El Calendario Mensual de Cumplimiento Legal para Fundadores

Esta guía es una lista de verificación práctica y agnóstica a la jurisdicción que los fundadores pueden ejecutar cada mes para mantenerse legalmente organizados. Úsela para configurar tareas recurrentes en su herramienta de gestión de proyectos favorita (como Notion, Asana o Jira) y adjunte evidencia a medida que avanza. No sustituye el asesoramiento legal; siempre confirme los detalles con su asesor y los reguladores locales.

Este ritmo simple puede evitarle futuros dolores de cabeza, mantener su empresa atractiva para la inversión y facilitar la debida diligencia.

¿Quién Debería Usar Esta Guía?​

Esta lista de verificación mensual está diseñada para organizaciones que están creciendo pero que aún no tienen un departamento legal interno dedicado. Es particularmente útil para:

• Startups en etapa inicial que navegan por las complejidades de la gobernanza, el empleo y los impuestos sin un equipo legal a tiempo completo.
• Empresas respaldadas por capital de riesgo que desean mantener carpetas de diligencia limpias y organizadas para estar listas para la próxima ronda de financiación o adquisición.
• Pequeñas y medianas empresas (PYMES) que venden productos o servicios en diferentes estados o países y necesitan gestionar el cumplimiento multi jurisdiccional.

Lista de Verificación Mensual De Un Vistazo ✅​

Copie estos elementos en su herramienta de gestión de tareas y configúrelos para que se repitan mensualmente.

Corporativo y Gobernanza​

• Revise cualquier cambio en la tabla de capitalización; actualice el libro mayor de opciones y ponga en cola cualquier consentimiento necesario de la junta directiva.
• Revise las bandejas de entrada de su agente registrado y su correo electrónico legal general (por ejemplo, "[email protected]"); clasifique cualquier notificación o documento de notificación de proceso de inmediato.
• Mantenga un registro continuo de resoluciones y acciones para prepararse para la próxima reunión de la junta directiva.

Impuestos y Nómina​

• Ejecute la nómina según lo programado; remita todas las retenciones de los empleados e impuestos del empleador de acuerdo con su calendario de depósito asignado.
• Concilie las facturas de beneficios para empleados; remita los pagos de salud, vida, discapacidad, beneficios para viajeros, etc.
• Presente las declaraciones de impuestos sobre las ventas, el IVA o el GST y remita los impuestos recaudados si tiene un calendario de presentación mensual.
• Revise su exposición física o económica mediante el seguimiento del número de empleados, la ubicación de los contratistas, las fuentes de ingresos y la ubicación del inventario.
• Etiquete cualquier costo elegible para créditos fiscales de I+D y mantenga los documentos de trabajo necesarios para respaldarlos.

Empleo y Beneficios​

• Concilie su lista de personal con su HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos); confirme que toda la documentación de contratación y cese de empleo esté completa.
• Deposite las contribuciones al plan de jubilación de los empleados (por ejemplo, 401(k)) y cualquier reembolso de préstamo de manera oportuna.
• Concilie los saldos de tiempo libre pagado (PTO) y garantice el cumplimiento de las horas extras para todos los empleados no exentos.
• Realice un seguimiento de las tasas de finalización de la capacitación en cumplimiento (por ejemplo, acoso, seguridad) y programe sesiones de recuperación para aquellos que estén atrasados.
• Verifique que toda la documentación de la concesión de acciones esté completamente ejecutada y persiga cualquier firma pendiente.

Privacidad, Seguridad y Datos​

• Realice revisiones de acceso para sistemas críticos, incluido el software financiero, los entornos de producción, los repositorios de código fuente, los almacenes de datos de clientes y el HRIS.
• Actualice la Evaluación de Impacto de Protección de Datos (DPIA) o los Registros de Actividades de Procesamiento (ROPA) si el producto o los flujos de datos han cambiado.
• Registre y cierre cualquier incidente de seguridad o privacidad; revise el estado de las Solicitudes de Sujetos de Datos (DSR) u otras solicitudes de derechos del consumidor.
• Confirme que los Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPA) estén vigentes y que las listas de sub-procesadores estén actualizadas para cualquier nuevo proveedor.
• Capture evidencia de que las copias de seguridad están teniendo éxito y que se han realizado pruebas de restauración; resuma el estado de los parches de los sistemas críticos.

