تقویم انطباق حقوقی ماهانه بنیان‌گذاران

این راهنما یک چک‌لیست عملی و مستقل از حوزه‌ی قضایی است که بنیان‌گذاران می‌توانند هر ماه برای منظم ماندن از نظر قانونی اجرا کنند. از آن برای تنظیم وظایف تکرارشونده در ابزار مدیریت پروژه مورد علاقه‌تان (مانند Notion، Asana یا Jira) استفاده کنید و با پیشرفت، شواهد را پیوست نمایید. این جایگزینی برای مشاوره حقوقی نیست؛ همیشه موارد خاص را با مشاور حقوقی و تنظیم‌کننده‌های محلی خود تأیید کنید.

این ریتم ساده می‌تواند شما را از سردردهای آینده نجات دهد، شرکت شما را برای سرمایه‌گذاری جذاب نگه دارد و ممیزی را آسان کند.

چه کسی باید از این راهنما استفاده کند؟​

این چک‌لیست ماهانه برای سازمان‌هایی طراحی شده است که در حال رشد هستند اما ممکن است هنوز یک بخش حقوقی داخلی اختصاصی نداشته باشند. این چک لیست به ویژه برای موارد زیر مفید است:

• استارتاپ‌های مراحل اولیه که پیچیدگی‌های حاکمیت، استخدام و مالیات را بدون یک تیم حقوقی تمام‌وقت دنبال می‌کنند.
• شرکت‌های مورد حمایت VC که می‌خواهند پوشه‌های ممیزی تمیز و سازمان‌یافته را حفظ کنند تا برای دور بعدی تأمین مالی یا تملک آماده باشند.
• کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMB) که محصولات یا خدمات را در ایالت‌ها یا کشورهای مختلف می‌فروشند و نیاز به مدیریت انطباق چند حوزه‌ای دارند.

چک‌لیست ماهانه در یک نگاه ✅​

این موارد را در ابزار مدیریت وظایف خود کپی کنید و آن‌ها را طوری تنظیم کنید که ماهانه تکرار شوند.

شرکت و حاکمیت شرکتی​

• هرگونه تغییر در جدول سرمایه‌گذاری را بررسی کنید؛ دفتر ثبت سهام را به‌روزرسانی کنید و هرگونه رضایت‌نامه هیئت مدیره لازم را در نوبت قرار دهید.
• صندوق ورودی نماینده ثبت‌شده و ایمیل حقوقی عمومی خود (به عنوان مثال، "[email protected]") را بررسی کنید؛ هرگونه اخطار یا سند ابلاغیه را فوراً مرتب‌سازی کنید.
• یک دفتر ثبت جاری از مصوبات و اقدامات برای آماده شدن برای جلسه بعدی هیئت مدیره نگهداری کنید.

مالیات و حقوق و دستمزد​

• حقوق و دستمزد را طبق برنامه اجرا کنید؛ تمام کسورات کارکنان و مالیات‌های کارفرما را مطابق با برنامه واریز اختصاص داده شده خود پرداخت کنید.
• فاکتورهای مربوط به مزایای کارکنان را تطبیق دهید؛ پرداخت‌ها را برای مزایای بهداشتی، زندگی، ازکارافتادگی، رفت‌وآمد و غیره واریز کنید.
• اظهارنامه‌های فروش، مالیات بر ارزش افزوده یا GST را ارسال کنید و در صورت داشتن برنامه ارسال ماهانه، مالیات‌های جمع‌آوری شده را پرداخت کنید.
• با پیگیری تعداد کارکنان، مکان پیمانکاران، منابع درآمد و محل قرارگیری موجودی، میزان مواجهه فیزیکی یا اقتصادی خود را بررسی کنید.
• هرگونه هزینه واجد شرایط برای اعتبارات مالیاتی تحقیق و توسعه را برچسب‌گذاری کنید و مدارک لازم برای پشتیبانی از آن‌ها را نگهداری کنید.

