Щомісячний календар юридичної відповідності для засновників

Цей посібник є практичним, незалежним від юрисдикції чеклістом, який засновники можуть використовувати щомісяця, щоб залишатися юридично організованими. Використовуйте його для налаштування повторюваних завдань у вашому улюбленому інструменті управління проєктами (наприклад, Notion, Asana або Jira) і додавайте підтвердження по мірі виконання. Це не заміна юридичній консультації; завжди уточнюйте деталі зі своїм консультантом і місцевими регуляторами.

Цей простий ритм може врятувати вас від майбутніх головних болей, зберегти вашу компанію привабливою для інвестицій і зробити due diligence легким.

Кому слід використовувати цей посібник?​

Цей щомісячний чекліст розроблено для організацій, які розвиваються, але ще не мають власного юридичного відділу. Він особливо корисний для:

• Стартапів на ранніх стадіях, які стикаються зі складнощами управління, працевлаштування та оподаткування без штатного юриста.
• Компаній, що фінансуються венчурним капіталом, які хочуть підтримувати чисті, організовані папки для перевірки, щоб бути готовими до наступного раунду фінансування або придбання.
• Малих і середніх підприємств (МСП), які продають продукти або послуги в різних штатах або країнах і потребують управління відповідністю в різних юрисдикціях.

Щомісячний чекліст з першого погляду ✅​

Скопіюйте ці пункти у свій інструмент управління завданнями та налаштуйте їх на повторення щомісяця.

Корпоративне управління​

• Перегляньте будь-які зміни в таблиці капіталізації; оновіть опціонний журнал і підготуйте необхідні згоди ради директорів.
• Перевіряйте вхідні скриньки вашого зареєстрованого агента та вашу загальну юридичну електронну пошту (наприклад, "[email protected]"); негайно сортуйте будь-які повідомлення або документи про вручення судового процесу.
• Ведіть поточний реєстр рішень і дій для підготовки до наступного засідання ради директорів.

Податки та заробітна плата​

• Виплачуйте заробітну плату за графіком; перераховуйте всі утримання працівників і податки роботодавця відповідно до вашого призначеного графіка внесення депозитів.
• Узгоджуйте рахунки-фактури за пільги для працівників; перераховуйте платежі за медичне страхування, страхування життя, страхування від непрацездатності, пільги на проїзд тощо.
• Подавайте декларації з податку з продажу, ПДВ або GST та перераховуйте зібрані податки, якщо ви перебуваєте на щомісячному графіку подання.
• Перегляньте свою фізичну або економічну залежність, відстежуючи чисельність персоналу, місцезнаходження підрядників, джерела доходу та розміщення запасів.
• Позначте будь-які витрати, що відповідають критеріям для податкових кредитів на науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи (НДДКР), і ведіть необхідні робочі документи для їх підтвердження.

Працевлаштування та пільги​

• Узгодьте ваш список персоналу з вашою HRIS (інформаційна система управління людськими ресурсами); переконайтеся, що всі документи про прийняття на роботу та звільнення заповнені.
• Вчасно вносьте внески працівників до пенсійного плану (наприклад, 401(k)) і будь-які виплати за позиками.
• Узгоджуйте залишки оплачуваних вихідних (PTO) і забезпечте дотримання правил щодо понаднормової роботи для всіх працівників, які не звільнені від їх застосування.
• Відстежуйте показники завершення обов'язкового навчання (наприклад, щодо домагань, безпеки) і заплануйте додаткові заняття для тих, хто відстає.
• Переконайтеся, що всі документи про надання акцій повністю оформлені, і отримайте всі відсутні підписи.

Конфіденційність, безпека та дані​

• Виконуйте перевірки доступу до критичних систем, включаючи фінансове програмне забезпечення, виробничі середовища, репозиторії вихідного коду, сховища даних клієнтів і HRIS.
• Оновлюйте оцінку впливу на захист даних (DPIA) або реєстри записів про обробку (ROPA), якщо продукт або потоки даних змінилися.
• Реєструйте та закривайте будь-які інциденти безпеки або конфіденційності; перевіряйте статус запитів суб'єктів даних (DSR) або інших запитів щодо прав споживачів.
• Переконайтеся, що діють угоди про обробку даних (DPA) і оновлено списки субпроцесорів для всіх нових постачальників.
• Робіть знімки доказів того, що резервні копії створюються успішно і що тести відновлення були виконані; підсумуйте статус виправлень критичних систем.

