De Maandelijkse Checklist voor Juridische Naleving voor Oprichters

Deze gids is een praktische, jurisdictie-agnostische checklist die oprichters elke maand kunnen doorlopen om juridisch netjes te blijven. Gebruik het om terugkerende taken in uw favoriete projectmanagementtool (zoals Notion, Asana of Jira) in te stellen en voeg gaandeweg bewijs toe. Het is geen vervanging voor juridisch advies; bevestig altijd specifieke zaken met uw juridisch adviseur en lokale regelgevers.

Dit eenvoudige ritme kan u behoeden voor toekomstige problemen, uw bedrijf aantrekkelijk houden voor investeringen en due diligence tot een fluitje van een cent maken.

Voor Wie is Deze Gids Bedoeld?​

Deze maandelijkse checklist is ontworpen voor organisaties die groeien, maar mogelijk nog geen eigen juridische afdeling hebben. Het is vooral handig voor:

• Startups in een vroege fase die de complexiteit van governance, werkgelegenheid en belastingen doorgronden zonder een fulltime juridisch team.
• VC-gesteunde bedrijven die schone, georganiseerde diligence-mappen willen bijhouden om klaar te zijn voor de volgende financieringsronde of overname.
• Kleine en middelgrote bedrijven (MKB) die producten of diensten verkopen in verschillende staten of landen en multi-jurisdictionele compliance moeten beheren.

Maandelijkse Checklist in een Oogopslag ✅​

Kopieer deze items naar uw taakbeheertool en stel ze in om maandelijks terug te keren.

Corporate & Governance​

• Controleer eventuele wijzigingen in de kapitalisatietabel; werk het optieboek bij en zet eventuele benodigde bestuursbesluiten in de wachtrij.
• Doorzoek de inboxen voor uw geregistreerde agent en uw algemene juridische e-mail (bijv. "[email protected]"); sorteer alle kennisgevingen of betekeningen van processtukken onmiddellijk.
• Houd een doorlopend register bij van besluiten en acties ter voorbereiding op de volgende bestuursvergadering.

Belastingen & Salarisadministratie​

• Voer de salarisadministratie op schema uit; betaal alle inhoudingen van werknemers en werkgeversbelastingen volgens uw toegewezen betalingsschema.
• Stem facturen af voor secundaire arbeidsvoorwaarden; betaal premies voor gezondheid, leven, arbeidsongeschiktheid, woon-werkverkeer, enz.
• Dien aangifte in voor omzetbelasting, btw of GST en betaal geïnde belastingen als u een maandelijkse aangifteplicht heeft.
• Controleer uw fysieke of economische nexus-blootstelling door het aantal werknemers, de locaties van contractanten, de inkomstenbronnen en de inventarisplaatsing bij te houden.
• Tag alle kosten die in aanmerking komen voor R&D-belastingkredieten en bewaar de benodigde werkdocumenten om deze te ondersteunen.

Werkgelegenheid & Secundaire Arbeidsvoorwaarden​

• Stem uw personeelsbestand af met uw HRIS (Human Resource Information System); bevestig dat al het papierwerk voor nieuwe aanstellingen en beëindigingen compleet is.
• Stort bijdragen aan het pensioenplan van werknemers (bijv. 401(k)) en eventuele leningterugbetalingen tijdig.
• Stem het saldo van betaald verlof (PTO) af en zorg voor naleving van overuren voor alle niet-vrijgestelde werknemers.
• Volg de voltooiingspercentages van compliance-trainingen (bijv. intimidatie, beveiliging) en plan inhaalsessies voor degenen die achterlopen.
• Controleer of al het papierwerk voor aandelenopties volledig is uitgevoerd en achterhaal eventuele openstaande handtekeningen.

Privacy, Beveiliging & Data​

• Voer toegangscontroles uit voor kritieke systemen, waaronder financiële software, productieomgevingen, broncode repositories, klantgegevensopslag en HRIS.
• Werk Data Protection Impact Assessment (DPIA) of Records of Processing Activities (ROPA) registers bij als het product of de datastromen zijn gewijzigd.
• Registreer en sluit alle beveiligings- of privacyincidenten af; beoordeel de status van Data Subject Requests (DSR's) of andere verzoeken om consumentenrechten.
• Bevestig dat Data Processing Agreements (DPA's) aanwezig zijn en dat sub-processorlijsten zijn bijgewerkt voor alle nieuwe leveranciers.
• Maak een momentopname van het bewijs dat back-ups succesvol zijn en dat hersteltests zijn uitgevoerd; vat de patchstatus van kritieke systemen samen.

