El calendari mensual de compliment legal per a fundadors

Aquesta guia és una llista de verificació pràctica i agnòstica a la jurisdicció que els fundadors poden executar cada mes per mantenir-se legalment ordenats. Utilitza-la per configurar tasques recurrents a la teva eina de gestió de projectes preferida (com Notion, Asana o Jira) i adjunta proves a mesura que avances. No és un substitut de l'assessorament legal; sempre confirma els detalls específics amb el teu assessor i els reguladors locals.

Aquest ritme senzill et pot estalviar mals de cap futurs, mantenir la teva empresa atractiva per a la inversió i facilitar la due diligence.

Qui hauria d'utilitzar aquesta guia?​

Aquesta llista de verificació mensual està dissenyada per a organitzacions que estan creixent però que potser encara no tenen un departament legal intern dedicat. És particularment útil per a:

• Startups en fase inicial que naveguen per les complexitats de la governança, l'ocupació i els impostos sense un equip legal a temps complet.
• Empreses amb suport de capital risc que volen mantenir carpetes de diligència netes i organitzades per estar preparades per a la propera ronda de finançament o adquisició.
• Petites i mitjanes empreses (PMI) que venen productes o serveis a diferents estats o països i necessiten gestionar el compliment multi-jurisdiccional.

Llista de verificació mensual a cop d'ull ✅​

Copia aquests elements a la teva eina de gestió de tasques i configura-los perquè es repeteixin mensualment.

Corporatiu i governança​

• Revisa qualsevol canvi a la taula de capitalització; actualitza el registre d'opcions i posa en cua els consentiments del consell necessaris.
• Escombra les safates d'entrada del teu agent registrat i el teu correu electrònic legal general (per exemple, "legal@la teva empresa.com"); classifica qualsevol avís o document de notificació judicial immediatament.
• Mantén un registre continu de resolucions i accions per preparar la propera reunió del consell.

Impostos i nòmina​

• Executa la nòmina segons el calendari; remet totes les retencions dels empleats i els impostos de l'empresari d'acord amb el teu calendari de dipòsits assignat.
• Concilia les factures de les prestacions dels empleats; remet els pagaments de salut, vida, discapacitat, prestacions de transport, etc.
• Presenta les declaracions d'IVA o GST i remet els impostos recaptats si estàs en un calendari de presentació mensual.
• Revisa la teva exposició física o econòmica de nexus fent un seguiment del nombre d'empleats, la ubicació dels contractistes, les fonts d'ingressos i la col·locació d'inventari.
• Etiqueta qualsevol cost elegible per a crèdits fiscals de R+D i mantén els fulls de treball necessaris per donar-los suport.

Ocupació i prestacions​

• Concilia la teva llista de personal amb el teu HRIS (Sistema d'Informació de Recursos Humans); confirma que tota la documentació de nova contractació i rescissió està completa.
• Diposita les contribucions del pla de jubilació dels empleats (per exemple, 401(k)) i qualsevol reemborsament de préstecs de manera oportuna.
• Concilia els saldos de temps lliure pagat (PTO) i garanteix el compliment de les hores extraordinàries per a tots els empleats no exempts.
• Fes un seguiment de les taxes de finalització de la formació de compliment (per exemple, assetjament, seguretat) i programa sessions de recuperació per a aquells que estiguin endarrerits.
• Comprova que tota la documentació de concessió de capital estigui totalment executada i persegueix qualsevol signatura pendent.

Privadesa, seguretat i dades​

• Realitza revisions d'accés per a sistemes crítics, inclòs el programari de finances, els entorns de producció, els repositoris de codi font, els magatzems de dades de clients i HRIS.
• Actualitza l'Avaluació d'Impacte de la Protecció de Dades (DPIA) o els registres d'Activitats de Processament (ROPA) si el producte o els fluxos de dades han canviat.
• Registra i tanca qualsevol incident de seguretat o privadesa; revisa l'estat de les sol·licituds de subjectes de dades (DSR) o altres sol·licituds de drets del consumidor.
• Confirma que els Acords de Processament de Dades (DPA) estiguin vigents i que les llistes de sub-processadors estiguin actualitzades per a qualsevol venedor nou.
• Captura proves que les còpies de seguretat tenen èxit i que s'han realitzat proves de restauració; resumeix l'estat del pegat dels sistemes crítics.

