Месечен Календар за Съответствие със Законовите Изисквания за Основатели

Това ръководство е практичен, независещ от юрисдикцията списък за проверка, който основателите могат да изпълняват всеки месец, за да бъдат в съответствие със законовите изисквания. Използвайте го, за да настроите повтарящи се задачи във вашия любим инструмент за управление на проекти (като Notion, Asana или Jira) и да прикачите доказателства, докато работите. То не е заместител на правен съвет; винаги потвърждавайте спецификите с вашия консултант и местните регулатори.

Този прост ритъм може да ви спести бъдещи главоболия, да запази компанията ви привлекателна за инвестиции и да направи надлежната проверка лесна.

Кой Трябва да Използва Това Ръководство?​

Този месечен списък за проверка е предназначен за организации, които растат, но може да нямат специализиран вътрешен правен отдел. Той е особено полезен за:

• Стартъпи в ранен етап, които се ориентират в сложността на управлението, заетостта и данъците без правен екип на пълен работен ден.
• Компании, подкрепени от рисков капитал (VC), които искат да поддържат чисти, организирани папки за надлежна проверка, за да бъдат готови за следващия кръг на финансиране или придобиване.
• Малки и средни предприятия (МСП), които продават продукти или услуги в различни щати или държави и трябва да управляват съответствието в множество юрисдикции.

Месечен Списък за Проверка С Един Поглед ✅​

Копирайте тези елементи във вашия инструмент за управление на задачи и ги настройте да се повтарят месечно.

Корпоративни и Управленски​

• Прегледайте всички промени в таблицата за капитализация; актуализирайте регистъра на опциите и подгответе всички необходими съгласия на борда на директорите.
• Проверете входящите кутии за вашия регистриран агент и вашия общ правен имейл (например "[email protected]"); незабавно сортирайте всички известия или документи за връчване на съдебни призовки.
• Поддържайте текущ регистър на резолюции и действия, за да се подготвите за следващото заседание на борда на директорите.

Данъци и Заплати​

• Изплащайте заплати по график; превеждайте всички удръжки на служителите и данъци на работодателя според вашия назначен график на депозитите.
• Съгласувайте фактурите за обезщетения на служителите; превеждайте плащания за здравеопазване, живот, инвалидност, пътни разходи и др.
• Подавайте декларации за продажби, ДДС или GST и превеждайте събраните данъци, ако сте на месечен график за подаване.
• Прегледайте вашата физическа или икономическа връзка, като проследявате броя на персонала, местоположенията на изпълнителите, източниците на приходи и разположението на инвентара.
• Маркирайте всички разходи, отговарящи на условията за данъчни кредити за научноизследователска и развойна дейност, и поддържайте необходимите работни документи, за да ги подкрепите.

Заетост и Обезщетения​

• Съгласувайте списъка си с персонала спрямо вашата HRIS (Информационна система за управление на човешките ресурси); потвърдете, че цялата документация за нови служители и прекратяване на трудови договори е пълна.
• Депозирайте вноските на служителите в пенсионния план (например 401(k)) и всички погашения на заеми своевременно.
• Съгласувайте салдата за платени отпуски (PTO) и осигурете спазване на изискванията за извънреден труд за всички служители, които не са освободени.
• Проследявайте процентите на завършване на обученията за съответствие (например тормоз, сигурност) и насрочвайте допълнителни сесии за тези, които изостават.
• Проверете дали цялата документация за предоставяне на акции е напълно изпълнена и потърсете липсващи подписи.

Поверителност, Сигурност и Данни​

• Извършете прегледи на достъпа за критични системи, включително финансов софтуер, производствени среди, хранилища на изходен код, хранилища на клиентски данни и HRIS.
• Актуализирайте Оценка на въздействието върху защитата на данните (DPIA) или Регистри на дейностите по обработка (ROPA), ако продуктът или потоците от данни са се променили.
• Регистрирайте и затворете всички инциденти със сигурността или поверителността; прегледайте състоянието на Заявките на субектите на данни (DSR) или други искания за потребителски права.
• Потвърдете, че са налице Споразумения за обработка на данни (DPA) и списъците на подизпълнителите са актуализирани за всички нови доставчици.
• Направете моментна снимка на доказателства, че архивирането е успешно и че са извършени тестове за възстановяване; обобщете състоянието на кръпките на критични системи.

