PPP-Darlehen für Selbstständige: Ihr vollständiger Leitfaden

Als das Paycheck Protection Program (PPP) erstmals angekündigt wurde, fühlten sich viele Selbstständige, Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer im Stich gelassen. Im Gegensatz zu traditionellen Unternehmen mit W-2-Angestellten und klaren Gehaltsabrechnungen standen Selbstständige vor einzigartigen Herausforderungen beim Zugang zu den Hilfsgeldern. Aber was viele nicht wissen: Selbstständige qualifizieren sich nicht nur für PPP-Darlehen – sie können oft den gesamten Darlehensbetrag als Inhabervergütung (Owner Compensation) zur Erlassung beantragen.

Ob Sie nun ein freiberuflicher Designer, ein Fahrer für Mitfahrdienste, ein Berater oder jemand mit einem Nebenerwerb sind, der ein Formular „Schedule C“ einreicht: Zu verstehen, wie PPP in Ihrer Situation funktioniert, kann den Unterschied zwischen finanzieller Entlastung und dem Verzicht auf zustehendes Geld ausmachen.

Wer gilt bei PPP als selbstständig?

Die Definition der SBA (Small Business Administration) für „selbstständig“ im Sinne des PPP ist weiter gefasst, als Sie vielleicht denken. Sie qualifizieren sich, wenn Sie diese Kriterien erfüllen:

• Einzelunternehmer (Sole proprietors), die Geschäftseinkünfte im Formular Schedule C ihrer persönlichen Steuererklärung angeben.
• Unabhängige Auftragnehmer (Independent contractors), die 1099-MISC- oder 1099-NEC-Formulare von Kunden erhalten.
• Gig-Economy-Arbeiter, die über Plattformen wie Uber, Lyft, DoorDash, Instacart oder TaskRabbit verdienen.
• Freiberufler in jeder Branche – Schreiben, Design, Fotografie, Beratung, Nachhilfe, Fitness-Training.
• Nebenerwerbstätige (Side hustlers) mit rechtmäßigem Geschäftsbetrieb, auch wenn Sie zusätzlich einen Vollzeitjob als Angestellter haben.

Die entscheidende Voraussetzung: Ihr Unternehmen muss bis zum 15. Februar 2020 betriebsbereit gewesen sein. Wenn Sie Ihre selbstständige Tätigkeit nach diesem Datum begonnen haben, haben Sie leider keinen Anspruch auf PPP-Mittel.

Zudem müssen Sie in der Lage sein, Geschäftseinkünfte durch Steuererklärungen, Bankauszüge, Rechnungen oder andere Finanzunterlagen nachzuweisen. Die Verwendung einer Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ist akzeptabel, falls Sie keine Sozialversicherungsnummer haben.

Berechnung Ihres PPP-Darlehensbetrags: Die entscheidende Regeländerung

Hier haben sich die Bedingungen für Selbstständige deutlich verbessert. Ursprünglich basierten die PPP-Darlehensberechnungen für Schedule-C-Filialen ausschließlich auf dem Nettogewinn (Schedule C, Zeile 31). Doch im März 2021 führte die SBA eine Regeländerung ein, die die Darlehenssummen für viele selbstständige Kreditnehmer drastisch erhöhte.

Die zwei Berechnungsmethoden

Sie haben nun die Wahl zwischen zwei Berechnungsmethoden – und Sie sollten diejenige wählen, die Ihnen den höheren Darlehensbetrag ermöglicht:

Methode 1: Bruttoeinkommen (Schedule C, Zeile 7)

• Verwendet Ihr gesamtes Geschäftseinkommen vor Abzug der Ausgaben.
• Führt im Allgemeinen zu einem höheren Darlehensbetrag.
• Spiegelt die Fixkosten besser wider, die Sie decken müssen, um betriebsfähig zu bleiben.

Methode 2: Nettogewinn (Schedule C, Zeile 31)

• Verwendet Ihren Gewinn nach Abzug der Geschäftsausgaben.
• Kann niedriger ausfallen, könnte aber in bestimmten Situationen angemessen sein.

Die Formel

Für Selbstständige ohne Angestellte:

1. Nehmen Sie Ihr Bruttoeinkommen (Zeile 7) oder Ihren Nettogewinn (Zeile 31) von 2019 oder 2020.
2. Begrenzen Sie den Betrag auf 100.000 $, falls er diesen Wert übersteigt.
3. Teilen Sie den Betrag durch 12, um Ihren monatlichen Durchschnitt zu ermitteln.
4. Multiplizieren Sie diesen Wert mit 2,5, um Ihren maximalen Darlehensbetrag zu erhalten.

