Форми для нових співробітників: Повний перелік для найму вашого першого (або наступного) члена команди

Найм першого працівника — це захоплива подія, поки ви не усвідомите, яка гора паперової роботи на вас чекає. Пропустіть форму або подайте щось із запізненням, і ви можете зіткнутися зі штрафами від кількох сотень до майже 28 000 доларів за кожне порушення.

Хороша новина? Як тільки ви зрозумієте, що саме потрібно, керування документацією нових працівників стане простим процесом. Цей посібник проведе вас через кожну необхідну форму, терміни їх подання та розповість, як залишатися в межах правового поля, не потонувши в адміністративній роботі.

Чому документація при наймі має значення

Правильне оформлення документів — це не просто проставляння галочок. Це захищає вас від юридичної відповідальності, гарантує, що ваші працівники мають законне право на роботу, і забезпечує точне утримання податків з першого дня.

Ризики цілком реальні. Компанія з 1000 працівників і 65% помилок у формах I-9 може зіткнутися зі штрафами, що перевищують 1,8 мільйона доларів. Навіть малий бізнес із кількома працівниками може накопичити значні штрафи, якщо документи оформлені неправильно або несвоєчасно.

Але відповідність нормам — це не лише уникнення штрафів. Належна документація створює основу для професійних відносин між роботодавцем і працівником та демонструє, що ваш бізнес серйозно ставиться до своїх зобов'язань.

Обов'язкові федеральні форми

Ці форми передбачені федеральним законодавством. Кожен роботодавець повинен заповнювати їх для кожного нового працівника, без винятків.

Форма I-9: Перевірка права на працевлаштування

Форма I-9 підтверджує, що ваш новий працівник має дозвіл на роботу в Сполучених Штатах. Цю форму повинні заповнювати як громадяни США, так і особи без громадянства.

Що вона охоплює:

• Підтвердження особи працівника
• Статус дозволу на роботу
• Перевірку документів

Терміни:

• Розділ 1 (Працівник): має бути заповнений не пізніше першого дня роботи
• Розділ 2 (Роботодавець): має бути заповнений протягом трьох робочих днів з дати найму

Наприклад, якщо хтось починає роботу в понеділок, ви повинні заповнити Розділ 2 до четверга.

Вимоги до документів: Працівники повинні надати оригінали документів із затвердженого списку. Допустимі комбінації включають:

• Один документ зі Списку A (підтверджує і особу, і дозвіл на роботу), наприклад, паспорт США або картка постійного мешканця
• АБО один документ зі Списку B (тільки особа, наприклад, посвідчення водія) ПЛЮС один документ зі Списку C (тільки дозвіл на роботу, наприклад, картка соціального страхування)

Зберігання: Зберігайте форми I-9 протягом трьох років після дати найму АБО одного року після припинення трудових відносин — залежно від того, що настане пізніше. Зберігайте їх окремо від особових справ працівників, щоб їх можна було швидко надати під час аудиту.

Поширені помилки, яких слід уникати:

• Заповнення форми із запізненням (правило трьох днів суворо контролюється)
• Прийняття протермінованих документів
• Вимога надати конкретні документи (ви повинні прийняти будь-які дійсні документи із затверджених списків)
• Відсутність підписів або незаповнені поля
• Дискримінація за ознакою національного походження або статусу громадянства

Форма W-4: Сертифікат про утримання податків працівника

Форма W-4 вказує вам, яку суму федерального прибуткового податку потрібно утримувати з кожної зарплати. Без неї ви не зможете правильно розрахувати заробітну плату.

Що вона охоплює:

• Статус подання декларації (неодружений/незаміжня, у шлюбі, голова домогосподарства)
• Наявність кількох робіт або працюючого подружжя
• Утриманці та податкові кредити
• Запити на додаткове утримання податку

Терміни: Нові працівники повинні заповнити W-4 до отримання першої зарплати. Форма вступає в дію з першою виплатою заробітної плати.

Ключові правила:

• Форма W-4 залишається чинною, доки працівник не подасть нову
• Якщо працівник претендує на статус звільнення від сплати податків (exempt), він повинен подавати нову форму до 15 лютого кожного року, щоб зберегти це звільнення
• Ви не надсилаєте W-4 в IRS, але повинні зберігати їх у себе щонайменше чотири роки

Зберігання: Зберігайте форми W-4 в особовій справі працівника протягом чотирьох років після того, як працівник звільнився або форма була замінена.

Форми утримання податків штату

Більшість штатів, де є прибутковий податок, вимагають власну форму утримання на додаток до федеральної W-4. Назва форми залежить від штату — у Каліфорнії це DE-4, у Нью-Йорку — IT-2104 і так далі.

Штати без прибуткового податку (форма не потрібна): Аляска, Флорида, Невада, Нью-Гемпшир (тільки на зарплату), Південна Дакота, Теннессі (тільки на зарплату), Техас, Вашингтон, Вайомінг

Для всіх інших штатів перевірте вебсайт департаменту доходів вашого штату щодо актуальної форми утримання.

