Der monatliche Rechts-Compliance-Kalender für Gründer

Dieser Leitfaden ist eine praktische, länderunabhängige Checkliste, die Gründer jeden Monat durchführen können, um rechtlich sauber zu bleiben. Verwenden Sie sie, um wiederkehrende Aufgaben in Ihrem bevorzugten Projektmanagement-Tool (wie Notion, Asana oder Jira) einzurichten und bei Bedarf Nachweise anzuhängen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung; klären Sie Einzelheiten immer mit Ihrem Anwalt und den lokalen Aufsichtsbehörden ab.

Dieser einfache Rhythmus kann Sie vor zukünftigen Kopfschmerzen bewahren, Ihr Unternehmen für Investitionen attraktiv halten und die Due Diligence zum Kinderspiel machen.

Wer sollte diesen Leitfaden verwenden?​

Diese monatliche Checkliste ist für Organisationen gedacht, die wachsen, aber noch keine eigene Rechtsabteilung haben. Sie ist besonders nützlich für:

• Frühphasen-Startups, die sich ohne ein Vollzeit-Rechtsteam in den Komplexitäten von Governance, Beschäftigung und Steuern zurechtfinden müssen.
• VC-finanzierte Unternehmen, die saubere, organisierte Due-Diligence-Ordner führen möchten, um für die nächste Finanzierungsrunde oder Übernahme bereit zu sein.
• Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die Produkte oder Dienstleistungen in verschiedenen Bundesländern oder Ländern verkaufen und die Multi-Jurisdictional Compliance verwalten müssen.

Monatliche Checkliste auf einen Blick ✅​

Kopieren Sie diese Elemente in Ihr Aufgabenverwaltungstool und stellen Sie sie auf monatliche Wiederholung ein.

Gesellschaftsrecht & Governance​

• Überprüfen Sie alle Änderungen an der Kapitalisierungstabelle; aktualisieren Sie das Optionsregister und holen Sie alle erforderlichen Genehmigungen des Vorstands ein.
• Durchsuchen Sie die Posteingänge für Ihren eingetragenen Vertreter und Ihre allgemeine Rechts-E-Mail (z. B. "[email protected]"); sortieren Sie alle Benachrichtigungen oder Zustellungsurkunden unverzüglich aus.
• Führen Sie ein fortlaufendes Register der Beschlüsse und Maßnahmen, um sich auf die nächste Vorstandssitzung vorzubereiten.

Steuern & Gehaltsabrechnung​

• Führen Sie die Gehaltsabrechnung planmäßig durch; führen Sie alle Einbehalte für Arbeitnehmer und Arbeitgebersteuern gemäß Ihrem zugewiesenen Einzahlungsplan ab.
• Gleichen Sie Rechnungen für Mitarbeiterleistungen ab; überweisen Sie Zahlungen für Kranken-, Lebens-, Invaliditäts-, Pendlerleistungen usw.
• Reichen Sie Umsatz-, Mehrwertsteuer- oder GST-Erklärungen ein und führen Sie die erhobenen Steuern ab, wenn Sie einen monatlichen Einreichungsplan haben.
• Überprüfen Sie Ihr physisches oder wirtschaftliches Nexus-Exposure, indem Sie Mitarbeiterzahl, Standorte von Auftragnehmern, Einnahmequellen und Lagerbestandsplatzierung verfolgen.
• Kennzeichnen Sie alle Kosten, die für F&E-Steuergutschriften in Frage kommen, und führen Sie die erforderlichen Arbeitspapiere zur Unterstützung dieser Kosten.

