Le calendrier mensuel de conformité juridique du fondateur

Ce guide est une liste de contrôle pratique et agnostique à la juridiction que les fondateurs peuvent exécuter chaque mois pour rester en règle sur le plan juridique. Utilisez-le pour configurer des tâches récurrentes dans votre outil de gestion de projet préféré (comme Notion, Asana ou Jira) et joignez des preuves au fur et à mesure. Il ne remplace pas les conseils juridiques ; vérifiez toujours les détails spécifiques avec votre conseiller juridique et les organismes de réglementation locaux.

Ce simple rythme peut vous éviter de futurs maux de tête, maintenir l'attractivité de votre entreprise pour l'investissement et faciliter la diligence raisonnable.

À qui s'adresse ce guide ?​

Cette liste de contrôle mensuelle est conçue pour les organisations qui sont en croissance mais qui n'ont peut-être pas encore de service juridique interne dédié. Elle est particulièrement utile pour :

• Les startups en phase de démarrage qui naviguent dans les complexités de la gouvernance, de l'emploi et de la fiscalité sans une équipe juridique à temps plein.
• Les entreprises soutenues par du capital-risque qui souhaitent maintenir des dossiers de diligence raisonnable propres et organisés afin d'être prêtes pour la prochaine ronde de financement ou acquisition.
• Les petites et moyennes entreprises (PME) qui vendent des produits ou des services dans différents États ou pays et doivent gérer la conformité multi-juridictionnelle.

Liste de contrôle mensuelle en un coup d'œil ✅​

Copiez ces éléments dans votre outil de gestion des tâches et configurez-les pour qu'ils se reproduisent mensuellement.

Entreprise et gouvernance​

• Examinez toute modification du tableau de capitalisation ; mettez à jour le registre des options et mettez en file d'attente tous les consentements du conseil d'administration nécessaires.
• Analysez les boîtes de réception de votre agent enregistré et de votre adresse e-mail juridique générale (par exemple, "[email protected]") ; traitez immédiatement tout avis ou signification de documents.
• Tenez un registre courant des résolutions et des actions à préparer pour la prochaine réunion du conseil d'administration.

Impôts et paie​

• Exécutez la paie selon le calendrier ; versez toutes les retenues salariales et les impôts patronaux conformément à votre calendrier de dépôt attribué.
• Rapprochez les factures des avantages sociaux des employés ; versez les paiements pour l'assurance maladie, l'assurance vie, l'assurance invalidité, les avantages de transport, etc.
• Déclarez la TVA ou la TPS et versez les taxes perçues si vous avez un calendrier de déclaration mensuel.
• Examinez votre exposition au nexus physique ou économique en suivant l'effectif, les emplacements des sous-traitants, les sources de revenus et le placement des stocks.
• Marquez tous les coûts admissibles aux crédits d'impôt pour la R&D et conservez les documents de travail nécessaires pour les étayer.

Emploi et avantages sociaux​

• Rapprochez votre liste d'effectifs avec votre SIRH (système d'information sur les ressources humaines) ; confirmez que tous les documents de nouvel embauche et de cessation d'emploi sont complets.
• Déposez les cotisations au régime de retraite des employés (par exemple, 401(k)) et tout remboursement de prêt en temps opportun.
• Rapprochez les soldes de congés payés (CP) et assurez-vous de la conformité des heures supplémentaires pour tous les employés non exemptés.
• Suivez les taux d'achèvement de la formation de conformité (par exemple, harcèlement, sécurité) et planifiez des séances de rattrapage pour ceux qui sont en retard.
• Vérifiez que tous les documents d'attribution d'actions sont entièrement exécutés et relancez toutes les signatures en suspens.

Confidentialité, sécurité et données​

• Effectuez des examens d'accès pour les systèmes critiques, y compris les logiciels financiers, les environnements de production, les référentiels de code source, les magasins de données clients et les SIRH.
• Mettez à jour l'analyse d'impact sur la protection des données (AIPD) ou les registres des activités de traitement (RAPT) si le produit ou les flux de données ont changé.
• Enregistrez et clôturez tout incident de sécurité ou de confidentialité ; examinez l'état des demandes de personnes concernées (DPC) ou d'autres demandes de droits des consommateurs.
• Confirmez que les accords de traitement des données (ATD) sont en place et que les listes de sous-traitants sont mises à jour pour tous les nouveaux fournisseurs.
• Capturez des preuves que les sauvegardes réussissent et que des tests de restauration ont été effectués ; résumez l'état des correctifs des systèmes critiques.