Maximal mögliches Darlehen für Solo-Selbstständige: 20.833 $(100.000$ ÷ 12 × 2,5)

Für Selbstständige mit Angestellten:

1. Beginnen Sie mit dem Bruttoeinkommen (Zeile 7).
2. Ziehen Sie die Zeilen 14, 19 und 26 von Schedule C ab, um eine Doppelzählung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermeiden.
3. Addieren Sie Ihre tatsächlichen Lohnkosten für Angestellte aus 2019 oder 2020 (Löhne, Krankenversicherung, Rentenbeiträge) hinzu.
4. Teilen Sie durch 12 und multiplizieren Sie mit 2,5.

Praxisbeispiel

Samantha führt ein freiberufliches Grafikdesign-Unternehmen. Ihr Schedule C für 2020 zeigt:

• Bruttoeinkommen (Zeile 7): 75.000 $
• Nettogewinn (Zeile 31): 42.000 $(nach Abzug von 33.000$ Ausgaben)

Nach den alten Regeln hätte ihr maximales Darlehen 8.750 $betragen (42.000$ ÷ 12 × 2,5).

Nach den neuen Regeln unter Verwendung des Bruttoeinkommens beträgt ihr maximales Darlehen **15.625 $** (75.000$ ÷ 12 × 2,5) – fast das Doppelte des ursprünglichen Betrags.

Erforderliche Unterlagen für Ihren Antrag

Die Bereitstellung der richtigen Dokumente wird Ihren PPP-Antrag erheblich beschleunigen. Folgendes benötigen Sie:

Wichtige Dokumente

1. Steuererklärungen: Ihr vollständiges Formular Schedule C für 2019 oder 2020, aus dem das für die Berechnungen verwendete Einkommen hervorgeht.

2. Nachweis des Geschäftsbetriebs: Dokumente, die belegen, dass Ihr Unternehmen um den 15. Februar 2020 aktiv war:

   • Kundenrechnungen aus diesem Zeitraum
   • Bankauszüge, die Geschäftstransaktionen zeigen
   • Verträge oder Vereinbarungen
   • Gewerbeanmeldung oder Registrierung

3. Für Arbeitgeber: Lohn- und Gehaltsunterlagen, einschließlich:

   • IRS-Formular 941 (vierteljährliche Lohnsteuererklärungen)
   • Staatliche Lohnsteueranmeldungen
   • Berichte des Lohnabrechnungsanbieters
   • Unterlagen zur Krankenversicherung und Altersvorsorge

4. Einkommensnachweis: Je nach Art Ihres Unternehmens:

   • Erhaltene 1099-Formulare von Kunden
   • Bankauszüge, die Einzahlungen zeigen
   • Verdienstberichte von Plattformen (für Gig-Worker)
   • Kontoauszüge Ihres Geschäftskontos

Profi-Tipps für die Dokumentation

• Bewahren Sie digitale Kopien von allem in einem speziellen Ordner auf – Sie werden sie für den Erlassantrag erneut benötigen.
• Wenn Sie Steuererklärungen für 2020 verwenden, die zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht eingereicht waren, notieren Sie sich, warum Sie dieses Jahr gewählt haben.
• Gig-Worker sollten Screenshots ihrer Plattform-Dashboards machen, die den Verdienstverlauf zeigen.
• Bewahren Sie alle Unterlagen sechs Jahre lang auf, auch nachdem das Darlehen erlassen wurde, da die SBA jederzeit eine Prüfung durchführen kann.

Der Beantragungsprozess: Wo und wie man den Antrag stellt

Im Gegensatz zu einigen Hilfsprogrammen, die eine Beantragung über ein spezielles Regierungsportal erforderten, werden PPP-Darlehen über von der SBA zugelassene Kreditgeber vergeben. So navigieren Sie durch den Prozess:

Wahl eines Kreditgebers

Beginnen Sie bei Ihrer Hausbank: Wenn Sie dort ein Geschäftskonto oder eine private Bankverbindung haben, stellen Sie den Antrag zuerst dort. Diese Kreditgeber verfügen bereits über Ihre Informationen und können Anträge oft schneller bearbeiten.

Ziehen Sie Fintech-Anbieter in Betracht: Wenn Ihre traditionelle Bank keine Anträge annimmt oder zu langsam arbeitet, haben Online-Kreditanbieter, die auf Kredite für kleine Unternehmen spezialisiert sind, oft optimierte PPP-Prozesse.

Stellen Sie Anträge bei mehreren Kreditgebern: Es gibt keine Nachteile, wenn Sie Anträge bei mehreren Anbietern einreichen. Tatsächlich ist es oft klug, Ersatzoptionen zu haben, da einigen Kreditgebern die zugewiesenen Mittel ausgingen oder sie die Annahme von Anträgen einstellten.