Controls financers (tancament amigable per a l'auditoria)​

• Concilia tots els comptes bancaris i de targetes de crèdit; bloqueja formalment els llibres del mes anterior.
• Classifica per antiguitat els teus comptes a cobrar (AR) i comptes a pagar (AP), persegueix activament les col·leccions i revisa les principals relacions amb els proveïdors i qualsevol despesa inusual.
• Aplica la teva política de reconeixement d'ingressos; vincula els teus ingressos recurrents mensuals (MRR) o ingressos recurrents anuals (ARR) amb els contractes dels clients.
• Documenta qualsevol transacció entre parts relacionades i assegura't que tinguin les aprovacions adequades.
• Actualitza la teva previsió de runway financera de 6 a 12 mesos i comprova qualsevol covenant de deute que puguis tenir.

Producte, màrqueting i lloc web​

• Revisa les reclamacions de màrqueting recents per assegurar-te que estiguin degudament justificades i incloguin les divulgacions necessàries.
• Comprova que les teves Condicions del servei, Política de privadesa, bàner de cookies i registres de consentiment estiguin actualitzats després de qualsevol canvi al lloc web o al producte.
• Executa exploracions de llicències de codi obert a la teva base de codi i actualitza qualsevol avís de tercers segons sigui necessari.
• Realitza comprovacions puntuals d'accessibilitat a les versions de producte recents per garantir el compliment d'estàndards com WCAG.

Llicències, permisos i normes del sector​

• Verifica que totes les llicències comercials estiguin actualitzades i pren nota de qualsevol termini de renovació pendent.
• Comprova si hi ha tasques relacionades amb requisits específics del sector (per exemple, PCI per a pagaments, HIPAA per a dades de salut, COPPA per a la privadesa dels nens, MiCA per a criptoactius o certificacions SOC per a clients empresarials).
• Confirma que qualsevol canvi en el moviment de diners o els fluxos de pagament del mercat no activi nous requisits de llicència.

PI i marca​

• Supervisa els avisos de vigilància de marques comercials i captura qualsevol conflicte potencial o problema d'infracció.
• Confirma que tots els empleats i contractistes nous hagin signat acords de cessió d'invencions.
• Revisa la configuració de renovació automàtica del nom de domini i comprova la teva postura de seguretat DNS.

Assegurances i risc​

• Concilia els certificats d'assegurança (COI) que has emès a clients o socis.
• Revisa el teu registre intern de reclamacions i incidents; notifica a les teves companyies d'assegurances si ho requereixen les teves pòlisses.
• Ajusta la teva cobertura d'assegurança segons sigui necessari per tenir en compte els canvis en el nombre d'empleats, els ingressos o els nous mínims contractuals.

Inversors i consell​

• Envia la teva actualització mensual als inversors, incloent KPI, posició de caixa, aspectes destacats, riscos, progrés de la contractació i qualsevol petició específica.
• Mantén la sala de dades del consell amb el paquet de mètriques més recent, els nous contractes clau i la documentació de compliment.

Registres i retenció​

• Arxiu tots els contractes signats, aprovacions, registres i altres proves de compliment a les carpetes correctes i organitzades.
• Aplica el teu calendari de retenció de documents; col·loca o elimina correctament qualsevol retenció legal dels documents.

Una cadència mensual senzilla que funciona 🗓️​

Distribuir el treball al llarg del mes evita una baralla d'última hora.

• Setmana 1 – Tancament i efectiu: Centra't a tancar els llibres del mes anterior, conciliar tots els comptes i actualitzar l'anàlisi del teu runway. Aquest és també el moment d'executar la nòmina, gestionar les remeses de prestacions i dipositar les contribucions de jubilació.
• Setmana 2 – Presentacions i pagaments: Presenta qualsevol declaració mensual d'IVA/GST. Envia dipòsits d'impostos de l'empresari segons el teu calendari. Executa el teu procés de col·leccions AR i revisa els principals pagaments dels proveïdors.
• Setmana 3 – Controls i seguretat: Aquesta setmana és per a comprovacions internes. Realitza les teves revisions d'accés, investiga nous proveïdors, actualitza les llistes de DPA, revisa els registres d'incidents i confirma que les teves proves de còpia de seguretat i restauració van tenir èxit.
• Setmana 4 – Govern i comunicacions: Compila el paquet del consell i redacta la teva actualització mensual per als inversors. Escombra les safates d'entrada legals per a qualsevol element nou, posa en cua els consentiments i resolucions per a l'aprovació i revisa el teu calendari de llicències per preparar-te per al proper mes.

