فرمهای کارمند جدید: چک لیست کامل برای استخدام اولین (یا بعدی) عضو تیم شما
استخدام اولین کارمند هیجانانگیز است — تا زمانی که متوجه کوه کاغذبازیهایی شوید که در انتظارتان است. گم کردن یک فرم یا ارسال دیرهنگام آن میتواند جریمههایی از چند صد دلار تا نزدیک به ۲۸,۰۰۰ دلار به ازای هر تخلف برای شما به همراه داشته باشد.
خبر خوب؟ زمانی که الزامات را درک کنید، مدیریت مدارک استخدام جدید به فرآیندی ساده تبدیل میشود. این راهنما شما را با تمامی فرمهای مورد نیاز، زمان تحویل هر یک و نحوه رعایت قوانین بدون غرق شدن در کارهای اداری آشنا میکند.
چرا مدارک استخدام جدید اهمیت دارد
تکمیل صحیح مدارک استخدام صرفاً برای تیک زدن گزینهها نیست. این کار از شما در برابر مسئولیتهای قانونی محافظت میکند، اطمینان حاصل میکند که کارکنان شما میتوانند به صورت قانونی کار کنند و کسر مالیات دقیق را از روز اول تنظیم میکند.
مخاطرات واقعی هستند. شرکتی با ۱,۰۰۰ کارمند و نرخ خطای ۶۵ درصد در فرمهای I-9 ممکن است با جریمههایی بیش از ۱.۸ میلیون دلار روبرو شود. حتی کسبوکارهای کوچک با تعداد کمی کارمند نیز اگر مدارک را به درستی و در زمان مقرر تکمیل نکنند، ممکن است با جریمههای سنگینی مواجه شوند.
اما رعایت قوانین فقط برای جلوگیری از جریمه نیست. مستندسازی مناسب، زیربنای یک رابطه حرفهای بین کارفرما و کارمند را ایجاد کرده و نشان میدهد که کسبوکار شما تعهدات خود را جدی میگیرد.
فرمهای فدرال مورد نیاز
این فرمها توسط قانون فدرال الزامی شدهاند. هر کارفرمایی باید آنها را برای هر استخدام جدید تکمیل کند، بدون هیچ استثنائی.
فرم I-9: تایید صلاحیت استخدامی
فرم I-9 تایید میکند که کارمند جدید شما مجاز به کار در ایالات متحده است. هم شهروندان ایالات متحده و هم افراد غیرسیتیزن باید این فرم را تکمیل کنند.
مواردی که شامل میشود:
- تایید هویت کارمند
- وضعیت مجوز کار
- بررسی مستندات
مهلتها:
- بخش ۱ (کارمند): باید حداکثر تا اولین روز استخدام تکمیل شود
- بخش ۲ (کارفرما): باید ظرف سه روز کاری از تاریخ استخدام تکمیل شود
به عنوان مثال، اگر کسی کار خود را دوشنبه شروع کند، شما باید بخش ۲ را تا پنجشنبه تکمیل کنید.
الزامات مدارک: کارکنان باید مدارک اصلی را از لیست تایید شده ارائه دهند. ترکیبهای قابل قبول عبارتند از:
- یک مدرک از لیست A (که هم هویت و هم مجوز کار را تایید میکند)، مانند پاسپورت ایالات متحده یا کارت اقامت دائم
- یا یک مدرک از لیست B (فقط هویت، مانند گواهینامه رانندگی) به همراه یک مدرک از لیست C (فقط مجوز کار، مانند کارت تامین اجتماعی)
ن گهداری: فرمهای I-9 را به مدت سه سال پس از تاریخ استخدام یا یک سال پس از پایان همکاری (هر کدام که طولانیتر باشد) نگه دارید. آنها را جدا از پروندههای پرسنلی ذخیره کنید تا در صورت بازرسی به سرعت قابل ارائه باشند.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد:
- تکمیل دیرهنگام فرم (قانون سه روزه به شدت اجرا میشود)
- پذیرش مدارک منقضی شده
- درخواست مدارک خاص (شما باید هر مدرک معتبری را از لیستهای تایید شده بپذیرید)
- امضاهای فراموش شده یا فیلدهای تکمیل نشده
- تبعیض بر اساس ملیت یا وضعیت شهروندی
فرم W-4: گواهی کسر مالیات کارمند
فرم W-4 به شما میگوید که چه مقدار مالیات بر درآمد فدرال از هر چک حقوق کسر کنید. بدون آن، نمیتوانید لیست حقوق و دستمزد را به درستی پردازش کنید.