Beschäftigung & Sozialleistungen​

• Gleichen Sie Ihre Mitarbeiterliste mit Ihrem HRIS (Human Resource Information System) ab; bestätigen Sie, dass alle Einstellungs- und Kündigungsunterlagen vollständig sind.
• Zahlen Sie die Beiträge zum betrieblichen Altersvorsorgeplan (z. B. 401(k)) und alle Darlehensrückzahlungen rechtzeitig ein.
• Gleichen Sie die bezahlten Urlaubsansprüche (PTO) ab und stellen Sie die Einhaltung der Überstundenbestimmungen für alle nicht freigestellten Mitarbeiter sicher.
• Verfolgen Sie die Abschlussquoten von Compliance-Schulungen (z. B. Belästigung, Sicherheit) und planen Sie Nachholtermine für diejenigen, die im Rückstand sind.
• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente für Aktienzuteilungen vollständig ausgeführt sind, und fordern Sie alle ausstehenden Unterschriften an.

Datenschutz, Sicherheit & Daten​

• Führen Sie Zugriffskontrollen für kritische Systeme durch, darunter Finanzsoftware, Produktionsumgebungen, Quellcode-Repositories, Kundendatenspeicher und HRIS.
• Aktualisieren Sie die Register für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) oder Aufzeichnungen von Verarbeitungstätigkeiten (ROPA), wenn sich die Produkt- oder Datenflüsse geändert haben.
• Protokollieren und schließen Sie alle Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle ab; überprüfen Sie den Status von Anträgen betroffener Personen (DSARs) oder anderen Anträgen auf Verbraucherrechte.
• Bestätigen Sie, dass Datenverarbeitungsvereinbarungen (DVVs) vorhanden sind und die Listen der Unterauftragsverarbeiter für alle neuen Anbieter aktualisiert werden.
• Erstellen Sie eine Momentaufnahme als Beweis dafür, dass Backups erfolgreich sind und Wiederherstellungstests durchgeführt wurden; fassen Sie den Patch-Status kritischer Systeme zusammen.

Finanzkontrollen (Audit-freundlicher Abschluss)​

• Gleichen Sie alle Bank- und Kreditkartenkonten ab; sperren Sie die Bücher des Vormonats formell.
• Erstellen Sie eine Liste Ihrer Forderungen (AR) und Verbindlichkeiten (AP), verfolgen Sie aktiv Inkasso und überprüfen Sie die wichtigsten Lieferantenbeziehungen und alle ungewöhnlichen Ausgaben.
• Wenden Sie Ihre Umsatzrealisierungsrichtlinie an; verknüpfen Sie Ihre monatlich wiederkehrenden Umsätze (MRR) oder jährlich wiederkehrenden Umsätze (ARR) mit Kundenverträgen.
• Dokumentieren Sie alle Transaktionen mit nahestehenden Parteien und stellen Sie sicher, dass diese ordnungsgemäß genehmigt wurden.
• Aktualisieren Sie Ihre Finanzprognose für die nächsten 6–12 Monate und überprüfen Sie alle Schuldenvereinbarungen, die Sie möglicherweise haben.

Produkt, Marketing & Website​

• Überprüfen Sie aktuelle Marketingaussagen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß belegt sind und alle erforderlichen Offenlegungen enthalten.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Nutzungsbedingungen, Datenschutzrichtlinie, Cookie-Banner und Einwilligungsprotokolle nach allen Website- oder Produktänderungen auf dem neuesten Stand sind.
• Führen Sie Open-Source-Lizenzscans auf Ihrem Codebase durch und aktualisieren Sie alle Hinweise von Drittanbietern nach Bedarf.
• Führen Sie stichprobenartige Überprüfungen der Barrierefreiheit bei aktuellen Produktversionen durch, um die Einhaltung von Standards wie WCAG sicherzustellen.

Lizenzen, Genehmigungen & Branchenregeln​

• Vergewissern Sie sich, dass alle Geschäftslizenzen aktuell sind, und notieren Sie sich alle anstehenden Verlängerungsfristen.
• Prüfen Sie, ob Aufgaben im Zusammenhang mit branchenspezifischen Anforderungen anfallen (z. B. PCI für Zahlungen, HIPAA für Gesundheitsdaten, COPPA für den Datenschutz von Kindern, MiCA für Krypto-Assets oder SOC-Bescheinigungen für Unternehmenskunden).
• Vergewissern Sie sich, dass Änderungen an Geldtransfers oder Marktplatz-Zahlungsflüssen keine neuen Lizenzanforderungen auslösen.