Financiële Controles (Audit-vriendelijke Afsluiting)​

• Stem alle bank- en creditcardrekeningen af; vergrendel formeel de boeken van de vorige maand.
• Verdeel uw debiteuren (AR) en crediteuren (AP) naar ouderdom, achtervolg actief vorderingen en beoordeel de belangrijkste leveranciersrelaties en eventuele ongebruikelijke uitgaven.
• Pas uw beleid voor opbrengstverantwoording toe; koppel uw Monthly Recurring Revenue (MRR) of Annual Recurring Revenue (ARR) terug aan klantcontracten.
• Documenteer alle transacties met verbonden partijen en zorg ervoor dat ze de juiste goedkeuringen hebben.
• Vernieuw uw financiële prognose voor de komende 6-12 maanden en controleer eventuele convenanten die u mogelijk heeft.

Product, Marketing & Website​

• Controleer recente marketingclaims om ervoor te zorgen dat ze correct zijn onderbouwd en alle vereiste vermeldingen bevatten.
• Controleer of uw Servicevoorwaarden, Privacybeleid, cookiebanner en toestemmingslogboeken up-to-date zijn na eventuele wijzigingen aan de website of het product.
• Voer open-source licentie scans uit op uw codebase en update eventuele kennisgevingen van derden indien nodig.
• Voer toegankelijkheid spotchecks uit op recente productreleases om te zorgen voor naleving van normen zoals WCAG.

Licenties, Vergunningen & Industrieregels​

• Verifieer of alle bedrijfslicenties actueel zijn en noteer eventuele aanstaande verlengingsdeadlines.
• Controleer op eventuele taken met betrekking tot sectorspecifieke vereisten (bijv. PCI voor betalingen, HIPAA voor gezondheidsgegevens, COPPA voor de privacy van kinderen, MiCA voor crypto-assets of SOC-attesten voor zakelijke klanten).
• Bevestig dat eventuele wijzigingen in geldovermakingen of betalingsstromen op de marktplaats geen nieuwe licentievereisten activeren.

IP & Merk​

• Bewaak handelsmerk watch notices en leg eventuele potentiële conflicten of inbreukproblemen vast.
• Bevestig dat alle nieuwe werknemers en contractanten overeenkomsten voor de overdracht van uitvindingen hebben ondertekend.
• Controleer de instellingen voor automatische verlenging van de domeinnaam en controleer uw DNS-beveiligingspositie.

Verzekering & Risico​

• Stem de verzekeringscertificaten (COI's) af die u aan klanten of partners heeft verstrekt.
• Bekijk uw interne claims- en incidentenlogboek; stel uw verzekeraars op de hoogte indien vereist door uw polissen.
• Pas uw verzekeringsdekking aan indien nodig om rekening te houden met veranderingen in het aantal werknemers, de inkomsten of nieuwe contractuele minima.

Investeerder & Bestuur​

• Stuur uw maandelijkse update naar investeerders, inclusief KPI's, cashpositie, hoogtepunten, risico's, voortgang van de aanwerving en eventuele specifieke verzoeken.
• Onderhoud de data room van het bestuur met het nieuwste metricspakket, belangrijke nieuwe contracten en compliance-documentatie.

Records & Bewaring​

• Bewaar alle ondertekende contracten, goedkeuringen, logboeken en ander compliance-bewijs in de juiste, georganiseerde mappen.
• Pas uw schema voor documentbewaring toe; plaats of verwijder alle wettelijke bewaringen van documenten op de juiste manier.

Een Eenvoudig Maandelijks Ritme Dat Werkt 🗓️​

Door het werk over de maand te spreiden, wordt een last-minute gehaast voorkomen.

