Ежемесячный календарь юридической комплаенс-отчетности для основателей

Это руководство – практичный, не зависящий от юрисдикции чек-лист, который основатели могут использовать каждый месяц, чтобы оставаться юридически аккуратными. Используйте его для настройки повторяющихся задач в вашем любимом инструменте управления проектами (например, Notion, Asana или Jira) и прикрепляйте доказательства по мере выполнения. Это не замена юридической консультации; всегда уточняйте детали у своего юрисконсульта и местных регулирующих органов.

Этот простой ритм может избавить вас от будущих головных болей, сохранить привлекательность вашей компании для инвестиций и облегчить due diligence.

Кому Следует Использовать Это Руководство?​

Этот ежемесячный чек-лист предназначен для организаций, которые растут, но еще не имеют собственного юридического отдела. Он особенно полезен для:

• Стартапов на ранней стадии, сталкивающихся со сложностями управления, трудоустройства и налогообложения без штатной юридической команды.
• Компаний, финансируемых венчурным капиталом, которые хотят поддерживать чистые, организованные папки due diligence, чтобы быть готовыми к следующему раунду финансирования или приобретению.
• Малых и средних предприятий (МСП), которые продают продукты или услуги в разных штатах или странах и нуждаются в управлении многоюрисдикционной комплаенс-отчетностью.

Краткий Ежемесячный Чек-Лист ✅​

Скопируйте эти пункты в свой инструмент управления задачами и настройте их на ежемесячное повторение.

Корпоративное управление​

• Просматривайте любые изменения в таблице капитализации; обновляйте реестр опционов и подготавливайте необходимые согласия совета директоров.
• Проверяйте входящие сообщения для вашего зарегистрированного агента и вашей общей юридической электронной почты (например, "[email protected]"); немедленно сортируйте любые уведомления или документы о вручении судебных повесток.
• Ведите текущий реестр резолюций и действий для подготовки к следующему заседанию совета директоров.

Налоги и заработная плата​

• Регулярно начисляйте заработную плату; перечисляйте все удержания с работников и налоги работодателя в соответствии с установленным графиком.
• Согласовывайте счета на льготы для сотрудников; перечисляйте платежи за медицинское страхование, страхование жизни, страхование по инвалидности, компенсации за проезд и т. д.
• Подавайте декларации по налогу с продаж, НДС или GST и перечисляйте собранные налоги, если вы находитесь на ежемесячном графике подачи.
• Оценивайте свою физическую или экономическую связь, отслеживая численность персонала, местоположение подрядчиков, источники дохода и размещение запасов.
• Помечайте любые затраты, подлежащие налоговым кредитам на НИОКР, и ведите необходимые рабочие документы для их подтверждения.

Трудоустройство и льготы​

• Согласовывайте список сотрудников с вашей HRIS (информационной системой управления персоналом); подтвердите, что все документы о приеме на работу и увольнении заполнены.
• Своевременно вносите взносы в пенсионный план сотрудников (например, 401(k)) и любые выплаты по кредитам.
• Согласовывайте остатки оплачиваемого отпуска (PTO) и обеспечьте соблюдение требований по сверхурочной работе для всех сотрудников, не освобожденных от этих требований.
• Отслеживайте показатели завершения обучения по вопросам соответствия требованиям (например, по вопросам преследований, безопасности) и планируйте дополнительные занятия для тех, кто отстает.
• Убедитесь, что все документы на предоставление акций полностью оформлены, и запросите все недостающие подписи.

Конфиденциальность, безопасность и данные​

• Проводите проверки доступа к критически важным системам, включая финансовое программное обеспечение, производственные среды, репозитории исходного кода, хранилища данных клиентов и HRIS.
• Обновляйте регистры оценки воздействия на защиту данных (DPIA) или записи о деятельности по обработке (ROPA), если продукт или потоки данных изменились.
• Регистрируйте и закрывайте любые инциденты безопасности или конфиденциальности; просматривайте статус запросов субъектов данных (DSR) или других запросов, связанных с правами потребителей.
• Убедитесь, что соглашения об обработке данных (DPA) действуют, а списки субпроцессоров обновлены для всех новых поставщиков.
• Создавайте моментальные снимки доказательств успешного резервного копирования и выполнения тестов восстановления; обобщайте статус исправления критически важных систем.