Обов'язкові державні та місцеві форми

Окрім утримання податків, штати встановлюють додаткові вимоги.

Звітність про нових працівників

Федеральний закон вимагає від роботодавців повідомляти про нових працівників своєму штату протягом 20 днів (деякі штати вимагають швидшої звітності). Ця інформація допомагає знайти батьків, які заборгували аліменти.

Що звітувати:

• Прізвище, ім'я, адреса та номер соціального страхування працівника
• Назва, адреса та федеральний ідентифікаційний номер роботодавця (FEIN)
• Дата початку роботи працівника

Більшість штатів приймають онлайн-заявки через свої вебсайти звітності про нових працівників.

Вимоги конкретних штатів

Залежно від вашого штату, вам також можуть знадобитися:

• Форми реєстрації страхування від нещасних випадків на виробництві (Workers' compensation)
• Реєстрація страхування на випадок безробіття
• Форми державного страхування на випадок непрацездатності (Каліфорнія, Гаваї, Нью-Джерсі, Нью-Йорк, Род-Айленд)
• Форми утримання місцевих податків (залежить від міста/округу)

Зверніться до департаменту праці вашого штату щодо вимог, специфічних для вашого місцезнаходження.

Форми компанії (Рекомендовано)

Хоча ці форми не є обов’язковими згідно із законом, вони захищають ваш бізнес і покращують досвід працівників.

Дозвіл на прямий депозит

Більшість працівників віддають перевагу електронним депозитам замість паперових чеків. Ця форма фіксує:

• Назву банку та маршрутний номер (routing number)
• Номер рахунку
• Тип рахунку (поточний або ощадний)
• Суму або відсоток депозиту

Зберігайте підписану копію в особовій справі працівника та надайте інформацію вашому спеціалісту з нарахування заробітної плати.

Пропозиція про роботу (Offer Letter)

Грамотно складена пропозиція про роботу встановлює чіткі очікування та зменшує непорозуміння. Додайте:

• Назву посади та відділ
• Дату початку роботи та графік
• Компенсацію (заробітна плата або погодинна ставка)
• Право на пільги та періоди очікування
• Заяву про найм за власним бажанням (at-will employment), якщо застосовно
• Структуру підпорядкування
• Додаткові умови (перевірка біографічних даних, тест на наркотики тощо)

Попросіть працівника підписати та повернути копію на підтвердження того, що він отримав і зрозумів умови.

Форма контактів для екстрених випадків

Зберіть ім’я, родинний зв'язок та номер телефону принаймні однієї контактної особи для екстрених випадків. Зберігайте цю інформацію в безпеці та забезпечте до неї доступ менеджерам, яким вона може знадобитися.

Підтвердження ознайомлення з довідником працівника

Якщо у вас є довідник працівника, попросіть нових співробітників підписати підтвердження того, що вони отримали його, прочитають і погоджуються дотримуватися політик компанії. Ця документація має значення, якщо пізніше виникнуть порушення політики.

Форми для реєстрації пільг

Якщо ви пропонуєте медичне страхування, пенсійні плани або інші пільги, новим працівникам потрібні форми реєстрації та інформація про:

• Варіанти планів та рівні покриття
• Суми внесків та відрахування із заробітної плати
• Терміни реєстрації (часто протягом 30 днів після найму)
• Призначення бенефіціарів

Дозвіл на перевірку біографічних даних

Якщо ваша компанія проводить перевірку біографічних даних (background checks) — що є звичним у сферах фінансів, охорони здоров'я, освіти та на посадах, пов'язаних із конфіденційною інформацією — вам потрібен письмовий дозвіл перед запитом на таку перевірку.

Відповідно до Закону про справедливу кредитну звітність (FCRA), ви повинні:

• Надати окремий документ про розкриття інформації про те, що ви проводитимете перевірку біографічних даних
• Отримати письмову згоду від заявника
• Дотримуватися процедур несприятливих дій (adverse action), якщо ви вирішите не наймати особу на основі результатів

Угода про нерозголошення (NDA)

Якщо працівники матимуть доступ до комерційної таємниці, службової інформації або конфіденційних даних клієнтів, розгляньте можливість підписання ними угоди про нерозголошення (NDA). Це встановлює чіткі очікування щодо інформаційної безпеки та забезпечує засоби правового захисту у разі порушення конфіденційності.

Угоди про неконкуренцію або непереманювання

Деякі роботодавці використовують угоди, що обмежують працівників у роботі на конкурентів або переманюванні клієнтів після звільнення. Зауважте, що можливість примусового виконання угод про неконкуренцію суттєво різниться залежно від штату — деякі штати (наприклад, Каліфорнія) переважно забороняють їх.

Проконсультуйтеся з юристом з трудового права, перш ніж вимагати підписання таких угод.