Schritte zur Beantragung

1. Stellen Sie Ihre Unterlagen zusammen, indem Sie die oben stehende Checkliste verwenden.

2. Füllen Sie das SBA-Formular 2483-SD aus (den Antrag für Selbstständige ohne Mitarbeiter) oder den Standard-PPP-Antrag, falls Sie Mitarbeiter haben.

3. Reichen Sie den Antrag bei Ihrem gewählten Kreditgeber ein, entweder über dessen Online-Portal oder mit Unterstützung eines Kreditsachbearbeiters.

4. Warten Sie auf die Genehmigung (in der Regel 2–7 Tage, wobei einige Kreditgeber je nach Volumen schneller oder langsamer waren).

5. Prüfen und unterzeichnen Sie die Darlehensdokumente, sobald diese genehmigt wurden.

6. Erhalten Sie die Mittel auf Ihrem Geschäftskonto (in der Regel innerhalb von 3–5 Werktagen nach der Unterzeichnung).

Wichtige Tipps zur Beantragung

• Verwenden Sie während Ihres gesamten Antrags konsequent dasselbe Steuerjahr (2019 oder 2020).
• Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, können Sie für jedes einzeln einen Antrag stellen, aber der Inhaber-Vergütungsersatz ist über alle Darlehen hinweg auf 20.833 $ begrenzt.
• Überprüfen Sie Ihre Berechnungen zweifach – mathematische Fehler können die Genehmigung verzögern.
• Seien Sie ehrlich in Bezug auf Ihren Geschäftsbetrieb und Ihr Einkommen; PPP-Betrug wird sehr ernst genommen.

Verwendung Ihrer PPP-Mittel: Die Regeln

Sobald Sie Ihr PPP-Darlehen erhalten, gibt es spezifische Parameter für die Verwendung der Mittel. Das Verständnis dieser Regeln ist entscheidend für die Maximierung des Erlasses.

Die 60/40-Regel

Mindestens 60 % Ihres PPP-Darlehens müssen für Personalkosten verwendet werden. Für Selbstständige ohne Mitarbeiter bedeutet dies den Inhaber-Vergütungsersatz – im Wesentlichen die Bezahlung an sich selbst.

Die verbleibenden 40 % können andere förderfähige Ausgaben decken:

• Miete für Geschäftsräume (keine Abzüge für das Homeoffice, es sei denn, Sie haben separate gewerbliche Räumlichkeiten)
• Nebenkosten für Ihren Unternehmensstandort
• Hypothekenzinsen für Geschäftsimmobilien
• Abgedeckte Betriebsausgaben wie Software, Cloud-Computing und andere betriebliche Kosten
• Abgedeckte Sachschadenkosten
• Abgedeckte Lieferantenkosten
• Abgedeckte Ausgaben für den Arbeitnehmerschutz (PSA, Barrieren, Belüftung usw.)

Der Abdeckungszeitraum

Sie können entweder einen 8-wöchigen oder einen 24-wöchigen Abdeckungszeitraum wählen, in dem Sie die Mittel verwenden. Die meisten Selbstständigen ohne Mitarbeiter finden den 8-Wochen-Zeitraum einfacher, da sie den gesamten Darlehensbetrag dem Inhaber-Vergütungsersatz zuweisen können.

Wofür Sie PPP-Mittel nicht verwenden dürfen

• Krankenkassenbeiträge oder Rentenbeiträge für sich selbst (diese sind für Selbstständige nicht förderfähig, wohl aber für Angestellte)
• Bezahlung von 1099-Auftragnehmern (PPP gilt nur für W-2-Angestellte)
• Vorauszahlung von Ausgaben über Ihren Abdeckungszeitraum hinaus
• Persönliche Ausgaben, die nicht mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängen
• Geschäftsausgaben, die 2019 nicht steuerlich absetzbar waren

Darlehenserlass: Umwandlung Ihres Darlehens in einen Zuschuss

Das attraktivste Merkmal von PPP-Darlehen ist, dass sie vollständig erlassen werden können – das heißt, Sie müssen sie nicht zurückzahlen. So funktioniert der Erlass für Selbstständige:

Vereinfachter Erlass für Darlehen unter 150.000 $

Wenn Ihr PPP-Darlehen 150.000 $ oder weniger beträgt (was für praktisch alle Selbstständigen ohne Mitarbeiter gilt), können Sie das vereinfachte Formular 3508S verwenden. Dieses einseitige Formular erfordert nur minimale Dokumentation und kann in nur 15 Minuten ausgefüllt werden.

Seit März 2024 können Sie den Erlass auch direkt über das Online-Portal der SBA beantragen, was den Prozess noch einfacher macht.

Was automatisch erlassen wird

Für Selbstständige ohne Mitarbeiter sind bis zu 8 Wochen (oder 24 Wochen) Ihres Nettogewinns von 2019 automatisch als Inhaber-Vergütungsersatz für den Erlass berechtigt, begrenzt auf 20.833 $.

