Formuláre pre nových zamestnancov: Kompletný kontrolný zoznam pre prijatie vášho prvého (alebo ďalšieho) člena tímu

Prijatie prvého zamestnanca je vzrušujúce – kým si neuvedomíte tú horu administratívy, ktorá na vás čaká. Ak vynecháte formulár alebo niečo podáte neskoro, môžete čeliť pokutám od niekoľkých stoviek dolárov až po takmer 28 000 USD za každé porušenie.

Dobrá správa? Keď raz pochopíte, čo sa vyžaduje, správa dokumentácie pri prijatí nového zamestnanca sa stane priamočiarym procesom. Táto príručka vás prevedie každým formulárom, ktorý potrebujete, termínmi ich odovzdania a tým, ako zostať v súlade s predpismi bez toho, aby ste sa utopili v administratívnej práci.

Prečo na administratíve pri prijatí zamestnanca záleží

Správne spracovanie dokumentácie pri prijatí nie je len o odškrtávaní políčok. Chráni vás pred právnou zodpovednosťou, zabezpečuje, že vaši zamestnanci môžu pracovať legálne, a nastavuje presné zrážky dane hneď od prvého dňa.

V stávke je veľa. Spoločnosť s 1 000 zamestnancami a 65 % chybovosťou vo formulároch I-9 by mohla čeliť pokutám presahujúcim 1,8 milióna USD. Aj malé podniky s niekoľkými zamestnancami môžu nahromadiť značné pokuty, ak dokumentácia nie je vyplnená správne a včas.

Súlad s predpismi (compliance) však nie je len o vyhýbaní sa pokutám. Riadna dokumentácia vytvára základ pre profesionálny vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom a dokazuje, že vaša firma berie svoje povinnosti vážne.

Povinné federálne formuláre

Tieto formuláre sú nariadené federálnym zákonom. Každý zamestnávateľ ich musí vyplniť pre každého nového zamestnanca, bez výnimiek.

Formulár I-9: Overenie oprávnenosti na zamestnanie

Formulár I-9 overuje, že váš nový zamestnanec je oprávnený pracovať v Spojených štátoch. Tento formulár musia vyplniť občania USA aj osoby bez amerického občianstva.

Čo obsahuje:

• Overenie totožnosti zamestnanca
• Status oprávnenia na prácu
• Kontrola dokumentácie

Termíny:

• Časť 1 (Zamestnanec): Musí byť vyplnená najneskôr v prvý deň zamestnania
• Časť 2 (Zamestnávateľ): Musí byť vyplnená do troch pracovných dní od dátumu prijatia

Napríklad, ak niekto nastúpi v pondelok, musíte vyplniť Časť 2 do štvrtka.

Požiadavky na dokumenty: Zamestnanci musia predložiť originály dokumentov zo schváleného zoznamu. Prijateľné kombinácie zahŕňajú:

• Jeden dokument zo Zoznamu A (preukazuje totožnosť aj oprávnenie na prácu), napríklad pas USA alebo kartu s trvalým pobytom
• ALEBO jeden dokument zo Zoznamu B (iba totožnosť, napríklad vodičský preukaz) PLUS jeden dokument zo Zoznamu C (iba oprávnenie na prácu, napríklad karta sociálneho zabezpečenia)

Uchovávanie: Formuláre I-9 uchovávajte tri roky po dátume prijatia ALEBO jeden rok po skončení pracovného pomeru – podľa toho, čo nastane nesôr. Skladujte ich oddelene od osobných spisov, aby ste ich mohli v prípade auditu rýchlo predložiť.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť:

• Neskoré vyplnenie formulára (pravidlo troch dní sa prísne vymáha)
• Prijatie neplatných dokumentov
• Žiadanie konkrétnych dokumentov (musíte prijať akékoľvek platné dokumenty zo schválených zoznamov)
• Chýbajúce podpisy alebo nevyplnené polia
• Diskriminácia na základe národného pôvodu alebo štátneho občianstva

Formulár W-4: Potvrdenie o zrážkach zamestnanca

W-4 vám hovorí, koľko federálnej dane z príjmu máte zraziť z každej výplaty. Bez neho nemôžete správne spracovať mzdy.

