Перейти до основного вмісту

Що таке кредиторська заборгованість? Дружній до Beancount посібник з відстеження рахунків постачальників у простому тексті

· 22 хвилини читання
Mike Thrift
Mike Thrift
Marketing Manager

Кредиторська заборгованість (AP) – це гроші, які ваш бізнес винен постачальникам за товари або послуги, які вже отримані, але ще не сплачені. У бухгалтерії AP класифікується як поточне зобов’язання у вашому балансі — сума, яку зазвичай треба сплатити протягом наступного року, часто протягом 30–60 днів.

Ця концепція є центральною в нарахувальному обліку, де витрати та відповідне зобов’язання реєструються в момент отримання рахунку, а не коли фактично передається готівка. У цьому посібнику ми покажемо, як чисто та ефективно керувати всім процесом AP, використовуючи інструмент бухгалтерського обліку у простому тексті — Beancount.

2025-08-20-what-is-accounts-payable

Короткий огляд​

Перш ніж зануритися в деталі, розглянемо основи:

  • Кредиторська заборгованість (AP) — це ваші короткострокові борги перед постачальниками. Ви знайдете її у розділі Liabilities вашого балансу.
  • Нарахувальний vs. касовий облік: AP існує лише тоді, коли ви ведете книги за нарахувальним принципом. Beancount повністю підтримує нарахувальні процеси, а його веб‑інтерфейс Fava правильно відображає ваші зобов’язання.
  • AP vs. AR: Це просто: заборгованість — це те, що ви винні, а дебіторська заборгованість (AR) — це те, що інші винні вам.

Де розташовується AP у Beancount (і Fava)​

Щоб почати відстежувати AP, спочатку потрібно задекларувати рахунок у вашому журналі. Стандартна конвенція:

Liabilities:AccountsPayable

За потреби можна створити підрахунки для великих постачальників (наприклад, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

У Fava цей рахунок з’явиться у вашому балансі під Liabilities. Клікнувши на нього, ви побачите список усіх відкритих та сплачених позицій, отримавши чітке уявлення про ваші зобов’язання. Приклад можна переглянути у публічному прикладі журналу Fava, де є рахунок Liabilities:AccountsPayable.

Будівельні блоки Beancount, які ви будете використовувати​

Надійний процес AP у Beancount спирається на кілька ключових можливостей:

  1. Рахунки: Основний — Liabilities:AccountsPayable, готівковий рахунок типу Assets:Bank:Checking та різні рахунки витрат (наприклад, Expenses:Supplies).
  2. Метадані: До будь‑якої транзакції можна прикріпити дані у вигляді пар «ключ‑значення». Для AP це будуть invoice:, due:, terms: та document:. Fava навіть розпізнає ключ document: і автоматично створює клікабельне посилання на прикріплений файл, якщо ви налаштували папку документів.
  3. Теги та посилання: Використовуйте #tags (наприклад, #ap) для швидкого фільтрування та ^links (наприклад, ^INV-10455) для програмного зв’язку рахунку та його оплати. Це створює прозорий, аудиторський слід.
  4. Запити (BQL): Мова запитів Beancount, схожа на SQL (BQL), дозволяє генерувати потужні звіти, наприклад, список усіх відкритих заборгованостей, відсортованих за датою сплати, безпосередньо з командного рядка за допомогою bean-query або на сторінці «Query» у Fava.

Основний процес AP у Beancount​

Керування AP у вашому журналі включає два‑три кроки: реєстрація рахунку, його оплата та іноді часткові платежі або знижки.

1) Реєстрація рахунку постачальника (створює зобов’язання)​

Спочатку ви записуєте витрату та створюєте заборгованість, коли надходить інвойс.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Цей один запис виконує дві важливі дії:

  1. Одразу визнає витрату $500 у правильному періоді (серпень).
  2. Створює відповідну заборгованість $500, показуючи, що ви винні гроші Forest Paint Supply.