IP & Marke​

• Überwachen Sie Markenschutzhinweise und erfassen Sie potenzielle Konflikte oder Verletzungsprobleme.
• Bestätigen Sie, dass alle neuen Mitarbeiter und Auftragnehmer Vereinbarungen zur Abtretung von Erfindungen unterzeichnet haben.
• Überprüfen Sie die Einstellungen für die automatische Verlängerung von Domainnamen und überprüfen Sie Ihre DNS-Sicherheit.

Versicherung & Risiko​

• Gleichen Sie die Versicherungszertifikate (COIs) ab, die Sie an Kunden oder Partner ausgestellt haben.
• Überprüfen Sie Ihr internes Schaden- und Vorfallprotokoll; benachrichtigen Sie Ihre Versicherer, wenn dies gemäß Ihren Policen erforderlich ist.
• Passen Sie Ihren Versicherungsschutz bei Bedarf an, um Änderungen der Mitarbeiterzahl, des Umsatzes oder neuer vertraglicher Mindestwerte zu berücksichtigen.

Investoren & Vorstand​

• Senden Sie Ihr monatliches Update an die Investoren, einschließlich KPIs, Cash-Position, Highlights, Risiken, Fortschritte bei der Einstellung und alle spezifischen Anfragen.
• Pflegen Sie den Datenraum des Vorstands mit dem neuesten Metrikenpaket, wichtigen neuen Verträgen und Compliance-Dokumentationen.

Aufzeichnungen & Aufbewahrung​

• Speichern Sie alle unterzeichneten Verträge, Genehmigungen, Protokolle und andere Compliance-Nachweise in den richtigen, organisierten Ordnern.
• Wenden Sie Ihren Zeitplan für die Dokumentenaufbewahrung an; platzieren oder entfernen Sie alle rechtlichen Beschlagnahmungen von Dokumenten ordnungsgemäß.

Ein einfacher monatlicher Rhythmus, der funktioniert 🗓️​

Die Verteilung der Arbeit über den Monat hinweg verhindert ein Last-Minute-Gerangel.

• Woche 1 – Abschluss & Barmittel: Konzentrieren Sie sich auf den Abschluss der Bücher des Vormonats, den Abgleich aller Konten und die Aktualisierung Ihrer Runway-Analyse. Dies ist auch der Zeitpunkt, um die Gehaltsabrechnung durchzuführen, Leistungsüberweisungen abzuwickeln und Altersvorsorgebeiträge einzuzahlen.
• Woche 2 – Einreichungen & Zahlungen: Reichen Sie alle monatlichen Umsatz-/Mehrwertsteuer-/GST-Erklärungen ein. Senden Sie die Arbeitgebersteuerzahlungen gemäß Ihrem Zeitplan. Führen Sie Ihren AR-Inkassoprozess durch und überprüfen Sie wichtige Lieferantenzahlungen.
• Woche 3 – Kontrollen & Sicherheit: Diese Woche ist für interne Kontrollen reserviert. Führen Sie Ihre Zugriffskontrollen durch, überprüfen Sie neue Anbieter, aktualisieren Sie die DPA-Listen, überprüfen Sie die Vorfallprotokolle und bestätigen Sie, dass Ihre Backup- und Wiederherstellungstests erfolgreich waren.
• Woche 4 – Governance & Kommunikation: Stellen Sie das Vorstandspaket zusammen und entwerfen Sie Ihr monatliches Investoren-Update. Durchsuchen Sie die juristischen Posteingänge nach neuen Elementen, reihen Sie Genehmigungen und Beschlüsse zur Genehmigung ein und überprüfen Sie Ihren Lizenzkalender, um sich auf den kommenden Monat vorzubereiten.