Propietat basada en rols (suggeriment RACI)​

La propietat clara és clau. Aquí teniu un desglossament típic:

• CEO/Fundador: Responsable de l'actualització dels inversors, la preparació del consell, la signatura de contractes importants i la gestió de les excepcions de política.
• Finances/Controller: Propietari del tancament financer, els impostos, les presentacions reguladores, la gestió d'AP/AR, la previsió de runway i l'arxivament de proves financeres.
• Operacions de personal: Gestiona la nòmina, l'administració de prestacions, la formació de compliment, la conciliació del nombre d'empleats i l'encaminament de la documentació de capital.
• Legal/Assessor extern: Gestiona la governança corporativa, la revisió de contractes, la gestió de PI, les llicències i qualsevol disputa activa.
• Seguretat/Eng: Realitza revisions d'accés tècnic, lidera la resposta a incidents, realitza avaluacions de seguretat de proveïdors i executa exploracions de programari de codi obert.
• Operacions/TI: Gestiona l'inventari de dispositius, supervisa les còpies de seguretat de dades i manté els procediments operatius estàndard (SOP).

Proves per capturar cada mes (el que demanen els auditors i adquirents) 📂​

El teu futur jo t'agrairà que mantinguis aquests registres ordenats:

• Conciliacions bancàries, balanç de comprovació i la llista de verificació de tancament de final de mes.
• El registre de nòmina i les confirmacions de les remeses d'impostos i prestacions.
• Còpies de les declaracions d'IVA presentades i els seus rebuts de pagament.
• Captures de pantalla o exportacions de revisions d'accés i notes sobre qualsevol acció de correcció presa.
• Registres per a DSR i incidents de seguretat, amb proves del seu tancament.
• Contractes totalment executats, consentiments del consell i registres d'opcions actualitzats.
• Informes de finalització de la formació i reconeixements de polítiques d'empleats signats.
• Còpies de COI emeses, qualsevol avís de reclamació i comunicacions amb corredors d'assegurances.

Notes de jurisdicció (patró, no consell)​

Els detalls de compliment varien segons la ubicació, però alguns patrons són comuns:

• Impostos sobre la nòmina: El teu calendari de dipòsit (per exemple, mensual o quinzenal als EUA) depèn normalment de la teva responsabilitat fiscal històrica. El teu proveïdor de nòmina t'informarà de la freqüència requerida, però encara hauries de confirmar els dipòsits cada mes.
• IVA/GST: La freqüència de presentació sovint es basa en el volum de vendes. Els venedors nous podrien començar amb presentacions mensuals i més tard poden passar a trimestrals o anuals a mesura que canvia el seu negoci. Mantén un registre senzill del portal de cada jurisdicció, l'identificador fiscal, la freqüència de presentació i les dates de venciment.
• Plans de jubilació: Les contribucions dels empleats s'han de dipositar tan aviat com sigui administrativament factible després de la data de la nòmina. No retinguis aquests fons.
• Dades i privadesa: Si publiques noves funcionalitats del producte que canvien la manera com recopiles o processeu dades personals, has d'actualitzar els teus registres de processament (ROPA) i les divulgacions públiques (com la teva Política de privadesa) el mateix mes.
• Capital: Els empleats que fan eleccions fiscals especials (com una elecció 83(b) als EUA) sovint tenen terminis molt estrictes (per exemple, 30 dies a partir de la data de concessió). Executa una escombrada mensual per assegurar-te que a tots els beneficiaris recents se'ls hagi recordat aquests terminis.