Controles Financieros (Cierre Amigable Para La Auditoría)​

• Concilie todas las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito; bloquee formalmente los libros del mes anterior.
• Antigüedad de sus cuentas por cobrar (AR) y cuentas por pagar (AP), persiga activamente las cobranzas y revise las principales relaciones con los proveedores y cualquier gasto inusual.
• Aplique su política de reconocimiento de ingresos; vincule sus ingresos recurrentes mensuales (MRR) o ingresos recurrentes anuales (ARR) a los contratos de los clientes.
• Documente cualquier transacción con partes relacionadas y asegúrese de que tengan las aprobaciones adecuadas.
• Actualice su pronóstico de flujo de caja financiero de 6 a 12 meses y verifique cualquier compromiso de deuda que pueda tener.

Producto, Marketing y Sitio Web​

• Revise las afirmaciones de marketing recientes para asegurarse de que estén debidamente fundamentadas e incluyan las divulgaciones requeridas.
• Verifique que sus Términos de Servicio, Política de Privacidad, banner de cookies y registros de consentimiento estén actualizados después de cualquier cambio en el sitio web o el producto.
• Ejecute análisis de licencias de código abierto en su base de código y actualice cualquier aviso de terceros según sea necesario.
• Realice comprobaciones puntuales de accesibilidad en las versiones de productos recientes para garantizar el cumplimiento de estándares como WCAG.

Licencias, Permisos y Normas de La Industria​

• Verifique que todas las licencias comerciales estén vigentes y tome nota de cualquier fecha límite de renovación pendiente.
• Verifique si hay tareas relacionadas con requisitos específicos del sector (por ejemplo, PCI para pagos, HIPAA para datos de salud, COPPA para la privacidad de los niños, MiCA para criptoactivos o certificaciones SOC para clientes empresariales).
• Confirme que cualquier cambio en el movimiento de dinero o los flujos de pago del mercado no active nuevos requisitos de licencia.

PI y Marca​

• Supervise los avisos de vigilancia de marcas registradas y capture cualquier posible conflicto o problema de infracción.
• Confirme que todos los nuevos empleados y contratistas hayan firmado acuerdos de cesión de invenciones.
• Revise la configuración de renovación automática de nombres de dominio y verifique su postura de seguridad DNS.

Seguros y Riesgos​

• Concilie los certificados de seguro (COI) que ha emitido a clientes o socios.
• Revise sus reclamos internos y el registro de incidentes; notifique a sus aseguradoras si lo requieren sus pólizas.
• Ajuste su cobertura de seguro según sea necesario para tener en cuenta los cambios en el número de empleados, los ingresos o los nuevos mínimos contractuales.

Inversor y Junta Directiva​

• Envíe su actualización mensual a los inversores, incluidos los KPI, la posición de caja, los aspectos más destacados, los riesgos, el progreso de la contratación y cualquier solicitud específica.
• Mantenga la sala de datos de la junta directiva con el paquete de métricas más reciente, los nuevos contratos clave y la documentación de cumplimiento.

Registros y Retención​

• Archive todos los contratos firmados, aprobaciones, registros y otra evidencia de cumplimiento en las carpetas correctas y organizadas.
• Aplique su programa de retención de documentos; coloque o elimine correctamente cualquier retención legal en los documentos.

Una Cadencia Mensual Simple Que Funciona 🗓️​

Distribuir el trabajo a lo largo del mes evita una lucha de última hora.