Rollenbasierte Verantwortlichkeit (RACI-Hinweis)​

Eine klare Verantwortlichkeit ist der Schlüssel. Hier ist eine typische Aufschlüsselung:

• CEO/Gründer: Verantwortlich für das Investoren-Update, die Vorbereitung des Vorstands, die Unterzeichnung wichtiger Verträge und die Bearbeitung von Richtlinienausnahmen.
• Finanzen/Controller: Verantwortlich für den Finanzabschluss, Steuern, regulatorische Einreichungen, AP/AR-Management, Runway-Prognosen und die Archivierung von Finanzdokumenten.
• Personalwesen: Verwaltet Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Compliance-Schulungen, Abgleich der Mitarbeiterzahl und Weiterleitung von Aktiendokumenten.
• Rechtsabteilung/Externer Anwalt: Verantwortlich für Corporate Governance, Vertragsprüfung, IP-Management, Lizenzierung und alle aktiven Streitigkeiten.
• Sicherheit/Entwicklung: Führt technische Zugriffskontrollen durch, leitet die Reaktion auf Vorfälle, führt Sicherheitsbewertungen von Anbietern durch und führt Open-Source-Software-Scans durch.
• Betrieb/IT: Verwaltet das Geräteinventar, überwacht Datensicherungen und pflegt Standard Operating Procedures (SOPs).

Nachweise, die jeden Monat erfasst werden müssen (wonach Wirtschaftsprüfer und Erwerber fragen) 📂​

Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken, wenn Sie diese Aufzeichnungen ordentlich führen:

• Bankabstimmungen, Saldenliste und die Checkliste für den Monatsabschluss.
• Das Gehaltsregister und Bestätigungen von Steuer- und Leistungsüberweisungen.
• Kopien der eingereichten Umsatz-/Mehrwertsteuererklärungen und deren Zahlungsbelege.
• Screenshots oder Exporte aus Zugriffskontrollen und Notizen zu ergriffenen Abhilfemaßnahmen.
• Protokolle für DSARs und Sicherheitsvorfälle mit Nachweisen über deren Abschluss.
• Vollständig ausgeführte Verträge, Beschlüsse des Vorstands und aktualisierte Optionsregister.
• Schulungsabschlussberichte und unterzeichnete Mitarbeiterrichtlinienerklärungen.
• Kopien der ausgestellten COIs, alle Schadensmeldungen und die Kommunikation mit Versicherungsmaklern.

Hinweise zur Gerichtsbarkeit (Muster, keine Beratung)​

Die Compliance-Details variieren je nach Standort, aber einige Muster sind üblich:

• Lohnsteuern: Ihr Einzahlungsplan (z. B. monatlich oder halb wöchentlich in den USA) hängt in der Regel von Ihrer bisherigen Steuerschuld ab. Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter wird Sie über die erforderliche Häufigkeit informieren, aber Sie sollten die Einzahlungen dennoch jeden Monat bestätigen.
• Umsatz-/Mehrwertsteuer/GST: Die Häufigkeit der Einreichung basiert oft auf dem Umsatzvolumen. Neue Verkäufer beginnen möglicherweise mit monatlichen Einreichungen und können später auf vierteljährliche oder jährliche umsteigen, wenn sich ihr Geschäft ändert. Führen Sie ein einfaches Register mit dem Portal, der Steuer-ID, der Häufigkeit der Einreichung und den Fälligkeitsterminen jeder Gerichtsbarkeit.
• Altersvorsorgepläne: Die Beiträge der Mitarbeiter müssen so bald wie administrativ möglich nach dem Gehaltsabrechnungstermin eingezahlt werden. Behalten Sie diese Gelder nicht ein.
• Daten & Datenschutz: Wenn Sie neue Produktfunktionen veröffentlichen, die ändern, wie Sie personenbezogene Daten erfassen oder verarbeiten, müssen Sie Ihre Aufzeichnungen über die Verarbeitung (ROPA) und öffentliche Offenlegungen (wie Ihre Datenschutzrichtlinie) im selben Monat aktualisieren.
• Eigenkapital: Mitarbeiter, die spezielle Steuerwahlen treffen (wie eine 83(b)-Wahl in den USA), haben oft sehr strenge Fristen (z. B. 30 Tage ab dem Zuteilungsdatum). Führen Sie eine monatliche Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass alle neuen Begünstigten an diese Fristen erinnert wurden.