Trampes comunes (i solucions ràpides) ⚠️​

• Trampes de renovació automàtica: Oblidar-se de cancel·lar un contracte important a temps.
  • Solució: Fes un seguiment de les finestres de renovació i avís de rescissió per a tots els proveïdors clau. Configura recordatoris de calendari de 45 a 60 dies abans de la data límit de l'avís.
• Portals sense propietari: L'única persona amb l'inici de sessió a un portal fiscal del govern abandona l'empresa.
  • Solució: Centralitza tots els inicis de sessió del portal regulador i els dispositius/aplicacions d'autenticació multifactor (MFA) en un sistema compartit i segur (com un gestor de contrasenyes empresarials). Evita les dependències d'una sola persona.
• Eines d'ombra: Un equip comença a utilitzar una nova eina SaaS sense seguretat o revisió legal.
  • Solució: Implementa un procés simple d'admissió de proveïdors que requereixi una revisió per a qualsevol eina nova que toqui dades de clients o empleats.
• Proves soltes: Desar proves de compliment en carpetes aleatòries o unitats personals.
  • Solució: Desa proves (PDF, captures de pantalla, exportacions) directament a la tasca associada a la teva eina de gestió de projectes i en una estructura de carpetes amb noms clars i datades (per exemple, Compliment/2025/2025-08/).
• Accés gradual: Ex-empleats o contractistes que encara tenen accés als sistemes.
  • Solució: Aplica el principi del mínim privilegi. Com a part de la teva revisió d'accés mensual, converteix-ho en un hàbit de desproveir tots els comptes inactius immediatament.

Plantilla: Llista de verificació de compliment mensual (CSV)​

Copia el text següent en un fitxer de text, desa-ho com a compliance.csv i importa-ho al teu full de càlcul o eina de gestió de projectes preferida per començar.

Code snippet

Àrea,Tasca,Activador,Venciment relatiu,Propietari,Prova,Notes
Corporatiu,Revisar la taula de capitalització i el registre d'opcions,Inici del mes,Dia hàbil 3,Legal/Finances,Exportació del registre actualitzat,"Posar en cua qualsevol consentiment"
Corporatiu,Escombrar el correu electrònic legal@ i de l'agent registrat,Inici del mes,Dia hàbil 2,Legal,Escanejos PDF dels avisos,"Classificar/assignar"
Impostos i nòmina,Executar la nòmina i remetre les retencions,Cada nòmina,En un termini de 2 dies hàbils,Operacions de personal/Finances,Registre de nòmina i rebuts de remesa,"Coincidir amb el període de pagament"
Impostos i nòmina,Dipositar els impostos sobre la nòmina de l'empresari,Cadència assignada,Per data de venciment assignada,Finances,Confirmacions de dipòsit,"Exportació del portal del proveïdor"
Impostos i nòmina,Declaració i pagament d'IVA/GST,Presentació mensual,Per jurisdicció,Finances,Declaració presentada i rebut de pagament,"Mantenir el registre de jurisdicció"
Impostos i nòmina,Revisar l'exposició de nexus/PE,Final de mes,Dia hàbil 5,Finances/Legal,Matriu de nexus actualitzada,"Mapa de nombre d'empleats/contractistes"
Impostos i nòmina,Etiquetar els costos elegibles per a R+D,Final de mes,Dia hàbil 5,Finances,Instantània del full de treball,"Notes de classificació de costos"
Ocupació,Conciliar el nombre d'empleats amb l'HRIS,Inici del mes,Dia hàbil 3,Operacions de personal,Informe del nombre d'empleats,"Paquets de nova contractació/rescissió complets"
Ocupació,Dipositar les contribucions del pla de jubilació,Cada nòmina,Dins del termini del pla,Operacions de personal/Finances,Confirmacions de dipòsit,"Evitar dipòsits tardans"
Ocupació,Conciliar les factures de prestacions,Factura mensual,Dia hàbil 7,Operacions de personal/Finances,Factura i pagament,"Crèdits/reemborsaments rastrejats"
Ocupació,Escombrada de finalització de la formació,Final de mes,Dia hàbil 7,Operacions de personal,Informe de formació,"Programar recuperacions"
Capital,Recopilar la documentació de concessió executada,Quan es concedeixen les concessions,En un termini de 30 dies,Operacions de personal/Legal,Documents executats,"Rastrejar qualsevol elecció fiscal"
Seguretat,Revisions d'accés (prod/codi/dades/finances),Inici del mes,Dia hàbil 10,Seguretat/Eng,Exportacions d'accés i registre de correcció,"Desproveir els inactius"
Seguretat,Revisió del proveïdor/DPA per a eines noves,Proveïdors nous,En un termini de 10 dies,Legal/Seguretat,DPA i notes de risc,"Llista de sub-processadors actualitzada"
Privadesa,Revisió del registre de sol·licituds de DSR/consumidors,En curs,Resum mensual,Legal/Privadesa,Registre de DSR,"Compliment de l'SLA"
Privadesa,Actualitzar ROPA/DPIA si ha canviat,Quan canvien les característiques,Final de mes,Privadesa/Producte,Registres actualitzats,"Enllaç a PRD"
TI/Còpies de seguretat,Instantània de prova de còpia de seguretat i restauració,Mensual,Dia hàbil 10,TI,Informe de prova,"Incloure notes de RTO/RPO"
Finances,Tancar llibres i conciliar comptes,Mes anterior,Dia hàbil 5,Finances,Llista de verificació de tancament i TB,"Període de bloqueig"
Finances,Execució de col·leccions AR,Inici del mes,Dia hàbil 7,Finances,Notes de col·leccions,"Llista dels principals morosos"
Finances,Revisió i aprovacions d'AP/proveïdors,Setmana 2,Cadència setmanal,Finances,Antiguitat d'AP i aprovacions,"Detectar proveïdors inusuals"
Finances,Reconeixement d'ingressos i enllaç MRR/ARR,Final de mes,Dia hàbil 6,Finances,Memoràndum de rev rec i enllaços,"Llista de contractes"
Llicències,Escombrada del calendari de llicències/permisos,Inici del mes,Dia hàbil 5,Legal/Operacions,Exportació del calendari,"Renovacions properes"
PI,Vigilància de marques comercials i revisió de dominis,Final de mes,Dia hàbil 7,Legal/TI,Avisos de vigilància i instantània de DNS,"Comprovació de renovació automàtica"
Assegurances,Emissió de COI i registre de reclamacions,Final de mes,Dia hàbil 7,Operacions/Finances,COI i notes de reclamacions,"Notificar a les companyies si és necessari"
Consell/Inversors,Actualització mensual als inversors,Final de mes,Dia hàbil 5,CEO/Fundador,Correu electrònic/PDF d'actualització,"KPI, efectiu, contractació, preguntes"
Registres,Arxivar proves a la sala de dades,A mesura que es tanquen les tasques,El mateix dia,Tots els propietaris,PDF/exportacions datats,"Utilitzar carpetes AAAA-MM"