Čo obsahuje:

• Status podania (slobodný, ženatý/vydatá, hlava domácnosti)
• Viacero zamestnaní alebo pracujúci manžel/manželka
• Vyživované osoby a daňové úľavy
• Žiadosti o dodatočné zrážky

Termíny: Noví zamestnanci by mali vyplniť W-4 pred svojou prvou výplatou. Formulár nadobúda účinnosť pri prvej platbe mzdy.

Kľúčové pravidlá:

• W-4 zostáva v platnosti, kým zamestnanec nepredloží nový
• Ak zamestnanec uplatňuje oslobodenie od dane, musí každý rok do 15. februára predložiť nový formulár, aby si toto oslobodenie zachoval
• Formuláre W-4 neposielate IRS, ale musíte ich uchovávať v evidencii aspoň štyri roky

Uchovávanie: Formuláre W-4 uchovávajte v osobnom spise zamestnanca štyri roky po tom, čo zamestnanec odíde alebo je formulár nahradený.

Štátne formuláre na zrážkovú daň

Väčšina štátov s daňou z príjmu vyžaduje okrem federálneho formulára W-4 aj vlastný formulár na zrážkovú daň. Názov formulára sa v jednotlivých štátoch líši – Kalifornia používa DE-4, New York IT-2104 a podobne.

Štáty bez dane z príjmu (nevyžaduje sa žiadny formulár): Aljaška, Florida, Nevada, New Hampshire (iba mzdy), Južná Dakota, Tennessee (iba mzdy), Texas, Washington, Wyoming

V prípade všetkých ostatných štátov si aktuálny formulár na zrážkovú daň vyhľadajte na webovej stránke daňového úradu (department of revenue) daného štátu.

Povinné štátne a miestne formuláre

Okrem zrážkovej dane ukladajú štáty ďalšie požiadavky.

Nahlasovanie nových zamestnancov

Federálny zákon vyžaduje, aby zamestnávatelia nahlásili nových zamestnancov svojmu štátu do 20 dní (niektoré štáty vyžadujú rýchlejšie nahlásenie). Tieto informácie pomáhajú lokalizovať rodičov, ktorí dlhujú výživné na dieťa.

Čo treba nahlásiť:

• Meno, adresu a číslo sociálneho zabezpečenia zamestnanca
• Názov zamestnávateľa, adresu a federálne identifikačné číslo zamestnávateľa (FEIN)
• Dátum nástupu zamestnanca

Väčšina štátov prijíma online podania prostredníctvom svojej webovej stránky na nahlasovanie nových zamestnancov.

Požiadavky špecifické pre jednotlivé štáty

V závislosti od vášho štátu môžete potrebovať aj:

• Registračné formuláre pre úrazové poistenie zamestnancov (Workers' compensation)
• Registráciu pre poistenie v nezamestnanosti
• Formuláre štátneho invalidného poistenia (Kalifornia, Havaj, New Jersey, New York, Rhode Island)
• Formuláre na zrážku miestnej dane (líši sa podľa mesta/okresu)

Informácie o požiadavkách pre konkrétnu lokalitu si overte na ministerstve práce daného štátu.

Vnútrofiremné formuláre (odporúčané)

Hoci nie sú zo zákona povinné, tieto formuláre chránia vaše podnikanie a zlepšujú skúsenosť zamestnanca.

Súhlas s priamym vkladom

Väčšina zamestnancov uprednostňuje elektronické vklady pred papierovými šekmi. Tento formulár obsahuje:

• Názov banky a smerový kód (routing number)
• Číslo účtu
• Typ účtu (bežný alebo sporiaci)
• Sumu alebo percento vkladu

Podpísanú kópiu uchovajte v osobnom spise zamestnanca a informácie poskytnite vášmu spracovateľovi miezd.

Pracovná ponuka (Offer Letter)

Dobre vypracovaná pracovná ponuka stanovuje jasné očakávania a znižuje riziko nedorozumení. Uveďte:

• Názov pracovnej pozície a oddelenie
• Dátum nástupu a pracovný rozvrh
• Odmeňovanie (plat alebo hodinová sadzba)
• Nárok na benefity a čakacie lehoty
• Vyhlásenie o zamestnaní „at-will“ (ak je to relevantné)
• Štruktúru podriadenosti
• Podmienky (previerka bezúhonnosti, test na drogy atď.)

