新员工表格： 雇佣您的第一位（或下一位）团队成员的完整清单
雇佣首位员工令人兴奋——直到你意识到有堆积如山的文书工作在等着你。遗漏表格或逾期提交可能会面临数百美元到近 28,000 美元不等的罚款。
好消息是，一旦你了解了相关要求，管理新员工入职文书就会变成一个简单的过程。本指南将带你了解所需的每份表格、截止日期以及如何在不陷入行政杂务的情况下保持合规。
为什么新员工入职文书很重要
正确处理入职文书不仅是为了完成任务，它还能保护你免受法律责任，确保员工可以合法工作，并从第一天起就准确地扣缴税款。
风险是真实存在的。一家拥有 1,000 名员工且 I-9 表格错误率为 65% 的公司可能面临超过 180 万美元的罚款。即使是只有几名员工的小企业，如果文书工作未正确且按时完成，也会积累巨额罚款。
但合规不仅仅是为 了避免罚款。适当的文件记录为专业的雇主-雇员关系奠定了基础，并表明你的企业认真对待其义务。
联邦强制要求的表格
这些表格是联邦法律规定的。每位雇主都必须为每位新员工填写这些表格，绝无例外。
I-9 表格：就业资格审查
I-9 表格用于核实你的新员工是否被授权在美国工作。美国公民和非公民都必须填写此表。
涵盖内容：
- 员工身份验证
- 工作授权状态
- 证明文件审查
截止日期：
- 第 1 部分（员工）：不得晚于入职第一天完成
- 第 2 部分（雇主）：必须在雇用日期后的三个工作日内完成
例如，如果某人在周一入职，你必须在周四之前完成第 2 部分。
文件要求： 员工必须出示核准清单中的原始文件。可接受的组合包括：
- 清单 A 中的一份文件（同时确立身份和工作授权），如美国护照或永久居民卡
- 或者清单 B 中的一份文件（仅身份证明，如驾照）加清单 C 中的一份文件（仅工作授权，如社会保障卡）
保存期限： 在雇用日期后保留 I-9 表格三年，或在雇佣结束后保留一年——以较晚者为准。将它们与人 事档案分开存放，以便在审计期间能迅速出示。
应避免的常见错误：
- 逾期填写表格（三天规则被严格执行）
- 接受过期的文件
- 要求提供特定文件（你必须接受核准清单中的任何有效文件）
- 缺少签名或字段填写不完整
- 基于原国籍或公民身份的歧视
W-4 表格：员工扣缴证明
W-4 告知你每份工资单应扣缴多少联邦所得税。没有它，你无法正确处理工资。
涵盖内容：
- 报税身份（单身、已婚、户主）
- 多份工作或配偶在职
- 受抚养人和税收抵免
- 额外的扣缴请求
截止日期： 新员工应在收到第一份工资单之前完成 W-4。该表格自第一次发放工资起生效。
关键规则：
- W-4 一直有效，直到员工提交新表格
- 如果员工申请豁免状态，他们必须在每年 2 月 15 日之前提交新表格以维持该豁免
- 你不需要向 IRS 提交 W-4，但必须将其存档至少四年
保存期限： 在员工离职或更换表格后，将 W-4 表格在员工人事档案中保留四年。
州税扣缴表格
大多数征收所得税的州除了联邦 W-4 外，还需要自己的扣缴表格。表格名称因州而异——加利福尼亚州使用 DE-4，纽约州使用 IT-2104，依此类推。
无所得税的州（无需表格）： 阿拉斯加州、佛罗里达州、内华达州、新罕布什尔州（仅限工资）、南达科他州、田纳西州（仅限工资）、德克萨斯州、华盛顿州、怀俄明州
对于所有其他州，请查看你所在州的税务局网站以获取当前的扣缴表格。
要求的州和地方表格
除了税收扣缴，各州还施加了额外的要求。
新员工报告
联邦法律要求雇主在 20 天内向其所在州报告新员工（有些州要求更快的报告）。这些信息有助于寻找拖欠子女抚养费的父母。
报告内容：
- 员工姓名、地址和社会保障号码
- 雇主名称、地址和联邦雇主识别号 (FEIN)
- 员工入职日期
大多数州接受通过其新员工报告网站进行在线提交。
州级特定要求
根据您所在的州，您可能还需要：
- 工伤赔偿保险（Workers' compensation）加入表格
- 失业保险注册
- 州伤残保险表格（加利福尼亚 州、夏威夷州、新泽西州、纽约州、罗得岛州）
- 地方税代扣代缴表格（因城市/县而异）
请咨询您所在州的劳动部门，了解具体的地点要求。
公司特定表格（推荐）
虽然法律并非强制要求，但这些表格能保护您的企业并提升员工体验。
直接存款授权书
大多数员工更喜欢电子存款而非纸质支票。此表格用于采集：
- 银行名称和路由号码 (Routing number)
- 账号
- 账户类型（支票账户或储蓄账户）
- 存款金额或百分比
请在员工档案中保留一份签署的副本，并将信息提供给您的薪资处理机构。
录用通知书 (Offer Letter)
一份精心撰写的录用通知书可以明确预期并减少误解。应包含：
- 职位名称和部门
- 入职日期和工作时间安排
- 薪酬（月薪或时薪）