Финансови Контроли (Одит-Приятелско Закриване)​

• Съгласувайте всички банкови сметки и сметки за кредитни карти; официално заключете книгите за предходния месец.
• Анализирайте вземанията (AR) и задълженията (AP) по давност, активно събирайте задълженията и прегледайте най-важните отношения с доставчиците и всички необичайни разходи.
• Приложете вашата политика за признаване на приходите; обвържете вашите месечни повтарящи се приходи (MRR) или годишни повтарящи се приходи (ARR) с клиентски договори.
• Документирайте всички сделки със свързани лица и се уверете, че имат подходящите одобрения.
• Обновете вашата финансова прогноза за 6–12 месеца и проверете всички споразумения за дълг, които може да имате.

Продукт, Маркетинг и Уебсайт​

• Прегледайте последните маркетингови твърдения, за да се уверите, че са надлежно обосновани и включват всички необходими разкрития.
• Проверете дали вашите Общи условия, Политика за поверителност, банер за бисквитки и дневници за съгласие са актуални след всякакви промени в уебсайта или продукта.
• Извършете сканиране на лицензи с отворен код на вашата кодова база и актуализирайте всички известия на трети страни, ако е необходимо.
• Извършете проверки на достъпността на последните версии на продуктите, за да се уверите, че са в съответствие със стандарти като WCAG.

Лицензи, Разрешителни и Правила на Индустрията​

• Уверете се, че всички бизнес лицензи са актуални, и отбележете всички предстоящи крайни срокове за подновяване.
• Проверете за всякакви задачи, свързани със специфични за сектора изисквания (напр. PCI за плащания, HIPAA за здравни данни, COPPA за поверителност на децата, MiCA за криптоактиви или удостоверявания на SOC за корпоративни клиенти).
• Потвърдете, че всякакви промени в движението на пари или потоците на плащания на пазара не предизвикват нови изисквания за лицензиране.

Интелектуална Собственост и Марка​

• Наблюдавайте известията за наблюдение на търговски марки и улавяйте всички потенциални конфликти или проблеми с нарушаване на права.
• Уверете се, че всички нови служители и изпълнители са подписали споразумения за прехвърляне на изобретения.
• Прегледайте настройките за автоматично подновяване на имена на домейни и проверете вашата позиция за сигурност на DNS.

Застраховане и Риск​

• Съгласувайте застрахователните сертификати (COI), които сте издали на клиенти или партньори.
• Прегледайте вашите вътрешни искове и регистър на инциденти; уведомете вашите застрахователи, ако се изисква от вашите полици.
• Коригирайте вашето застрахователно покритие, ако е необходимо, за да отчетете промените в броя на персонала, приходите или новите договорни минимуми.

Инвеститори и Борд​

• Изпращайте месечната си актуализация на инвеститорите, включително ключови показатели за ефективност (KPI), парична позиция, акценти, рискове, напредък в наемането на персонал и всякакви конкретни искания.
• Поддържайте стаята с данни на борда на директорите с най-новия пакет от показатели, ключови нови договори и документация за съответствие.

Записи и Съхранение​

• Съхранявайте всички подписани договори, одобрения, дневници и други доказателства за съответствие в правилните, организирани папки.
• Приложете вашия график за съхранение на документи; правилно поставете или премахнете всякакви правни заповеди за запазване на документи.

Прост Месечен Ритъм, Който Работи 🗓️​

Разпределянето на работата през месеца предотвратява трескаво бързане в последния момент.

• Седмица 1 – Закриване и Пари: Съсредоточете се върху закриването на книгите за предходния месец, съгласуването на всички сметки и обновяването на вашия анализ на паричните средства. Това е също времето за изплащане на заплати, обработка на преводи за обезщетения и депозиране на пенсионни вноски.
• Седмица 2 – Подаване и Плащания: Подайте всички месечни декларации за продажби/ДДС/GST. Изпратете депозити за данъци на работодателя според вашия график. Изпълнете вашия процес на събиране на вземания и прегледайте основните плащания към доставчици.
• Седмица 3 – Контроли и Сигурност: Тази седмица е за вътрешни проверки. Проведете вашите прегледи на достъпа, проверете нови доставчици, актуализирайте списъците на DPA, прегледайте дневниците на инциденти и потвърдете, че вашите тестове за архивиране и възстановяване са били успешни.
• Седмица 4 – Управление и Комуникации: Съставете пакета за борда на директорите и изгответе вашата месечна актуализация за инвеститорите. Проверете правните входящи кутии за всякакви нови елементи, подгответе съгласия и резолюции за одобрение и прегледайте вашия календар за лицензи, за да се подготвите за предстоящия месец.