Финансовый контроль (дружественное к аудиту закрытие)​

• Согласовывайте все банковские счета и счета кредитных карт; официально закрывайте книги за предыдущий месяц.
• Определяйте сроки дебиторской задолженности (AR) и кредиторской задолженности (AP), активно занимайтесь взысканием долгов и просматривайте отношения с основными поставщиками, а также любые необычные расходы.
• Применяйте свою политику признания доходов; связывайте свою ежемесячную регулярную выручку (MRR) или годовую регулярную выручку (ARR) с договорами с клиентами.
• Документируйте любые операции со связанными сторонами и убедитесь, что они имеют надлежащие одобрения.
• Обновите свой прогноз финансовой устойчивости на 6–12 месяцев и проверьте любые ковенанты по долгу, которые у вас могут быть.

Продукт, маркетинг и веб-сайт​

• Просматривайте последние маркетинговые заявления, чтобы убедиться, что они должным образом обоснованы и содержат все необходимые раскрытия информации.
• Убедитесь, что ваши Условия обслуживания, Политика конфиденциальности, баннер cookie-файлов и журналы согласия обновлены после любых изменений на веб-сайте или в продукте.
• Запускайте сканирование лицензий с открытым исходным кодом в вашей кодовой базе и обновляйте любые уведомления третьих лиц по мере необходимости.
• Выполняйте выборочные проверки доступности последних версий продуктов, чтобы обеспечить соответствие таким стандартам, как WCAG.

Лицензии, разрешения и отраслевые правила​

• Убедитесь, что все бизнес-лицензии действительны, и отметьте любые предстоящие сроки продления.
• Проверяйте наличие каких-либо задач, связанных с отраслевыми требованиями (например, PCI для платежей, HIPAA для данных о здоровье, COPPA для конфиденциальности детей, MiCA для криптоактивов или аттестации SOC для корпоративных клиентов).
• Убедитесь, что любые изменения в движении денежных средств или потоках платежей на рынке не вызывают новых требований к лицензированию.

Интеллектуальная собственность и бренд​

• Отслеживайте уведомления о контроле товарных знаков и фиксируйте любые потенциальные конфликты или вопросы нарушения прав.
• Убедитесь, что все новые сотрудники и подрядчики подписали соглашения о передаче изобретений.
• Просматривайте настройки автоматического продления доменных имен и проверяйте состояние безопасности вашей DNS.

Страхование и риски​

• Согласуйте сертификаты страхования (COI), которые вы выдали клиентам или партнерам.
• Просмотрите свои внутренние журналы претензий и инцидентов; уведомьте своих страховщиков, если это требуется вашими полисами.
• При необходимости скорректируйте свое страховое покрытие с учетом изменений в численности персонала, выручке или новых договорных минимумах.

Инвесторы и совет директоров​

• Отправляйте ежемесячное обновление своим инвесторам, включая ключевые показатели эффективности (KPI), положение с денежными средствами, основные моменты, риски, прогресс в найме и любые конкретные запросы.
• Поддерживайте комнату данных совета директоров с последним пакетом метрик, ключевыми новыми контрактами и документацией о соответствии требованиям.

Записи и хранение​

• Помещайте все подписанные контракты, утверждения, журналы и другие доказательства соответствия требованиям в правильные, организованные папки.
• Применяйте график хранения документов; надлежащим образом размещайте или снимайте любые юридические ограничения на документы.

Простая Ежемесячная Каденция, Которая Работает 🗓️​

Распределение работы в течение месяца предотвращает спешку в последнюю минуту.

