Формы для новых сотрудников: полный контрольный список для приема на работу вашего первого (или следующего) сотрудника

Наем первого сотрудника — это захватывающее событие, пока вы не осознаете, какая гора бумажной работы вас ждет. Пропустите форму или подадите что-то с опозданием, и вам могут грозить штрафы от нескольких сотен долларов до почти 28 000 долларов за каждое нарушение.

Хорошая новость? Как только вы поймете, что требуется, управление документацией по найму станет простым процессом. Это руководство проведет вас через каждую необходимую форму, сроки их подачи и способы соблюдения требований без необходимости тонуть в административной работе.

Почему важна документация при найме

Правильное оформление документов при найме — это не просто заполнение галочек. Это защищает вас от юридической ответственности, гарантирует, что ваши сотрудники могут работать легально, и обеспечивает точное удержание налогов с первого дня.

Ставки реальны. Компания с 1000 сотрудников и 65% ошибок в формах I-9 может столкнуться со штрафами, превышающими 1,8 миллиона долларов. Даже малый бизнес с несколькими сотрудниками может накопить значительные штрафы, если документы не заполнены правильно и вовремя.

Но соблюдение требований — это не только избежание штрафов. Надлежащая документация создает основу для профессиональных отношений между работодателем и работником и демонстрирует, что ваш бизнес серьезно относится к своим обязательствам.

Обязательные федеральные формы

Эти формы предписаны федеральным законом. Каждый работодатель должен заполнять их для каждого нового сотрудника без исключений.

Форма I-9: Проверка права на трудоустройство

Форма I-9 подтверждает, что ваш новый сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах. Эту форму должны заполнять как граждане США, так и неграждане.

Что она включает:

• Проверка личности сотрудника
• Статус разрешения на работу
• Проверка документации

Сроки:

• Раздел 1 (Сотрудник): Должен быть заполнен не позднее первого дня работы
• Раздел 2 (Работодатель): Должен быть заполнен в течение трех рабочих дней с даты найма

Например, если кто-то начинает работу в понедельник, вы должны заполнить Раздел 2 к четвергу.

Требования к документам: Сотрудники должны представить оригиналы документов из утвержденного списка. Допустимые комбинации включают:

• Один документ из Списка А (подтверждает как личность, так и разрешение на работу), например, паспорт США или карту постоянного жителя (грин-карту)
• ИЛИ один документ из Списка B (только личность, например, водительское удостоверение) ПЛЮС один документ из Списка C (только разрешение на работу, например, карточка социального страхования)

Хранение: Храните формы I-9 в течение трех лет после даты найма ИЛИ в течение одного года после прекращения трудовых отношений — в зависимости от того, что наступит позже. Храните их отдельно от личных дел сотрудников, чтобы их можно было быстро предъявить во время аудита.

Распространенные ошибки, которых следует избегать:

• Несвоевременное заполнение формы (правило трех дней строго соблюдается)
• Прием просроченных документов
• Запрос конкретных документов (вы должны принимать любые действительные документы из утвержденных списков)
• Отсутствие подписей или незаполненные поля
• Дискриминация по национальному признаку или гражданскому статусу

Форма W-4: Сертификат удержаний сотрудника

Форма W-4 сообщает вам, сколько федерального подоходного налога нужно удерживать из каждой зарплаты. Без нее вы не сможете правильно обрабатывать расчет заработной платы (payroll).

Что она включает:

• Статус подачи налоговой декларации (холост/не замужем, в браке, глава домохозяйства)
• Наличие нескольких мест работы или работающий супруг(а)
• Иждивенцы и налоговые льготы
• Запросы на дополнительные удержания

Сроки: Новые сотрудники должны заполнить W-4 до получения первой зарплаты. Форма вступает в силу с первой выплатой вознаграждения.

Основные правила:

• Форма W-4 остается в силе до тех пор, пока сотрудник не подаст новую
• Если сотрудник претендует на статус освобожденного от налогов (exempt), он должен подавать новую форму до 15 февраля каждого года для сохранения этого статуса
• Вы не отправляете W-4 в IRS, но должны хранить их у себя в течение как минимум четырех лет

Хранение: Храните формы W-4 в личном деле сотрудника в течение четырех лет после увольнения сотрудника или замены формы.

Формы удержания налогов штата

Большинство штатов с подоходным налогом требуют собственную форму удержания в дополнение к федеральной W-4. Название формы варьируется в зависимости от штата — в Калифорнии используется DE-4, в Нью-Йорке — IT-2104 и так далее.

Штаты без подоходного налога (форма не требуется): Аляска, Флорида, Невада, Нью-Гэмпшир (только заработная плата), Южная Дакота, Теннесси (только заработная плата), Техас, Вашингтон, Вайоминг.