استخدام و مزایا​

• فهرست تعداد کارکنان خود را با HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی) تطبیق دهید؛ تأیید کنید که تمام مدارک استخدام و خاتمه خدمت کامل است.
• واریزهای مربوط به طرح بازنشستگی کارکنان (به عنوان مثال، 401 (k)) و هرگونه بازپرداخت وام را به موقع انجام دهید.
• مانده مرخصی با حقوق (PTO) را تطبیق دهید و از رعایت اضافه کاری برای همه کارکنان غیر معاف اطمینان حاصل کنید.
• نرخ تکمیل آموزش انطباق (به عنوان مثال، آزار و اذیت، امنیت) را پیگیری کنید و برای کسانی که عقب هستند، جلسات جبرانی را برنامه‌ریزی کنید.
• بررسی کنید که تمام مدارک اعطای سهام به طور کامل اجرا شده باشند و هرگونه امضای معوقه را پیگیری کنید.

حریم خصوصی، امنیت و داده​

• بررسی‌های دسترسی را برای سیستم‌های حیاتی، از جمله نرم‌افزار مالی، محیط‌های تولید، مخازن کد منبع، انبارهای داده مشتری و HRIS انجام دهید.
• در صورت تغییر محصول یا جریان‌های داده، ارزیابی اثرات حفاظت از داده (DPIA) یا سوابق ثبت فعالیت‌ها (ROPA) را به‌روزرسانی کنید.
• هرگونه حادثه امنیتی یا حریم خصوصی را ثبت و مختومه کنید؛ وضعیت درخواست‌های افراد ذی‌نفع داده (DSR) یا سایر درخواست‌های حقوق مصرف‌کننده را بررسی کنید.
• تأیید کنید که توافق‌نامه‌های پردازش داده (DPA) در محل هستند و فهرست‌های پردازشگرهای فرعی برای هر فروشنده جدید به‌روزرسانی شده‌اند.
• شواهدی مبنی بر موفقیت‌آمیز بودن پشتیبان‌گیری‌ها و انجام آزمایش‌های بازیابی، ثبت کنید؛ وضعیت وصله‌های سیستم‌های حیاتی را خلاصه کنید.

کنترل‌های مالی (بستن حسابرسی پسند)​

• تمام حساب‌های بانکی و کارت اعتباری را تطبیق دهید؛ رسماً دفاتر ماه قبل را قفل کنید.
• حساب‌های دریافتنی (AR) و حساب‌های پرداختنی (AP) خود را طبقه‌بندی کنید، فعالانه پیگیر وصولی‌ها باشید و روابط برتر فروشنده و هرگونه هزینه غیرمعمول را بررسی کنید.
• سیاست شناسایی درآمد خود را اعمال کنید؛ درآمد مکرر ماهانه (MRR) یا درآمد مکرر سالانه (ARR) خود را به قراردادهای مشتری مرتبط کنید.
• هرگونه معاملات با اشخاص وابسته را مستند کنید و از داشتن تأییدیه‌های مناسب اطمینان حاصل کنید.
• پیش‌بینی مسیر مالی 6 تا 12 ماهه خود را به‌روزرسانی کنید و هرگونه پیمان بدهی را که ممکن است داشته باشید بررسی کنید.

محصول، بازاریابی و وب‌سایت​

• ادعاهای بازاریابی اخیر را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که به درستی ثابت شده‌اند و شامل هرگونه افشاگری لازم هستند.
• بررسی کنید که شرایط خدمات، سیاست حفظ حریم خصوصی، بنر کوکی و گزارش‌های رضایت شما پس از هرگونه تغییر در وب‌سایت یا محصول به‌روز باشند.
• اسکن‌های مجوز منبع باز را روی پایگاه کد خود اجرا کنید و هرگونه اطلاعیه شخص ثالث را در صورت نیاز به‌روزرسانی کنید.
• بررسی‌های نقطه ای دسترس‌پذیری را روی نسخه‌های جدید محصول انجام دهید تا از انطباق با استانداردهایی مانند WCAG اطمینان حاصل شود.

