Формуляри за нови служители: Пълният списък за наемане на първия (или следващия) член на вашия екип

Наемането на първия ви служител е вълнуващо – докато не осъзнаете планината от документи, която ви очаква. Пропуснете формуляр или подайте нещо със закъснение и може да се сблъскате с глоби, вариращи от няколкостотин долара до близо 28 000 долара за всяко нарушение.

Добрата новина? След като разберете какво се изисква, управлението на документацията за новоназначени служители се превръща в лесен процес. Това ръководство ще ви преведе през всеки формуляр, който ви е необходим, кога е крайният срок за всеки от тях и как да спазвате изискванията, без да се удавите в административна работа.

Защо документацията при наемане е важна

Правилното оформяне на документите при наемане не е просто отмятане на задачи. То ви предпазва от правна отговорност, гарантира, че вашите служители могат да работят законно, и осигурява точното удържане на данъци от първия ден.

Залогът е реален. Компания с 1000 служители и 65% процент грешки във формулярите I-9 може да бъде изправена пред санкции, надвишаващи 1,8 милиона долара. Дори малките предприятия с шепа служители могат да натрупат значителни глоби, ако документацията не е попълнена правилно и навреме.

Но спазването на правилата не е само с цел избягване на санкции. Правилната документация създава основа за професионални отношения между работодател и служител и демонстрира, че вашият бизнес се отнася сериозно към задълженията си.

Изисквани федерални формуляри

Тези формуляри са задължителни според федералното законодателство. Всеки работодател трябва да ги попълни за всеки нов служител, без изключения.

Формуляр I-9: Проверка на правото на заетост

I-9 удостоверява, че вашият нов служител има разрешение за работа в Съединените щати. Както американските граждани, така и лицата без гражданство трябва да попълнят този формуляр.

Какво обхваща:

• Проверка на самоличността на служителя
• Статус на разрешението за работа
• Преглед на документацията

Крайни срокове:

• Раздел 1 (Служител): Трябва да бъде попълнен не по-късно от първия ден на заетостта
• Раздел 2 (Работодател): Трябва да бъде попълнен в рамките на три работни дни от датата на наемане

Например, ако някой започне работа в понеделник, трябва да попълните Раздел 2 до четвъртък.

Изисквания за документи: Служителите трябва да представят оригинални документи от одобрен списък. Приемливите комбинации включват:

• Един документ от Списък А (удостоверява както самоличността, така и разрешението за работа), като например паспорт на САЩ или карта на постоянно пребиваващ
• ИЛИ един документ от Списък Б (само за самоличност, например шофьорска книжка) ПЛЮС един документ от Списък В (само за разрешение за работа, например социалноосигурителна карта)

Съхранение: Съхранявайте формулярите I-9 в продължение на три години след датата на наемане ИЛИ една година след прекратяване на трудовото правоотношение – което от двете е по-късно. Съхранявайте ги отделно от личните досиета, за да могат да бъдат представени бързо при одит.

Чести грешки за избягване:

• Късно попълване на формуляра (правилото за трите дни се прилага стриктно)
• Приемане на изтекли документи
• Изискване на конкретни документи (трябва да приемате всякакви валидни документи от одобрените списъци)
• Липсващи подписи или непопълнени полета
• Дискриминация въз основа на национален произход или гражданство

Формуляр W-4: Сертификат за удръжки на служителя

W-4 ви казва каква част от федералния данък върху доходите да удържате от всяка заплата. Без него не можете да обработвате ведомостта за заплати правилно.

Какво обхваща:

• Семейно положение (несемеен, женен, глава на домакинство)
• Наличие на няколко работни места или работещ съпруг/а
• Издръжка на лица и кредити
• Допълнителни искания за удържане

Крайни срокове: Новите служители трябва да попълнят W-4 преди първата си заплата. Формулярът влиза в сила с първото плащане на възнаграждението.

Ключови правила:

• W-4 остава в сила, докато служителят не подаде нов
• Ако служител претендира за освобождаване от данъци, той трябва да подава нов формуляр до 15 февруари всяка година, за да запази това освобождаване
• Не изпращате W-4 до IRS, но трябва да ги съхранявате в досието си поне четири години

Съхранение: Съхранявайте формулярите W-4 в личното досие на служителя в продължение на четири години след напускането му или след замяната на формуляра.

Щатски формуляри за удържане на данъци

Повечето щати с данък върху доходите изискват собствен формуляр за удържане в допълнение към федералния W-4. Името на формуляра варира според щата – Калифорния използва DE-4, Ню Йорк използва IT-2104 и т.н.

