Een gids voor oprichters: essentiële Amerikaanse bedrijfslicenties & vergunningen

Navigeren in de wereld van bedrijfslicenties kan aanvoelen als een doolhof. Voor oprichters is het begrijpen van welke vergunningen vereist zijn een cruciale stap om legaal te opereren en toekomstige boetes te vermijden. Deze gids beschrijft de meest voorkomende licenties en vergunningen die u waarschijnlijk nodig zult hebben om uw startup in de Verenigde Staten te lanceren en te laten groeien.

Disclaimer: Dit is algemene informatie voor oprichters, geen juridisch of fiscaal advies. Regels kunnen veranderen en aanzienlijk variëren per locatie en industrie. Controleer altijd de vereisten bij uw stad, staat en relevante federale instanties voordat u begint met werken.

Wat de meeste startups nodig zullen hebben 📍​

Ongeacht uw branche hebben de meeste bedrijven een basis van lokale en staatsvergunningen nodig die zijn gekoppeld aan hun fysieke locatie en verkoopactiviteiten.

• Stads- of districtsbedrijfslicentie: Dit wordt vaak een bedrijfsbelastingregistratiecertificaat genoemd en is een fundamentele vereiste in veel rechtsgebieden. Als uw bedrijf een fysieke aanwezigheid heeft (zoals een kantoor of werknemers) of inkomsten genereert binnen een specifieke stad of district, moet u zich waarschijnlijk registreren. Prominente voorbeelden zijn het San Francisco Business Registration Certificate, het Los Angeles Business Tax Registration Certificate en het Seattle Business License Tax Certificate.

• Staatsvergunning voor omzetbelasting: Als u belastingplichtige goederen of diensten verkoopt, moet u een vergunning voor omzetbelasting verkrijgen van elke staat waar u een "nexus" heeft (een significante zakelijke aanwezigheid). Deze vergunning geeft u de bevoegdheid om omzetbelasting van klanten te innen en deze aan de staat af te dragen.

  • In Californië is dit een Seller’s Permit van de California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA).
  • In New York is het een Certificate of Authority, die u minstens 20 dagen voor uw eerste belastingplichtige verkoop moet aanvragen.
  • Texas vereist een Sales Tax Permit van de Texas Comptroller.
  • In Florida registreert u zich om omzetbelasting te innen en ontvangt u vervolgens een Annual Resale Certificate voor het doen van belastingvrije aankopen voor wederverkoop.

• Home-Occupation Permit: Als u uw bedrijf vanuit huis runt, controleer dan uw lokale bestemmingsplannen. Sommige steden vereisen een specifieke vergunning om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsactiviteiten het residentiële karakter van de buurt niet verstoren, zoals de home-occupation standaarden in Seattle.

• Certificate of Occupancy (CO): Dit is essentieel voor elke fysieke winkel, kantoor of commerciële faciliteit. Een CO certificeert dat het gebouw veilig is om te bewonen en voldoet aan alle bouwvoorschriften. Het is meestal vereist wanneer u een nieuwe ruimte bouwt of het beoogde gebruik van een bestaande ruimte wijzigt (bijv. van detailhandel naar een restaurant).

• Gespecialiseerde fysieke vergunningen: Afhankelijk van uw activiteiten heeft u mogelijk extra vergunningen nodig voor:

  • Bewegwijzering: Voor het plaatsen van buitenreclame is bijna altijd een sign permit nodig van de plannings- of bouwafdeling van uw stad.
  • Gezondheid: Bedrijven die zich bezighouden met voeding, dranken of andere activiteiten die de volksgezondheid beïnvloeden, hebben een health permit nodig van de gezondheidsdienst van het district.
  • Brand: Operaties die gevaarlijke materialen, open vuur gebruiken of grote bijeenkomsten organiseren, hebben vaak permits of certificates nodig van de lokale brandweer, zoals die worden afgegeven door de LAFD of FDNY.
  • Gewichten & Maten: Als uw bedrijf commerciële weegschalen, benzinepompen of andere meetinstrumenten gebruikt, moet u deze laten registreren en certificeren door de gewichten- en matendienst van uw district of stad.

Industriespecifieke federale en staatslicenties ⚖️​

Als uw startup actief is in een gereguleerde industrie, heeft u naast de algemene vergunningen hierboven ook gespecialiseerde licenties nodig van federale en staatsinstanties.

• Alcohol: Om alcoholische dranken te produceren, verkopen of distribueren, heeft u een basic permit nodig van het federale Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau (TTB) plus een licentie op staatsniveau van een instantie zoals de California Department of Alcoholic Beverage Control (ABC).

• Fintech & Betalingen: Een bedrijf dat geld overmaakt, moet zich mogelijk registreren als Money Services Business (MSB) bij het federale Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN). Cruciaal is dat u waarschijnlijk ook state-by-state Money Transmitter Licenses (MTLs) nodig zult hebben, een complex en langdurig proces dat vaak wordt beheerd via het Nationwide Multistate Licensing System (NMLS).