مجوزها، پروانه‌ها و قوانین صنعت​

• تأیید کنید که تمام مجوزهای کسب‌وکار جاری هستند و از هرگونه مهلت تمدید معلق یادداشت‌برداری کنید.
• هرگونه وظیفه مربوط به الزامات خاص بخش را بررسی کنید (به عنوان مثال، PCI برای پرداخت‌ها، HIPAA برای داده‌های بهداشتی، COPPA برای حریم خصوصی کودکان، MiCA برای دارایی‌های رمزنگاری شده یا گواهی‌های SOC برای مشتریان سازمانی).
• تأیید کنید که هرگونه تغییر در جریان‌های پول یا پرداخت بازار، الزامات مجوز جدیدی را ایجاد نمی‌کند.

مالکیت فکری و برند​

• اطلاعیه‌های نظارت بر علامت تجاری را بررسی کنید و هرگونه تعارض یا نقض احتمالی را ثبت کنید.
• تأیید کنید که تمام کارمندان و پیمانکاران جدید توافق‌نامه‌های واگذاری اختراع را امضا کرده‌اند.
• تنظیمات تمدید خودکار نام دامنه را بررسی کنید و وضعیت امنیت DNS خود را بررسی کنید.

بیمه و ریسک​

• گواهی‌های بیمه (COI) که برای مشتریان یا شرکا صادر کرده‌اید را تطبیق دهید.
• گزارش ادعاها و حوادث داخلی خود را بررسی کنید؛ در صورت لزوم توسط سیاست‌های خود، به شرکت‌های بیمه خود اطلاع دهید.
• پوشش بیمه خود را در صورت نیاز برای محاسبه تغییرات در تعداد کارکنان، درآمد یا حداقل‌های قراردادی جدید تنظیم کنید.

سرمایه‌گذار و هیئت مدیره​

• به‌روزرسانی ماهانه خود را برای سرمایه‌گذاران ارسال کنید، از جمله KPIها، موقعیت نقدی، نکات برجسته، ریسک‌ها، پیشرفت استخدام و هرگونه درخواست خاص.
• اتاق داده هیئت مدیره را با آخرین بسته معیارهای، قراردادهای جدید کلیدی و مستندات انطباق حفظ کنید.

سوابق و نگهداری​

• تمام قراردادهای امضا شده، تأییدیه‌ها، گزارش‌ها و سایر شواهد انطباق را در پوشه‌های صحیح و سازمان‌یافته بایگانی کنید.
• برنامه نگهداری اسناد خود را اعمال کنید؛ هرگونه دستور قضایی را در مورد اسناد به درستی قرار دهید یا پاک کنید.

یک آهنگ ماهانه ساده که کار می‌کند 🗓️​

پخش کردن کار در طول ماه از عجله لحظه آخری جلوگیری می‌کند.

• هفته 1 – بستن حساب‌ها و پول نقد: بر بستن دفاتر ماه قبل، تطبیق تمام حساب‌ها و به‌روزرسانی تحلیل مسیر مالی خود تمرکز کنید. این همچنین زمان اجرای حقوق و دستمزد، رسیدگی به حواله‌های مزایا و واریز کمک‌های بازنشستگی است.
• هفته 2 – ارسال‌ها و پرداخت‌ها: هرگونه اظهارنامه فروش/مالیات بر ارزش افزوده/GST ماهانه را ارسال کنید. واریزهای مالیاتی کارفرما را طبق برنامه خود ارسال کنید. فرآیند وصول حساب‌های دریافتنی خود را اجرا کنید و پرداخت‌های عمده فروشنده را بررسی کنید.
• هفته 3 – کنترل‌ها و امنیت: این هفته برای بررسی‌های داخلی است. بررسی‌های دسترسی خود را انجام دهید، فروشندگان جدید را بررسی کنید، فهرست‌های DPA را به‌روزرسانی کنید، گزارش‌های حوادث را بررسی کنید و تأیید کنید که آزمایش‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی شما موفقیت‌آمیز بوده است.
• هفته 4 – حاکمیت و ارتباطات: بسته هیئت مدیره را گردآوری کنید و پیش‌نویس به‌روزرسانی ماهانه سرمایه‌گذار خود را تهیه کنید. صندوق ورودی حقوقی را برای هرگونه مورد جدید بررسی کنید، رضایت‌نامه‌ها و مصوبات را برای تأیید در نوبت قرار دهید و تقویم مجوز خود را برای آماده شدن برای ماه آینده بررسی کنید.