• Week 1 – Afsluiting & Cash: Focus op het afsluiten van de boeken van de vorige maand, het afstemmen van alle rekeningen en het vernieuwen van uw analyse van de financiële buffer. Dit is ook het moment om de salarisadministratie uit te voeren, premies voor secundaire arbeidsvoorwaarden te betalen en pensioenbijdragen te storten.
• Week 2 – Aangiften & Betalingen: Dien alle maandelijkse aangiften voor omzetbelasting/btw/GST in. Verstuur werkgeversbelasting stortingen volgens uw schema. Voer uw AR-incassoproces uit en beoordeel belangrijke leveranciersbetalingen.
• Week 3 – Controles & Beveiliging: Deze week is voor interne controles. Voer uw toegangscontroles uit, controleer nieuwe leveranciers, update DPA-lijsten, bekijk incidentenlogboeken en bevestig dat uw back-up- en hersteltests succesvol zijn geweest.
• Week 4 – Governance & Communicatie: Stel het bestuursdocument samen en ontwerp uw maandelijkse investeerdersupdate. Doorzoek juridische inboxen op nieuwe items, zet toestemmingen en resoluties in de wachtrij ter goedkeuring en bekijk uw licentiekalender om u voor te bereiden op de komende maand.

Rolverdeling (RACI Hint)​

Duidelijke rolverdeling is essentieel. Hier is een typische verdeling:

• CEO/Oprichter: Verantwoordelijk voor de investeerdersupdate, de voorbereiding van het bestuur, het ondertekenen van belangrijke contracten en het behandelen van beleidsuitzonderingen.
• Financiën/Controller: Verantwoordelijk voor de financiële afsluiting, belastingen, wettelijke aangiften, AP/AR-beheer, prognoses van de financiële buffer en het archiveren van financieel bewijs.
• Personeelszaken: Beheert de salarisadministratie, de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, compliance-trainingen, de afstemming van het personeelsbestand en de routing van aandelenpapierwerk.
• Juridisch/Externe Advocaat: Behandelt corporate governance, contractbeoordeling, IP-beheer, licenties en eventuele actieve geschillen.
• Beveiliging/Engineering: Voert technische toegangscontroles uit, leidt incident response, voert beveiligingsbeoordelingen van leveranciers uit en voert open-source software scans uit.
• Operations/IT: Beheert de apparaatinventaris, houdt toezicht op data back-ups en onderhoudt standaard operationele procedures (SOP's).

Bewijs Dat Elke Maand Moet Worden Vastgelegd (Waar Auditors en Acquisiteurs Om Vragen) 📂​

Uw toekomstige zelf zal u dankbaar zijn voor het netjes houden van deze records:

• Bankafschriften, proefbalans en de checklist voor de afsluiting van het einde van de maand.
• Het salarisregister en bevestigingen van belasting- en uitkeringsafdrachten.
• Kopieën van ingediende omzetbelasting/btw-aangiften en hun betalingsbewijzen.
• Screenshots of exports van toegangscontroles en notities over eventuele genomen herstelacties.
• Logboeken voor DSR's en beveiligingsincidenten, met bewijs van hun afsluiting.
• Volledig uitgevoerde contracten, bestuursbesluiten en bijgewerkte optieboeken.
• Trainingsrapporten en ondertekende beleidsverklaringen van werknemers.
• Kopieën van uitgegeven COI's, eventuele schademeldingen en communicatie met verzekeringsmakelaars.

Jurisdictie Notities (Patroon, Geen Advies)​

Compliance details variëren per locatie, maar sommige patronen komen vaak voor:

• Loonbelasting: Uw afdrachts schema (bijv. maandelijks of halfwekelijks in de VS) is meestal afhankelijk van uw historische belastingverplichting. Uw salarisadministrateur zal u informeren over de vereiste frequentie, maar u moet de stortingen nog steeds elke maand bevestigen.
• Omzetbelasting/BTW/GST: De frequentie van de aangifte is vaak gebaseerd op het verkoopvolume. Nieuwe verkopers beginnen mogelijk met maandelijkse aangiften en kunnen later overstappen op kwartaal- of jaarlijkse aangiften naarmate hun bedrijf verandert. Houd een eenvoudig register bij van de portal van elke jurisdictie, het belastingnummer, de aangiftefrequentie en de vervaldatums.
• Pensioenplannen: Werknemersbijdragen moeten zo snel mogelijk na de datum van de salarisadministratie worden gestort. Houd dit geld niet vast.
• Data & Privacy: Als u nieuwe productfuncties uitbrengt die veranderen hoe u persoonlijke gegevens verzamelt of verwerkt, moet u uw registers van verwerking (ROPA) en openbare bekendmakingen (zoals uw Privacybeleid) in dezelfde maand bijwerken.
• Aandelen: Werknemers die speciale belastingverkiezingen maken (zoals een 83(b) verkiezing in de VS) hebben vaak zeer strikte deadlines (bijv. 30 dagen vanaf de toekenningsdatum). Voer een maandelijkse sweep uit om ervoor te zorgen dat alle recente ontvangers van subsidies aan deze deadlines zijn herinnerd.