• Неделя 1 – Закрытие и денежные средства: Сосредоточьтесь на закрытии книг за предыдущий месяц, согласовании всех счетов и обновлении анализа финансовой устойчивости. Это также время для начисления заработной платы, обработки денежных переводов и внесения пенсионных взносов.
• Неделя 2 – Подача документов и платежи: Отправьте любые ежемесячные декларации по налогу с продаж/НДС/GST. Отправьте налоговые платежи работодателя в соответствии с вашим графиком. Запустите процесс взыскания дебиторской задолженности и просмотрите основные платежи поставщикам.
• Неделя 3 – Контроль и безопасность: Эта неделя посвящена внутренним проверкам. Проведите проверки доступа, проверьте новых поставщиков, обновите списки DPA, просмотрите журналы инцидентов и убедитесь, что ваши тесты резервного копирования и восстановления прошли успешно.
• Неделя 4 – Управление и коммуникации: Составьте пакет для совета директоров и подготовьте ежемесячное обновление для инвесторов. Проверьте юридические входящие ящики на наличие новых элементов, поставьте в очередь согласия и резолюции для утверждения и просмотрите свой календарь лицензий, чтобы подготовиться к предстоящему месяцу.

Распределение обязанностей на основе ролей (подсказка RACI)​

Четкое распределение обязанностей имеет ключевое значение. Вот типичная разбивка:

• Генеральный директор/Основатель: Несет ответственность за обновление для инвесторов, подготовку к заседаниям совета директоров, подписание основных контрактов и обработку исключений из политики.
• Финансовый директор/Контролер: Отвечает за финансовое закрытие, налоги, нормативные отчеты, управление AP/AR, прогнозирование финансовой устойчивости и архивирование финансовых доказательств.
• HR-специалист: Управляет начислением заработной платы, администрированием льгот, обучением по вопросам соответствия требованиям, согласованием численности персонала и оформлением документов по акциям.
• Юрист/Внешний консультант: Занимается корпоративным управлением, проверкой контрактов, управлением интеллектуальной собственностью, лицензированием и любыми активными спорами.
• Специалист по безопасности/Разработчик: Проводит технические проверки доступа, руководит реагированием на инциденты, проводит оценки безопасности поставщиков и запускает сканирование программного обеспечения с открытым исходным кодом.
• Операционный директор/ИТ-специалист: Управляет инвентаризацией устройств, контролирует резервное копирование данных и поддерживает стандартные операционные процедуры (SOP).

Доказательства, которые необходимо собирать каждый месяц (что запрашивают аудиторы и приобретатели) 📂​

Ваше будущее "я" поблагодарит вас за поддержание этих записей в порядке:

• Банковские выверки, пробный баланс и чек-лист закрытия месяца.
• Реестр заработной платы и подтверждения налоговых и льготных переводов.
• Копии поданных деклараций по налогу с продаж/НДС и квитанции об их оплате.
• Снимки экрана или экспорты из проверок доступа и заметки о любых принятых мерах по исправлению положения.
• Журналы для DSR и инцидентов безопасности с доказательствами их закрытия.
• Полностью оформленные контракты, согласия совета директоров и обновленные реестры опционов.
• Отчеты о завершении обучения и подписанные подтверждения политики сотрудниками.
• Копии выданных COI, любые уведомления о претензиях и сообщения со страховыми брокерами.

Примечания по юрисдикции (шаблон, а не совет)​

Детали соответствия требованиям варьируются в зависимости от местоположения, но некоторые закономерности являются общими:

• Налоги на заработную плату: Ваш график внесения депозитов (например, ежемесячный или полунедельный в США) обычно зависит от вашей исторической налоговой ответственности. Ваш поставщик услуг по заработной плате сообщит вам о требуемой частоте, но вы все равно должны подтверждать депозиты каждый месяц.
• Налог с продаж/НДС/GST: Частота подачи часто зависит от объема продаж. Новые продавцы могут начать с ежемесячной подачи и позже могут перейти на ежеквартальную или ежегодную по мере изменения своего бизнеса. Ведите простой реестр портала каждой юрисдикции, идентификатора налогоплательщика, частоты подачи и сроков.
• Пенсионные планы: Взносы сотрудников должны быть внесены как можно скорее после даты выплаты заработной платы. Не удерживайте эти средства.
• Данные и конфиденциальность: Если вы выпускаете новые функции продукта, которые изменяют способ сбора или обработки персональных данных, вы должны обновить свои записи об обработке (ROPA) и публичные раскрытия (например, вашу Политику конфиденциальности) в том же месяце.
• Акции: Сотрудники, которые делают специальные налоговые выборы (например, выбор 83(b) в США), часто имеют очень строгие сроки (например, 30 дней с даты предоставления). Проводите ежемесячную проверку, чтобы убедиться, что всем недавним получателям грантов напомнили об этих сроках.

