• Certificado de Ocupación (CO): Esto es esencial para cualquier tienda física, oficina o instalación comercial. Un CO certifica que el edificio es seguro para ocupar y cumple con todos los códigos de construcción. Por lo general, se requiere cuando construye un nuevo espacio o cambia el uso designado de uno existente (por ejemplo, de comercio minorista a restaurante).

• Permisos Físicos Especializados: Dependiendo de sus operaciones, es posible que necesite permisos adicionales para:

  • Señalización: La instalación de letreros exteriores casi siempre requiere un permiso de letrero del departamento de planificación o construcción de su ciudad.
  • Salud: Las empresas involucradas en alimentos, bebidas u otras actividades que impactan la salud pública necesitan un permiso de salud del departamento de salud del condado.
  • Incendios: Las operaciones que utilizan materiales peligrosos, llamas abiertas o albergan grandes reuniones a menudo necesitan permisos o certificados del departamento de bomberos local, como los emitidos por el LAFD o el FDNY.
  • Pesos y Medidas: Si su empresa utiliza balanzas comerciales, surtidores de gasolina u otros dispositivos de medición, debe registrarlos y certificarlos en la división de pesos y medidas de su condado o ciudad.

Licencias Federales y Estatales Específicas de la Industria ⚖️​

Si su startup opera en una industria regulada, necesitará licencias especializadas de agencias federales y estatales, además de los permisos generales anteriores.

• Alcohol: Para producir, vender o distribuir bebidas alcohólicas, necesita un permiso básico de la Oficina Federal de Impuestos sobre el Alcohol y el Tabaco y el Comercio (TTB) más una licencia a nivel estatal de una agencia como el Departamento de Control de Bebidas Alcohólicas de California (ABC).

• Fintech y Pagos: Una empresa que transmite dinero puede necesitar registrarse como un Negocio de Servicios Monetarios (MSB) ante la Red Federal de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN). Fundamentalmente, también es probable que necesite Licencias de Transmisor de Dinero (MTL) estado por estado, un proceso complejo y largo que a menudo se gestiona a través del Sistema Nacional de Licencias Multiestatales (NMLS).

• Asesores de Inversión y Corredores de Bolsa: Los asesores financieros deben registrarse ante la SEC o las autoridades estatales de valores a través del Formulario ADV. Los corredores de bolsa deben convertirse en miembros de la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA).

• Exportaciones y Defensa: Si exporta ciertos bienes o tecnología, es posible que necesite una licencia de la Oficina de Industria y Seguridad (BIS). Si se dedica a artículos o servicios relacionados con la defensa que figuran en la Lista de Municiones de EE. UU., debe registrarse en la Dirección de Controles de Comercio de Defensa (DDTC) según las regulaciones ITAR.

• Radio y Comunicaciones: El uso de frecuencias de radio para la transmisión, dispositivos IoT u operaciones comerciales puede requerir una licencia de la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC).

Instantáneas Estatales: Cómo Varían las Licencias​

Los requisitos de licencia no son uniformes en todos los EE. UU. Aquí hay una mirada a cinco estados clave para ilustrar las diferencias.

• Delaware: Requiere una licencia comercial estatal para cualquier entidad que realice negocios dentro de sus fronteras, que se puede obtener a través del portal Delaware One Stop. También se pueden requerir permisos locales de la ciudad y el condado.
• Texas: No tiene una licencia comercial general en todo el estado. Sin embargo, aún está obligado a obtener un Permiso de Impuesto sobre las Ventas si vende artículos sujetos a impuestos, junto con cualquier otra licencia estatal específica de la industria y permisos locales de la ciudad/condado necesarios.
• California: No tiene una sola licencia comercial en todo el estado, pero el Permiso de Vendedor del CDTFA es obligatorio para las ventas sujetas a impuestos. La mayor parte de la concesión de licencias comerciales se maneja a nivel de ciudad y condado.
• Nueva York: También carece de una licencia general en todo el estado, pero el Certificado de Autoridad es imprescindible para cobrar el impuesto sobre las ventas. La ciudad de Nueva York, en particular, tiene una densa red de licencias y permisos específicos de la industria emitidos por agencias como DCWP, DOB y DOH.
• Florida: Las empresas se registran para cobrar el impuesto estatal sobre las ventas y luego usan el Certificado Anual de Reventa. La concesión de licencias se gestiona principalmente a nivel local a través de los "recibos de impuestos comerciales" del condado.

Lista de Verificación de Decisiones Rápidas para Fundadores 🚀​

Siga estos cinco pasos para determinar qué licencias necesita.

1. Determine Su Huella: Identifique cada ubicación donde tenga una oficina, empleados o una actividad de ventas significativa. Es probable que deba registrar su empresa en cada una de esas ciudades y condados.
2. Evalúe las Ventas Sujetas a Impuestos: Determine si va a vender bienes o servicios que estén sujetos al impuesto sobre las ventas en algún estado. Si es así, obtenga el permiso de impuesto sobre las ventas de ese estado antes de realizar su primera venta. Recuerde que Nueva York requiere un plazo de entrega de 20 días.
3. Verifique las Reglas de la Oficina en Casa: Si está trabajando desde casa, visite el sitio web de su ciudad para confirmar las leyes de zonificación locales y si se requiere un permiso de ocupación en el hogar.
4. Planifique el Espacio Físico: Si está arrendando o comprando un espacio comercial, reserve tiempo y dinero para un Certificado de Ocupación (CO) y cualquier permiso de construcción, letrero, incendio o salud necesario.
5. Identifique Verticales Regulados: Revise la lista específica de la industria anterior. Si su negocio toca alcohol, finanzas, exportaciones o comunicaciones, comience a investigar los requisitos relevantes de las agencias federales y estatales de inmediato.

Notas y Conceptos Erróneos Comunes​

• Los registros no son licencias. Un EIN (identificación fiscal), un DBA ("haciendo negocios como"), una calificación extranjera (registrar su DE C-Corp para operar en CA) y las presentaciones de Información de Beneficiario Real (BOI) son todos pasos de cumplimiento importantes, pero no son licencias de operación.
• Incorporarse en Delaware no lo exime de la concesión de licencias en otros lugares. Debe obtener licencias donde realmente opere. Incluso puede necesitar una licencia comercial estatal de Delaware si está realizando negocios activamente allí.
• Fundadores de Texas, no se salvan. Incluso sin una licencia general en todo el estado, sigue siendo responsable de obtener un Permiso de Impuesto sobre las Ventas y todos los permisos locales requeridos.

Enlaces Útiles​

• SBA: Descripción general de licencias y permisos
• San Francisco: Registro Comercial
• Los Ángeles: Certificado de Registro de Impuestos Comerciales (BTRC)
• Seattle: Certificado de Impuesto sobre la Licencia Comercial
• California: Permiso de Vendedor del CDTFA
• Nueva York: Regístrese para obtener el Certificado de Autoridad
• Texas: Guía para iniciar un negocio (Oficina del Gobernador)
• Florida: Información sobre el Certificado Anual de Reventa
• Delaware: Licencia comercial / Portal de ventanilla única