Veelvoorkomende Valkuilen (en Snelle Oplossingen) ⚠️​

• Automatische Verlengingsvallen: Vergeten een belangrijk contract op tijd te annuleren.
  • Oplossing: Houd de verlengings- en opzegtermijnen voor alle belangrijke leveranciers bij. Stel kalenderherinneringen in 45-60 dagen voor de opzegtermijn.
• Onbeheerde Portalen: De enige persoon met de login voor een belastingportaal van de overheid verlaat het bedrijf.
  • Oplossing: Centraliseer alle regulator portaal logins en multi-factor authenticatie (MFA) apparaten/apps in een veilig, gedeeld systeem (zoals een business password manager). Vermijd afhankelijkheden van één persoon.
• Schaduwtools: Een team begint een nieuwe SaaS-tool te gebruiken zonder beveiligings- of juridische beoordeling.
  • Oplossing: Implementeer een eenvoudig vendor intake proces dat een beoordeling vereist voor elke nieuwe tool die klant- of werknemersgegevens aanraakt.
• Los Bewijs: Compliance bewijs opslaan in willekeurige mappen of persoonlijke schijven.
  • Oplossing: Bewaar bewijs (PDF's, screenshots, exports) rechtstreeks in de bijbehorende taak in uw projectmanagementtool en in een duidelijk benoemde, gedateerde mappenstructuur (bijv. Compliance/2025/2025-08/).
• Toegang Creep: Voormalige werknemers of contractanten hebben nog steeds toegang tot systemen.
  • Oplossing: Handhaaf het principe van de minste privileges. Maak er als onderdeel van uw maandelijkse toegangscontrole een gewoonte van om alle slapende accounts onmiddellijk te deprovisioneren.

Sjabloon: Maandelijkse Compliance Checklist (CSV)​

Kopieer de tekst hieronder naar een tekstbestand, sla het op als compliance.csv en importeer het in uw favoriete spreadsheet of projectmanagementtool om aan de slag te gaan.