• Semana 1 – Cierre y Efectivo: Concéntrese en cerrar los libros del mes anterior, conciliar todas las cuentas y actualizar su análisis de flujo de caja. Este es también el momento de ejecutar la nómina, gestionar las remesas de beneficios y depositar las contribuciones para la jubilación.
• Semana 2 – Presentaciones y Pagos: Envíe cualquier declaración mensual de ventas/IVA/GST. Envíe los depósitos de impuestos del empleador de acuerdo con su programa. Ejecute su proceso de cobranza de AR y revise los principales pagos a proveedores.
• Semana 3 – Controles y Seguridad: Esta semana es para controles internos. Realice sus revisiones de acceso, investigue a los nuevos proveedores, actualice las listas de DPA, revise los registros de incidentes y confirme que sus pruebas de copia de seguridad y restauración fueron exitosas.
• Semana 4 – Gobernanza y Comunicaciones: Compile el paquete de la junta directiva y redacte su actualización mensual para los inversores. Revise las bandejas de entrada legales para detectar elementos nuevos, ponga en cola los consentimientos y resoluciones para su aprobación y revise su calendario de licencias para prepararse para el próximo mes.

Propiedad Basada En Roles (Sugerencia RACI)​

La propiedad clara es clave. Aquí hay un desglose típico:

• CEO/Fundador: Responsable de la actualización del inversor, la preparación de la junta directiva, la firma de contratos importantes y el manejo de excepciones de políticas.
• Finanzas/Contralor: Posee el cierre financiero, los impuestos, las presentaciones regulatorias, la gestión de AP/AR, la previsión de flujo de caja y el archivo de evidencia financiera.
• Operaciones de Personal: Gestiona la nómina, la administración de beneficios, la capacitación en cumplimiento, la conciliación del número de empleados y el enrutamiento de la documentación de acciones.
• Asesor Legal/Externo: Gestiona la gobernanza corporativa, la revisión de contratos, la gestión de PI, las licencias y cualquier disputa activa.
• Seguridad/Ingeniería: Realiza revisiones técnicas de acceso, lidera la respuesta a incidentes, realiza evaluaciones de seguridad de proveedores y ejecuta análisis de software de código abierto.
• Operaciones/IT: Gestiona el inventario de dispositivos, supervisa las copias de seguridad de datos y mantiene los procedimientos operativos estándar (SOP).

Evidencia Para Capturar Cada Mes (Lo Que Piden Los Auditores y Adquirentes) 📂​

Su yo futuro le agradecerá que mantenga estos registros ordenados:

• Conciliaciones bancarias, balance de prueba y la lista de verificación de cierre de fin de mes.
• El registro de nómina y las confirmaciones de las remesas de impuestos y beneficios.
• Copias de las declaraciones de ventas/IVA presentadas y sus recibos de pago.
• Capturas de pantalla o exportaciones de revisiones de acceso y notas sobre cualquier acción de remediación tomada.
• Registros de DSR e incidentes de seguridad, con evidencia de su cierre.
• Contratos completamente ejecutados, consentimientos de la junta directiva y libros mayores de opciones actualizados.
• Informes de finalización de la capacitación y reconocimientos de políticas de empleados firmados.
• Copias de los COI emitidos, cualquier aviso de reclamo y comunicaciones con los corredores de seguros.

Notas de Jurisdicción (Patrón, No Asesoramiento)​

Los detalles de cumplimiento varían según la ubicación, pero algunos patrones son comunes:

• Impuestos Sobre La Nómina: Su calendario de depósito (por ejemplo, mensual o quincenal en los EE. UU.) generalmente depende de su obligación tributaria histórica. Su proveedor de nómina le informará de la frecuencia requerida, pero aún debe confirmar los depósitos cada mes.
• Ventas/IVA/GST: La frecuencia de presentación a menudo se basa en el volumen de ventas. Los nuevos vendedores podrían comenzar con presentaciones mensuales y luego pueden cambiar a trimestrales o anuales a medida que cambian sus negocios. Mantenga un registro simple del portal, el ID de impuestos, la frecuencia de presentación y las fechas de vencimiento de cada jurisdicción.
• Planes de Jubilación: Las contribuciones de los empleados deben depositarse tan pronto como sea administrativamente factible después de la fecha de la nómina. No retenga estos fondos.
• Datos y Privacidad: Si publica nuevas características del producto que cambian la forma en que recopila o procesa datos personales, debe actualizar sus registros de procesamiento (ROPA) y las divulgaciones públicas (como su Política de Privacidad) en el mismo mes.
• Acciones: Los empleados que realizan elecciones fiscales especiales (como una elección 83(b) en los EE. UU.) a menudo tienen plazos muy estrictos (por ejemplo, 30 días a partir de la fecha de la concesión). Ejecute una revisión mensual para asegurarse de que a todos los beneficiarios recientes se les haya recordado estos plazos.