مواردی که شامل میشود:
- وضعیت تاهل مالیاتی (مجرد، متاهل، سرپرست خانوار)
- مشاغل متعدد یا همسر شاغل
- افراد تحت تکفل و اعتبارها
- درخواستهای کسر مالیات اضافی
مهلتها: کارکنان جدید باید W-4 را قبل از اولین چک حقوق خود تکمیل کنند. این فرم با اولین پرداخت دستمزد اجرایی میشود.
قوانین کلیدی:
- فرم W-4 تا زمانی که کارمند فرم جدیدی ارائه ندهد، معتبر باقی میماند
- اگر کارمندی ادعای معافیت مالیاتی دارد، باید هر سال تا ۱۵ فوریه فرم جدیدی برای حفظ آن معافیت ارسال کند
- شما فرمهای W-4 را به IRS ارسال نمیکنید، اما باید آنها را حداقل به مدت چهار سال در سوابق خود نگه دارید
نگهداری: فرمهای W-4 را در پرونده پرسنلی کارمند به مدت چهار سال پس از خروج کارمند یا جایگزینی فرم نگه دارید.
فرمهای کسر مالیات ایالتی
اکثر ایالتهایی که دارای مالیات بر درآمد هستند، علاوه بر W-4 فدرال، فرم کسر مالیات مخصوص به خود را نیز میخواهند. نام فرم در هر ایالت متفاوت است؛ مثلاً کالیفرنیا از DE-4 و نیویورک از IT-2104 استفاده میکند.
ایالتهای بدون مالیات بر درآمد (بدون نیاز به فرم): آلاسکا، فلوریدا، نوادا، نیوهمپشایر (فقط دستمزد)، داکوتای جنوبی، تنسی (فقط دستمزد)، تگزاس، واشینگتن، وایومینگ
برای سایر ایالتها، وبسایت دپارتمان درآمد ایالت خود را برای دریافت فرم کسر مالیات فعلی بررسی کنید.
فرمهای ایالتی و محلی مورد نیاز
فراتر از کسر مالیات، ایالتها الزامات اضافی دیگری را نیز اعمال میکنند.
گزارش استخدام جدید
قانون فدرال کارفرمایان را ملزم میکند که استخدامهای جدید را ظرف ۲۰ روز به ایالت خود گزارش دهند (برخی ایالتها زمان کوتاهتری را میخواهند). این اطلاعات به شناسایی والدین بدهکار بابت حمایت از فرزند کمک میکند.
مواردی که باید گزارش شود:
- نام، آدرس و شماره تامین اجتماعی کارمند
- نام، آدرس و شماره شناسایی کارفرمای فدرال (FEIN)
- تاریخ شروع به کار کارمند
اکثر ایالتها ارسال آنلاین را از طریق وبسایت گزارش استخدام جدید خود میپذیرند.
الزامات خاص ایالتی
بسته به ایالت خود، ممکن است به موارد زیر نیز نیاز داشته باشید:
- فرمهای ثبتنام بیمه غرامت کارگران
- ثبتنام بیمه بیکاری
- فرمهای بیمه ازکارافتادگی ایالتی (کالیفرنیا، هاوایی، نیوجرسی، نیویورک، رود آیلند)
- فرمهای کسر مالیات محلی (بسته به شهر/شهرستان متفاوت است)
برای الزامات خاص منطقه خود، با اداره کار ایالت مربوطه مشورت کنید.
فرمهای خاص شرکت (توصیهشده)
اگرچه این فرمها از نظر قانونی الزامی نیستند، اما از کسبوکار شما محافظت کرده و تجربه کارمند را بهبود میبخشند.
مجوز واریز مستقیم
بسیاری از کارکنان واریز الکترونیکی را به چکهای کاغذی ترجیح میدهند. این فرم اطلاعات زیر را ثبت میکند:
- نام بانک و شماره مسیریابی (Routing Number)
- شماره حساب
- نوع حساب (جاری یا پسانداز)
- مبلغ یا درصد واریزی
یک نسخه امضاشده را در پرونده کارمند نگه دارید و اطلاعات را در اختیار پردازشگر حقوق و دستمزد خود قرار دهید.
پیشنهادنامه شغلی (Offer Letter)
یک پیشنهادنامه شغلی دقیق، انتظارات شفافی ایجاد کرده و سوءتفاهمها را کاهش میدهد. موارد زیر را لحاظ کنید:
- عنوان شغلی و دپارتمان
- تاریخ شروع و برنامه کاری
- جبران خدمات (حقوق یا نرخ ساعتی)
- واجد شرایط بودن برای مزایا و دورههای انتظار
- بیانیه استخدام ارادی (At-will) (در صورت لزوم)
- ساختار گزارشدهی
- موارد مشروط (بررسی سوءپیشینه، آزمایش اعتیاد و غیره)
از کارمند بخو اهید یک نسخه را امضا کرده و بازگرداند تا تأیید شود که شرایط را دریافت و درک کرده است.