Contrôles financiers (clôture conviviale pour l'audit)​

• Rapprochez tous les comptes bancaires et de cartes de crédit ; verrouillez officiellement les livres du mois précédent.
• Évaluez l'ancienneté de vos comptes clients (AR) et de vos comptes fournisseurs (AP), relancez activement les recouvrements et examinez les principales relations avec les fournisseurs et toute dépense inhabituelle.
• Appliquez votre politique de reconnaissance des revenus ; reliez vos revenus mensuels récurrents (MRR) ou vos revenus annuels récurrents (ARR) aux contrats clients.
• Documentez toute transaction entre parties liées et assurez-vous qu'elle dispose des approbations appropriées.
• Actualisez vos prévisions de fonds de roulement financiers sur 6 à 12 mois et vérifiez toute clause restrictive de dettes que vous pourriez avoir.

Produit, marketing et site Web​

• Examinez les récentes allégations marketing pour vous assurer qu'elles sont correctement étayées et qu'elles comprennent toutes les informations requises.
• Vérifiez que vos conditions d'utilisation, votre politique de confidentialité, votre bannière de cookies et vos journaux de consentement sont à jour après toute modification du site Web ou du produit.
• Exécutez des analyses de licences open source sur votre code et mettez à jour tout avis de tiers au besoin.
• Effectuez des vérifications ponctuelles de l'accessibilité sur les versions récentes du produit afin de garantir la conformité aux normes telles que WCAG.

Licences, permis et règles de l'industrie​

• Vérifiez que tous les permis d'exploitation sont à jour et notez les dates limites de renouvellement en suspens.
• Vérifiez s'il existe des tâches liées à des exigences sectorielles spécifiques (par exemple, PCI pour les paiements, HIPAA pour les données de santé, COPPA pour la confidentialité des enfants, MiCA pour les crypto-actifs ou les attestations SOC pour les clients d'entreprise).
• Confirmez que toute modification des mouvements de fonds ou des flux de paiement du marché ne déclenche pas de nouvelles exigences en matière de licences.

PI et marque​

• Surveillez les avis de surveillance des marques de commerce et saisissez tout conflit potentiel ou problème de contrefaçon.
• Confirmez que tous les nouveaux employés et sous-traitants ont signé des accords de cession d'invention.
• Examinez les paramètres de renouvellement automatique des noms de domaine et vérifiez votre posture de sécurité DNS.

Assurance et risques​

• Rapprochez les certificats d'assurance (COI) que vous avez émis aux clients ou aux partenaires.
• Examinez votre journal interne des réclamations et des incidents ; avisez vos assureurs si vos polices l'exigent.
• Ajustez votre couverture d'assurance au besoin pour tenir compte des changements dans l'effectif, les revenus ou les nouveaux minimums contractuels.

Investisseurs et conseil d'administration​

• Envoyez votre mise à jour mensuelle aux investisseurs, y compris les ICP, la position de trésorerie, les points saillants, les risques, les progrès en matière d'embauche et toute demande spécifique.
• Tenez à jour la salle de données du conseil d'administration avec le plus récent ensemble de mesures, les nouveaux contrats clés et la documentation de conformité.

Dossiers et conservation​

• Classez tous les contrats signés, les approbations, les journaux et autres preuves de conformité dans les dossiers corrects et organisés.
• Appliquez votre calendrier de conservation des documents ; placez ou supprimez correctement tout avis de conservation légale sur les documents.

Une cadence mensuelle simple qui fonctionne 🗓️​

Répartir le travail sur le mois évite une course de dernière minute.

• Semaine 1 – Clôture et trésorerie : Concentrez-vous sur la clôture des livres du mois précédent, le rapprochement de tous les comptes et l'actualisation de votre analyse des fonds de roulement. C'est également le moment de traiter la paie, de gérer les versements d'avantages sociaux et de déposer les cotisations de retraite.
• Semaine 2 – Déclarations et paiements : Soumettez toutes les déclarations mensuelles de TVS/TVA/TPS. Envoyez les dépôts d'impôts patronaux selon votre calendrier. Exécutez votre processus de recouvrement des AR et examinez les principaux paiements aux fournisseurs.
• Semaine 3 – Contrôles et sécurité : Cette semaine est consacrée aux vérifications internes. Effectuez vos examens d'accès, examinez les nouveaux fournisseurs, mettez à jour les listes DPA, examinez les journaux d'incidents et confirmez que vos tests de sauvegarde et de restauration ont réussi.
• Semaine 4 – Gouvernance et communications : Compilez le paquet du conseil d'administration et rédigez votre mise à jour mensuelle aux investisseurs. Analysez les boîtes de réception juridiques pour tout nouvel élément, mettez en file d'attente les consentements et les résolutions pour approbation et examinez votre calendrier de licences pour vous préparer au mois à venir.