مالکیت مبتنی بر نقش (اشاره RACI)​

مالکیت روشن کلیدی است. در اینجا یک تفکیک معمولی آورده شده است:

• مدیر عامل/بنیان‌گذار: مسئول به‌روزرسانی سرمایه‌گذار، آماده‌سازی هیئت مدیره، امضای قراردادهای عمده و رسیدگی به استثنائات سیاستی.
• مالی/کنترل‌کننده: مالک بستن مالی، مالیات، ارسال‌های قانونی، مدیریت AP/AR، پیش‌بینی مسیر مالی و بایگانی شواهد مالی.
• عملیات افراد: مدیریت حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا، آموزش انطباق، تطبیق تعداد کارکنان و مسیریابی مدارک سهام.
• حقوقی/مشاور حقوقی خارجی: رسیدگی به حاکمیت شرکتی، بررسی قرارداد، مدیریت IP، صدور مجوز و هرگونه اختلاف فعال.
• امنیت/مهندسی: انجام بررسی‌های دسترسی فنی، رهبری پاسخ به حوادث، انجام ارزیابی‌های امنیتی فروشنده و اجرای اسکن‌های نرم‌افزار منبع باز.
• عملیات/IT: مدیریت موجودی دستگاه، نظارت بر پشتیبان‌گیری از داده و نگهداری از رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP).

شواهدی برای ثبت هر ماه (آنچه حسابرسان و خریداران می‌خواهند) 📂​

شما در آینده از منظم نگه داشتن این سوابق تشکر خواهید کرد:

• تطبیق‌های بانکی، تراز آزمایشی و چک‌لیست بستن پایان ماه.
• دفتر حقوق و دستمزد و تأییدیه‌های حواله‌های مالیاتی و مزایا.
• نسخه‌هایی از اظهارنامه‌های فروش/مالیات بر ارزش افزوده ارسال شده و رسیدهای پرداخت آن‌ها.
• اسکرین‌شات‌ها یا خروجی‌ها از بررسی‌های دسترسی و یادداشت‌هایی در مورد هرگونه اقدام اصلاحی انجام شده.
• گزارش‌هایی برای DSRها و حوادث امنیتی، با شواهدی از بسته شدن آن‌ها.
• قراردادهای کاملاً اجرا شده، رضایت‌نامه‌های هیئت مدیره و دفاتر ثبت سهام به‌روزرسانی شده.
• گزارش‌های تکمیل آموزش و تصدیق‌های سیاست کارکنان امضا شده.
• نسخه‌های COIهای صادر شده، هرگونه اطلاعیه ادعا و ارتباطات با کارگزاران بیمه.

یادداشت‌های حوزه قضایی (الگو، نه توصیه)​

جزئیات انطباق بر اساس مکان متفاوت است، اما برخی از الگوها رایج هستند:

• مالیات‌های حقوق و دستمزد: برنامه واریز شما (به عنوان مثال، ماهانه یا نیمه هفتگی در ایالات متحده) معمولاً به بدهی مالیاتی تاریخی شما بستگی دارد. ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد شما از فرکانس مورد نیاز به شما اطلاع می‌دهد، اما همچنان باید واریزها را هر ماه تأیید کنید.
• فروش/مالیات بر ارزش افزوده/GST: فرکانس ارسال اغلب بر اساس حجم فروش است. فروشندگان جدید ممکن است با ارسال ماهانه شروع کنند و بعداً با تغییر کسب‌وکارشان می‌توانند به فصلی یا سالانه تغییر کنند. یک دفتر ثبت ساده از پورتال هر حوزه قضایی، شناسه مالیاتی، فرکانس ارسال و تاریخ‌های سررسید نگه دارید.
• طرح‌های بازنشستگی: کمک‌های کارکنان باید در اسرع وقت پس از تاریخ حقوق و دستمزد واریز شود. این وجوه را نگه ندارید.
• داده و حریم خصوصی: اگر ویژگی‌های جدید محصولی را منتشر می‌کنید که نحوه جمع‌آوری یا پردازش داده‌های شخصی را تغییر می‌دهد، باید سوابق پردازش (ROPA) و افشاگری‌های عمومی (مانند سیاست حفظ حریم خصوصی خود) را در همان ماه به‌روزرسانی کنید.
• سهام: کارمندانی که انتخابات مالیاتی ویژه‌ای انجام می‌دهند (مانند انتخابات 83(b) در ایالات متحده) اغلب مهلت‌های بسیار سخت‌گیرانه‌ای دارند (به عنوان مثال، 30 روز از تاریخ اعطا). یک بررسی ماهانه انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که به همه دریافت‌کنندگان اخیر این مهلت‌ها یادآوری شده است.

