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Wenn Sie ein S-Corp führen und darin arbeiten, erwartet der IRS, dass Sie W-2-Löhne beziehen, bevor Sie Eigentümerausschüttungen erhalten. Der Schlüsselbegriff, der diesen gesamten Prozess bestimmt, ist „angemessene Vergütung“. Fehler in diesem Bereich können zu kostspieligen Steuernachforderungen und Strafen führen.

Hier erfahren Sie, was „angemessen“ in der Praxis bedeutet – und wie Sie es sauber und nachvollziehbar in Ihrem Beancount-Ledger erfassen.

Was der IRS tatsächlich verlangt​

Die Regeln sind einfach: Gesellschafter-Geschäftsführer müssen für ihre Dienstleistungen eine angemessene Vergütung erhalten, bevor sie Ausschüttungen erhalten, die keine Löhne sind. Sich selbst zu wenig (oder gar nichts) zu zahlen, während man große Ausschüttungen erhält, ist ein großes Warnsignal. Der IRS kann diese Ausschüttungen als Löhne umklassifizieren und Ihnen rückwirkend Lohnsteuern und Strafen auferlegen, was er auch oft tut.

Dies ist keine neue oder unbekannte Regel. Der IRS betont sie seit Jahren, insbesondere in seinem Fact Sheet FS-2008-25, das klarstellt, dass leitende Angestellte, die mehr als geringfügige Dienstleistungen erbringen, für FICA-Steuerzwecke als Arbeitnehmer zu behandeln sind. In Ihrem jährlichen Formular 1120-S wird die Vergütung von leitenden Angestellten in Zeile 7 („Compensation of Officers“) angegeben, und die Anweisungen besagen ausdrücklich, dass diese Beträge als Löhne gelten, soweit sie eine angemessene Vergütung darstellen.

Gerichte bestätigen dies immer wieder. Im wegweisenden Fall Watson v. United States zahlte sich ein CPA ein Gehalt von nur 24.000 Dollar, während er erhebliche Ausschüttungen von seiner profitablen Firma erhielt. Das Gericht gab dem IRS Recht und stufte die meisten dieser Ausschüttungen als lohnsteuerpflichtige Löhne um.

Wie man ein angemessenes Gehalt schätzt (einfach, vertretbar)​

Wie bestimmt man also eine "angemessene" Zahl? Stellen Sie sich die Frage: Was müssten Sie jemand anderem zahlen, um die Arbeit, die Sie tatsächlich tun, in Ihrem Markt, mit Ihrer Erfahrung zu erledigen? Der IRS betrachtet dies als ein Bewertungsproblem, und es gibt mehrere vernünftige Wege, um zu einer vertretbaren Zahl zu gelangen.

Hier ist ein pragmatischer Workflow:

1. Beginnen Sie mit Marktvergleichen: Dies ist Ihr Anker. Verwenden Sie Ressourcen wie Glassdoor, das Bureau of Labor Statistics (BLS) oder Gehaltsbereiche von Personalvermittlern, um Daten für vergleichbare Positionen in Ihrer geografischen Region zu finden.
2. Berücksichtigen Sie Ihre Rolle & Zeitaufteilung: Die meisten Kleinunternehmer tragen mehrere Hüte. Berücksichtigen Sie dies, indem Sie Ihr Gehalt nach der Zeit gewichten, die Sie für verschiedene Funktionen aufwenden. Zum Beispiel könnten Sie zu 60 % Softwareentwickler und zu 40 % Produktmanager sein.
3. Führen Sie einen Plausibilitätscheck zur Zahlungsfähigkeit durch: Die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens spielt eine Rolle. Ein Unternehmen mit Verlusten kann möglicherweise kein Gehalt im oberen Quartil tragen. Die Angabe von null Lohn, während Sie erhebliche Dienstleistungen erbringen, ist jedoch selten gerechtfertigt.
4. Dokumentieren Sie alles: Speichern Sie Ihre Quellen, Notizen und Berechnungen. Diese Dokumentation ist Ihre erste Verteidigungslinie bei einer Prüfung. (Mehr dazu weiter unten.)

Kurzes Arbeitsblatt (illustrativ)​

Gehen wir ein Beispiel durch:

• Marktgehalt: Sie stellen fest, dass das lokale Durchschnittsgehalt für einen Senior Engineer 140.000 $** und für einen Produktmanager **120.000$ beträgt.
• Ihre Zeitaufteilung: Sie schätzen Ihre Zeit mit 60 % Engineering und 40 % Produktmanagement.
• Gewichtetes Basisgehalt: $(0,60 \\times 140.000$) + $(0,40 \\times 120.000$) = $84.000 +$48.000 = $132.000$.
• Endgültige Entscheidung: Basierend auf den aktuellen Margen Ihres Unternehmens entscheiden Sie sich für ein Gehalt von 125.000 $ und planen, es jährlich zu überprüfen.

