Einzelunternehmen: Der vollständige Leitfaden zur einfachsten Unternehmensform

Über 86 % der Unternehmen ohne Angestellte in den Vereinigten Staaten werden als Einzelunternehmen (Sole Proprietorships) geführt. Das sind fast 30 Millionen Unternehmen, die den einfachsten Weg in das Unternehmertum gewählt haben. Wenn Sie darüber nachdenken, ein Unternehmen zu gründen oder bereits informell eines führen, kann Ihnen das Verständnis dieser Struktur Zeit, Geld und Kopfschmerzen ersparen.

Ein Einzelunternehmen ist nicht nur eine Unternehmensform – es ist der Standardzustand der Geschäftstätigkeit. In dem Moment, in dem Sie anfangen, Geld mit einem Nebenerwerb, einem Freelance-Auftrag oder einer von Ihnen erbrachten Dienstleistung zu verdienen, agieren Sie technisch gesehen als Einzelunternehmer. Aber ist dies die richtige Struktur für Sie? Finden wir es heraus.

Was ist ein Einzelunternehmen?

Ein Einzelunternehmen ist ein nicht eingetragenes Unternehmen, das einer einzigen Person gehört und von ihr geführt wird. Im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften (Corporations) oder LLCs gibt es keine rechtliche Trennung zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen. Sie sind das Unternehmen, und das Unternehmen ist Sie.

Das bedeutet in der Praxis mehrere Dinge:

• Ihr Geschäftseinkommen ist Ihr persönliches Einkommen
• Ihre Geschäftsschulden sind Ihre persönlichen Schulden
• Sie geben Ihre Steuern in Ihrer persönlichen Steuererklärung an, nicht in einer separaten Unternehmenssteuererklärung
• Sie müssen das Unternehmen nicht bei Ihrem Bundesstaat registrieren (obwohl Lizenzen erforderlich sein können)

Der IRS (die US-Finanzbehörde) und Ihr Bundesstaat betrachten Ihr Einzelunternehmen nicht als eigenständige Einheit. Wenn jemand Ihr Unternehmen verklagt, verklagt er Sie persönlich. Wenn Ihr Unternehmen Geld verdient, haben Sie dieses Geld verdient. Diese Einfachheit ist sowohl der größte Vorteil als auch das bedeutendste Risiko dieser Struktur.

Wie man ein Einzelunternehmen gründet

Die Gründung eines Einzelunternehmens ist bemerkenswert unkompliziert – so einfach, dass Sie möglicherweise bereits eines führen, ohne es zu merken.

Schritt 1: Fangen Sie an, Geld zu verdienen

Technisch gesehen werden Sie in dem Moment zum Einzelunternehmer, in dem Sie beginnen, Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt anzubieten. Es ist keine formelle Registrierung erforderlich, um als Einzelunternehmen zu existieren. Wenn Sie Rasen gegen Barzahlung mähen, Kunsthandwerk online verkaufen oder nebenbei freiberuflich tätig sind, sind Sie bereits im Geschäft.

Schritt 2: Wählen Sie einen Geschäftsnamen (Optional)

Sie können unter Ihrem eigenen gesetzlichen Namen agieren oder einen Geschäftsnamen wählen. Wenn Sie einen anderen Namen als Ihren eigenen verwenden möchten, müssen Sie eine "Doing Business As" (DBA)-Registrierung bei Ihrer örtlichen Behörde einreichen. Dies ermöglicht es Ihnen, ein Geschäftskonto zu eröffnen und Zahlungen unter Ihrem Geschäftsnamen anzunehmen.

Schritt 3: Erforderliche Lizenzen und Genehmigungen einholen

Die Anforderungen variieren stark je nach:

• Ihrem Standort: Bundesstaaten, Landkreise und Städte haben jeweils eigene Anforderungen
• Ihrer Branche: Einige Berufe erfordern spezifische Lizenzen (Bauunternehmer, Kosmetiker, Gastronomie usw.)
• Ihren Aktivitäten: Der Verkauf von Produkten erfordert oft eine Umsatzsteuergenehmigung (Sales Tax Permit)

Erkundigen Sie sich bei Ihrem örtlichen Small Business Development Center oder dem Büro des Stadtschreibers, um zu erfahren, was in Ihrer Gegend erforderlich ist.