مشکلات رایج (و رفع سریع) ⚠️​

• تله‌های تمدید خودکار: فراموش کردن لغو یک قرارداد عمده در زمان مناسب.
  • رفع: پنجره‌های اطلاع‌رسانی تمدید و خاتمه را برای همه فروشندگان اصلی پیگیری کنید. یادآوری‌های تقویم را 45 تا 60 روز قبل از مهلت اطلاع‌رسانی تنظیم کنید.
• پورتال‌های بدون مالک: تنها فردی که نام کاربری و رمز عبور پورتال مالیاتی دولتی را دارد، شرکت را ترک می‌کند.
  • رفع: تمام نام‌های کاربری و رمز عبور پورتال‌های قانونی و دستگاه‌ها/برنامه‌های احراز هویت چند عاملی (MFA) را در یک سیستم امن و مشترک (مانند یک مدیر رمز عبور تجاری) متمرکز کنید. از وابستگی‌های تک نفره اجتناب کنید.
• ابزارهای پنهان: یک تیم شروع به استفاده از یک ابزار SaaS جدید بدون بررسی امنیتی یا قانونی می‌کند.
  • رفع: یک فرآیند جذب فروشنده ساده را پیاده‌سازی کنید که نیاز به بررسی برای هر ابزار جدیدی دارد که داده‌های مشتری یا کارمند را لمس می‌کند.
• شواهد نامنظم: ذخیره شواهد انطباق در پوشه‌های تصادفی یا درایوهای شخصی.
  • رفع: شواهد (PDF، اسکرین‌شات، خروجی) را مستقیماً در وظیفه مرتبط در ابزار مدیریت پروژه خود و در یک ساختار پوشه با نام و تاریخ مشخص (به عنوان مثال، Compliance/2025/2025-08/) ذخیره کنید.
• خزش دسترسی: کارمندان یا پیمانکاران سابق همچنان به سیستم‌ها دسترسی دارند.
  • رفع: اصل حداقل امتیاز را اعمال کنید. به عنوان بخشی از بررسی دسترسی ماهانه خود، عادت کنید که تمام حساب‌های غیرفعال را بلافاصله غیرفعال کنید.

الگو: چک‌لیست انطباق ماهانه (CSV)​

متن زیر را در یک فایل متنی کپی کنید، آن را به عنوان compliance.csv ذخیره کنید و آن را در صفحه گسترده یا ابزار مدیریت پروژه مورد علاقه خود وارد کنید تا شروع کنید.