Собственост, Базирана на Роли (RACI Hint)​

Ясната собственост е ключова. Ето типично разпределение:

• Изпълнителен директор/Основател: Отговаря за актуализацията за инвеститорите, подготовката на борда на директорите, подписването на основни договори и обработката на изключения от политиката.
• Финанси/Контрольор: Притежава финансовото закриване, данъците, нормативните актове, управлението на AP/AR, прогнозирането на паричните средства и архивирането на финансови доказателства.
• Човешки Ресурси: Управлява заплатите, администрирането на обезщетения, обучението за съответствие, съгласуването на персонала и насочването на документацията за акции.
• Юридически/Външен Консултант: Обработва корпоративното управление, прегледа на договори, управлението на интелектуалната собственост, лицензирането и всички активни спорове.
• Сигурност/Инженеринг: Провежда технически прегледи на достъпа, ръководи реакцията при инциденти, извършва оценки на сигурността на доставчиците и извършва сканиране на софтуер с отворен код.
• Операции/ИТ: Управлява инвентара на устройства, наблюдава архивирането на данни и поддържа стандартни оперативни процедури (SOP).

Доказателства за Улавяне Всеки Месец (Какво Искат Одиторите и Придобиващите) 📂​

Бъдещата ви същност ще ви благодари, че поддържате тези записи подредени:

• Банкови съгласувания, оборотен баланс и списък за проверка за закриване в края на месеца.
• Регистър на заплатите и потвърждения за данъчни и обезщетителни преводи.
• Копия от подадени декларации за продажби/ДДС и разписки за плащане.
• Екранни снимки или експорти от прегледи на достъпа и бележки за всички предприети действия за отстраняване на проблеми.
• Дневници за DSR и инциденти със сигурността, с доказателства за тяхното закриване.
• Напълно изпълнени договори, съгласия на борда на директорите и актуализирани регистри на опциите.
• Доклади за завършване на обучение и подписани потвърждения на служителите за политика.
• Копия от издадени COI, всякакви известия за искове и комуникации със застрахователни брокери.

Бележки за Юрисдикцията (Модел, А Не Съвет)​

Подробностите за съответствие се различават в зависимост от местоположението, но някои модели са често срещани:

• Данъци върху Заплатите: Вашият график на депозитите (например месечно или полуседмично в САЩ) обикновено зависи от вашата историческа данъчна задълженост. Вашият доставчик на заплати ще ви информира за необходимата честота, но все пак трябва да потвърждавате депозитите всеки месец.
• Продажби/ДДС/GST: Честотата на подаване често се основава на обема на продажбите. Новите продавачи могат да започнат с месечно подаване и по-късно могат да преминат към тримесечно или годишно, когато бизнесът им се промени. Поддържайте прост регистър на портала, данъчния номер, честотата на подаване и крайните срокове за всяка юрисдикция.
• Пенсионни Планове: Вноските на служителите трябва да бъдат депозирани възможно най-скоро след датата на заплатата. Не задържайте тези средства.
• Данни и Поверителност: Ако пуснете нови продуктови функции, които променят начина, по който събирате или обработвате лични данни, трябва да актуализирате вашите записи за обработка (ROPA) и публични разкрития (като вашата Политика за поверителност) в същия месец.
• Акции: Служителите, които правят специални данъчни избори (като избор 83(b) в САЩ), често имат много строги срокове (например 30 дни от датата на предоставяне). Извършвайте месечно сканиране, за да се уверите, че всички нови получатели са били предупредени за тези срокове.