Schritt 4: Beantragen Sie eine EIN (Optional, aber empfohlen)

Eine Employer Identification Number (Arbeitgeberidentifikationsnummer) ist für Einzelunternehmer ohne Angestellte nicht zwingend erforderlich – Sie können für steuerliche Zwecke Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) verwenden. Die Beantragung einer EIN ist jedoch kostenlos, dauert online über die IRS-Website nur fünf Minuten und bietet Vorteile:

• Schützt Ihre SSN davor, auf Rechnungen und Steuerformularen zu erscheinen, die Sie mit Kunden teilen
• Erforderlich, falls Sie jemals Mitarbeiter einstellen
• Notwendig für einige Geschäftskonten
• Verleiht ein professionelleres Auftreten

Schritt 5: Trennen Sie Ihre Finanzen

Obwohl dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist die Eröffnung eines separaten Geschäftskontos einer der klügsten Schritte, die Sie unternehmen können. Es vereinfacht die Buchhaltung, erleichtert die Steuererklärung und hilft dabei, die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens zu etablieren.

Vorteile eines Einzelunternehmens

Vollständige Kontrolle

Sie treffen jede Entscheidung. Keine Vorstandssitzungen, keine Stimmen von Aktionären, keine Unstimmigkeiten zwischen Partnern. Wenn Sie Ihr Geschäft morgen umstellen wollen, tun Sie es einfach. Diese Agilität ist für kleine Unternehmen und Freelancer unbezahlbar.

Minimale Gründungskosten

Im Vergleich zu einer Unternehmensgründung (die typischerweise 500 bis über 1.000 US-Dollar an Gebühren und Rechtskosten verursacht), kann der Start eines Einzelunternehmens außer den erforderlichen Lizenzen gar nichts kosten. Sie zahlen nicht für Gründungsurkunden, registrierte Vertreter oder Franchise-Steuern.

Einfache Steuererklärung

Alle Geschäftseinnahmen und -ausgaben fließen über den Schedule C direkt in Ihre persönliche Steuererklärung ein. Sie müssen keine separaten Körperschaftssteuererklärungen einreichen oder sich mit komplexen mehrstufigen Besteuerungen befassen. Eine Erklärung deckt alles ab.

Für 2025 können sich Einzelunternehmer auch für wertvolle Abzüge qualifizieren:

• Qualified Business Income (QBI) Deduction: Bis zu 20 % des Nettogewinns, wenn Ihr zu versteuerndes Einkommen unter 191.950 $(einzeln) oder 383.900$ (gemeinsam veranlagt) liegt
• Section 179 Expensing: Abzug von bis zu 1,25 Millionen $ für qualifizierte Ausrüstung und Software
• Home Office Deduction: Wenn Sie einen Teil Ihrer Wohnung ausschließlich für geschäftliche Zwecke nutzen
• Health Insurance Deduction: Selbstständige können Beiträge zur Krankenversicherung absetzen

Keine fortlaufenden Compliance-Anforderungen

Kapitalgesellschaften müssen Jahreshauptversammlungen abhalten, Protokolle führen, Geschäftsberichte einreichen und strenge Governance-Regeln befolgen. Einzelunternehmen haben keine dieser Anforderungen. Sie führen einfach Ihr Geschäft und reichen Ihre Steuererklärung ein.

Einfache Auflösung

Wenn Ihr Unternehmen nicht funktioniert, gibt es kein formelles Auflösungsverfahren. Sie stellen den Betrieb ein, reichen Ihre letzte Steuererklärung ein und sind fertig. Keine staatlichen Meldungen, keine Gerichtsverfahren, keine Wartefristen.

Nachteile eines Einzelunternehmens

Unbeschränkte persönliche Haftung

Dies ist der größte Nachteil. Wenn Ihr Unternehmen verklagt wird oder seine Schulden nicht bezahlen kann, ist Ihr Privatvermögen gefährdet – Ihr Haus, Ihr Auto, Ihre Ersparnisse, alles. Es gibt keinen rechtlichen Schutzschild zwischen Ihnen und den geschäftlichen Verpflichtungen.