فرم تماس اضطراری
نام، نسبت و شماره تلفن حداقل یک فرد را برای تماس در مواقع اضطراری جمعآوری کنید. این اطلاعات را به صورت ایمن ذخیره کرده و در دسترس مدیرانی که ممکن است به آن نیاز داشته باشند قرار دهید.
تأییدیه کتابچه راهنمای کارکنان
اگر کتابچه راهنمای کارکنان دارید، از نیروهای جدید بخواهید تأیییدیهای را امضا کنند که در آن ذکر شده کتابچه را دریافت کردهاند، آن را مطالعه خواهند کرد و با پیروی از سیاستهای شرکت موافق هستند. این مستندات در صورت بروز تخلفات سیاستی در آینده اهمیت زیادی دارند.
فرمهای ثبتنام مزایا
اگر بیمه درمانی، طرحهای بازنشستگی یا سایر مزایا را ارائه میدهید، کارکنان جدید به فرمهای ثبتنام و اطلاعاتی درباره موارد زیر نیاز دارند:
- گزینههای طرح و سطوح پوشش
- مبالغ سهم و کسورات حقوق و دستمزد
- مهلتهای ثبتنام (اغلب در عرض ۳۰ روز پس از استخدام)
- تعیین ذینفعان
مجوز بررسی سوءپیشینه
اگر شرکت شما بررسی سوءپیشینه انجام میدهد (که در حوزههای مالی، مراقبتهای بهداشتی، آموزش و مشاغل حساس رایج است)، قبل از درخواست بررسی، به مجوز کتبی نیاز دارید.
طبق قانون گزارشدهی اعتباری منصفانه (FCRA)، شما باید:
- یک افشای مستقل ارائه دهید که اعلام کند بررسی سوءپیشینه انجام خواهید داد
- رضایت کتبی متقاضی را جلب کنید
- در صورتی که بر اساس نتایج تصمیم به عدم استخدام گرفتید، رویههای اقدام نامطلوب را دنبال کنید
قرارداد عدم افشای اطلاعات (NDA)
اگر کارکنان به اسرار تجاری، اطلاعات اختصاصی یا دادههای محرمانه مشتریان دسترسی خواهند داشت، امضای یک قرارداد NDA را مد نظر قرار دهید. این قرارداد انتظارات شفافی درباره امنیت اطلاعات ایجاد کرده و در صورت نقض محرمانگی، راهکار قانونی ارائه میدهد.
قراردادهای عدم رقابت یا عدم جذب مشتری
برخی از کارفرمایان از قراردادهایی استفاده میکنند که کارکنان را از کار برای رقبا یا جذب مشتریان پس از ترک شرکت منع میکند. توجه داشته باشید که قابلیت اجرای قرارداد عدم رقابت بسته به ایالت به طور قابل توجهی متفاوت است؛ برخی ایالتها (مانند کالیفرنیا) تا حد زیادی آنها را ممنوع کردهاند.
قبل از الزام به امضای این قراردادها، با یک وکیل امور استخدامی مشورت کنید.
ایجاد سیستم اسناد استخدامی جدید
یک رویکرد سیستماتیک از فراموش شدن مهلتها و گم شدن اسناد جلوگیری میکند.
قبل از روز اول
این موارد را در یک بسته پیش از شروع به کار ارسال کنید:
- پیشنهادنامه شغلی (برای امضا و بازگشت)
- فرم W-4
- فرم کسر مالیات ایالتی
- مجوز واریز مستقیم
- کتابچه راهنمای کارکنان (در صورت وجود)
- نمای کلی مزایا
این کار به نیروهای جدید زمان میدهد تا اطلاعات (مانند جزئیات حساب بانکی) را جمعآوری کرده و قبل از اولین روز کاری خود سؤالاتشان را بپرسند.
روز اول
در طول فرآیند توجیهی (Onboarding) موارد زیر را تکمیل کنید:
- فرم I-9 (بخش ۱)
- بررسی مدارک برای I-9 (بخش ۲)
- فرم تماس اضطراری
- تأییدیه کتابچه راهنما
- ثبتنام مزایا (یا تعیین جلسه برای ثبتنام)
در طول هفته اول
موارد باقیمانده را به اتمام برسانید:
- ارسال گزارش استخدام جدید به ایالت
- تکمیل بررسی سوءپیشینه (اگر در جریان است)
- تنظیم سیستم حقوق و دستمزد با تمام اطلاعات کسر مالیات
- بایگانی تمام فرمها در پرونده پرسنلی کارمند
نگهداری مستمر
- سالانه فایلهای I-9 را برای مجوزهای کار منقضیشده بررسی کنید
- زمانی که کارکنان تغییرات زندگی خود را گزارش میدهند، فرمهای W-4 بهروزرسانیشده درخواست کنید
- مخاطبین اضطراری را به صورت دورهای بهروزرسانی کنید
- قبل از اینکه ICE درخواستی ارائه دهد، ممیزیهای داخلی I-9 را انجام دهید
بهترین روشهای نگهداری اسناد
نگهداری صحیح هم از انطباق قانونی و هم از حریم خصوصی محافظت میکند.
