Nous Formularis per a Empleats: La Llista de Verificació Completa per a Contractar el Teu Primer (o Següent) Membre de l'Equip

Contractar el vostre primer empleat és emocionant, fins que us adoneu de la muntanya de paperassa que us espera. Si us falta un formulari o n'entregueu un tard, podríeu enfrontar-vos a sancions que van des d'uns pocs centenars de dòlars fins a gairebé 28.000 dòlars per infracció.

La bona notícia? Un cop entengueu el que es requereix, la gestió de la documentació per a noves contractacions es converteix en un procés senzill. Aquesta guia us acompanya per cada formulari que necessiteu, quan venç cadascun i com mantenir el compliment sense ofegar-vos en el treball administratiu.

Per què és important la documentació de les noves contractacions

Fer bé la paperassa de contractació no consisteix només en marcar caselles. Us protegeix de responsabilitats legals, garanteix que els vostres empleats puguin treballar legalment i estableix una retenció d'impostos precisa des del primer dia.

Les apostes són reals. Una empresa amb 1.000 empleats i una taxa d'error del 65% en els formularis I-9 podria enfrontar-se a sancions superiors als 1,8 milions de dòlars. Fins i tot les petites empreses amb un grapat d'empleats poden acumular multes significatives si la documentació no es completa correctament i a temps.

Però el compliment no és només evitar sancions. Una documentació adequada crea una base per a una relació professional entre ocupador i empleat i demostra que la vostra empresa es pren seriosament les seves obligacions.

Formularis federals obligatoris

Aquests formularis són obligatoris per la llei federal. Tots els ocupadors els han d'omplir per a cada nova contractació, sense excepcions.

Formulari I-9: Verificació d'elegibilitat d'ocupació

L'I-9 verifica que el vostre nou empleat estigui autoritzat a treballar als Estats Units. Tant els ciutadans dels EUA com els que no ho són han d'omplir aquest formulari.

Què inclou:

• Verificació de la identitat de l'empleat
• Estat d'autorització de treball
• Revisió de la documentació

Terminis:

• Secció 1 (Empleat): S'ha de completar com a molt tard el primer dia de feina
• Secció 2 (Ocupador): S'ha de completar en un termini de tres dies hàbils des de la data de contractació

Per exemple, si algú comença un dilluns, heu de completar la Secció 2 abans de dijous.

Requisits dels documents: Els empleats han de presentar documents originals d'una llista aprovada. Les combinacions acceptables inclouen:

• Un document de la Llista A (estableix tant la identitat com l'autorització de treball), com un passaport dels EUA o una targeta de resident permanent
• O un document de la Llista B (només identitat, com el permís de conduir) MÉS un document de la Llista C (només autorització de treball, com la targeta de la Seguretat Social)

Conservació: Guardeu els formularis I-9 durant tres anys després de la data de contractació O un any després de la finalització de l'ocupació, el que sigui més tard. Emmagatzemeu-los separadament dels expedients personals perquè puguin presentar-se ràpidament durant una auditoria.

Errors comuns a evitar:

• Emplenar el formulari amb retard (la regla dels tres dies s'aplica estrictament)
• Acceptar documents caducats
• Demanar documents específics (heu d'acceptar qualsevol document vàlid de les llistes aprovades)
• Firmes mancants o camps incomplets
• Discriminar per origen nacional o estat de ciutadania

Formulari W-4: Certificat de retenció de l'empleat

El W-4 us indica quina part de l'impost sobre la renda federal cal retenir de cada xec de pagament. Sense ell, no podeu processar la nòmina correctament.

Què inclou:

• Estat civil (solter, casat, cap de família)
• Múltiples feines o cònjuge que treballa
• Dependents i crèdits
• Sol·licituds de retencions addicionals

Terminis: Els nous empleats haurien de completar el W-4 abans del seu primer xec de pagament. El formulari entra en vigor amb el primer pagament de salari.

Regles clau:

• Un W-4 es manté vigent fins que l'empleat n'entrega un de nou
• Si un empleat declara l'estat d'exempció, ha de presentar un nou formulari abans del 15 de febrer de cada any per mantenir aquesta exempció
• No envieu els W-4 a l'IRS, però n'heu de guardar una còpia durant almenys quatre anys

Conservació: Guardeu els formularis W-4 a l'expedient personal de l'empleat durant quatre anys després que l'empleat marxi o el formulari sigui substituït.

Formularis de retenció d'impostos estatals

La majoria dels estats amb impost sobre la renda requereixen el seu propi formulari de retenció a més del W-4 federal. El nom del formulari varia segons l'estat: Califòrnia utilitza el DE-4, Nova York utilitza l'IT-2104, i així successivament.

