Guide essentiel des licences et permis d'entreprise aux États-Unis pour les fondateurs

Naviguer dans le monde des licences d'entreprise peut donner l'impression d'être dans un labyrinthe. Pour les fondateurs, comprendre quels permis sont requis est une étape essentielle pour opérer légalement et éviter de futures pénalités. Ce guide décompose les licences et permis les plus courants dont vous aurez probablement besoin pour lancer et développer votre startup aux États-Unis.

Avertissement : Ceci est une information générale pour les fondateurs, et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Les règles peuvent changer et varier considérablement selon le lieu et le secteur d'activité. Confirmez toujours les exigences auprès de votre ville, de votre État et des agences fédérales compétentes avant de commencer vos activités.

Ce dont la plupart des startups auront besoin 📍​

Quel que soit votre secteur d'activité, la plupart des entreprises ont besoin d'un ensemble de base de permis locaux et étatiques liés à leur emplacement physique et à leurs activités de vente.

• Licence d'entreprise de la ville ou du comté : Souvent appelée certificat d'enregistrement de taxe d'entreprise, il s'agit d'une exigence fondamentale dans de nombreuses juridictions. Si votre entreprise a une présence physique (comme un bureau ou des employés) ou génère des revenus dans une ville ou un comté spécifique, vous devrez probablement vous inscrire. Les exemples notables incluent le San Francisco Business Registration Certificate, le Los Angeles Business Tax Registration Certificate et le Seattle Business License Tax Certificate.

• Permis de taxe de vente de l'État : Si vous vendez des biens ou des services taxables, vous devez obtenir un permis de taxe de vente de chaque État où vous avez un "nexus" (une présence commerciale significative). Ce permis vous autorise à percevoir la taxe de vente auprès des clients et à la verser à l'État.

  • En Californie, il s'agit d'un Seller’s Permit (permis de vendeur) du California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).
  • À New York, il s'agit d'un Certificate of Authority (certificat d'autorisation), que vous devez demander au moins 20 jours avant votre première vente taxable.
  • Le Texas exige un Sales Tax Permit (permis de taxe de vente) du Texas Comptroller.
  • En Floride, vous vous inscrivez pour percevoir la taxe de vente et recevez ensuite un Annual Resale Certificate (certificat de revente annuel) pour effectuer des achats exonérés de taxe à des fins de revente.

• Permis d'occupation à domicile : Si vous exploitez votre entreprise depuis votre domicile, vérifiez les réglementations de zonage locales. Certaines villes exigent un permis spécifique pour s'assurer que vos activités commerciales ne perturbent pas le caractère résidentiel du quartier, comme les normes d'occupation à domicile à Seattle.

• Certificat d'occupation (CO) : Ceci est essentiel pour tout magasin, bureau ou installation commerciale physique. Un CO certifie que le bâtiment est sûr à occuper et qu'il est conforme à tous les codes du bâtiment. Il est généralement requis lorsque vous construisez un nouvel espace ou modifiez l'utilisation désignée d'un espace existant (par exemple, du commerce de détail à un restaurant).

• Permis physiques spécialisés : Selon vos opérations, vous pouvez avoir besoin de permis supplémentaires pour :

  • Signalisation : L'installation de panneaux extérieurs nécessite presque toujours un permis de signalisation du service de planification ou de construction de votre ville.
  • Santé : Les entreprises impliquées dans l'alimentation, les boissons ou d'autres activités ayant un impact sur la santé publique ont besoin d'un permis de santé du service de santé du comté.
  • Incendie : Les opérations utilisant des matières dangereuses, des flammes nues ou accueillant de grands rassemblements ont souvent besoin de permis ou de certificats du service d'incendie local, tels que ceux délivrés par le LAFD ou le FDNY.
  • Poids et mesures : Si votre entreprise utilise des balances commerciales, des pompes à essence ou d'autres appareils de mesure, vous devez les faire enregistrer et certifier par la division des poids et mesures de votre comté ou de votre ville.

Licences fédérales et étatiques spécifiques à l'industrie ⚖️​

Si votre startup opère dans un secteur réglementé, vous aurez besoin de licences spécialisées des agences fédérales et étatiques en plus des permis généraux ci-dessus.

• Alcool : Pour produire, vendre ou distribuer des boissons alcoolisées, vous avez besoin d'un basic permit (permis de base) du Bureau fédéral de l'alcool, du tabac, des taxes et du commerce (TTB) ainsi que d'une licence au niveau de l'État d'une agence comme le California Department of Alcoholic Beverage Control (ABC).

• Fintech et paiements : Une entreprise qui transmet de l'argent peut avoir besoin de s'inscrire en tant que Money Services Business (MSB) auprès du Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) fédéral. De manière cruciale, vous aurez également probablement besoin de Money Transmitter Licenses (MTLs) (licences de transmission d'argent) État par État, un processus complexe et long souvent géré par le biais du Nationwide Multistate Licensing System (NMLS).

• Conseillers en investissement et courtiers-négociants : Les conseillers financiers doivent s'inscrire auprès de la SEC ou des autorités étatiques en valeurs mobilières via le Form ADV. Les courtiers-négociants doivent devenir membres de la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA).