فایلهای I-9 را از پروندههای پرسنلی جدا کنید. اگر ICE (اداره مهاجرت و گمرک) فرمهای I-9 شما را ممیزی کند، نباید به سایر اطلاعات کارکنان دسترسی داشته باشد. یک زونکن اختصاصی I-9 یا پوشه دیجیتال، پاسخ به ممیزی را سریعتر و دقیقتر میکند.
دورههای نگهداری ثابت را رعایت کنید:
- فرمهای I-9: ۳ سال پس از استخدام یا ۱ سال پس از پایان همکاری (هر کدام که دیرتر باشد)
- W-4 و اسناد مالیاتی: حداقل ۴ سال
- پروندههای پرسنلی: ۶ سال یا بیشتر پس از پایان همکاری (بسته به ایالت متفاوت است)
راهکارهای دیجیتال را مد نظر قرار دهید. پلتفرمهای امضای الکترونیکی و نرمافزارهای منابع انسانی، فرآیند جمعآوری را تسهیل کرده، خطاها را کاهش داده و پشتیبانگیری خودکار ایجاد میکنند. فقط اطمینان حاصل کنید که سیستم دیجیتال شما الزامات قانونی برای امضاها و سوابق الکترونیکی را برآورده میکند.
اجتناب از اشتباهات رایج
فرمها را به دلیل «موقت» بودن افراد نادیده نگیرید. حتی کارگران فصلی و کارآموزان نیز اگر کارمند باشند (نه پیمانکار)، به فرمهای I-9 و W-4 نیاز دارند.
در مستندسازی هویت زیادهروی نکنید. درخواست مدارک بیش از حد مجاز، یا تعیین اینکه کدام مدارک ارائه شوند، میتواند مصداق تبعیض باشد. هر ترکیب معتبری از لیستهای تایید شده را بپذیرید.
فرمها را به تاریخ گذشته (عقبگرد) تنظیم نکنید. اگر مهلتی را از دست دادید، زمان واقعی تکمیل فرم را ثبت کنید. تاریخگذاری به گذشته مسئولیت قانونی ایجاد میکند.
کارمندان را با پیمانکاران اشتباه نگیرید. پیمانکاران مستقل فرم W-9 را تکمیل میکنند، نه W-4 یا I-9. طبقهبندی نادرست کارمندان به عنوان پیمانکار، مسائل انطباق کاملاً متفاوتی را ایجاد میکند.
کارمندان دورکار را فراموش نکنید. اگر نیروی جدید شما به صورت دورکار فعالیت میکند، میتوانید از یک نماینده مجاز برای تکمیل بررسی مدارک I-9 استفاده کنید. این فرد نیاز به مدارک خاصی ندارد؛ فقط باید کسی باشد که بتواند مدارک را فیزیکی بررسی کرده و بخش ۲ را تکمیل کند.
همه موارد را در سوابق مالی خود پیگیری کنید
هزینههای کارمند جدید فراتر از حقوق است؛ شامل مالیات بر حقوق، حق بیمه و مزایا، تجهیزات و هزینههای جذب و آموزش میشود. پیگیری این هزینهها از روز اول به شما کمک میکند تا هزینه واقعی استخدام را درک کرده و برای رشد آینده به دقت بودجهبندی کنید.
ایجاد دستهبندیهای هزینه مناسب هنگام استخدام، زمان مالیات را آسانتر میکند و با رشد تیم، دید شفافی از هزینههای نیروی کار به شما میدهد.
کسبوکار خود را از همان ابتدا سازماندهی کنید
مدارک استخدام تنها بخشی از اداره یک کسبوکار ق انونمند و سازمانیافته است. با رشد تیم شما، حفظ سوابق مالی شفاف اهمیت فزایندهای پیدا میکند؛ از پیگیری مالیات بر حقوق گرفته تا مدیریت هزینههای مزایا.
Beancount.io حسابداری متن-ساده (plain-text accounting) را ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر امور مالی کسبوکارتان را برای شما فراهم میکند. بدون فرمتهای انحصاری، بدون وابستگی به فروشنده؛ فقط دادههای مالی تمیز و تحت کنترل نسخه (version-controlled) که همگام با کسبوکار شما رشد میکنند. به صورت رایگان شروع کنید و بخش اداری خود را بر پایهای از شفافیت بنا کنید.