Com implementar en 30 minuts 🚀​

1. Crea un projecte de "Compliment mensual" al teu gestor de tasques utilitzant les seccions anteriors.
2. Afegeix tasques recurrents amb propietaris clars i dates de venciment relatives (per exemple, "3r dia hàbil del mes").
3. A mesura que completis les tasques, adjunta les proves directament i desa-les també a una carpeta d'emmagatzematge al núvol datada.
4. Crea un full de càlcul senzill de "Registre de jurisdicció" que enumeri cada estat/país on operes, juntament amb els identificadors de compte, els enllaços del portal, les freqüències de presentació i les dates de venciment.
5. Programa una reunió única amb el teu comptable i assessor legal per revisar el calendari i ajustar qualsevol freqüència en funció de la teva situació específica.

Quan la teva empresa canviï, actualitza el calendari​

Un calendari de compliment és un document viu. Torna a visitar-lo i actualitza'l quan la teva empresa assoleixi fites clau:

• Creixement: Llançar noves línies de productes, expandir-se a noves geografies o canviar la manera com gestiones els fluxos de diners.
• Persones: Creixement significatiu del nombre d'empleats, contractació de contractistes a noves regions o canvi del teu model d'ocupació.
• Finances i operacions: Assumir deute amb covenants, sotmetre's a certificacions SOC o ISO o signar grans clients empresarials amb requisits de compliment específics.
• Corporatiu: Fer canvis al teu pla de capital, realitzar una transacció secundària o actualitzar el teu option pool.

En resum: Un ritme mensual constant transforma el compliment d'un simulacre d'incendi caòtic en un procés previsible i manejable. Aquesta disciplina preserva l'opcionalitat de la teva empresa per a la recaptació de fons i fusions i adquisicions futures, i fa que les auditories i els informes de final d'any siguin indolors. Mantén la llista curta, les proves ordenades i els propietaris clars.