Често Срещани Капани (и Бързи Поправки) ⚠️​

• Капани за Автоматично Подновяване: Забравяне да се анулира голям договор навреме.
  • Поправка: Проследявайте прозорците за подновяване и известие за прекратяване за всички ключови доставчици. Задайте напомняния в календара 45–60 дни преди крайния срок за известие.
• Непритежавани Портали: Единственият човек с вход в правителствен данъчен портал напуска компанията.
  • Поправка: Централизирайте всички входове в портала на регулатора и устройствата/приложенията за многофакторна автентикация (MFA) в сигурна, споделена система (като мениджър на пароли за бизнес). Избягвайте зависимости от един човек.
• Скрити Инструменти: Екип започва да използва нов SaaS инструмент без проверка за сигурност или правна проверка.
  • Поправка: Внедрете прост процес на приемане на доставчици, който изисква преглед за всеки нов инструмент, който ще докосне клиентски или служителски данни.
• Разхлабени Доказателства: Запазване на доказателства за съответствие в случайни папки или лични дискове.
  • Поправка: Съхранявайте доказателства (PDF файлове, екранни снимки, експорти) директно в свързаната задача във вашия инструмент за управление на проекти и в ясно наименувана, датирана структура на папки (например Съответствие/2025/2025-08/).
• Разрастване на Достъпа: Бивши служители или изпълнители все още имат достъп до системи.
  • Поправка: Приложете принципа на най-малко привилегии. Като част от вашия месечен преглед на достъпа, направете си навик да премахвате незабавно всички неактивни акаунти.

Шаблон: Месечен Списък за Проверка за Съответствие (CSV)​

Копирайте текста по-долу в текстов файл, запазете го като compliance.csv и го импортирайте във вашата любима електронна таблица или инструмент за управление на проекти, за да започнете.

Code snippet

Област,Задача,Тригер,Относително Краен Срок,Собственик,Доказателства,Бележки
Корпоративни,Преглед на таблицата за капитализация и регистъра на опциите,Начало на месеца,Бизнес Ден 3,Юридически/Финанси,Експортиране на актуализиран регистър,"Подгответе всякакви съгласия"
Корпоративни,Проверете legal@ и пощата на регистрирания агент,Начало на месеца,Бизнес Ден 2,Юридически,PDF сканирания на известия,"Сортиране/задаване"
Данъци и Заплати,Изплащане на заплати и превеждане на удръжки,Всяка заплата,В рамките на 2 работни дни,Човешки Ресурси/Финанси,Регистър на заплатите и разписки за превод,"Съвпадение на периода на заплащане"
Данъци и Заплати,Депозиране на данъци върху заплатите на работодателя,Зададен ритъм,Според зададения краен срок,Финанси,Потвърждения за депозит,"Експортиране на портала на доставчика"
Данъци и Заплати,Декларация и плащане за продажби/ДДС/GST,Месечен подател,На юрисдикция,Финанси,Подадена декларация и разписка за плащане,"Поддържане на регистър на юрисдикцията"
Данъци и Заплати,Преглед на връзката/PE експозицията,Край на месеца,Бизнес Ден 5,Финанси/Юридически,Актуализирана матрица на връзката,"Карта на персонала/изпълнителите"
Данъци и Заплати,Маркирайте разходи, отговарящи на условията за НИРД,Край на месеца,Бизнес Ден 5,Финанси,Моментна снимка на работния документ,"Бележки за класификация на разходите"
Заетост,Съгласуване на персонала спрямо HRIS,Начало на месеца,Бизнес Ден 3,Човешки Ресурси,Доклад за персонала,"Пакети за нови служители/прекратяване на договорите са пълни"
Заетост,Депозиране на вноски в пенсионния план,Всяка заплата,В рамките на времевата рамка на плана,Човешки Ресурси/Финанси,Потвърждения за депозит,"Избягвайте късни депозити"
Заетост,Съгласуване на фактури за обезщетения,Месечна фактура,Бизнес Ден 7,Човешки Ресурси/Финанси,Фактура и плащане,"Проследяване на кредити/възстановявания"
Заетост,Проверка за завършване на обучението,Край на месеца,Бизнес Ден 7,Човешки Ресурси,Доклад за обучение,"Насрочване на наваксвания"
Акции,Събиране на изпълнена документация за предоставяне,Когато се издават безвъзмездни средства,В рамките на 30 дни,Човешки Ресурси/Юридически,Изпълнени документи,"Проследяване на всякакви данъчни избори"
Сигурност,Прегледи на достъпа (prod/code/data/finance),Начало на месеца,Бизнес Ден 10,Сигурност/Инженеринг,Експортиране на достъпа и дневник за отстраняване на проблеми,"Деактивиране на неактивни"
Сигурност,Преглед на доставчика/DPA за нови инструменти,Нови доставчици,В рамките на 10 дни,Юридически/Сигурност,DPA и бележки за риска,"Актуализиран списък на подпроцесорите"
Поверителност,Преглед на дневника на DSR/потребителски заявки,Текущ,Месечно резюме,Юридически/Поверителност,DSR дневник,"Съответствие на SLA"
Поверителност,Актуализиране на ROPA/DPIA, ако е променено,Когато функциите се променят,Край на месеца,Поверителност/Продукт,Актуализирани регистри,"Връзка към PRD"
ИТ/Архивиране,Моментна снимка на тест за архивиране и възстановяване,Месечно,Бизнес Ден 10,ИТ,Тест доклад,"Включете бележки за RTO/RPO"
Финанси,Закриване на книгите и съгласуване на сметки,Предходен месец,Бизнес Ден 5,Финанси,Списък за проверка за закриване и TB,"Заключете периода"
Финанси,Изпълнение на AR колекции,Начало на месеца,Бизнес Ден 7,Финанси,Колекционерски бележки,"Списък с най-нарушени"
Финанси,Преглед и одобрения на AP/доставчици,Седмица 2,Седмичен ритъм,Финанси,AP стареене и одобрения,"Забележете необичайни доставчици"
Финанси,Разпознаване на приходите и връзка MRR/ARR,Край на месеца,Бизнес Ден 6,Финанси,Бележка за преразглеждане и връзки,"Списък с договори"
Лицензи,Преглед на календара на лиценза/разрешението,Начало на месеца,Бизнес Ден 5,Юридически/Операции,Експортиране на календара,"Предстоящи подновявания"
IP,Наблюдение на търговски марки и преглед на домейна,Край на месеца,Бизнес Ден 7,Юридически/ИТ,Гледайте известия и DNS моментна снимка,"Проверете автоматичното подновяване"
Застраховане,COI издаване и дневник на исковете,Край на месеца,Бизнес Ден 7,Операции/Финанси,COI и бележки за искове,"Уведомете превозвачите, ако е необходимо"
Борд/Инвеститори,Месечна актуализация за инвеститорите,Край на месеца,Бизнес Ден 5,Изпълнителен директор/Основател,Имейл/PDF за актуализация,"KPI, пари, наемане, въпроси"
Записи,Архивирайте доказателства в стаята с данни,Когато задачите се затварят,Същия ден,Всички собственици,Датирани PDF/експорти,"Използвайте папки YYYY-MM"