Trampas Comunes (y Soluciones Rápidas) ⚠️​

• Trampas de Renovación Automática: Olvidar cancelar un contrato importante a tiempo.
  • Solución: Realice un seguimiento de las ventanas de renovación y aviso de rescisión para todos los proveedores clave. Establezca recordatorios de calendario 45 a 60 días antes de la fecha límite del aviso.
• Portales No Propios: La única persona con el inicio de sesión en un portal de impuestos del gobierno deja la empresa.
  • Solución: Centralice todos los inicios de sesión del portal del regulador y los dispositivos/aplicaciones de autenticación multifactor (MFA) en un sistema seguro y compartido (como un administrador de contraseñas comerciales). Evite las dependencias de una sola persona.
• Herramientas En La Sombra: Un equipo comienza a usar una nueva herramienta SaaS sin seguridad o revisión legal.
  • Solución: Implemente un proceso simple de admisión de proveedores que requiera una revisión para cualquier nueva herramienta que toque los datos de clientes o empleados.
• Evidencia Suelta: Guardar la prueba de cumplimiento en carpetas aleatorias o unidades personales.
  • Solución: Almacene la evidencia (PDF, capturas de pantalla, exportaciones) directamente en la tarea asociada en su herramienta de gestión de proyectos y en una estructura de carpetas claramente nombrada y fechada (por ejemplo, Cumplimiento/2025/2025-08/).
• Acceso Creciente: Ex empleados o contratistas que aún tienen acceso a los sistemas.
  • Solución: Aplique el principio del mínimo privilegio. Como parte de su revisión de acceso mensual, conviértalo en un hábito de desaprovisionar todas las cuentas inactivas de inmediato.

Plantilla: Lista de Verificación de Cumplimiento Mensual (CSV)​

Copie el texto a continuación en un archivo de texto, guárdelo como compliance.csv e impórtelo en su hoja de cálculo o herramienta de gestión de proyectos favorita para comenzar.