Propriété basée sur les rôles (conseil RACI)​

Une propriété claire est essentielle. Voici une répartition typique :

• PDG/Fondateur : Responsable de la mise à jour aux investisseurs, de la préparation du conseil d'administration, de la signature des principaux contrats et de la gestion des exceptions à la politique.
• Finances/Contrôleur : Responsable de la clôture financière, des impôts, des déclarations réglementaires, de la gestion des AP/AR, des prévisions de fonds de roulement et de l'archivage des preuves financières.
• Opérations humaines : Gère la paie, l'administration des avantages sociaux, la formation à la conformité, le rapprochement des effectifs et l'acheminement des documents relatifs aux actions.
• Juridique/Conseiller juridique externe : Gère la gouvernance d'entreprise, l'examen des contrats, la gestion de la propriété intellectuelle, les licences et tout litige actif.
• Sécurité/Ingénierie : Effectue des examens d'accès techniques, dirige la réponse aux incidents, effectue des évaluations de la sécurité des fournisseurs et exécute des analyses de logiciels open source.
• Opérations/TI : Gère l'inventaire des appareils, supervise les sauvegardes de données et maintient les procédures opérationnelles standard (POS).

Preuve à saisir chaque mois (ce que demandent les vérificateurs et les acquéreurs) 📂​

Votre futur vous remerciera d'avoir conservé ces dossiers bien rangés :

• Rapprochements bancaires, balance de vérification et liste de contrôle de la clôture de fin de mois.
• Le registre de paie et les confirmations des versements d'impôts et d'avantages sociaux.
• Copies des déclarations de TVS/TVA déposées et de leurs reçus de paiement.
• Captures d'écran ou exportations des examens d'accès et notes sur toute mesure de correction prise.
• Journaux des DSR et des incidents de sécurité, avec preuve de leur clôture.
• Contrats entièrement exécutés, consentements du conseil d'administration et registres d'options mis à jour.
• Rapports d'achèvement de la formation et accusés de réception de la politique des employés signés.
• Copies des COI émises, de tout avis de réclamation et des communications avec les courtiers d'assurance.

Notes sur la juridiction (modèle, pas conseil)​

Les détails de conformité varient selon l'emplacement, mais certains modèles sont courants :

• Impôts sur la paie : Votre calendrier de dépôt (par exemple, mensuel ou bihebdomadaire aux États-Unis) dépend généralement de votre passif fiscal historique. Votre fournisseur de services de paie vous informera de la fréquence requise, mais vous devez tout de même confirmer les dépôts chaque mois.
• TVS/TVA/TPS : La fréquence de dépôt est souvent basée sur le volume des ventes. Les nouveaux vendeurs peuvent commencer par des dépôts mensuels et peuvent ensuite passer à des dépôts trimestriels ou annuels au fur et à mesure que leur entreprise change. Tenez un registre simple du portail, de l'identifiant fiscal, de la fréquence de dépôt et des dates d'échéance de chaque juridiction.
• Régimes de retraite : Les cotisations des employés doivent être déposées dès que cela est administrativement possible après la date de paie. Ne conservez pas ces fonds.
• Données et confidentialité : Si vous publiez de nouvelles fonctionnalités de produit qui modifient la façon dont vous collectez ou traitez les données personnelles, vous devez mettre à jour vos registres de traitement (ROPA) et vos divulgations publiques (comme votre politique de confidentialité) au cours du même mois.
• Actions : Les employés qui font des choix fiscaux spéciaux (comme un choix 83(b) aux États-Unis) ont souvent des délais très stricts (par exemple, 30 jours à compter de la date d'attribution). Effectuez une analyse mensuelle pour vous assurer que tous les récents bénéficiaires ont été informés de ces délais.