Das bedeutet, wenn Sie das maximale Darlehen von 20.833 $ erhalten haben, kann der gesamte Betrag einfach durch Vorlage Ihres Schedule C von 2019 oder 2020 erlassen werden.

Dokumentation für den Erlass

Das absolute Minimum, das Sie benötigen:

• Ihr Schedule C von 2019 oder 2020
• Quittungen und Unterlagen für alle geltend gemachten Nicht-Personalkosten (Miete, Nebenkosten usw.)

Häufige Fehler beim Erlass, die Sie vermeiden sollten

1. Fristversäumnis: Beantragen Sie den Erlass innerhalb von 10 Monaten nach dem letzten Tag Ihres Abdeckungszeitraums. Wenn Sie diese Frist versäumen, wird Ihr Darlehen nicht mehr gestundet und die Rückzahlungen beginnen sofort.

2. Abzug des EIDL-Vorschusses: Wenn Sie einen EIDL-Vorschuss (Grant) erhalten haben, wird dieser Betrag von Ihrem Erlassbetrag abgezogen.

3. Konflikt mit der Steuergutschrift für die Mitarbeiterbindung (ERC): Wenn Sie die Steuergutschrift für die Mitarbeiterbindung für bestimmte Löhne beansprucht haben, können Sie dieselben Löhne nicht auch für den PPP-Erlass anrechnen.

4. Geltendmachung nicht förderfähiger Ausgaben: Versuchen Sie nicht, Ausgaben geltend zu machen, die 2019 nicht absetzbar waren, oder Ausgaben für Immobilien, die Sie 2019 nicht geschäftlich genutzt haben.

5. Inadequate Aktenführung: Bewahren Sie alle Unterlagen auch nach der Gewährung des Erlasses mindestens sechs Jahre lang auf, falls eine Prüfung erfolgt.

Besondere Situationen und FAQs

Was ist, wenn ich neben einer Festanstellung ein Nebengewerbe betreibe?

Sie können sich weiterhin auf Basis Ihrer Einkünfte aus dem „Schedule C“ Ihres Nebengewerbes für das PPP qualifizieren, selbst wenn Sie eine Vollzeitstelle bei einem Arbeitgeber haben. Der PPP-Status Ihres Arbeitgebers hat keinen Einfluss auf Ihre eigene Berechtigung für Ihr Unternehmen.

Was ist, wenn ich meine Wohnung als Geschäftsstandort nutze?

Abzüge für das häusliche Arbeitszimmer berechtigen in der Regel nicht zum Erlass von PPP-Miet- oder Hypothekenzinsen, es sei denn, Sie haben einen speziellen Gewerbemietvertrag oder eine Hypothek, die von Ihrem privaten Wohnsitz getrennt ist.

Kann ich PPP erhalten, wenn ich mehrere Unternehmen habe?

Ja, Sie können für jedes Unternehmen mit einer separaten Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) einen Antrag stellen. Der gesamte Ersatz für die Unternehmervergütung über alle Unternehmen hinweg ist jedoch auf 20.833 $ begrenzt.

Was passiert, wenn ich keinen vollständigen Erlass erhalte?

Jeder nicht erlassene Teil wird zu einem Darlehen mit einem Zinssatz von 1 % und einer Laufzeit von 5 Jahren (oder 2 Jahren für Darlehen, die vor Juni 2020 gewährt wurden). Die monatlichen Zahlungen werden gestundet, bis Sie eine Entscheidung über den Erlass erhalten.

Was ist, wenn mein Einkommen im Jahr 2020 niedriger war als 2019?

Sie können das Jahr verwenden, das Ihnen den höheren Darlehensbetrag ermöglicht. Wenn das Jahr 2020 aufgrund der Pandemie deutlich niedriger ausfiel, ist die Verwendung Ihres „Schedule C“ von 2019 sinnvoller.

Halten Sie Ihre Bücher für zukünftige Gelegenheiten in Ordnung

Die Abwicklung von PPP als Selbstständiger hat etwas Wichtiges verdeutlicht: Genaue, organisierte Finanzunterlagen sind nicht nur für die Steuererklärung wichtig – sie sind Ihre Eintrittskarte für den Zugang zu Hilfsprogrammen, Krediten und Geschäftsmöglichkeiten, wenn diese sich ergeben.

Viele Selbstständige, die Schwierigkeiten mit PPP-Anträgen hatten, scheiterten an einer chaotischen Buchführung. Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben, unvollständige Aufzeichnungen und eine mangelhafte Dokumentation machten es fast unmöglich, das geschäftliche Einkommen und den Betrieb nachzuweisen.

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