Фінансовий контроль (зручний для аудиту)​

• Узгоджуйте всі банківські рахунки та рахунки кредитних карток; офіційно закривайте книги за попередній місяць.
• Перевіряйте вік вашої дебіторської заборгованості (AR) та кредиторської заборгованості (AP), активно займайтеся стягненням боргів і переглядайте відносини з найкращими постачальниками та будь-які незвичайні витрати.
• Застосовуйте вашу політику визнання доходів; прив'язуйте ваш щомісячний повторюваний дохід (MRR) або річний повторюваний дохід (ARR) до договорів з клієнтами.
• Документуйте будь-які операції з пов'язаними сторонами та переконайтеся, що вони мають належні погодження.
• Оновіть свій фінансовий прогноз на 6–12 місяців і перевірте будь-які боргові ковенанти, які у вас можуть бути.

Продукт, маркетинг і вебсайт​

• Перегляньте нещодавні маркетингові заяви, щоб переконатися, що вони належним чином обґрунтовані та містять будь-які необхідні розкриття інформації.
• Переконайтеся, що ваші Умови надання послуг, Політика конфіденційності, банер cookie-файлів і журнали згоди оновлені після будь-яких змін вебсайту або продукту.
• Запустіть сканування ліцензій з відкритим вихідним кодом на вашому коді та оновіть будь-які повідомлення третіх сторін за потреби.
• Виконайте вибіркові перевірки доступності останніх випусків продуктів, щоб забезпечити відповідність стандартам, таким як WCAG.

Ліцензії, дозволи та галузеві правила​

• Перевірте, чи всі ліцензії на ведення бізнесу є дійсними, і зверніть увагу на будь-які терміни поновлення, що очікують на розгляд.
• Перевірте наявність будь-яких завдань, пов'язаних із галузевими вимогами (наприклад, PCI для платежів, HIPAA для медичних даних, COPPA для конфіденційності дітей, MiCA для криптоактивів або атестації SOC для корпоративних клієнтів).
• Переконайтеся, що будь-які зміни в грошових переказах або потоках платежів на ринку не викликають нових вимог щодо ліцензування.

Інтелектуальна власність і бренд​

• Відстежуйте повідомлення про спостереження за товарними знаками та фіксуйте будь-які потенційні конфлікти або проблеми порушення прав.
• Переконайтеся, що всі нові працівники та підрядники підписали угоди про передачу прав на винаходи.
• Перегляньте налаштування автоматичного поновлення доменного імені та перевірте стан безпеки вашої DNS.

Страхування та ризики​

• Узгодьте сертифікати страхування (COI), які ви видали клієнтам або партнерам.
• Перегляньте ваш внутрішній журнал претензій та інцидентів; повідомте своїх страховиків, якщо це вимагається вашими полісами.
• Відкоригуйте ваше страхове покриття за потреби, щоб врахувати зміни в чисельності персоналу, доходах або нових договірних мінімумах.

Інвестори та рада директорів​

• Надішліть щомісячне оновлення інвесторам, включаючи KPI, стан грошових коштів, основні моменти, ризики, прогрес найму та будь-які конкретні запити.
• Підтримуйте кімнату даних ради директорів з останнім пакетом показників, ключовими новими контрактами та документацією про відповідність.

Записи та зберігання​

• Файли всіх підписаних контрактів, погоджень, журналів та інших доказів відповідності у відповідних, організованих папках.
• Застосуйте ваш графік зберігання документів; належним чином розмістіть або зніміть будь-які юридичні обмеження на документи.

Проста щомісячна послідовність, яка працює 🗓️​

Розподіл роботи протягом місяця запобігає метушні в останню хвилину.

• Тиждень 1 – Закриття та грошові кошти: Зосередьтесь на закритті книг за попередній місяць, узгодженні всіх рахунків і оновленні вашого аналізу грошових коштів. Це також час для виплати заробітної плати, обробки переказів пільг і внесення пенсійних внесків.
• Тиждень 2 – Подання документів і платежі: Подайте будь-які щомісячні декларації з податку з продажу/ПДВ/GST. Надішліть податкові депозити роботодавця відповідно до вашого графіка. Запустіть процес стягнення дебіторської заборгованості та перегляньте основні платежі постачальникам.
• Тиждень 3 – Контроль і безпека: Цей тиждень призначений для внутрішніх перевірок. Проведіть перевірки доступу, перевірте нових постачальників, оновіть списки DPA, перегляньте журнали інцидентів і переконайтеся, що ваші тести резервного копіювання та відновлення були успішними.
• Тиждень 4 – Управління та комунікації: Складіть пакет для ради директорів і підготуйте щомісячне оновлення для інвесторів. Перевірте юридичні вхідні скриньки на наявність будь-яких нових пунктів, підготуйте згоди та рішення для затвердження та перегляньте ваш календар ліцензій для підготовки до наступного місяця.