Pièges courants (et correctifs rapides) ⚠️​

• Pièges de renouvellement automatique : Oublier d'annuler un contrat important à temps.
  • Correctif : Suivez les fenêtres d'avis de renouvellement et de résiliation pour tous les fournisseurs clés. Définissez des rappels de calendrier 45 à 60 jours avant la date limite de l'avis.
• Portails non attribués : La seule personne ayant le nom d'utilisateur et le mot de passe d'un portail fiscal gouvernemental quitte l'entreprise.
  • Correctif : Centralisez tous les noms d'utilisateur et mots de passe des portails des organismes de réglementation et les appareils/applications d'authentification multifactorielle (MFA) dans un système partagé et sécurisé (comme un gestionnaire de mots de passe d'entreprise). Évitez les dépendances à une seule personne.
• Outils parallèles : Une équipe commence à utiliser un nouvel outil SaaS sans examen de sécurité ou juridique.
  • Correctif : Mettez en œuvre un processus simple d'intégration des fournisseurs qui exige un examen de tout nouvel outil qui touchera les données des clients ou des employés.
• Preuves lâches : Enregistrer les preuves de conformité dans des dossiers aléatoires ou des lecteurs personnels.
  • Correctif : Stockez les preuves (PDF, captures d'écran, exportations) directement dans la tâche associée de votre outil de gestion de projet et dans une structure de dossiers clairement nommée et datée (par exemple, Conformité/2025/2025-08/).
• Accès progressif : D'anciens employés ou sous-traitants ont toujours accès aux systèmes.
  • Correctif : Appliquez le principe du moindre privilège. Dans le cadre de votre examen d'accès mensuel, prenez l'habitude de désactiver immédiatement tous les comptes dormants.

Modèle : Liste de contrôle de conformité mensuelle (CSV)​

Copiez le texte ci-dessous dans un fichier texte, enregistrez-le sous le nom compliance.csv et importez-le dans votre feuille de calcul ou votre outil de gestion de projet préféré pour commencer.

Code snippet

Domaine,Tâche,Déclencheur,Date d'échéance relative,Propriétaire,Preuve,Notes
Entreprise,Examiner le tableau de capitalisation et le registre des options,Début du mois,Jour ouvrable 3,Juridique/Finances,Exportation du registre mis à jour,"Mettre en file d'attente tous les consentements"
Entreprise,Analyser legal@ et le courrier de l'agent enregistré,Début du mois,Jour ouvrable 2,Juridique,Numérisations PDF des avis,"Triage/attribuer"
Impôts et paie,Exécuter la paie et verser les retenues,Chaque paie,Dans les 2 jours ouvrables,Opérations humaines/Finances,Registre de paie et reçus de versement,"Correspondance de la période de paie"
Impôts et paie,Déposer les impôts patronaux sur la paie,Cadence attribuée,Par date d'échéance attribuée,Finances,Confirmations de dépôt,"Exportation du portail du fournisseur"
Impôts et paie,Déclaration et paiement de TVS/TVA/TPS,Déclarant mensuel,Par juridiction,Finances,Déclaration déposée et reçu de paiement,"Tenir à jour le registre des juridictions"
Impôts et paie,Examiner l'exposition au nexus/PE,Fin du mois,Jour ouvrable 5,Finances/Juridique,Matrice de nexus mise à jour,"Carte des effectifs/sous-traitants"
Impôts et paie,Marquer les coûts admissibles à la R&D,Fin du mois,Jour ouvrable 5,Finances,Instantané du document de travail,"Notes de classification des coûts"
Emploi,Rapprocher l'effectif par rapport au SIRH,Début du mois,Jour ouvrable 3,Opérations humaines,Rapport sur l'effectif,"Dossiers des nouvelles embauches/cessations d'emploi terminés"
Emploi,Déposer les cotisations au régime de retraite,Chaque paie,Dans le délai du régime,Opérations humaines/Finances,Confirmations de dépôt,"Éviter les dépôts tardifs"
Emploi,Rapprocher les factures d'avantages sociaux,Facture mensuelle,Jour ouvrable 7,Opérations humaines/Finances,Facture et paiement,"Crédits/remboursements suivis"
Emploi,Analyse de l'achèvement de la formation,Fin du mois,Jour ouvrable 7,Opérations humaines,Rapport de formation,"Planifier des séances de rattrapage"
Actions,Recueillir les documents d'attribution d'actions exécutés,Lors de l'attribution d'actions,Dans les 30 jours,Opérations humaines/Juridique,Documents exécutés,"Suivre tout choix fiscal"
Sécurité,Examens d'accès (prod/code/données/finances),Début du mois,Jour ouvrable 10,Sécurité/Ingénierie,Exportations d'accès et journal de correction,"Désactiver les comptes dormants"
Sécurité,Examen des fournisseurs/DPA pour les nouveaux outils,Nouveaux fournisseurs,Dans les 10 jours,Juridique/Sécurité,DPA et notes de risque,"Liste des sous-traitants mise à jour"
Confidentialité,Examen du journal des demandes DSR/consommateurs,En cours,Résumé mensuel,Juridique/Confidentialité,Journal DSR,"Conformité aux SLA"
Confidentialité,Mettre à jour ROPA/DPIA si modifié,Lorsque les fonctionnalités changent,Fin du mois,Confidentialité/Produit,Registres mis à jour,"Lien vers les PRD"
TI/Sauvegardes,Instantané du test de sauvegarde et de restauration,Mensuel,Jour ouvrable 10,TI,Rapport de test,"Inclure les notes RTO/RPO"
Finances,Clôturer les livres et rapprocher les comptes,Mois précédent,Jour ouvrable 5,Finances,Liste de contrôle de clôture et TB,"Période de verrouillage"
Finances,Exécution du recouvrement des AR,Début du mois,Jour ouvrable 7,Finances,Notes de recouvrement,"Liste des principaux délinquants"
Finances,Examen et approbations des AP/fournisseurs,Semaine 2,Cadence hebdomadaire,Finances,Vieillissement et approbations des AP,"Repérer les fournisseurs inhabituels"
Finances,Reconnaissance des revenus et lien MRR/ARR,Fin du mois,Jour ouvrable 6,Finances,Note de service et liens de reconnaissance des revenus,"Liste des contrats"
Licences,Analyse du calendrier des licences/permis,Début du mois,Jour ouvrable 5,Juridique/Opérations,Exportation du calendrier,"Renouvellements à venir"
PI,Surveillance des marques de commerce et examen du domaine,Fin du mois,Jour ouvrable 7,Juridique/TI,Avis de surveillance et instantané DNS,"Vérification du renouvellement automatique"
Assurance,Émission de COI et journal des réclamations,Fin du mois,Jour ouvrable 7,Opérations/Finances,COI et notes de réclamations,"Aviser les assureurs au besoin"
Conseil/Investisseurs,Mise à jour mensuelle aux investisseurs,Fin du mois,Jour ouvrable 5,PDG/Fondateur,Courriel/PDF de mise à jour,"ICP, trésorerie, embauche, demandes"
Dossiers,Archiver les preuves dans la salle de données,À la clôture des tâches,Le jour même,Tous les propriétaires,PDF/exportations datés,"Utiliser les dossiers AAAA-MM"