Как да Внедрите за 30 Минути 🚀​

1. Създайте проект "Месечно Съответствие" във вашия мениджър на задачи, използвайки горните раздели.
2. Добавете повтарящи се задачи с ясни собственици и относителни крайни срокове (например "3-ти работен ден от месеца").
3. Когато завършите задачите, прикачете доказателствата директно и ги запазете и в датирана папка за съхранение в облак.
4. Създайте проста електронна таблица "Регистър на юрисдикциите", изброяваща всяка държава/държава, в която оперирате, заедно с идентификатори на акаунти, връзки към портали, честоти на подаване и крайни срокове.
5. Насрочете еднократна среща с вашия счетоводител и правен съветник, за да прегледате календара и да коригирате всички честоти въз основа на вашата конкретна ситуация.

Когато Компанията Ви се Промени, Актуализирайте Календара​

Календарът за съответствие е жив документ. Прегледайте и го актуализирайте, когато бизнесът ви достигне ключови етапи:

• Растеж: Стартиране на нови продуктови линии, разширяване в нови географски региони или промяна на начина, по който обработвате парични потоци.
• Хора: Значителен растеж на персонала, наемане на изпълнители в нови региони или промяна на вашия модел на заетост.
• Финанси и Операции: Поемане на дълг със споразумения, подлагане на удостоверявания на SOC или ISO или подписване на големи корпоративни клиенти със специфични изисквания за съответствие.
• Корпоративни: Правене на промени във вашия план за акции, провеждане на вторична транзакция или опресняване на вашия фонд за опции.

Най-важното: Постоянен месечен ритъм превръща съответствието от хаотичен пожар в предвидим, управляем процес. Тази дисциплина запазва възможностите на вашата компания за бъдещо набиране на средства и сливания и придобивания и прави одитите и отчитането в края на годината безболезнени. Поддържайте списъка кратък, доказателствата подредени, а собствениците ясни.