• Beleggingsadviseurs & Broker-Dealers: Financieel adviseurs moeten zich registreren bij de SEC of staats effectenautoriteiten via Form ADV. Broker-dealers moeten lid worden van de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA).

• Export & Defensie: Als u bepaalde goederen of technologie exporteert, heeft u mogelijk een licentie nodig van het Bureau of Industry and Security (BIS). Als u handelt in defensiegerelateerde artikelen of diensten die op de U.S. Munitions List staan, moet u zich registreren bij de Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) onder ITAR regelgeving.

• Radio & Communicatie: Voor het gebruik van radiofrequenties voor uitzendingen, IoT-apparaten of bedrijfsactiviteiten is mogelijk een licentie vereist van de Federal Communications Commission (FCC).

State Snapshots: Hoe licentieverlening varieert​

Licentievereisten zijn niet uniform in de hele VS. Hier is een blik op vijf belangrijke staten om de verschillen te illustreren.

• Delaware: Vereist een state business license voor elke entiteit die zaken doet binnen haar grenzen, die kan worden verkregen via het Delaware One Stop portal. Lokale stads- en districtsvergunningen kunnen ook vereist zijn.
• Texas: Heeft geen algemene bedrijfslicentie voor de hele staat. U bent echter nog steeds verplicht om een Sales Tax Permit te verkrijgen als u belastingplichtige artikelen verkoopt, samen met alle andere noodzakelijke industriespecifieke staatslicenties en lokale stads-/districtsvergunningen.
• Californië: Heeft geen enkele bedrijfslicentie voor de hele staat, maar de Seller's Permit van de CDTFA is verplicht voor belastingplichtige verkopen. De meeste bedrijfslicenties worden afgehandeld op stads- en districtsniveau.
• New York: Heeft ook geen algemene staatsbrede licentie, maar het Certificate of Authority is een must voor het innen van omzetbelasting. Vooral New York City heeft een dicht web van industriespecifieke licenties en vergunningen die worden afgegeven door agentschappen zoals de DCWP, DOB en DOH.
• Florida: Bedrijven registreren zich om staatsomzetbelasting te innen en gebruiken vervolgens de Annual Resale Certificate. Licentieverlening wordt voornamelijk op lokaal niveau afgehandeld via "business tax receipts" van het district.

Quick Decision Checklist voor oprichters 🚀​

Volg deze vijf stappen om te bepalen welke licenties u nodig heeft.

1. Bepaal uw footprint: Identificeer elke locatie waar u een kantoor, werknemers of significante verkoopactiviteiten heeft. U moet uw bedrijf waarschijnlijk registreren in elk van die steden en districten.
2. Beoordeel belastingplichtige verkopen: Bepaal of u goederen of diensten gaat verkopen die in een staat onderworpen zijn aan omzetbelasting. Zo ja, verkrijg dan de sales tax permit van die staat voordat u uw eerste verkoop doet. Vergeet niet dat New York een doorlooptijd van 20 dagen vereist.
3. Controleer de regels voor thuiskantoren: Als u vanuit huis werkt, bezoek dan de website van uw stad om de lokale bestemmingsplannen te bevestigen en of een home-occupation permit vereist is.
4. Plan voor fysieke ruimte: Als u een commerciële ruimte huurt of koopt, budgetteer dan tijd en geld voor een Certificate of Occupancy (CO) en alle noodzakelijke bouw-, reclame-, brand- of gezondheidsvergunningen.
5. Identificeer gereguleerde verticales: Bekijk de industriespecifieke lijst hierboven. Als uw bedrijf alcohol, financiën, export of communicatie aanraakt, begin dan onmiddellijk met het onderzoeken van de relevante federale en staatsagentschapsvereisten.

Opmerkingen & Veel voorkomende misvattingen​

• Registraties zijn geen licenties. Een EIN (belasting-ID), een DBA ("doing business as"), een foreign qualification (het registreren van uw DE C-Corp om in CA te opereren) en Beneficial Ownership Information (BOI) aanvragen zijn allemaal belangrijke stappen voor naleving, maar het zijn geen exploitatievergunningen.
• Incorporatie in Delaware ontheft u niet van licenties elders. U moet licenties verkrijgen waar u daadwerkelijk opereert. U heeft mogelijk zelfs een Delaware state business license nodig als u daar actief zaken doet.
• Oprichters in Texas, u bent er nog niet vanaf. Zelfs zonder een staatsbrede algemene licentie bent u nog steeds verantwoordelijk voor het verkrijgen van een Sales Tax Permit en alle vereiste lokale vergunningen.

Handige links​

• SBA: Licenties & vergunningen overzicht
• San Francisco: Bedrijfsregistratie
• Los Angeles: Business Tax Registration Certificate (BTRC)
• Seattle: Business License Tax Certificate
• Californië: CDTFA Seller’s Permit
• New York: Registreren voor Certificate of Authority
• Texas: Start een Business Guide (Governor’s Office)
• Florida: Annual Resale Certificate Information
• Delaware: Business License / One-Stop Portal