Распространенные ошибки (и быстрые исправления) ⚠️​

• Ловушки автопродления: Забыли вовремя отменить крупный контракт.
  • Решение: Отслеживайте окна уведомления о продлении и расторжении для всех ключевых поставщиков. Установите напоминания в календаре за 45–60 дней до крайнего срока уведомления.
• Непринадлежащие порталы: Единственный человек, у которого есть логин для правительственного налогового портала, покидает компанию.
  • Решение: Централизуйте все логины портала регулятора и устройства/приложения многофакторной аутентификации (MFA) в безопасной, общей системе (например, в менеджере паролей для бизнеса). Избегайте зависимостей от одного человека.
• Теневые инструменты: Команда начинает использовать новый инструмент SaaS без проверки безопасности или юридической проверки.
  • Решение: Внедрите простой процесс приема поставщиков, который требует проверки любого нового инструмента, который будет касаться данных клиентов или сотрудников.
• Неупорядоченные доказательства: Сохранение доказательств соответствия требованиям в случайных папках или на личных дисках.
  • Решение: Храните доказательства (PDF-файлы, снимки экрана, экспорты) непосредственно в связанной задаче в вашем инструменте управления проектами и в четко названной, датированной структуре папок (например, Compliance/2025/2025-08/).
• Утечка доступа: Бывшие сотрудники или подрядчики по-прежнему имеют доступ к системам.
  • Решение: Обеспечьте соблюдение принципа наименьших привилегий. В рамках ежемесячной проверки доступа возьмите за привычку немедленно удалять все неактивные учетные записи.

Шаблон: Ежемесячный Чек-лист Соответствия требованиям (CSV)​

Скопируйте текст ниже в текстовый файл, сохраните его как compliance.csv и импортируйте его в свою любимую таблицу или инструмент управления проектами, чтобы начать работу.