Zur Orientierung: Die Lohnsteuersätze für 2025 betragen 6,2 % für die Sozialversicherung auf Löhne bis zu 176.100 $ und 1,45 % für Medicare auf alle Löhne. Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber zahlen diese Beträge.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten​

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler, die die Aufmerksamkeit des IRS auf sich ziehen können:

• Ausschüttungen vor Löhnen: Wenn Sie während des Jahres Dienstleistungen für Ihr S-Corp erbracht haben, müssen Sie Ihre angemessenen Löhne vor der Entnahme von Ausschüttungen abrechnen.
• Festlegung eines "symbolischen" Gehalts: Ein geringfügiges Gehalt – wie 10.000 $ für einen vollzeitbeschäftigten Geschäftsführer eines hochprofitablen Unternehmens – ist ein nahezu sicherer Auslöser für eine Umklassifizierung, wie im Fall Watson zu sehen ist.
• Falsche Behandlung von Krankenversicherungen für Anteilseigner mit > 2 %: Prämien, die für Krankenversicherungen für Anteilseigner gezahlt werden, die mehr als 2 % des Unternehmens besitzen, müssen in deren W-2-Löhne einbezogen werden. Diese Beträge unterliegen der Einkommensteuer, sind aber im Allgemeinen von der FICA-Steuer befreit. Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater oder Lohnbuchhalter ab, um sicherzustellen, dass dies korrekt gehandhabt wird.

Ein sauberes Beancount-Setup​

Ihr Ledger ist das perfekte Werkzeug, um eine klare Grenze zwischen Löhnen und Ausschüttungen zu ziehen.

Minimaler Kontenplan​

Assets:Bank:Betrieb
Expenses:Payroll:Löhne
Expenses:Payroll:Arbeitgeber:Sozialversicherung
Expenses:Payroll:Arbeitgeber:Medicare
Liabilities:Payroll:Einbehalt:Bundesweit
Liabilities:Payroll:Einbehalt:Sozialversicherung
Liabilities:Payroll:Einbehalt:Medicare
Equity:Ausschüttungen

Beispielbuchungen​

Dieses Beispiel zeigt eine monatliche Lohnabrechnung für ein Jahresgehalt von 150.000 $(12.500$/Monat), gefolgt von einer separaten Ausschüttung an den Eigentümer. Beachten Sie, wie Löhne als Betriebsausgaben erfasst werden, während Ausschüttungen eine Verringerung des Eigenkapitals darstellen.

; Monatliche Lohnabrechnung durchführen (Unternehmensseite + Einbehalte)
2025-02-28 * "Lohnabrechnung - Februar"
  Assets:Bank:Betrieb                      -10350.00 USD
  Expenses:Payroll:Löhne                      12500.00 USD
  Expenses:Payroll:Arbeitgeber:Sozialversicherung      775.00 USD
  Expenses:Payroll:Arbeitgeber:Medicare            181.25 USD
  Liabilities:Payroll:Einbehalt:Bundesweit     -3000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Einbehalt:Sozialversicherung  -775.00 USD
  Liabilities:Payroll:Einbehalt:Medicare    -181.25 USD

; Ausschüttung an den Eigentümer (kein Lohn)
2025-03-10 * "Ausschüttung an Anteilseigner"
  Assets:Bank:Betrieb                      -5000.00 USD
  Equity:Ausschüttungen                        5000.00 USD

Nützliche Prüfungen mit bean-query​

Sie sollten Ihre Löhne seit Jahresbeginn regelmäßig mit den Ausschüttungen vergleichen. Diese Abfrage macht es einfach:

; Vergleichen Sie Löhne mit Ausschüttungen seit Jahresbeginn
SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ "Expenses:Payroll:Löhne" OR account ~ "Equity:Ausschüttungen")
  AND year = 2025
GROUP BY account;

Nachweisdokumentation (Schützen Sie sich)​

Falls der IRS jemals nachfragt, sollten Sie Ihre Argumentation dokumentiert haben.

• Erstellen Sie jedes Jahr ein kurzes Vergütungsmemo. Beschreiben Sie Ihre Rollen, die Zeitaufteilung, Links zu den von Ihnen verwendeten Marktdaten und das endgültige Gehalt, das Sie gewählt haben.
• Speichern Sie dieses Memo in Ihrem Beancount-Verzeichnis, z. B.: docs/comp/JJJJ/comp-memo.md.
• Bewahren Sie Kopien aller offiziellen Lohnabrechnungen und Ihrer jährlichen W-2/W-3-Anmeldungen auf.
• Erfassen Sie Ihre Entscheidung direkt in Ihrem Ledger mit einem note-Eintrag.

2025-01-15 note "Gehalt für Geschäftsführer für 2025 auf 125.000 $ festgelegt, basierend auf Marktvergleichen + Rollenaufteilung. Siehe docs/comp/2025/comp-memo.md"

FAQ (Schnell)​

• Kann mein Gehalt 0 $ betragen, wenn mein Unternehmen Geld verloren hat? 📉 Wenn Sie bedeutende Dienstleistungen erbracht haben, erwartet der IRS dennoch, dass Sie einen angemessenen Lohn für diese Arbeit erhalten. Wenn der Cashflow ein ernsthaftes Problem darstellt, holen Sie professionellen Rat ein, wie Sie vorgehen sollen.
• Wie oft sollte ich mein Gehalt überprüfen? 🗓️ Mindestens jährlich. Sie sollten es auch immer dann neu bewerten, wenn sich Ihre Rolle, Ihre Verantwortlichkeiten oder der Markt erheblich ändern.
• Was ist, wenn ich die einzige Person im Unternehmen bin? 🙋 Selbst wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, sind Sie dennoch Angestellter Ihres S-Corps. Sie müssen eine formelle Lohnabrechnung durchführen, wenn Sie im Unternehmen arbeiten.

Dieser Leitfaden enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Wenden Sie sich immer an einen qualifizierten Steuerberater, um Ihre spezifische finanzielle Situation zu besprechen.