Створення системи документообігу для нових працівників

Системний підхід запобігає пропущеним дедлайнам та втраті документів.

До першого робочого дня

Надішліть ці пункти в пакеті документів перед початком роботи (preboarding packet):

• Пропозиція про роботу (для підпису та повернення)
• Форма W-4
• Форма утримання податку штату
• Дозвіл на прямий депозит
• Довідник працівника (якщо застосовно)
• Огляд пільг

Це дає новим працівникам час зібрати інформацію (наприклад, реквізити банківського рахунку) та поставити запитання до свого першого робочого дня.

Перший робочий день

Заповніть під час адаптації (onboarding):

• Форма I-9 (Розділ 1)
• Перевірка документів для I-9 (Розділ 2)
• Форма контактів для екстрених випадків
• Підтвердження ознайомлення з довідником
• Реєстрація пільг (або призначення зустрічі для реєстрації)

Протягом першого тижня

Завершіть усі решту пунктів:

• Подайте звіт про нового працівника до штату
• Завершіть перевірку біографічних даних (якщо вона триває)
• Налаштуйте виплату заробітної плати з усією інформацією про утримання
• Підшийте всі форми в особову справу працівника

Поточне обслуговування

• Щорічно перевіряйте файли I-9 на предмет закінчення терміну дії дозволів на роботу
• Запитуйте оновлені форми W-4, коли працівники повідомляють про зміни в житті
• Періодично оновлюйте контакти для екстрених випадків
• Проводьте внутрішні аудити I-9 до того, як Служба імміграційного та митного контролю (ICE) зробить запит

Найкращі практики зберігання документів

Належне зберігання захищає як відповідність законодавству, так і приватність.

Зберігайте форми I-9 окремо від особових справ працівників. Якщо ICE проводитиме аудит ваших форм I-9, ви не захочете, щоб вони мали доступ до іншої інформації про працівників. Окрема папка для I-9 або цифрова папка робить відповідь на аудит швидшою та чіткішою.

Дотримуйтеся встановлених періодів зберігання:

• Форми I-9: 3 роки з дати найму або 1 рік після звільнення (залежно від того, що настане пізніше)
• W-4 та податкові документи: мінімум 4 роки
• Особові справи: 6+ років після звільнення (варіюється залежно від штату)

Розгляньте цифрові рішення. Платформи для електронного підпису та HR-програми спрощують збір даних, зменшують кількість помилок і створюють автоматичні резервні копії. Просто переконайтеся, що ваша цифрова система відповідає законодавчим вимогам щодо електронних підписів та записів.

Як уникнути поширених помилок

Не ігноруйте заповнення форм через «тимчасовий» статус працівника. Навіть сезонні працівники та стажери потребують форм I-9 та W-4, якщо вони є найманими працівниками (а не підрядниками).

Не вимагайте зайвих документів для підтвердження особи. Запит на більшу кількість документів, ніж передбачено, або вказівка, які саме документи надати, може вважатися дискримінацією. Приймайте будь-яку дійсну комбінацію із затверджених списків.

Не ставте дати заднім числом. Якщо ви пропустили дедлайн, задокументуйте, коли форма була заповнена фактично. Оформлення документів заднім числом створює юридичні ризики.

Не плутайте найманих працівників із підрядниками. Незалежні підрядники заповнюють форму W-9, а не W-4 чи I-9. Неправильна класифікація працівників як підрядників призводить до зовсім інших проблем із комплаєнсом.

Не забувайте про дистанційних працівників. Якщо ваш новий співробітник працює віддалено, ви можете скористатися послугами уповноваженого представника для перевірки документів за формою I-9. Цій особі не потрібні спеціальні повноваження — лише можливість фізично оглянути документи та заповнити Розділ 2.

Відстежуйте все у своїх фінансових записах

Витрати на нового працівника виходять за межі заробітної плати: існують податки на фонд оплати праці, внески на соціальні пільги, обладнання та витрати на онбординг. Відстеження цих витрат із першого дня допомагає зрозуміти справжню вартість найму та точно планувати бюджет для майбутнього зростання.

Налаштування правильних категорій витрат під час найму полегшує податкову звітність і забезпечує чітку видимість витрат на персонал у міру розширення команди.

Тримайте свій бізнес у порядку від самого початку

Оформлення документів при наймі — це лише одна складова ведення комплаєнтного та організованого бізнесу. У міру зростання вашої команди ведення чіткого фінансового обліку стає дедалі важливішим — від відстеження податків на зарплату до управління витратами на пільги.

Beancount.io забезпечує текстовий облік (plain-text accounting), що дає вам повну прозорість і контроль над фінансами вашого бізнесу. Жодних закритих форматів, жодної прив'язки до постачальника — лише чисті фінансові дані з контролем версій, які ростуть разом із вашим бізнесом. Почніть безкоштовно та побудуйте свій бек-офіс на фундаменті чіткості.