Comment mettre en œuvre en 30 minutes 🚀​

1. Créez un projet "Conformité mensuelle" dans votre gestionnaire de tâches en utilisant les sections ci-dessus.
2. Ajoutez des tâches récurrentes avec des propriétaires clairs et des dates d'échéance relatives (par exemple, "3e jour ouvrable du mois").
3. Au fur et à mesure que vous terminez les tâches, joignez les preuves directement et enregistrez-les également dans un dossier de stockage en nuage daté.
4. Créez une simple feuille de calcul "Registre des juridictions" énumérant chaque État/pays où vous exercez vos activités, ainsi que les identifiants de compte, les liens vers les portails, les fréquences de dépôt et les dates d'échéance.
5. Planifiez une réunion unique avec votre comptable et votre conseiller juridique pour examiner le calendrier et ajuster toutes les fréquences en fonction de votre situation particulière.

Lorsque votre entreprise change, mettez à jour le calendrier​

Un calendrier de conformité est un document évolutif. Revoyez-le et mettez-le à jour lorsque votre entreprise franchit des étapes clés :

• Croissance : Lancement de nouvelles gammes de produits, expansion dans de nouvelles zones géographiques ou modification de la façon dont vous gérez les flux de trésorerie.
• Personnel : Croissance importante de l'effectif, embauche de sous-traitants dans de nouvelles régions ou modification de votre modèle d'emploi.
• Finances et opérations : Contracter des dettes avec des clauses restrictives, subir des attestations SOC ou ISO ou signer de gros clients d'entreprise avec des exigences de conformité spécifiques.
• Entreprise : Apporter des modifications à votre régime d'actions, effectuer une transaction secondaire ou actualiser votre réserve d'options.

En résumé : Un rythme mensuel régulier transforme la conformité d'un exercice chaotique en un processus prévisible et gérable. Cette discipline préserve l'optionnalité de votre entreprise pour de futures collectes de fonds et fusions-acquisitions, et elle rend les audits et les rapports de fin d'année indolores. Gardez la liste courte, les preuves bien rangées et les propriétaires clairs.