Для всех остальных штатов проверьте веб-сайт департамента доходов вашего штата для получения актуальной формы удержания.

Обязательные формы штата и местные формы

Помимо удержания налогов, штаты устанавливают дополнительные требования.

Отчетность о новых сотрудниках

Федеральный закон требует, чтобы работодатели сообщали о новых сотрудниках своему штату в течение 20 дней (некоторые штаты требуют более быстрой отчетности). Эта информация помогает найти родителей, задолжавших алименты.

Что сообщать:

• Имя сотрудника, адрес и номер социального страхования
• Название работодателя, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя (FEIN)
• Дата начала работы сотрудника

Большинство штатов принимают онлайн-заявки через свои веб-сайты отчетности о новых сотрудниках.

Требования законодательства штата

В зависимости от вашего штата вам также могут потребоваться:

• Формы регистрации для страхования от несчастных случаев на производстве (Workers' compensation)
• Регистрация в системе страхования по безработице
• Формы страхования по временной нетрудоспособности штата (Калифорния, Гавайи, Нью-Джерси, Нью-Йорк, Род-Айленд)
• Формы удержания местных налогов (зависит от города/округа)

Свяжитесь с департаментом труда вашего штата для уточнения требований конкретного региона.

Внутренние формы компании (рекомендуемые)

Хотя эти формы не всегда обязательны по закону, они защищают ваш бизнес и улучшают опыт сотрудников.

Авторизация прямого депозита

Большинство сотрудников предпочитают электронные переводы бумажным чекам. В этой форме фиксируются:

• Название банка и его маршрутный номер (routing number)
• Номер счета
• Тип счета (чековый или сберегательный)
• Сумма или процент депозита

Храните подписанную копию в личном деле сотрудника и передайте информацию провайдеру расчета заработной платы.

Предложение о работе (Offer Letter)

Грамотно составленное предложение о работе устанавливает четкие ожидания и снижает вероятность недопонимания. Включите в него:

• Должность и отдел
• Дату начала работы и график
• Компенсацию (оклад или почасовую ставку)
• Право на льготы и периоды ожидания
• Заявление о трудоустройстве по желанию сторон (at-will employment), если применимо
• Структуру подчинения
• Условия (проверка биографических данных, тест на наркотики и т. д.)

Сотрудник должен подписать и вернуть копию, подтверждая, что он получил и понял условия.

Контактная информация на случай чрезвычайных ситуаций

Соберите имя, степень родства и номер телефона как минимум одного контактного лица. Храните эту информацию в безопасности и обеспечьте к ней доступ руководителям на случай необходимости.

Подтверждение ознакомления с корпоративным справочником

Если в компании есть корпоративный справочник (handbook), попросите новых сотрудников подписать подтверждение о том, что они получили его, обязуются прочитать и согласны соблюдать политику компании. Эта документация важна в случае нарушений политики в будущем.

Формы регистрации в программах льгот

Если вы предлагаете медицинское страхование, пенсионные планы или другие льготы, новым сотрудникам необходимы формы регистрации и информация о:

• Вариантах планов и уровнях покрытия
• Суммах взносов и удержаниях из заработной платы
• Сроках регистрации (часто в течение 30 дней после приема на работу)
• Указании бенефициаров

Согласие на проверку биографических данных

Если ваша компания проводит проверку биографических данных (background checks) — что часто встречается в сфере финансов, здравоохранения, образования и на должностях, связанных с конфиденциальной информацией, — вам необходимо получить письменное согласие перед запросом проверки.

В соответствии с Законом о добросовестной кредитной отчетности (FCRA), вы должны:

• Предоставить отдельное уведомление о том, что вы будете проводить проверку
• Получить письменное согласие от кандидата
• Соблюдать процедуры при принятии неблагоприятных решений, если вы решите не нанимать кандидата на основании результатов проверки

Соглашение о неразглашении (NDA)

Если сотрудники будут иметь доступ к коммерческой тайне, служебной информации или конфиденциальным данным клиентов, рассмотрите возможность подписания NDA. Это устанавливает четкие ожидания в отношении безопасности информации и дает право на судебную защиту в случае нарушения конфиденциальности.

Соглашения о неконкуренции или о непереманивании

Некоторые работодатели используют соглашения, ограничивающие возможность работы на конкурентов или переманивания клиентов после ухода из компании. Обратите внимание, что возможность применения соглашений о неконкуренции существенно различается в зависимости от штата — в некоторых штатах (например, в Калифорнии) они в значительной степени запрещены.

Проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву, прежде чем требовать подписания таких соглашений.

Создание системы документооборота для новых сотрудников

Системный подход предотвращает пропуск сроков и потерю документов.