Betrachten Sie diese Szenarien:

• Ein Kunde rutscht in Ihrem Home-Office aus und klagt
• Ein von Ihnen verkauftes Produkt verletzt jemanden
• Sie können einen Geschäftskredit nicht zurückzahlen
• Ein Lieferant klagt wegen unbezahlter Rechnungen

In jedem dieser Fälle könnte Ihr Privatvermögen gepfändet werden, um Urteile oder Schulden zu begleichen.

Steuern für Selbstständige (Self-Employment Taxes)

Als Einzelunternehmer zahlen Sie sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge (Social Security und Medicare) – insgesamt 15,3 % auf das Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit. Dies erfolgt zusätzlich zu Ihrer regulären Einkommensteuer.

Angestellte sehen nur 7,65 %, die von ihrem Gehalt abgezogen werden, da ihr Arbeitgeber die andere Hälfte zahlt. Als Einzelunternehmer sind Sie sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

Begrenzter Zugang zu Kapital

Banken und Investoren zögern oft, mit Einzelunternehmen zusammenzuarbeiten:

• Banken verlangen möglicherweise persönliche Bürgschaften oder bieten weniger günstige Konditionen an
• Investoren können keine Anteile an Ihrem Unternehmen erwerben, da Sie keine Aktien verkaufen können
• Geschäftskredite sind ohne eine formelle Unternehmensstruktur schwerer zu etablieren

Schwierig zu übertragen oder zu verkaufen

Ein Einzelunternehmen ist untrennbar mit seinem Eigentümer verbunden. Sie können die Vermögenswerte des Unternehmens verkaufen, aber Sie können nicht das Unternehmen selbst als fortbestehende Einheit (Going Concern) verkaufen, wie es bei einer Kapitalgesellschaft oder einer LLC möglich wäre. Wenn Sie das Unternehmen verlassen, hört es auf zu existieren.

Begrenztes Wachstumspotenzial

Ohne die Möglichkeit, Eigenkapitalpartner aufzunehmen oder Aktien auszugeben, ist die Skalierung eines Einzelunternehmens eine Herausforderung. Das Wachstum hängt in der Regel vollständig von Ihrer persönlichen Kapazität und der von Ihnen gesicherten Fremdfinanzierung ab.

Steuerliche Verpflichtungen für Einzelunternehmer

Das Verständnis Ihrer steuerlichen Verantwortlichkeiten ist entscheidend, um Strafen und Überraschungen zu vermeiden.

Einkommensteuern

Melden Sie alle Geschäftseinkünfte und abzugsfähigen Ausgaben in Schedule C (Form 1040). Ihr Nettogewinn wird Teil Ihres Gesamteinkommens und wird mit Ihrem Grenzsteuersatz besteuert.

Steuer für Selbstständige (Self-Employment Tax)

Wenn Ihr Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit 400 $ übersteigt, schulden Sie die Self-Employment Tax. Berechnen Sie diese in Schedule SE. Die gute Nachricht: Sie können den Arbeitgeber-äquivalenten Anteil (7,65 %) bei der Berechnung Ihres bereinigten Bruttoeinkommens abziehen.

Vierteljährliche Steuervorauszahlungen

Im Gegensatz zu Angestellten, bei denen die Steuern von jedem Gehaltsscheck einbehalten werden, müssen Einzelunternehmer ihre Steuern vierteljährlich vorauszahlen. Wenn Sie erwarten, 1.000 $ oder mehr an Steuern zu schulden, sind Sie verpflichtet, diese Zahlungen zu leisten bis zum:

• 15. April
• 15. Juni
• 15. September
• 15. Januar (des folgenden Jahres)

Das Versäumnis, angemessene Vorauszahlungen zu leisten, kann zu Strafen führen.

Buchführung

Führen Sie Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben. Bewahren Sie Belege für alle geltend gemachten Abzüge auf. Die IRS empfiehlt, Steuerunterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, obwohl einige Situationen eine längere Aufbewahrung erfordern.

Solide Buchführungspraktiken vom ersten Tag an ersparen Ihnen Stress und potenziell Geld. Verfolgen Sie jede Geschäftstransaktion, kategorisieren Sie Ausgaben ordnungsgemäß und gleichen Sie Ihre Konten regelmäßig ab.