Розподіл відповідальності на основі ролей (Підказка RACI)​

Чіткий розподіл відповідальності є ключовим. Ось типовий розподіл:

• CEO/Засновник: Відповідає за оновлення для інвесторів, підготовку до ради директорів, підписання основних контрактів і обробку винятків з політики.
• Фінанси/Контролер: Відповідає за фінансове закриття, податки, нормативні документи, управління AP/AR, прогнозування грошових коштів і архівування фінансових доказів.
• Кадри: Керує нарахуванням заробітної плати, адмініструванням пільг, навчанням з питань відповідності, узгодженням чисельності персоналу та маршрутизацією документів щодо акцій.
• Юридичний відділ/Зовнішній юрист: Займається корпоративним управлінням, перевіркою контрактів, управлінням інтелектуальною власністю, ліцензуванням і будь-якими активними спорами.
• Безпека/Інженерія: Проводить технічні перевірки доступу, керує реагуванням на інциденти, проводить оцінку безпеки постачальників і запускає сканування програмного забезпечення з відкритим вихідним кодом.
• Операції/ІТ: Керує інвентаризацією пристроїв, контролює резервне копіювання даних і підтримує стандартні операційні процедури (SOP).

Докази, які потрібно збирати щомісяця (Що запитують аудитори та покупці) 📂​

Ваше майбутнє "я" подякує вам за те, що ви підтримуєте ці записи в порядку:

• Банківські виписки, пробний баланс і чекліст закриття місяця.
• Реєстр заробітної плати та підтвердження перерахування податків і пільг.
• Копії поданих декларацій з податку з продажу/ПДВ та квитанції про їх оплату.
• Знімки екрана або експорти з перевірок доступу та нотатки про будь-які вжиті заходи з виправлення.
• Журнали DSR та інцидентів безпеки з доказами їх закриття.
• Повністю оформлені контракти, згоди ради директорів і оновлені опціонні журнали.
• Звіти про завершення навчання та підписані підтвердження політики працівниками.
• Копії виданих COI, будь-які повідомлення про претензії та повідомлення страховим брокерам.

Примітки щодо юрисдикцій (Закономірність, а не порада)​

Деталі відповідності варіюються залежно від місцезнаходження, але деякі закономірності є загальними:

• Податки на заробітну плату: Ваш графік внесення депозитів (наприклад, щомісячний або раз на два тижні в США) зазвичай залежить від вашого історичного податкового зобов'язання. Ваш провайдер заробітної плати повідомить вас про необхідну частоту, але ви все одно повинні підтверджувати депозити щомісяця.
• Продаж/ПДВ/GST: Частота подання часто базується на обсязі продажів. Нові продавці можуть почати з щомісячного подання документів, а пізніше можуть перейти на щоквартальне або річне, оскільки їхній бізнес змінюється. Ведіть простий реєстр порталу кожної юрисдикції, податкового ідентифікатора, частоти подання документів і термінів сплати.
• Пенсійні плани: Внески працівників повинні бути внесені якомога швидше після дати виплати заробітної плати. Не утримуйте ці кошти.
• Дані та конфіденційність: Якщо ви випускаєте нові функції продукту, які змінюють спосіб збору або обробки персональних даних, ви повинні оновити ваші записи про обробку (ROPA) та публічні розкриття інформації (наприклад, вашу Політику конфіденційності) в тому ж місяці.
• Акції: Працівники, які роблять спеціальні податкові вибори (наприклад, вибори 83(b) в США), часто мають дуже жорсткі терміни (наприклад, 30 днів з дати надання). Проводьте щомісячну перевірку, щоб переконатися, що всім нещодавнім одержувачам нагадали про ці терміни.