До первого рабочего дня

Отправьте эти документы в приветственном пакете (preboarding packet):

• Предложение о работе (для подписания и возврата)
• Форма W-4
• Форма удержания налогов штата
• Авторизация прямого депозита
• Корпоративный справочник (если применимо)
• Обзор программ льгот

Это дает новым сотрудникам время собрать информацию (например, реквизиты банковского счета) и задать вопросы до своего первого рабочего дня.

Первый рабочий день

Заполните в процессе адаптации:

• Форма I-9 (Раздел 1)
• Проверка документов для I-9 (Раздел 2)
• Контактная информация на случай чрезвычайных ситуаций
• Подтверждение ознакомления со справочником
• Регистрация в программах льгот (или назначение встречи для регистрации)

В течение первой недели

Завершите оставшиеся пункты:

• Отправьте отчет о новом сотруднике в соответствующие органы штата
• Завершите проверку биографических данных (если она еще идет)
• Настройте выплату зарплаты с учетом всей информации об удержаниях
• Подшейте все формы в личное дело сотрудника

Текущая поддержка и ведение

• Ежегодно проверяйте файлы I-9 на предмет истекших разрешений на работу
• Запрашивайте обновленные формы W-4, когда сотрудники сообщают об изменениях в жизни
• Периодически обновляйте контакты на случай чрезвычайных ситуаций
• Проводите внутренние аудиты I-9 до того, как их потребует ICE

Рекомендации по хранению документов

Правильное хранение обеспечивает соблюдение законодательства и конфиденциальность.

Храните файлы I-9 отдельно от личных дел сотрудников. В случае аудита I-9 со стороны ICE, вы не захотите, чтобы у них был доступ к другой информации о сотрудниках. Отдельная папка для I-9 (физическая или цифровая) делает ответ на аудит более быстрым и профессиональным.

Соблюдайте последовательные сроки хранения:

• Формы I-9: 3 года с момента найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
• W-4 и налоговые документы: минимум 4 года
• Личные дела: 6+ лет после увольнения (зависит от штата)

Рассмотрите возможность использования цифровых решений. Платформы электронной подписи и HR-системы упрощают сбор данных, уменьшают количество ошибок и создают автоматические резервные копии. Просто убедитесь, что ваша цифровая система соответствует законодательным требованиям к электронным подписям и записям.

Как избежать распространенных ошибок

Не игнорируйте формы только потому, что сотрудник является «временным». Даже сезонные работники и стажеры должны заполнять формы I-9 и W-4, если они являются наемными сотрудниками (а не подрядчиками).

Не требуйте избыточных документов, удостоверяющих личность. Запрос большего количества документов, чем требуется, или указание конкретных документов для предоставления может быть расценено как дискриминация. Принимайте любую действительную комбинацию из утвержденных списков.

Не ставьте даты задним числом. Если вы пропустили крайний срок, задокументируйте фактическую дату заполнения формы. Оформление документов задним числом создает юридические риски.

Не путайте штатных сотрудников с подрядчиками. Независимые подрядчики заполняют форму W-9, а не W-4 или I-9. Неправильная классификация сотрудников как подрядчиков влечет за собой совершенно иные проблемы с соблюдением законодательства.

Не забывайте об удаленных сотрудниках. Если ваш новый сотрудник работает удаленно, вы можете привлечь уполномоченного представителя для проверки документов I-9. Этому человеку не нужны специальные полномочия — достаточно того, кто может физически проверить документы и заполнить Раздел 2.

Учитывайте все в своей финансовой отчетности

Расходы на нового сотрудника не ограничиваются только зарплатой: сюда входят налоги на фонд оплаты труда, страховые взносы, оборудование и расходы на адаптацию. Отслеживание этих затрат с первого дня поможет вам понять реальную стоимость найма и точно планировать бюджет для будущего роста.

Создание правильных категорий расходов при найме упрощает подачу налоговой отчетности и обеспечивает прозрачность затрат на оплату труда по мере роста вашей команды.

Поддерживайте порядок в бизнесе с самого начала

Документы при найме — это лишь часть ведения легального и организованного бизнеса. По мере роста команды ведение четкого финансового учета становится все более важным — от отслеживания налогов на зарплату до управления расходами на льготы и пособия.

Beancount.io предлагает учет в текстовом формате (plain-text accounting), который обеспечивает полную прозрачность и контроль над финансами вашего бизнеса. Никаких проприетарных форматов, никакой зависимости от поставщика — только чистые финансовые данные с поддержкой версионности, которые масштабируются вместе с вашим бизнесом. Начните бесплатно и постройте свой бэк-офис на фундаменте ясности и порядка.