Code snippet

حوزه,وظیفه,محرک,موعد مقرر نسبی,مالک,شواهد,یادداشت‌ها
شرکت,بررسی جدول سرمایه و دفتر ثبت سهام,شروع ماه,روز کاری 3,حقوقی/مالی,خروجی دفتر ثبت به‌روزرسانی شده,"قرار دادن هرگونه رضایت‌نامه در نوبت"
شرکت,بررسی legal@ و ایمیل نماینده ثبت‌شده,شروع ماه,روز کاری 2,حقوقی,اسکن‌های PDF اطلاعیه‌ها,"مرتب‌سازی/تخصیص"
مالیات و حقوق و دستمزد,اجرای حقوق و دستمزد و پرداخت کسورات,هر حقوق و دستمزد,ظرف 2 روز کاری,عملیات افراد/مالی,دفتر حقوق و دستمزد و رسیدهای حواله,"مطابقت با دوره پرداخت"
مالیات و حقوق و دستمزد,واریز مالیات‌های حقوق و دستمزد کارفرما,نرخ تعیین شده,بر اساس تاریخ سررسید تعیین شده,مالی,تأییدیه‌های واریز,"خروجی پورتال ارائه‌دهنده"
مالیات و حقوق و دستمزد,اظهارنامه و پرداخت فروش/مالیات بر ارزش افزوده/GST,ارسال‌کننده ماهانه,بر اساس حوزه قضایی,مالی,اظهارنامه ارسال شده و رسید پرداخت,"نگهداری دفتر ثبت حوزه قضایی"
مالیات و حقوق و دستمزد,بررسی قرار گرفتن در معرض nexus/PE,پایان ماه,روز کاری 5,مالی/حقوقی,ماتریس nexus به‌روزرسانی شده,"نقشه تعداد کارکنان/پیمانکاران"
مالیات و حقوق و دستمزد,برچسب‌گذاری هزینه‌های واجد شرایط تحقیق و توسعه,پایان ماه,روز کاری 5,مالی,تصویر فوری از کارنامه,"یادداشت‌های طبقه‌بندی هزینه"
استخدام,تطبیق تعداد کارکنان در مقابل HRIS,شروع ماه,روز کاری 3,عملیات افراد,گزارش تعداد کارکنان,"بسته‌های استخدام/خاتمه خدمت کامل"
استخدام,واریز کمک‌های طرح بازنشستگی,هر حقوق و دستمزد,در چارچوب زمانی طرح,عملیات افراد/مالی,تأییدیه‌های واریز,"اجتناب از واریزهای دیرهنگام"
استخدام,تطبیق فاکتورهای مزایا,فاکتور ماهانه,روز کاری 7,عملیات افراد/مالی,فاکتور و پرداخت,"پیگیری اعتبارات/بازپرداخت‌ها"
استخدام,بررسی تکمیل آموزش,پایان ماه,روز کاری 7,عملیات افراد,گزارش آموزش,"برنامه‌ریزی جبرانی"
سهام,جمع‌آوری مدارک اعطای سهام اجرا شده,هنگام صدور اعطا,ظرف 30 روز,عملیات افراد/حقوقی,مدارک اجرا شده,"پیگیری هرگونه انتخابات مالیاتی"
امنیت,بررسی‌های دسترسی (prod/code/data/finance),شروع ماه,روز کاری 10,امنیت/مهندسی,خروجی‌های دسترسی و گزارش اصلاحی,"غیرفعال کردن غیرفعال"
امنیت,بررسی فروشنده/DPA برای ابزارهای جدید,فروشندگان جدید,ظرف 10 روز,حقوقی/امنیت,یادداشت‌های DPA و ریسک,"فهرست پردازشگرهای فرعی به‌روزرسانی شده"
حریم خصوصی,بررسی گزارش درخواست‌های DSR/مصرف‌کننده,در حال انجام,خلاصه ماهانه,حقوقی/حریم خصوصی,گزارش DSR,"انطباق SLA"
حریم خصوصی,به‌روزرسانی ROPA/DPIA در صورت تغییر,هنگام تغییر ویژگی‌ها,پایان ماه,حریم خصوصی/محصول,ثبت‌نام‌های به‌روزرسانی شده,"پیوند به PRDها"
IT/پشتیبان‌گیری,تصویر فوری آزمایش پشتیبان‌گیری و بازیابی,ماهانه,روز کاری 10,IT,گزارش آزمایش,"شامل یادداشت‌های RTO/RPO"
مالی,بستن دفاتر و تطبیق حساب‌ها,ماه قبل,روز کاری 5,مالی,چک‌لیست بستن و TB,"قفل کردن دوره"
مالی,اجرای وصول حساب‌های دریافتنی,شروع ماه,روز کاری 7,مالی,یادداشت‌های وصول,"فهرست معوقه‌های برتر"
مالی,بررسی و تأییدیه‌های AP/فروشنده,هفته 2,نرخ هفتگی,مالی,پیر شدن AP و تأییدیه‌ها,"مشاهده فروشندگان غیرمعمول"
مالی,شناسایی درآمد و پیوند MRR/ARR,پایان ماه,روز کاری 6,مالی,یادداشت شناسایی درآمد و پیوندها,"فهرست قرارداد"
مجوزها,بررسی تقویم مجوز/پروانه,شروع ماه,روز کاری 5,حقوقی/عملیات,خروجی تقویم,"تمدیدهای آتی"
IP,نظارت بر علامت تجاری و بررسی دامنه,پایان ماه,روز کاری 7,حقوقی/IT,اطلاعیه‌های نظارت و تصویر فوری DNS,"بررسی تمدید خودکار"
بیمه,صدور COI و گزارش ادعاها,پایان ماه,روز کاری 7,عملیات/مالی,COIها و یادداشت‌های ادعا,"در صورت لزوم به شرکت‌های حمل‌ونقل اطلاع دهید"
هیئت مدیره/سرمایه‌گذاران,به‌روزرسانی ماهانه برای سرمایه‌گذاران,پایان ماه,روز کاری 5,مدیر عامل/بنیان‌گذار,ایمیل/PDF به‌روزرسانی شده,"KPIها، پول نقد، استخدام، درخواست‌ها"
سوابق,بایگانی شواهد در اتاق داده,با بسته شدن وظایف,همان روز,همه مالکان,PDF/خروجی‌های دارای تاریخ,"استفاده از پوشه‌های YYYY-MM"