- 福利资格和等待期
- 随意雇佣声明 (At-will employment statement，如果适用)
- 汇报结构
- 视情况而定的条款（背景调查、药物筛查等）
要求员工签字并交回副本，以确认他们已收到并理解相关条款。
紧急联系人登记表
收集至少一名紧急联系人的姓名、关系和电话号码。安全地存储这些信息，并确保可能需要这些信息的管理人员可以访问。
员工手册确认书
如果您有员工手册，请让新入职者签署一份确认书，声明他们已收到手册、将会阅读并同意遵守公司政策。如果日后发生政策违规行为，这份文档将非常重要。
福利加入表格
如果您提供医疗保险、退休计划或其他福利，新员工需要加入表格以及以下相关信息：
- 计划选项和承保范围
- 缴纳金额和薪资扣除额
- 登记截止日期（通常在入职后 30 天内）
- 受益人指定
背景调查授权书
如果您的公司进行背景调查（这在金融、医疗、教育和涉及敏感信息的职位中很 常见），您在请求调查前需要获得书面授权。
根据《公平信用报告法》(FCRA)，您必须：
- 提供一份单独的披露文件，说明您将进行背景调查
- 获得申请人的书面同意
- 如果您根据结果决定不予录用，请遵循不利行动程序
保密协议 (NDA)
如果员工将接触商业机密、专有信息或客户机密数据，请考虑让他们签署保密协议。这确立了对信息安全的明确预期，并在发生泄密时提供法律追诉手段。
竞业限制或禁止招揽协议
一些雇主使用协议限制员工在离职后为竞争对手工作或招揽客户。请注意，竞业限制的执行效力因州而异——某些州（如加利福尼亚州）在很大程度上禁止此类协议。
在要求签署这些协议之前，请咨询劳动法律师。
建立新员工入职文件体系
系统化的方法可以防止错过截止日期和丢失文件。
入职前 (Before Day One)
在入职准备包中发送以下项目：
- 录用通知书（签署并交回）
- W-4 表格
- 州税代扣代缴表格
- 直接存款授权书
- 员工手册（如果适用）
- 福利概览
这让新员工有时间在入职首日之前收集信息（如银行账户详情）并提出问题。
入职首日 (Day One)
在入职引导期间完成：
- I-9 表格（第 1 部分）
- I-9 文件审核（第 2 部分）
- 紧急联系人登记表
- 手册确认书
- 福利加入（或安排加入会议）
入职首周内
完成所有剩余项目：
- 向州政府提交新员工报告
- 完成背景调查（如果正在进行中）
- 设置包含所有代扣代缴信息的薪资系统
- 将所有表格归档至员工的人事档案
日常维护
- 每年审核 I-9 档案，检查过期的工作许可
- 当员工报告生活变化时，要求更新 W-4
- 定期更新紧急联系人
- 在 移民海关执法局 (ICE) 要求之前进行内部 I-9 审计
文件存储最佳实践
妥善的存储既能确保合规性，又能保护隐私。
将 I-9 档案与人事档案分开存储。 如果 ICE 审计您的 I-9 表格，您不希望他们接触到其他员工信息。专门的 I-9 活页夹或数字文件夹可以使审计响应更快速、更简洁。
保持一致的保留期限：
- I-9 表格：入职后 3 年或离职后 1 年（以较晚者为准）
- W-4 和税务文件：至少 4 年
- 人事档案：离职后 6 年以上（因州而异）
考虑数字化解决方案。 电子签名平台和 HR 软件可以简化收集过程、减少错误并创建自动备份。只需确保您的数字系统符合电子签名和记录的法律要求即可。
避免常见陷阱
不要因为某人是“临时工”就跳过表格。 即使是季节性员工和实习生，只要他们是雇员（而非承包商），也需要填写 I-9 和 W-4 表格。
不要过度记录身份证明。 要求提供超出规定数量的文件，或指定提供哪些文件，可能构成歧视。请接受批准清单中的任何有效组合。
不要倒填表格日期。 如果错过了截止日期，请记录表格实际完成的真实日期。倒填日期会产生法律责任。
不要混淆雇员与承包商。 独立承包商填写的是 W-9 表格，而非 W-4 或 I-9。将雇员误分类为承包商会引发完全不同的合规问题。
不要忘记远程员工。 如果您的新员工是远程工作，您可以指派一名授权代表来完成 I-9 文件审核。此人不需要特殊资质，只需能够实地核查文件并填写第 2 部分即可。
在财务记录中追踪一切
新员工的成本不仅仅是工资，还包括工资税、福利缴款、设备以及入职培训费用。从第一天起就追踪这些成本，有助于您了解真实的招聘成本，并为未来的增长进行准确预算。
在招聘时设置合理的费用类别，可以简化报税流程，并在团队壮大时让您清晰地掌握劳动力成本。
从一开始就保持业务条理清晰
招聘文书只是经营一家合规、有序企业的冰山一角。随着团队的壮大，保持清晰的财务记录变得愈发重要——从追踪工资税到管理福利支出。
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