Щати без данък върху доходите (не се изисква формуляр): Аляска, Флорида, Невада, Ню Хемпшир (само за заплати), Южна Дакота, Тенеси (само за заплати), Тексас, Вашингтон, Уайоминг

За всички останали щати проверете уебсайта на отдела по приходите на вашия щат за актуалния формуляр за удържане.

Изисквани щатски и местни формуляри

Освен удържането на данъци, щатите налагат допълнителни изисквания.

Докладване за нови служители

Федералният закон изисква от работодателите да докладват за нови служители на своя щат в рамките на 20 дни (някои щати изискват по-бързо докладване). Тази информация помага за откриването на родители, които дължат издръжка за деца.

Какво се докладва:

• Име, адрес и номер на социалната осигуровка на служителя
• Име, адрес и Федерален идентификационен номер на работодателя (FEIN)
• Дата на започване на работа на служителя

Most states accept online submissions through their new hire reporting website.

Специфични изисквания за отделните щати

В зависимост от вашия щат може да се наложи и:

• Формуляри за регистрация за застраховка при трудова злополука (Workers' compensation)
• Регистрация за застраховка за безработица
• Формуляри за държавна застраховка за инвалидност (Калифорния, Хаваи, Ню Джърси, Ню Йорк, Роуд Айлънд)
• Формуляри за удържане на местни данъци (варират според града/окръга)

Консултирайте се с отдела по труда на вашия щат за специфичните изисквания за съответното местоположение.

Специфични за компанията формуляри (Препоръчително)

Въпреки че не се изискват по закон, тези формуляри защитават вашия бизнес и подобряват опита на служителите.

Оторизация за директен депозит

Повечето служители предпочитат електронни депозити пред хартиени чекове. Този формуляр събира:

• Име на банката и рутинг номер (routing number)
• Номер на сметката
• Вид на сметката (разплащателна или спестовна)
• Сума или процент от депозита

Съхранявайте подписано копие в личното досие на служителя и предоставете информацията на вашия оператор по обработка на заплатите.

Предложение за работа (Offer Letter)

Добре съставеното предложение за работа поставя ясни очаквания и намалява недоразуменията. Включете:

• Длъжност и отдел
• Начална дата и работен график
• Възнаграждение (заплата или почасова ставка)
• Право на социални придобивки и периоди на изчакване
• Клауза за прекратяване на трудовите правоотношения по всяко време (at-will employment), ако е приложимо
• Структура на подчиненост
• Условности (проверка на миналото, тест за наркотици и др.)

Изисквайте от служителя да подпише и върне копие, за да потвърди, че е получил и разбрал условията.

Формуляр за контакт при спешни случаи

Съберете името, роднинската връзка и телефонния номер на поне едно лице за контакт при спешни случаи. Съхранявайте тази информация сигурно и я дръжте достъпна за мениджъри, които може да се нуждаят от нея.

Потвърждение за запознаване с наръчника на служителя

Ако имате наръчник на служителя, накарайте новите служители да подпишат потвърждение, че са го получили, ще го прочетат и са съгласни да спазват фирмените политики. Тази документация е важна, ако по-късно възникнат нарушения на политиките.

Формуляри за записване за социални придобивки

Ако предлагате здравно осигуряване, пенсионни планове или други придобивки, новите служители се нуждаят от формуляри за записване и информация относно:

• Варианти на плановете и нива на покритие
• Суми на вноските и удръжки от заплатата
• Крайни срокове за записване (често в рамките на 30 дни от наемането)
• Определяне на бенефициенти

Оторизация за проверка на миналото

Ако вашата компания провежда проверки на миналото — често срещано във финансите, здравеопазването, образованието и позициите, свързани с чувствителна информация — се нуждаете от писмена оторизация, преди да изискате проверката.

Съгласно Закона за коректно кредитно отчитане (FCRA), вие трябва:

• Да предоставите отделно известие, че ще проведете проверка на миналото
• Да получите писмено съгласие от кандидата
• Да следвате процедурите за предприемане на неблагоприятни действия, ако решите да не наемате лицето въз основа на резултатите

Споразумение за неразкриване на информация (NDA)

Ако служителите ще имат достъп до търговски тайни, защитена информация или поверителни данни на клиенти, помислете за подписване на NDA. Това установява ясни очаквания относно сигурността на информацията и осигурява правна защита, ако поверителността бъде нарушена.

Споразумения за неконкуренция или непривличане на клиенти

Някои работодатели използват споразумения, ограничаващи служителите да работят за конкуренти или да привличат клиенти след напускане. Имайте предвид, че приложимостта на клаузите за неконкуренция варира значително в зависимост от щатa — някои щати (като Калифорния) до голяма степен ги забраняват.