Häufige Fallstricke (und schnelle Lösungen) ⚠️​

• Auto-Renew-Fallen: Vergessen, einen wichtigen Vertrag rechtzeitig zu kündigen.
  • Lösung: Verfolgen Sie die Verlängerungs- und Kündigungsfristen für alle wichtigen Anbieter. Legen Sie Kalendererinnerungen 45–60 Tage vor dem Stichtag der Kündigung fest.
• Nicht zugewiesene Portale: Die einzige Person mit dem Login zu einem staatlichen Steuerportal verlässt das Unternehmen.
  • Lösung: Zentralisieren Sie alle Zugangsdaten für die Portale der Aufsichtsbehörden und Multi-Faktor-Authentifizierungsgeräte/-Apps (MFA) in einem sicheren, gemeinsam genutzten System (wie einem Business Password Manager). Vermeiden Sie Abhängigkeiten von einzelnen Personen.
• Schatten-Tools: Ein Team beginnt, ein neues SaaS-Tool ohne Sicherheits- oder Rechtsprüfung zu verwenden.
  • Lösung: Implementieren Sie einen einfachen Vendor-Intake-Prozess, der eine Überprüfung für jedes neue Tool erfordert, das Kunden- oder Mitarbeiterdaten berührt.
• Lose Beweise: Compliance-Nachweise werden in zufälligen Ordnern oder persönlichen Laufwerken gespeichert.
  • Lösung: Speichern Sie Beweise (PDFs, Screenshots, Exporte) direkt in der zugehörigen Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool und in einer klar benannten, datierten Ordnerstruktur (z. B. Compliance/2025/2025-08/).
• Zugriffskriechgang: Ehemalige Mitarbeiter oder Auftragnehmer haben weiterhin Zugriff auf Systeme.
  • Lösung: Setzen Sie das Prinzip der geringsten Privilegien durch. Machen Sie es sich im Rahmen Ihrer monatlichen Zugriffskontrolle zur Gewohnheit, alle inaktiven Konten sofort zu deaktivieren.

Vorlage: Monatliche Compliance-Checkliste (CSV)​

Kopieren Sie den folgenden Text in eine Textdatei, speichern Sie ihn als compliance.csv und importieren Sie ihn in Ihre bevorzugte Tabellenkalkulation oder Ihr Projektmanagement-Tool, um loszulegen.