Code snippet

Area,Task,Trigger,Relative Due,Owner,Evidence,Notes
Corporate,Review cap table & option ledger,Month start,Business Day 3,Legal/Finance,Updated ledger export,"Queue any consents"
Corporate,Sweep legal@ and registered agent mail,Month start,Business Day 2,Legal,PDF scans of notices,"Triage/assign"
Tax & Payroll,Run payroll & remit withholdings,Each payroll,Within 2 business days,People Ops/Finance,Payroll register & remittance receipts,"Match pay period"
Tax & Payroll,Deposit employer payroll taxes,Assigned cadence,Per assigned due date,Finance,Deposit confirmations,"Provider portal export"
Tax & Payroll,Sales/VAT/GST return & payment,Monthly filer,Per jurisdiction,Finance,Filed return & payment receipt,"Maintain jurisdiction register"
Tax & Payroll,Review nexus/PE exposure,Month end,Business Day 5,Finance/Legal,Updated nexus matrix,"Headcount/contractor map"
Tax & Payroll,Tag R&D-eligible costs,Month end,Business Day 5,Finance,Workpaper snapshot,"Cost classification notes"
Employment,Reconcile headcount vs HRIS,Month start,Business Day 3,People Ops,Headcount report,"New hire/term packets complete"
Employment,Deposit retirement plan contributions,Each payroll,Within plan timeframe,People Ops/Finance,Deposit confirmations,"Avoid late deposits"
Employment,Reconcile benefits invoices,Monthly invoice,Business Day 7,People Ops/Finance,Invoice & payment,"Credits/refunds tracked"
Employment,Training completion sweep,Month end,Business Day 7,People Ops,Training report,"Schedule make-ups"
Equity,Collect executed grant paperwork,When grants issued,Within 30 days,People Ops/Legal,Executed docs,"Track any tax elections"
Security,Access reviews (prod/code/data/finance),Month start,Business Day 10,Security/Eng,Access exports & remediation log,"Deprovision dormant"
Security,Vendor/DPA review for new tools,New vendors,Within 10 days,Legal/Security,DPA & risk notes,"Sub-processor list updated"
Privacy,DSR/consumer requests log review,Ongoing,Monthly summary,Legal/Privacy,DSR log,"SLA compliance"
Privacy,Update ROPA/DPIA if changed,When features change,Month end,Privacy/Product,Updated registers,"Link to PRDs"
IT/Backups,Backup & restore test snapshot,Monthly,Business Day 10,IT,Test report,"Include RTO/RPO notes"
Finance,Close books & reconcile accounts,Prior month,Business Day 5,Finance,Close checklist & TB,"Lock period"
Finance,AR collections run,Month start,Business Day 7,Finance,Collections notes,"Top delinquent list"
Finance,AP/vendor review & approvals,Week 2,Weekly cadence,Finance,AP aging & approvals,"Spot unusual vendors"
Finance,Revenue recognition & MRR/ARR tie,Month end,Business Day 6,Finance,Rev rec memo & ties,"Contract list"
Licenses,License/permit calendar sweep,Month start,Business Day 5,Legal/Ops,Calendar export,"Upcoming renewals"
IP,Trademark watch & domain review,Month end,Business Day 7,Legal/IT,Watch notices & DNS snapshot,"Auto-renew check"
Insurance,COI issuance & claims log,Month end,Business Day 7,Ops/Finance,COIs & claims notes,"Notify carriers if needed"
Board/Investors,Monthly update to investors,Month end,Business Day 5,CEO/Founder,Update email/PDF,"KPIs, cash, hiring, asks"
Records,Archive evidence to data room,As tasks close,Same day,All owners,Dated PDFs/exports,"Use YYYY-MM folders"

Implementatie in 30 Minuten 🚀​

1. Maak een "Maandelijkse Compliance" project in uw taakbeheerder met behulp van de bovenstaande secties.
2. Voeg terugkerende taken toe met duidelijke eigenaren en relatieve vervaldatums (bijv. "3e werkdag van de maand").
3. Wanneer u taken voltooit, voegt u het bewijs rechtstreeks toe en slaat u het ook op in een gedateerde cloud opslagmap.
4. Maak een eenvoudige "Jurisdictie Register" spreadsheet met een lijst van elke staat/land waar u actief bent, samen met account-ID's, portaal links, aangiftefrequenties en vervaldatums.
5. Plan een eenmalige vergadering met uw accountant en juridisch adviseur om de kalender te bekijken en eventuele frequenties aan te passen op basis van uw specifieke situatie.

Update de Kalender Wanneer Uw Bedrijf Verandert​

Een compliance kalender is een levend document. Herzie en update het wanneer uw bedrijf belangrijke mijlpalen bereikt:

• Groei: Nieuwe productlijnen lanceren, uitbreiden naar nieuwe geografische gebieden of veranderen hoe u geldstromen behandelt.
• Mensen: Aanzienlijke groei van het personeelsbestand, aannemen van contractanten in nieuwe regio's of verschuiving van uw arbeidsmodel.
• Financiën & Operations: Aangaan van schulden met convenanten, ondergaan van SOC- of ISO-attesten of ondertekenen van grote zakelijke klanten met specifieke compliance vereisten.
• Corporate: Wijzigingen aanbrengen in uw aandelenplan, een secundaire transactie uitvoeren of uw optiepool vernieuwen.

Kortom: Een gestaag maandelijks ritme transformeert compliance van een chaotische brandweeroefening in een voorspelbaar, beheersbaar proces. Deze discipline behoudt de keuzevrijheid van uw bedrijf voor toekomstige fondsenwerving en M&A, en het maakt jaarlijkse audits en rapportage pijnloos. Houd de lijst kort, het bewijs netjes en de eigenaren duidelijk.