• Exportations et défense : Si vous exportez certains biens ou technologies, vous pouvez avoir besoin d'une licence du Bureau of Industry and Security (BIS). Si vous traitez des articles ou des services liés à la défense énumérés dans la liste des munitions américaines, vous devez vous inscrire auprès de la Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) en vertu des réglementations ITAR.

• Radio et communications : L'utilisation de fréquences radio pour la diffusion, les appareils IoT ou les opérations commerciales peut nécessiter une licence de la Federal Communications Commission (FCC).

Aperçus par État : Comment les licences varient​

Les exigences en matière de licences ne sont pas uniformes aux États-Unis. Voici un aperçu de cinq États clés pour illustrer les différences.

• Delaware : Exige une state business license (licence d'entreprise de l'État) pour toute entité exerçant des activités commerciales à l'intérieur de ses frontières, qui peut être obtenue via le portail Delaware One Stop. Des permis locaux de la ville et du comté peuvent également être requis.
• Texas : N'a pas de licence commerciale générale à l'échelle de l'État. Cependant, vous êtes toujours tenu d'obtenir un Sales Tax Permit (permis de taxe de vente) si vous vendez des articles taxables, ainsi que toutes les autres licences d'État spécifiques à l'industrie et les permis locaux de la ville/du comté nécessaires.
• Californie : N'a pas de licence commerciale unique à l'échelle de l'État, mais le Seller's Permit (permis de vendeur) du CDTFA est obligatoire pour les ventes taxables. La plupart des licences commerciales sont gérées au niveau de la ville et du comté.
• New York : Manque également d'une licence générale à l'échelle de l'État, mais le Certificate of Authority (certificat d'autorisation) est indispensable pour la collecte de la taxe de vente. New York City, en particulier, possède un réseau dense de licences et de permis spécifiques à l'industrie délivrés par des agences comme le DCWP, le DOB et le DOH.
• Floride : Les entreprises s'inscrivent pour percevoir la taxe de vente de l'État et utilisent ensuite le Annual Resale Certificate (certificat de revente annuel). Les licences sont principalement gérées au niveau local par le biais des "business tax receipts" (reçus de taxe d'entreprise) du comté.

Liste de contrôle de décision rapide pour les fondateurs 🚀​

Suivez ces cinq étapes pour déterminer les licences dont vous avez besoin.

1. Épinglez votre empreinte : Identifiez chaque lieu où vous avez un bureau, des employés ou une activité de vente importante. Vous devrez probablement enregistrer votre entreprise dans chacune de ces villes et comtés.
2. Évaluez les ventes taxables : Déterminez si vous vendrez des biens ou des services qui sont soumis à la taxe de vente dans un État quelconque. Si c'est le cas, obtenez le sales tax permit (permis de taxe de vente) de cet État avant d'effectuer votre première vente. N'oubliez pas que New York exige un délai de préavis de 20 jours.
3. Vérifiez les règles du bureau à domicile : Si vous travaillez à domicile, visitez le site Web de votre ville pour confirmer les lois de zonage locales et si un home-occupation permit (permis d'occupation à domicile) est requis.
4. Planifiez l'espace physique : Si vous louez ou achetez un espace commercial, prévoyez du temps et de l'argent pour un Certificate of Occupancy (CO) (certificat d'occupation) et tous les permis de construction, de signalisation, d'incendie ou de santé nécessaires.
5. Identifiez les secteurs verticaux réglementés : Passez en revue la liste spécifique à l'industrie ci-dessus. Si votre entreprise touche à l'alcool, à la finance, aux exportations ou aux communications, commencez immédiatement à rechercher les exigences des agences fédérales et étatiques compétentes.

Notes et idées fausses courantes​

• Les inscriptions ne sont pas des licences. Un EIN (numéro d'identification fiscale), un DBA ("doing business as" - exerçant des activités sous le nom de), une foreign qualification (enregistrement de votre C-Corp DE pour opérer en CA) et les dépôts Beneficial Ownership Information (BOI) (informations sur la propriété effective) sont toutes des étapes de conformité importantes, mais ce ne sont pas des licences d'exploitation.
• L'incorporation au Delaware ne vous exonère pas des licences ailleurs. Vous devez obtenir des licences là où vous exploitez réellement vos activités. Vous pourriez même avoir besoin d'une licence commerciale de l'État du Delaware si vous y exercez activement des activités commerciales.
• Fondateurs du Texas, vous n'êtes pas tirés d'affaire. Même sans licence générale à l'échelle de l'État, vous êtes toujours responsable de l'obtention d'un Sales Tax Permit (permis de taxe de vente) et de tous les permis locaux requis.

Liens utiles​

• SBA : Aperçu des licences et permis
• San Francisco : Enregistrement des entreprises
• Los Angeles : Business Tax Registration Certificate (BTRC)
• Seattle : Business License Tax Certificate
• Californie : CDTFA Seller’s Permit
• New York : S'inscrire pour obtenir un Certificate of Authority
• Texas : Guide pour démarrer une entreprise (bureau du gouverneur)
• Floride : Informations sur le Annual Resale Certificate
• Delaware : Licence commerciale / Portail unique