Code snippet

Bereich,Aufgabe,Auslöser,Relative Fälligkeit,Verantwortlicher,Nachweis,Hinweise
Gesellschaftsrecht,Kapitalisierungstabelle & Optionsregister prüfen,Monatsbeginn,Werktag 3,Rechtsabteilung/Finanzen,Aktualisierter Registerexport,"Genehmigungen einreihen"
Gesellschaftsrecht,legal@ und Post des registrierten Vertreters durchsuchen,Monatsbeginn,Werktag 2,Rechtsabteilung,PDF-Scans von Mitteilungen,"Sichten/zuweisen"
Steuern & Gehaltsabrechnung,Gehaltsabrechnung durchführen & Einbehalte abführen,Jede Gehaltsabrechnung,Innerhalb von 2 Werktagen,Personalabteilung/Finanzen,Gehaltsregister & Überweisungsbelege,"Passender Abrechnungszeitraum"
Steuern & Gehaltsabrechnung,Arbeitgeber-Lohnsteuern einzahlen,Zugewiesener Rhythmus,Gemäß zugewiesenem Fälligkeitstermin,Finanzen,Einzahlungsbestätigungen,"Anbieterportal-Export"
Steuern & Gehaltsabrechnung,Umsatz-/Mehrwertsteuer-/GST-Erklärung & Zahlung,Monatliche Einreicher,Pro Gerichtsbarkeit,Finanzen,Eingereichte Erklärung & Zahlungsbeleg,"Gerichtsbarkeitsregister führen"
Steuern & Gehaltsabrechnung,Nexus-/PE-Exposure prüfen,Monatsende,Werktag 5,Finanzen/Rechtsabteilung,Aktualisierte Nexus-Matrix,"Karte der Mitarbeiterzahl/Auftragnehmer"
Steuern & Gehaltsabrechnung,F&E-fähige Kosten kennzeichnen,Monatsende,Werktag 5,Finanzen,Momentaufnahme der Arbeitspapiere,"Kostenklassifizierungsnotizen"
Beschäftigung,Mitarbeiterzahl mit HRIS abgleichen,Monatsbeginn,Werktag 3,Personalabteilung,Mitarbeiterzahlbericht,"Neue Einstellungs-/Kündigungspakete vollständig"
Beschäftigung,Beiträge zum Altersvorsorgeplan einzahlen,Jede Gehaltsabrechnung,Innerhalb des Planzeitrahmens,Personalabteilung/Finanzen,Einzahlungsbestätigungen,"Verspätete Einzahlungen vermeiden"
Beschäftigung,Leistungsrechnungen abgleichen,Monatliche Rechnung,Werktag 7,Personalabteilung/Finanzen,Rechnung & Zahlung,"Guthaben/Rückerstattungen verfolgt"
Beschäftigung,Schulungsabschluss-Sweep,Monatsende,Werktag 7,Personalabteilung,Schulungsbericht,"Make-ups planen"
Eigenkapital,Ausgeführte Zuteilungsunterlagen einholen,Bei Zuteilungen,Innerhalb von 30 Tagen,Personalabteilung/Rechtsabteilung,Ausgeführte Dokumente,"Steuerwahlen verfolgen"
Sicherheit,Zugriffskontrollen (Prod/Code/Daten/Finanzen),Monatsbeginn,Werktag 10,Sicherheit/Entwicklung,Zugriffsexporte & Sanierungsprotokoll,"Inaktive Konten deprovisionieren"
Sicherheit,Anbieter-/DPA-Überprüfung für neue Tools,Neue Anbieter,Innerhalb von 10 Tagen,Rechtsabteilung/Sicherheit,DPA- & Risikonotizen,"Unterauftragnehmerliste aktualisiert"
Datenschutz,DSR-/Verbraucheranfragen-Protokollüberprüfung,Laufend,Monatliche Zusammenfassung,Rechtsabteilung/Datenschutz,DSR-Protokoll,"SLA-Compliance"
Datenschutz,ROPA/DPIA aktualisieren, falls geändert,Wenn sich Funktionen ändern,Monatsende,Datenschutz/Produkt,Aktualisierte Register,"Link zu PRDs"
IT/Backups,Backup- & Wiederherstellungstest-Snapshot,Monatlich,Werktag 10,IT,Testbericht,"RTO/RPO-Notizen einschließen"
Finanzen,Bücher schließen & Konten abgleichen,Vormonat,Werktag 5,Finanzen,Checkliste für den Abschluss & TB,"Periode sperren"
Finanzen,AR-Inkassolauf,Monatsbeginn,Werktag 7,Finanzen,Inkassonotizen,"Liste der Top-Zahlungsausfälle"
Finanzen,AP-/Anbieterüberprüfung & Genehmigungen,Woche 2,Wöchentlicher Rhythmus,Finanzen,AP-Aging & Genehmigungen,"Ungewöhnliche Anbieter erkennen"
Finanzen,Umsatzrealisierung & MRR/ARR-Bindung,Monatsende,Werktag 6,Finanzen,Rev Rec Memo & Bindungen,"Vertragsliste"
Lizenzen,Lizenz-/Genehmigungskalender-Sweep,Monatsbeginn,Werktag 5,Rechtsabteilung/Betrieb,Kalenderexport,"Bevorstehende Verlängerungen"
IP,Markenüberwachung & Domainüberprüfung,Monatsende,Werktag 7,Rechtsabteilung/IT,Überwachungshinweise & DNS-Snapshot,"Auto-Renew-Check"
Versicherung,COI-Ausstellung & Schadenprotokoll,Monatsende,Werktag 7,Betrieb/Finanzen,COIs & Schadensnotizen,"Versicherer bei Bedarf benachrichtigen"
Vorstand/Investoren,Monatliches Update an Investoren,Monatsende,Werktag 5,CEO/Gründer,Update-E-Mail/PDF,"KPIs, Barmittel, Einstellungen, Anfragen"
Aufzeichnungen,Beweise im Datenraum archivieren,Bei Aufgabenabschluss,Gleicher Tag,Alle Verantwortlichen,Datierte PDFs/Exporte,"YYYY-MM-Ordner verwenden"