Поширені помилки (і швидкі виправлення) ⚠️​

• Пастки автоматичного поновлення: Забуття вчасно скасувати великий контракт.
  • Виправлення: Відстежуйте вікна поновлення та повідомлення про припинення дії для всіх ключових постачальників. Встановіть нагадування в календарі за 45–60 днів до кінцевого терміну повідомлення.
• Портали без власника: Єдина людина з логіном до державного податкового порталу залишає компанію.
  • Виправлення: Централізуйте всі логіни регуляторного порталу та пристрої/програми багатофакторної автентифікації (MFA) в безпечній спільній системі (наприклад, менеджер паролів для бізнесу). Уникайте залежностей від однієї особи.
• Тіньові інструменти: Команда починає використовувати новий інструмент SaaS без перевірки безпеки або юридичної перевірки.
  • Виправлення: Впровадьте простий процес прийому постачальників, який вимагає перевірки будь-якого нового інструменту, який торкнеться даних клієнтів або працівників.
• Недбалі докази: Збереження доказів відповідності у випадкових папках або особистих дисках.
  • Виправлення: Зберігайте докази (PDF-файли, знімки екрана, експорти) безпосередньо у відповідному завданні у вашому інструменті управління проєктами і в чітко названій, датованій структурі папок (наприклад, Compliance/2025/2025-08/).
• Просочування доступу: Колишні працівники або підрядники все ще мають доступ до систем.
  • Виправлення: Забезпечте дотримання принципу найменших привілеїв. У рамках вашої щомісячної перевірки доступу візьміть за звичку негайно скасовувати надання доступу всім неактивним обліковим записам.

Шаблон: Щомісячний чекліст відповідності (CSV)​

Скопіюйте текст нижче у текстовий файл, збережіть його як compliance.csv і імпортуйте його у вашу улюблену електронну таблицю або інструмент управління проєктами, щоб почати.

Code snippet

Область,Завдання,Тригер,Відносна дата,Власник,Докази,Примітки
Корпоративне управління,Перегляд таблиці капіталізації та опціонного журналу,Початок місяця,3-й робочий день,Юридичний відділ/Фінанси,Експорт оновленого журналу,"Підготуйте будь-які згоди"
Корпоративне управління,Перевірка пошти legal@ та пошти зареєстрованого агента,Початок місяця,2-й робочий день,Юридичний відділ,PDF-скани повідомлень,"Сортування/призначення"
Податки та заробітна плата,Нарахування заробітної плати та перерахування утримань,Кожна виплата заробітної плати,Протягом 2 робочих днів,Кадри/Фінанси,Реєстр заробітної плати та квитанції про перерахування,"Відповідність платіжному періоду"
Податки та заробітна плата,Внесення податків на заробітну плату роботодавця,Призначена послідовність,Відповідно до призначеної дати,Фінанси,Підтвердження депозиту,"Експорт порталу провайдера"
Податки та заробітна плата,Декларація з податку з продажу/ПДВ/GST та оплата,Щомісячний платник,За юрисдикцією,Фінанси,Подана декларація та квитанція про оплату,"Підтримка реєстру юрисдикцій"
Податки та заробітна плата,Перегляд впливу нексусу/ПЕ,Кінець місяця,5-й робочий день,Фінанси/Юридичний відділ,Оновлена матриця нексусу,"Карта чисельності персоналу/підрядників"
Податки та заробітна плата,Позначення витрат, що відповідають критеріям НДДКР,Кінець місяця,5-й робочий день,Фінанси,Знімок робочих документів,"Примітки щодо класифікації витрат"
Працевлаштування,Узгодження чисельності персоналу з HRIS,Початок місяця,3-й робочий день,Кадри,Звіт про чисельність персоналу,"Комплекти прийняття/звільнення повністю готові"
Працевлаштування,Внесення внесків до пенсійного плану,Кожна виплата заробітної плати,Протягом терміну дії плану,Кадри/Фінанси,Підтвердження депозиту,"Уникнення пізніх депозитів"
Працевлаштування,Узгодження рахунків-фактур за пільги,Щомісячний рахунок-фактура,7-й робочий день,Кадри/Фінанси,Рахунок-фактура та оплата,"Відстеження кредитів/відшкодувань"
Працевлаштування,Перевірка завершення навчання,Кінець місяця,7-й робочий день,Кадри,Звіт про навчання,"Планування додаткових занять"
Акції,Збір оформлених документів про надання,Під час видачі грантів,Протягом 30 днів,Кадри/Юридичний відділ,Оформлені документи,"Відстеження будь-яких податкових виборів"
Безпека,Перевірка доступу (виробництво/код/дані/фінанси),Початок місяця,10-й робочий день,Безпека/Інженерія,Експорти доступу та журнал виправлень,"Скасування надання доступу неактивним"
Безпека,Перегляд постачальників/DPA для нових інструментів,Нові постачальники,Протягом 10 днів,Юридичний відділ/Безпека,DPA та примітки про ризики,"Оновлений список субпроцесорів"
Конфіденційність,Перегляд журналу запитів DSR/споживачів,Постійно,Щомісячне резюме,Юридичний відділ/Конфіденційність,Журнал DSR,"Дотримання SLA"
Конфіденційність,Оновлення ROPA/DPIA у разі змін,Під час зміни функцій,Кінець місяця,Конфіденційність/Продукт,Оновлені реєстри,"Посилання на PRD"
ІТ/Резервні копії,Знімок тесту резервного копіювання та відновлення,Щомісяця,10-й робочий день,ІТ,Звіт про тестування,"Включення приміток RTO/RPO"
Фінанси,Закриття книг та узгодження рахунків,Попередній місяць,5-й робочий день,Фінанси,Чекліст закриття та TB,"Блокування періоду"
Фінанси,Запуск стягнення дебіторської заборгованості,Початок місяця,7-й робочий день,Фінанси,Примітки щодо стягнення,"Список найбільших боржників"
Фінанси,Перегляд та затвердження AP/постачальників,2-й тиждень,Щотижнева послідовність,Фінанси,Старіння AP та затвердження,"Визначення незвичайних постачальників"
Фінанси,Визнання доходу та прив'язка MRR/ARR,Кінець місяця,6-й робочий день,Фінанси,Пам'ятка про визнання доходу та прив'язки,"Список контрактів"
Ліцензії,Перевірка календаря ліцензій/дозволів,Початок місяця,5-й робочий день,Юридичний відділ/Операції,Експорт календаря,"Майбутні поновлення"
Інтелектуальна власність,Перевірка товарних знаків та домену,Кінець місяця,7-й робочий день,Юридичний відділ/ІТ,Сповіщення про перегляд та знімок DNS,"Перевірка автоматичного поновлення"
Страхування,Видача COI та журнал претензій,Кінець місяця,7-й робочий день,Операції/Фінанси,COI та примітки про претензії,"Повідомлення перевізникам у разі потреби"
Рада директорів/Інвестори,Щомісячне оновлення для інвесторів,Кінець місяця,5-й робочий день,CEO/Засновник,Оновлення електронною поштою/PDF,"KPI, грошові кошти, найм, запити"
Записи,Архівування доказів у кімнаті даних,Під час закриття завдань,У той самий день,Усі власники,Датовані PDF/експорти,"Використання папок YYYY-MM"