Консултирайте се с адвокат по трудово право, преди да изисквате тези споразумения.

Създаване на вашата система за документи при наемане

Системният подход предотвратява пропуснати крайни срокове и изгубени документи.

Преди първия ден

Изпратете тези материали в пакет за предварително встъпване в длъжност:

• Предложение за работа (за подпис и връщане)
• Формуляр W-4
• Формуляр за удържане на щатски данъци
• Оторизация за директен депозит
• Наръчник на служителя (ако е приложимо)
• Преглед на социалните придобивки

Това дава на новите служители време да съберат информация (като банкови данни) и да зададат въпроси преди първия си работен ден.

Ден първи

Попълнете по време на въвеждащото обучение:

• Формуляр I-9 (Раздел 1)
• Преглед на документи за I-9 (Раздел 2)
• Формуляр за контакт при спешни случаи
• Потвърждение за получаване на наръчника
• Записване за социални придобивки (или насрочване на среща за записване)

В рамките на първата седмица

Завършете всички останали задачи:

• Подайте отчет за новонает служител до съответния щат
• Завършете проверката на миналото (ако е в процес)
• Настройте изплащането на заплати с цялата информация за удръжките
• Архивирайте всички формуляри в личното трудово досие на служителя

Текуща поддръжка

• Преглеждайте досиетата I-9 ежегодно за изтекли разрешения за работа
• Изисквайте актуализирани формуляри W-4, когато служителите съобщават за промени в личния статус
• Актуализирайте периодично контактите при спешни случаи
• Провеждайте вътрешни одити на I-9, преди имиграционните служби (ICE) да изискат такъв

Най-добри практики за съхранение на документи

Правилното съхранение защитава както съответствието с правилата, така и поверителността.

Отделяйте досиетата I-9 от личните трудови досиета. Ако ICE одитира вашите I-9 формуляри, не бихте искали те да имат достъп до друга информация за служителите. Специализирана папка за I-9 (физическа или цифрова) прави реакцията при одит по-бърза и по-прецизна.

Поддържайте последователни периоди на съхранение:

• Формуляри I-9: 3 години от наемането или 1 година от прекратяването на договора (което от двете е по-късно)
• W-4 и данъчни документи: минимум 4 години
• Лични трудови досиета: 6+ години след прекратяване (варира според щатa)

Обмислете цифрови решения. Платформите за електронен подпис и софтуерът за човешки ресурси оптимизират събирането на документи, намаляват грешките и създават автоматични резервни копия. Уверете се, че вашата цифрова система отговаря на законовите изисквания за електронни подписи и записи.

Избягване на чести грешки

Не прескачайте попълването на формуляри, защото някой е „временен“. Дори сезонните работници и стажантите изискват формуляри I-9 и W-4, ако са служители (а не подизпълнители).

Не изисквайте излишни документи за самоличност. Изискването на повече документи от необходимото — или посочването на конкретни документи — може да се счита за дискриминация. Приемайте всяка валидна комбинация от одобрените списъци.

Не антидатирайте формуляри. Ако сте пропуснали краен срок, документирайте кога формулярът е бил попълнен в действителност. Антидатирането създава правна отговорност.

Не бъркайте служителите с подизпълнители. Независимите подизпълнители попълват формуляр W-9, а не W-4 или I-9. Погрешното класифициране на служители като подизпълнители води до съвсем различни проблеми със съответствието.

Не забравяйте дистанционните служители. Ако вашият нов служител работи дистанционно, можете да използвате упълномощен представител за прегледа на документите за I-9. Това лице не се нуждае от специални пълномощия — просто някой, който може физически да провери документите и да попълни Раздел 2.

Проследявайте всичко във вашите финансови записи

Разходите за нов служител надхвърлят заплатата — те включват данъци върху заплатите, осигурителни вноски, оборудване и разходи за въвеждане в работата. Проследяването на тези разходи от първия ден ви помага да разберете реалната цена на наемането и да планирате бюджета си точно за бъдещ растеж.

Настройването на правилни категории разходи при наемане улеснява данъчния период и ви дава ясна видимост върху разходите за труд с нарастването на екипа ви.

Поддържайте бизнеса си организиран от самото начало

Документацията при наемане е само една част от управлението на изряден и организиран бизнес. С нарастването на екипа ви, поддържането на ясни финансови записи става все по-важно — от проследяване на данъците върху заплатите до управление на разходите за придобивки.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви осигурява пълна прозрачност и контрол върху вашите бизнес финанси. Без патентовани формати, без зависимост от конкретен доставчик — само чисти финансови данни с контрол на версиите, които растат заедно с вашия бизнес. Започнете безплатно и изградете своя бек-офис върху основа от яснота.