Code snippet

Area,Task,Trigger,Relative Due,Owner,Evidence,Notes
Corporate,Review cap table & option ledger,Month start,Business Day 3,Legal/Finance,Updated ledger export,"Queue any consents"
Corporate,Sweep legal@ and registered agent mail,Month start,Business Day 2,Legal,PDF scans of notices,"Triage/assign"
Tax & Payroll,Run payroll & remit withholdings,Each payroll,Within 2 business days,People Ops/Finance,Payroll register & remittance receipts,"Match pay period"
Tax & Payroll,Deposit employer payroll taxes,Assigned cadence,Per assigned due date,Finance,Deposit confirmations,"Provider portal export"
Tax & Payroll,Sales/VAT/GST return & payment,Monthly filer,Per jurisdiction,Finance,Filed return & payment receipt,"Maintain jurisdiction register"
Tax & Payroll,Review nexus/PE exposure,Month end,Business Day 5,Finance/Legal,Updated nexus matrix,"Headcount/contractor map"
Tax & Payroll,Tag R&D-eligible costs,Month end,Business Day 5,Finance,Workpaper snapshot,"Cost classification notes"
Employment,Reconcile headcount vs HRIS,Month start,Business Day 3,People Ops,Headcount report,"New hire/term packets complete"
Employment,Deposit retirement plan contributions,Each payroll,Within plan timeframe,People Ops/Finance,Deposit confirmations,"Avoid late deposits"
Employment,Reconcile benefits invoices,Monthly invoice,Business Day 7,People Ops/Finance,Invoice & payment,"Credits/refunds tracked"
Employment,Training completion sweep,Month end,Business Day 7,People Ops,Training report,"Schedule make-ups"
Equity,Collect executed grant paperwork,When grants issued,Within 30 days,People Ops/Legal,Executed docs,"Track any tax elections"
Security,Access reviews (prod/code/data/finance),Month start,Business Day 10,Security/Eng,Access exports & remediation log,"Deprovision dormant"
Security,Vendor/DPA review for new tools,New vendors,Within 10 days,Legal/Security,DPA & risk notes,"Sub-processor list updated"
Privacy,DSR/consumer requests log review,Ongoing,Monthly summary,Legal/Privacy,DSR log,"SLA compliance"
Privacy,Update ROPA/DPIA if changed,When features change,Month end,Privacy/Product,Updated registers,"Link to PRDs"
IT/Backups,Backup & restore test snapshot,Monthly,Business Day 10,IT,Test report,"Include RTO/RPO notes"
Finance,Close books & reconcile accounts,Prior month,Business Day 5,Finance,Close checklist & TB,"Lock period"
Finance,AR collections run,Month start,Business Day 7,Finance,Collections notes,"Top delinquent list"
Finance,AP/vendor review & approvals,Week 2,Weekly cadence,Finance,AP aging & approvals,"Spot unusual vendors"
Finance,Revenue recognition & MRR/ARR tie,Month end,Business Day 6,Finance,Rev rec memo & ties,"Contract list"
Licenses,License/permit calendar sweep,Month start,Business Day 5,Legal/Ops,Calendar export,"Upcoming renewals"
IP,Trademark watch & domain review,Month end,Business Day 7,Legal/IT,Watch notices & DNS snapshot,"Auto-renew check"
Insurance,COI issuance & claims log,Month end,Business Day 7,Ops/Finance,COIs & claims notes,"Notify carriers if needed"
Board/Investors,Monthly update to investors,Month end,Business Day 5,CEO/Founder,Update email/PDF,"KPIs, cash, hiring, asks"
Records,Archive evidence to data room,As tasks close,Same day,All owners,Dated PDFs/exports,"Use YYYY-MM folders"

Как Реализовать за 30 Минут 🚀​

1. Создайте проект "Ежемесячное соответствие требованиям" в своем менеджере задач, используя разделы выше.
2. Добавьте повторяющиеся задачи с четкими владельцами и относительными сроками выполнения (например, "3-й рабочий день месяца").
3. По мере выполнения задач прикрепляйте доказательства непосредственно и сохраняйте их в датированную папку в облачном хранилище.
4. Создайте простую таблицу "Реестр юрисдикций" с перечислением каждого штата/страны, где вы работаете, вместе с идентификаторами учетных записей, ссылками на порталы, частотой подачи и сроками.
5. Запланируйте разовую встречу со своим бухгалтером и юрисконсультом, чтобы просмотреть календарь и скорректировать любые частоты в зависимости от вашей конкретной ситуации.

Когда Ваша Компания Меняется, Обновите Календарь​

Календарь соответствия требованиям – это живой документ. Пересматривайте и обновляйте его, когда ваш бизнес достигает ключевых этапов:

• Рост: Запуск новых линеек продуктов, расширение в новые географические регионы или изменение способа обработки денежных потоков.
• Люди: Значительный рост численности персонала, наем подрядчиков в новых регионах или изменение вашей модели трудоустройства.
• Финансы и операции: Принятие долга с ковенантами, прохождение аттестаций SOC или ISO или подписание крупных корпоративных клиентов с особыми требованиями соответствия требованиям.
• Корпоративное управление: Внесение изменений в ваш план акций, проведение вторичной сделки или обновление вашего опционного пула.

Суть: Устойчивый ежемесячный ритм превращает соответствие требованиям из хаотичной пожарной тревоги в предсказуемый, управляемый процесс. Эта дисциплина сохраняет возможность выбора вашей компании для будущего сбора средств и слияний и поглощений, а также делает годовые аудиты и отчетность безболезненными. Держите список коротким, доказательства в порядке, а владельцев – ясными.