Code snippet

Area,Task,Trigger,Relative Due,Owner,Evidence,Notes
Corporate,Review cap table & option ledger,Month start,Business Day 3,Legal/Finance,Updated ledger export,"Queue any consents"
Corporate,Sweep legal@ and registered agent mail,Month start,Business Day 2,Legal,PDF scans of notices,"Triage/assign"
Tax & Payroll,Run payroll & remit withholdings,Each payroll,Within 2 business days,People Ops/Finance,Payroll register & remittance receipts,"Match pay period"
Tax & Payroll,Deposit employer payroll taxes,Assigned cadence,Per assigned due date,Finance,Deposit confirmations,"Provider portal export"
Tax & Payroll,Sales/VAT/GST return & payment,Monthly filer,Per jurisdiction,Finance,Filed return & payment receipt,"Maintain jurisdiction register"
Tax & Payroll,Review nexus/PE exposure,Month end,Business Day 5,Finance/Legal,Updated nexus matrix,"Headcount/contractor map"
Tax & Payroll,Tag R&D-eligible costs,Month end,Business Day 5,Finance,Workpaper snapshot,"Cost classification notes"
Employment,Reconcile headcount vs HRIS,Month start,Business Day 3,People Ops,Headcount report,"New hire/term packets complete"
Employment,Deposit retirement plan contributions,Each payroll,Within plan timeframe,People Ops/Finance,Deposit confirmations,"Avoid late deposits"
Employment,Reconcile benefits invoices,Monthly invoice,Business Day 7,People Ops/Finance,Invoice & payment,"Credits/refunds tracked"
Employment,Training completion sweep,Month end,Business Day 7,People Ops,Training report,"Schedule make-ups"
Equity,Collect executed grant paperwork,When grants issued,Within 30 days,People Ops/Legal,Executed docs,"Track any tax elections"
Security,Access reviews (prod/code/data/finance),Month start,Business Day 10,Security/Eng,Access exports & remediation log,"Deprovision dormant"
Security,Vendor/DPA review for new tools,New vendors,Within 10 days,Legal/Security,DPA & risk notes,"Sub-processor list updated"
Privacy,DSR/consumer requests log review,Ongoing,Monthly summary,Legal/Privacy,DSR log,"SLA compliance"
Privacy,Update ROPA/DPIA if changed,When features change,Month end,Privacy/Product,Updated registers,"Link to PRDs"
IT/Backups,Backup & restore test snapshot,Monthly,Business Day 10,IT,Test report,"Include RTO/RPO notes"
Finance,Close books & reconcile accounts,Prior month,Business Day 5,Finance,Close checklist & TB,"Lock period"
Finance,AR collections run,Month start,Business Day 7,Finance,Collections notes,"Top delinquent list"
Finance,AP/vendor review & approvals,Week 2,Weekly cadence,Finance,AP aging & approvals,"Spot unusual vendors"
Finance,Revenue recognition & MRR/ARR tie,Month end,Business Day 6,Finance,Rev rec memo & ties,"Contract list"
Licenses,License/permit calendar sweep,Month start,Business Day 5,Legal/Ops,Calendar export,"Upcoming renewals"
IP,Trademark watch & domain review,Month end,Business Day 7,Legal/IT,Watch notices & DNS snapshot,"Auto-renew check"
Insurance,COI issuance & claims log,Month end,Business Day 7,Ops/Finance,COIs & claims notes,"Notify carriers if needed"
Board/Investors,Monthly update to investors,Month end,Business Day 5,CEO/Founder,Update email/PDF,"KPIs, cash, hiring, asks"
Records,Archive evidence to data room,As tasks close,Same day,All owners,Dated PDFs/exports,"Use YYYY-MM folders"

Cómo Implementar en 30 Minutos 🚀​

1. Cree un proyecto de "Cumplimiento Mensual" en su administrador de tareas utilizando las secciones anteriores.
2. Agregue tareas recurrentes con propietarios claros y fechas de vencimiento relativas (por ejemplo, "3er día hábil del mes").
3. A medida que complete las tareas, adjunte la evidencia directamente y también guárdela en una carpeta de almacenamiento en la nube con fecha.
4. Cree una hoja de cálculo simple de "Registro de Jurisdicción" que enumere cada estado/país donde opera, junto con los ID de cuenta, los enlaces del portal, las frecuencias de presentación y las fechas de vencimiento.
5. Programe una reunión única con su contador y asesor legal para revisar el calendario y ajustar cualquier frecuencia según su situación específica.

Cuando Su Empresa Cambie, Actualice el Calendario​

Un calendario de cumplimiento es un documento vivo. Revíselo y actualícelo cuando su empresa alcance hitos clave:

• Crecimiento: Lanzamiento de nuevas líneas de productos, expansión a nuevas geografías o cambio en la forma en que maneja los flujos de dinero.
• Personas: Crecimiento significativo del número de empleados, contratación de contratistas en nuevas regiones o cambio de su modelo de empleo.
• Finanzas y Operaciones: Contratación de deuda con compromisos, sometimiento a certificaciones SOC o ISO, o firma de grandes clientes empresariales con requisitos de cumplimiento específicos.
• Corporativo: Realizar cambios en su plan de acciones, realizar una transacción secundaria o actualizar su reserva de opciones.

En resumen: Un ritmo mensual constante transforma el cumplimiento de un simulacro de incendio caótico en un proceso predecible y manejable. Esta disciplina preserva la opcionalidad de su empresa para futuras recaudaciones de fondos y fusiones y adquisiciones, y facilita las auditorías e informes de fin de año. Mantenga la lista corta, la evidencia ordenada y los propietarios claros.