نحوه پیاده‌سازی در 30 دقیقه 🚀​

1. یک پروژه "انطباق ماهانه" در مدیر وظایف خود با استفاده از بخش‌های بالا ایجاد کنید.
2. وظایف تکرارشونده را با مالکان روشن و تاریخ‌های سررسید نسبی (به عنوان مثال، "سومین روز کاری ماه") اضافه کنید.
3. هنگام انجام وظایف، شواهد را مستقیماً پیوست کنید و همچنین آن را در یک پوشه ذخیره‌سازی ابری دارای تاریخ ذخیره کنید.
4. یک صفحه گسترده "ثبت حوزه قضایی" ساده ایجاد کنید که هر ایالت/کشوری را که در آن فعالیت می‌کنید فهرست کند، همراه با شناسه‌های حساب، پیوندهای پورتال، فرکانس‌های ارسال و تاریخ‌های سررسید.
5. یک جلسه یک‌باره با حسابدار و مشاور حقوقی خود برنامه‌ریزی کنید تا تقویم را بررسی کنید و هرگونه فرکانس را بر اساس وضعیت خاص خود تنظیم کنید.

وقتی شرکت شما تغییر می‌کند، تقویم را به‌روزرسانی کنید​

تقویم انطباق یک سند زنده است. وقتی کسب‌وکار شما به نقاط عطف کلیدی می‌رسد، آن را دوباره بررسی و به‌روزرسانی کنید:

• رشد: راه‌اندازی خطوط تولید جدید، گسترش به مناطق جدید یا تغییر نحوه مدیریت جریان‌های مالی.
• افراد: رشد قابل توجه تعداد کارکنان، استخدام پیمانکاران در مناطق جدید یا تغییر مدل استخدامی شما.
• مالی و عملیات: پذیرش بدهی با پیمان‌ها، انجام گواهی‌های SOC یا ISO یا امضای مشتریان سازمانی بزرگ با الزامات انطباق خاص.
• شرکتی: ایجاد تغییرات در طرح سهام خود، انجام یک معامله ثانویه یا تجدید حوضچه گزینه خود.

نکته پایانی: یک آهنگ ماهانه ثابت، انطباق را از یک تمرین آتش‌نشانی آشفته به یک فرآیند قابل پیش‌بینی و مدیریت تبدیل می‌کند. این نظم اختیارات شرکت شما را برای جمع‌آوری کمک‌های مالی و ادغام و تملک در آینده حفظ می‌کند و ممیزی‌ها و گزارش‌های پایان سال را بدون دردسر می‌کند. لیست را کوتاه، شواهد را مرتب و مالکان را مشخص نگه دارید.