Estats sense impost sobre la renda (no cal formulari): Alaska, Florida, Nevada, Nou Hampshire (només salaris), Dakota del Sud, Tennessee (només salaris), Texas, Washington, Wyoming

Per a tota la resta d'estats, consulteu el lloc web del departament de recaptació del vostre estat per obtenir el formulari de retenció actual.

Formularis estatals i locals obligatoris

Més enllà de la retenció d'impostos, els estats imposen requisits addicionals.

Informe de nova contractació

La llei federal exigeix que els ocupadors informin de les noves contractacions al seu estat en un termini de 20 dies (alguns estats requereixen un informe més ràpid). Aquesta informació ajuda a localitzar els pares que deuen manutenció infantil.

Què cal informar:

• Nom de l'empleat, adreça i número de la Seguretat Social
• Nom de l'ocupador, adreça i número d'identificació fiscal federal (FEIN)
• Data d'inici de l'empleat

La majoria dels estats accepten tràmits en línia a través del seu lloc web d'informes de noves contractacions.

Requisits específics de cada estat

Depenent de l'estat, és possible que també necessiteu:

• Formularis d'inscripció a la compensació dels treballadors
• Registre de l'assegurança d'atur
• Formularis de l'assegurança estatal d'incapacitat (Califòrnia, Hawaii, Nova Jersey, Nova York, Rhode Island)
• Formularis de retenció d'impostos locals (varia segons la ciutat o el comtat)

Consulteu el departament de treball del vostre estat per conèixer els requisits concrets de la vostra ubicació.

Formularis específics de l'empresa (Recomanats)

Tot i que no són obligatoris per llei, aquests formularis protegeixen el vostre negoci i milloren l'experiència de l'empleat.

Autorització de dipòsit directe

La majoria dels empleats prefereixen els dipòsits electrònics als xecs en paper. Aquest formulari recull:

• Nom del banc i número de ruta (routing number)
• Número de compte
• Tipus de compte (corrent o d'estalvis)
• Import o percentatge del dipòsit

Conserveu una còpia signada a l'expedient de l'empleat i proporcioneu la informació al vostre gestor de nòmines.

Carta d'oferta

Una carta d'oferta ben elaborada estableix expectatives clares i redueix els malentesos. Incloeu:

• Títol del lloc de treball i departament
• Data d'inici i horari laboral
• Compensació (salari o tarifa per hora)
• Elegibilitat per a beneficis i períodes d'espera
• Declaració d'ocupació a voluntat (si s'aplica)
• Estructura de dependència
• Contingències (verificació d'antecedents, proves de detecció de drogues, etc.)

Demaneu a l'empleat que signi i retorni una còpia per confirmar que ha rebut i entès les condicions.

Formulari de contacte d'emergència

Recolliu el nom, la relació i el número de telèfon d'almenys un contacte d'emergència. Emmagatzemeu aquesta informació de manera segura i mantingueu-la accessible per als directius que la puguin necessitar.

Reconeixement del manual de l'empleat

Si teniu un manual de l'empleat, feu que les noves incorporacions signin un reconeixement on s'indiqui que l'han rebut, que el llegiran i que accepten seguir les polítiques de l'empresa. Aquesta documentació és important si es produeixen violacions de les polítiques més endavant.

Formularis d'inscripció a beneficis

Si oferiu assegurança mèdica, plans de jubilació o altres beneficis, els nous empleats necessiten formularis d'inscripció i informació sobre:

• Opcions del pla i nivells de cobertura
• Imports de les contribucions i deduccions de nòmina
• Terminis d'inscripció (sovint dins dels 30 dies posteriors a la contractació)
• Designacions de beneficiaris

Autorització de verificació d'antecedents

Si la vostra empresa realitza verificacions d'antecedents —habituals en finances, sanitat, educació i llocs que impliquen informació sensible—, necessitareu una autorització per escrit abans de sol·licitar la verificació.

Segons la Llei d'Informes de Crèdit Justos (FCRA), heu de:

• Proporcionar una divulgació independent que indiqueu que realitzareu una verificació d'antecedents
• Obtenir el consentiment per escrit de l'aspirant
• Seguir els procediments d'accions adverses si decidiu no contractar basant-vos en els resultats

Acord de confidencialitat (NDA)

Si els empleats tindran accés a secrets comercials, informació de propietat exclusiva o dades confidencials de clients, considereu la possibilitat de fer-los signar un acord de confidencialitat (NDA). Això estableix expectatives clares sobre la seguretat de la informació i proporciona recursos legals si es trenca la confidencialitat.

Acords de no competència o no sol·licitació

Alguns ocupadors utilitzen acords que restringeixen els empleats de treballar per a competidors o sol·licitar clients després de marxar. Tingueu en compte que l'aplicabilitat de la no competència varia significativament segons l'estat; alguns estats (com Califòrnia) les prohibeixen en gran mesura.