So implementieren Sie es in 30 Minuten 🚀​

1. Erstellen Sie ein Projekt "Monatliche Compliance" in Ihrem Task-Manager mit den obigen Abschnitten.
2. Fügen Sie wiederkehrende Aufgaben mit klaren Verantwortlichen und relativen Fälligkeitsterminen hinzu (z. B. "3. Werktag des Monats").
3. Wenn Sie Aufgaben erledigen, hängen Sie die Nachweise direkt an und speichern Sie sie außerdem in einem datierten Cloud-Speicherordner.
4. Erstellen Sie eine einfache Tabellenkalkulation "Gerichtsbarkeitsregister", in der Sie jeden Staat/jedes Land, in dem Sie tätig sind, zusammen mit Kontokennungen, Portal-Links, Einreichungshäufigkeiten und Fälligkeitsterminen auflisten.
5. Planen Sie ein einmaliges Treffen mit Ihrem Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater, um den Kalender zu überprüfen und alle Häufigkeiten an Ihre spezifische Situation anzupassen.

Wenn sich Ihr Unternehmen ändert, aktualisieren Sie den Kalender​

Ein Compliance-Kalender ist ein lebendiges Dokument. Überprüfen und aktualisieren Sie ihn, wenn Ihr Unternehmen wichtige Meilensteine erreicht:

• Wachstum: Einführung neuer Produktlinien, Expansion in neue Regionen oder Änderung der Art und Weise, wie Sie Geldflüsse abwickeln.
• Personal: Deutliches Wachstum der Mitarbeiterzahl, Einstellung von Auftragnehmern in neuen Regionen oder Änderung Ihres Beschäftigungsmodells.
• Finanzen & Betrieb: Aufnahme von Schulden mit Auflagen, Durchführung von SOC- oder ISO-Bescheinigungen oder Gewinnung großer Unternehmenskunden mit spezifischen Compliance-Anforderungen.
• Gesellschaftsrecht: Änderungen an Ihrem Aktienplan, Durchführung einer Sekundärtransaktion oder Auffrischung Ihres Optionspools.

Fazit: Ein stetiger monatlicher Rhythmus verwandelt Compliance von einer chaotischen Feueralarmübung in einen vorhersehbaren, überschaubaren Prozess. Diese Disziplin bewahrt die Wahlfreiheit Ihres Unternehmens für zukünftige Mittelbeschaffungen und M&A, und sie macht Jahresendprüfungen und -berichte schmerzfrei. Halten Sie die Liste kurz, die Beweise ordentlich und die Verantwortlichen klar.