Požiadajte zamestnanca, aby kópiu podpísal a vrátil, čím potvrdí, že podmienky prijal a porozumel im.

Kontaktný formulár pre núdzové situácie

Získajte meno, vzťah a telefónne číslo aspoň jednej kontaktnej osoby pre prípad núdze. Tieto informácie uchovávajte bezpečne a prístupné pre manažérov, ktorí by ich mohli potrebovať.

Potvrdenie o prevzatí príručky zamestnanca

Ak máte príručku zamestnanca, nechajte nových pracovníkov podpísať potvrdenie, že ju dostali, prečítajú si ju a súhlasia s dodržiavaním firemných pravidiel. Táto dokumentácia je dôležitá, ak neskôr dôjde k porušeniu pravidiel.

Formuláre na registráciu benefitov

Ak ponúkate zdravotné poistenie, dôchodkové plány alebo iné benefity, noví zamestnanci potrebujú registračné formuláre a informácie o:

• Možnostiach plánov a úrovniach krytia
• Výške príspevkov a zrážkach zo mzdy
• Termínoch registrácie (často do 30 dní od nástupu)
• Určení oprávnených osôb (beneficientov)

Súhlas s previerkou bezúhonnosti

Ak vaša spoločnosť vykonáva previerky bezúhonnosti – bežné vo financiách, zdravotníctve, školstve a na pozíciách s citlivými informáciami – pred vyžiadaním previerky potrebujete písomný súhlas.

Podľa zákona o spravodlivom vykazovaní úverov (FCRA) musíte:

• Poskytnúť samostatné oznámenie o tom, že vykonáte previerku
• Získať písomný súhlas od uchádzača
• Dodržať postupy pri nepriaznivom konaní, ak sa na základe výsledkov rozhodnete uchádzača neprijať

Dohoda o mlčanlivosti (NDA)

Ak budú mať zamestnanci prístup k obchodnému tajomstvu, vlastníckym informáciám alebo dôverným údajom o zákazníkoch, zvážte podpísanie NDA. Tá stanovuje jasné očakávania týkajúce sa bezpečnosti informácií a poskytuje právnu ochranu v prípade porušenia dôvernosti.

Konkurenčná doložka alebo dohoda o nezískavaní klientov

Niektorí zamestnávatelia používajú dohody obmedzujúce zamestnancov v práci pre konkurentov alebo v oslovovaní klientov po odchode z firmy. Upozorňujeme, že vymožiteľnosť konkurenčných doložiek sa v jednotlivých štátoch výrazne líši – niektoré štáty (napríklad Kalifornia) ich do veľkej miery zakazujú.

Pred vyžadovaním týchto dohôd sa poraďte s právnikom špecializujúcim sa na pracovné právo.

Vytvorenie systému administratívy pri nástupe zamestnancov

Systematický prístup zabraňuje zmeškaniu termínov a strate dokumentov.

Pred prvým dňom

Pošlite tieto položky v balíku pred nástupom:

• Pracovnú ponuku (na podpísanie a vrátenie)
• Formulár W-4
• Štátny formulár na zrážkovú daň
• Súhlas s priamym vkladom
• Príručku zamestnanca (ak je k dispozícii)
• Prehľad benefitov

To dáva novým zamestnancom čas na zhromaždenie informácií (napríklad údajov o bankovom účte) a kladenie otázok ešte pred ich prvým dňom.

Prvý deň

Vyplňte počas onboardingu:

• Formulár I-9 (sekcia 1)
• Kontrola dokladov pre I-9 (sekcia 2)
• Kontaktný formulár pre núdzové situácie
• Potvrdenie o prevzatí príručky
• Registrácia na benefity (alebo naplánovanie stretnutia k registrácii)

Počas prvého týždňa

Dokončite zvyšné položky:

• Odošlite hlásenie o novom zamestnancovi štátu
• Dokončite previerku bezúhonnosti (ak prebieha)
• Nastavte mzdový systém so všetkými informáciami o zrážkach
• Založte všetky formuláre do osobného spisu zamestnanca

Priebežná údržba

• Každoročne kontrolujte súbory I-9 z hľadiska uplynutých pracovných povolení
• Vyžiadajte si aktualizované formuláre W-4, keď zamestnanci nahlásia životné zmeny
• Pravidelne aktualizujte núdzové kontakty
• Vykonávajte interné audity I-9 skôr, než o audit požiada úrad ICE

Osvedčené postupy pri ukladaní dokumentov

Správne uloženie chráni súlad s predpismi aj súkromie.