Як впровадити за 30 хвилин 🚀​

1. Створіть проєкт "Щомісячна відповідність" у вашому менеджері завдань, використовуючи розділи вище.
2. Додайте повторювані завдання з чіткими власниками та відносними термінами (наприклад, "3-й робочий день місяця").
3. Після завершення завдань додайте докази безпосередньо та збережіть їх у датованій папці хмарного сховища.
4. Створіть просту електронну таблицю "Реєстр юрисдикцій", перерахувавши кожну державу/країну, де ви працюєте, разом з ідентифікаторами облікових записів, посиланнями на портал, частотою подання документів і термінами сплати.
5. Заплануйте одноразову зустріч зі своїм бухгалтером і юридичним консультантом, щоб переглянути календар і відрегулювати будь-які частоти на основі вашої конкретної ситуації.

Коли ваша компанія змінюється, оновіть календар​

Календар відповідності – це живий документ. Перегляньте та оновіть його, коли ваш бізнес досягає ключових етапів:

• Зростання: Запуск нових лінійок продуктів, розширення на нові території або зміна способу обробки грошових потоків.
• Люди: Значне збільшення чисельності персоналу, наймання підрядників у нових регіонах або зміна вашої моделі працевлаштування.
• Фінанси та операції: Отримання боргу з ковенантами, проходження атестацій SOC або ISO або підписання великих корпоративних клієнтів з конкретними вимогами щодо відповідності.
• Корпоративне управління: Внесення змін до вашого плану участі в акціонерному капіталі, проведення вторинної транзакції або оновлення вашого опціонного пулу.

Висновок: Стійкий щомісячний ритм перетворює відповідність з хаотичної пожежі на передбачуваний, керований процес. Ця дисципліна зберігає додаткові можливості вашої компанії для майбутнього залучення коштів і злиттів і поглинань, а також робить щорічні аудити та звітування безболісними. Тримайте список коротким, докази в порядку, а власників чіткими.