Consulteu un advocat laboralista abans d'exigir aquests acords.

Creació del vostre sistema de documentació per a noves incorporacions

Un enfocament sistemàtic evita l'incompliment de terminis i la pèrdua de documents.

Abans del primer dia

Envieu aquests elements en un paquet de preincorporació:

• Carta d'oferta (per a signatura i devolució)
• Formulari W-4
• Formulari de retenció d'impostos estatal
• Autorització de dipòsit directe
• Manual de l'empleat (si s'aplica)
• Resum de beneficis

Això dona a les noves incorporacions temps per recopilar informació (com les dades del compte bancari) i fer preguntes abans del seu primer dia.

El primer dia

Completeu durant la incorporació:

• Formulari I-9 (Secció 1)
• Revisió de documents per a l'I-9 (Secció 2)
• Formulari de contacte d'emergència
• Reconeixement del manual
• Inscripció a beneficis (o programació de la reunió d'inscripció)

Durant la primera setmana

Acabeu qualsevol element restant:

• Envieu l'informe de nova contractació a l'estat
• Completeu la verificació d'antecedents (si està en curs)
• Configureu la nòmina amb tota la informació de retenció
• Arxiveu tots els formularis a l'expedient de personal de l'empleat

Manteniment continu

• Reviseu els fitxers I-9 anualment per detectar autoritzacions de treball caducades
• Sol·liciteu formularis W-4 actualitzats quan els empleats informin de canvis vitals
• Actualitzeu els contactes d'emergència periòdicament
• Realitzeu auditories internes de l'I-9 abans que l'ICE en sol·liciti una

Bones pràctiques d'emmagatzematge de documents

L'emmagatzematge adequat protegeix tant el compliment legal com la privadesa.

Separeu els fitxers I-9 dels expedients de personal. Si l'ICE audita els vostres I-9, no voleu que tinguin accés a altra informació dels empleats. Una carpeta d'anelles específica o una carpeta digital per als I-9 fa que la resposta a l'auditoria sigui més ràpida i neta.

Mantingueu períodes de retenció coherents:

• Formularis I-9: 3 anys des de la contractació o 1 any des de la finalització del contracte (el que sigui més tard)
• W-4 i documents fiscals: mínim 4 anys
• Expedients de personal: més de 6 anys després de la finalització del contracte (varia segons l'estat)

Considereu solucions digitals. Les plataformes de signatura electrònica i el programari de RRHH agilitzen la recollida, redueixen els errors i creen còpies de seguretat automàtiques. Simplement assegureu-vos que el vostre sistema digital compleixi els requisits legals per a signatures i registres electrònics.

Com evitar els errors més comuns

No ometeu els formularis perquè algú sigui "temporal". Fins i tot els treballadors de temporada i els becaris requereixen els models I-9 i W-4 si són empleats (no contractistes).

No demaneu documentació d'identitat en excés. Demanar més documents dels requerits —o especificar quins documents cal aportar— pot constituir discriminació. Accepteu qualsevol combinació vàlida de les llistes aprovades.

No antedateu els formularis. Si heu perdut un termini, documenteu quan es va emplenar realment el formulari. L'antedatament genera responsabilitat legal.

No confongueu els empleats amb els contractistes. Els contractistes independents emplenen el model W-9, no el W-4 ni l'I-9. Classificar erròniament els empleats com a contractistes genera problemes de compliment totalment diferents.

No us oblideu dels empleats en remot. Si la nova contractació treballa en remot, podeu utilitzar un representant autoritzat per completar la revisió de la documentació de l'I-9. Aquesta persona no necessita credencials especials; només ha de ser algú que pugui examinar físicament els documents i completar la secció 2.

Feu un seguiment de tot als vostres registres financers

Els costos dels nous empleats van més enllà del salari: hi ha els impostos sobre la nòmina, les contribucions a prestacions, l'equipament i les despeses d'incorporació. Fer un seguiment d'aquests costos des del primer dia us ajuda a entendre el cost real de la contractació i a pressupostar amb precisió el creixement futur.

Configurar categories de despeses adequades quan contracteu facilita el moment dels impostos i us dóna una visibilitat clara dels costos laborals a mesura que l'equip creix.

Mantingueu la vostra empresa organitzada des del principi

La paperassa de contractació és només una part de la gestió d'una empresa organitzada i que compleixi la normativa. A mesura que l'equip creix, mantenir uns registres financers clars és cada cop més important: des del seguiment dels impostos de nòmina fins a la gestió de les despeses de prestacions.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control totals sobre les finances de la vostra empresa. Sense formats propietaris, sense dependència de proveïdors: només dades financeres netes i amb control de versions que creixen amb la vostra empresa. Comenceu gratuïtament i construïu la vostra oficina de gestió sobre una base de claredat.