Súbory I-9 uchovávajte oddelene od osobných spisov. Ak úrad ICE vykoná audit vašich formulárov I-9, nechcete, aby mal prístup k iným informáciám o zamestnancoch. Vyhradený šanón na I-9 alebo digitálny priečinok robí reakciu na audit rýchlejšou a prehľadnejšou.

Dodržiavajte konzistentné doby uchovávania:

• Formuláre I-9: 3 roky od nástupu alebo 1 rok od ukončenia pracovného pomeru (podľa toho, čo nastane neskôr)
• W-4 a daňové doklady: minimálne 4 roky
• Osobné spisy: viac ako 6 rokov po ukončení pomeru (líši sa podľa štátu)

Zvážte digitálne riešenia. Platformy pre elektronické podpisy a HR softvér zefektívňujú zber, znižujú chybovosť a vytvárajú automatické zálohy. Just ensure your digital system meets legal requirements for electronic signatures and records.

Vyhnite sa bežným chybám

Nevynechávajte formuláre len preto, že je niekto „dočasný“. Aj sezónni pracovníci a stážisti vyžadujú formuláre I-9 a W-4, ak sú zamestnancami (nie dodávateľmi).

Nepreháňajte to s dokumentáciou identity. Žiadosť o viac dokumentov, než je potrebné – alebo určovanie, ktoré dokumenty sa majú poskytnúť – môže predstavovať diskrimináciu. Akceptujte akúkoľvek platnú kombináciu zo schválených zoznamov.

Nedatujte formuláre spätne. Ak ste zmeškali termín, zaznamenajte, kedy bol formulár skutočne vyplnený. Spätné datovanie vytvára právnu zodpovednosť.

Nezamieňajte si zamestnancov s dodávateľmi. Nezávislí dodávatelia vypĺňajú formulár W-9, nie W-4 alebo I-9. Nesprávna klasifikácia zamestnancov ako dodávateľov vyvoláva úplne iné problémy s dodržiavaním predpisov.

Nezabúdajte na zamestnancov na diaľku. Ak váš nový zamestnanec pracuje na diaľku, môžete na dokončenie kontroly dokumentov I-9 využiť autorizovaného zástupcu. Táto osoba nepotrebuje špeciálne poverenia – stačí niekto, kto môže fyzicky skontrolovať dokumenty a vyplniť sekciu 2.

Sledujte všetko vo svojich finančných záznamoch

Náklady na nového zamestnanca presahujú plat – zahŕňajú dane zo mzdy, príspevky na benefity, vybavenie a náklady na onboarding. Sledovanie týchto nákladov od prvého dňa vám pomôže pochopiť skutočné náklady na nábor a presne zostaviť rozpočet pre budúci rast.

Nastavenie správnych kategórií výdavkov pri prijímaní zamestnancov uľahčuje daňové obdobie a poskytuje vám jasný prehľad o mzdových nákladoch s rastom vášho tímu.

Udržujte svoje podnikanie organizované od začiatku

Administratíva spojená s náborom je len jednou časťou vedenia podniku, ktorý spĺňa predpisy a je organizovaný. S rastom vášho tímu sa vedenie jasných finančných záznamov stáva čoraz dôležitejším – od sledovania daní zo mzdy až po správu nákladov na benefity.

Beancount.io poskytuje textové účtovníctvo (plain-text accounting), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi podnikovými financiami. Žiadne uzavreté formáty, žiadna závislosť od dodávateľa – len čisté finančné údaje pod kontrolou verzií, ktoré rastú s vaším podnikaním. Začnite zadarmo a vybudujte svoje zázemie na základoch prehľadnosti.