Wann man andere Strukturen in Betracht ziehen sollte

Ein Einzelunternehmen eignet sich gut für:

• Risikoarme Unternehmen
• Das Testen einer Geschäftsidee, bevor mehr Ressourcen investiert werden
• Teilzeit-Unternehmungen und Nebenberufe
• Freelancer mit geringem Haftungsrisiko
• Unternehmen mit minimalem Kapitalbedarf

Erwägen Sie den Übergang zu einer LLC oder Kapitalgesellschaft, wenn:

Ihr Haftungsrisiko steigt

Wenn Sie Produkte verkaufen, in den Wohnungen von Kunden arbeiten, professionelle Beratung anbieten oder irgendetwas tun, das zu Klagen führen könnte, wird der Haftungsschutz entscheidend.

Ihre Gewinne deutlich steigen

Sobald Ihr Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit 40.000 bis 50.000 $ übersteigt, kann die S-Corporation-Steueroption (verfügbar über eine LLC) erhebliche Ersparnisse bei der Steuer für Selbstständige bieten. Anstatt 15,3 % auf alle Gewinne zu zahlen, würden Sie diese nur auf ein angemessenes Gehalt zahlen, während Sie den Rest als Ausschüttungen entnehmen.

Sie externe Investitionen benötigen

Wenn das Wachstum Kapital erfordert, das über das hinausgeht, was Sie persönlich bereitstellen oder leihen können, benötigen Sie eine Struktur, die Eigenkapitalinvestitionen ermöglicht.

Sie Geschäftskredite aufbauen möchten

Der Aufbau von Krediten im Namen Ihres Unternehmens ist mit einer formellen Einheit, die persönliche und geschäftliche Finanzen trennt, einfacher.

Sie um die Fortführung des Unternehmens besorgt sind

Wenn Sie möchten, dass das Unternehmen über Ihr Engagement hinaus fortbesteht oder leicht übertragbar ist, bietet eine formelle Unternehmensstruktur diese Flexibilität.

Gängige Branchen für Einzelunternehmer

Einzelunternehmen sind besonders verbreitet in:

• Freelance-Dienstleistungen: Schreiben, Design, Beratung, Fotografie
• Heimdienstleistungen: Landschaftsbau, Reinigung, Handwerksarbeiten, Tierpflege
• Persönliche Dienstleistungen: Nachhilfe, Coaching, Fitnesstraining
• Kreativkünste: Künstler, Musiker, Kunsthandwerker
• Professionelle Dienstleistungen: Buchhalter, Immobilienmakler, Versicherungsvertreter
• Gastronomie: Catering, Privatköche, Backwaren

Diese Branchen haben in der Regel ein geringeres Haftungsrisiko und erfordern keine nennenswerten Kapitalinvestitionen, was die Struktur des Einzelunternehmens angemessen macht.

Sich als Einzelunternehmer schützen

Da Sie keine rechtliche Trennung zwischen sich und Ihrem Unternehmen herstellen können, können Sie Schritte unternehmen, um das Risiko zu minimieren:

Gewerbeversicherung abschließen

Betriebshaftpflichtversicherung, Berufshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenhaftpflicht) und Produkthaftpflichtversicherung können Sie vor vielen gängigen Risiken schützen. Die Kosten sind oft angemessen und sorgen für zusätzliche Sicherheit.

Verträge nutzen

Schriftliche Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten schaffen klare Erwartungen und können Ihr Risiko begrenzen. Fügen Sie Haftungsausschlüsse ein, wo dies angemessen ist.

Getrennte Konten führen

Auch wenn Sie rechtlich nicht verpflichtet sind, Ihre Finanzen zu trennen, zeugt dies von Professionalität und hilft zu belegen, dass das Geschäftsvermögen vom Privatvermögen getrennt ist.

Eine Zusatzhaftpflichtversicherung in Betracht ziehen

Eine private Zusatzhaftpflichtversicherung bietet zusätzliche Haftungsabdeckung über Ihre Kfz- und Hausratversicherung hinaus, was wertvoll sein kann, wenn Sie verklagt werden.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen in Ordnung

Unabhängig davon, ob Sie Einzelunternehmer bleiben oder später in eine andere Rechtsform wechseln, ist die Führung genauer Finanzunterlagen unerlässlich. Eine gute Buchhaltung hilft Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu verstehen, vereinfacht die Steuererklärung, maximiert Ihre Abzüge und positioniert Sie für Wachstum.

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