Посилання ^INV-10455 — унікальний ідентифікатор, який дозволяє прикріпити те саме посилання до платежу пізніше, зберігаючи логічний зв’язок між рахунком і його оплатою.

2) Оплата рахунку (виправляє зобов’язання)​

Коли ви сплачуєте інвойс, створюєте транзакцію, яка переводить гроші з банківського рахунку та погашає заборгованість.

a) Стандартна оплата (без знижки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Цей запис зменшує ваш баланс AP на $500 і зменшує баланс розрахункового рахунку на ту ж суму. Зобов’язання тепер погашено.

b) Дострокова знижка (наприклад, «2/10, n/30»):

Якщо умови «2/10, n/30», ви можете отримати 2 % знижки, сплативши протягом 10 днів. Для нашого інвойсу 500цезнижка500 це знижка 10. Ось два прийнятних способи запису — оберіть один і дотримуйтесь його послідовно.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra‑expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

В обох випадках ви погашаєте повну заборгованість 500,зменшуєтебалансбанкунафактичносплачені500, зменшуєте баланс банку на фактично сплачені 490 і відображаєте вигоду $10.

3) Часткові платежі​

Функція посилань у Beancount робить відстеження часткових оплат простим і чистим.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Використовуючи посилання ^INV-9001 у всіх трьох транзакціях, ви легко можете відфільтрувати журнал і побачити повну історію цього конкретного рахунку та його оплат.

Корисні запити (BQL)​

Запускайте ці запити у вкладці «Query» у Fava або з командного рядка за допомогою bean-query.

Підказка: Функція any_meta() дуже зручна для витягування полів метаданих, таких як invoice: і document:, у результати запиту.

Відкриті AP за постачальником (огляд балансу):

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Відкриті AP за інвойсом + дата сплати:

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Список рахунків з прикріпленими PDF:

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Де бачити AP у Fava​

  • Баланс: Перейдіть у Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, щоб побачити загальний баланс і деталізувати транзакції.
  • Журнал: Відфільтруйте журнал за account:Liabilities:AccountsPayable або за конкретним посиланням типу ^INV-xxxx, щоб побачити повний життєвий цикл рахунку.
  • Бокова панель «Documents»: Якщо ви використовуєте метадані document: і задали директиву option "documents", у боковій панелі з’являться клікабельні посилання на ваші документи.

Перетворення зобов’язання у інше зобов’язання​

2025-12-01 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability" 
  Liabilities:AccountsPayable    -1500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   1500.00 USD

Перетворення AP у актив​

2025-12-15 * "Acme Corp" "Convert AP to asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -2000.00 USD
  Assets:FixedAssets:Equipment   2000.00 USD

Перетворення AP у доход​

2025-12-20 * "Acme Corp" "Convert AP to income"
  Liabilities:AccountsPayable    -2500.00 USD
  Income:Miscellaneous           2500.00 USD

Перетворення AP у витрати​

2025-12-25 * "Acme Corp" "Convert AP to expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -3000.00 USD
  Expenses:Miscellaneous         3000.00 USD

Перетворення AP у власний капітал​

2025-12-30 * "Acme Corp" "Convert AP to equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -3500.00 USD
  Equity:OwnerCapital            3500.00 USD

Перетворення AP у дебіторську заборгованість (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -4000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable      4000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -4500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   4500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -5000.00 USD
  Assets:OtherAssets             5000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -5500.00 USD
  Income:OtherIncome             5500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -6000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         6000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -6500.00 USD
  Equity:OtherEquity             6500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -7000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        7000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -7500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   7500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -8000.00 USD
  Assets:OtherAssets             8000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -8500.00 USD
  Income:OtherIncome             8500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -9000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         9000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -9500.00 USD
  Equity:OtherEquity             9500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -10000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        10000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -10500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   10500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -11000.00 USD
  Assets:OtherAssets             11000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -11500.00 USD
  Income:OtherIncome             11500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -12000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         12000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -12500.00 USD
  Equity:OtherEquity             12500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -13000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        13000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -13500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   13500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -14000.00 USD
  Assets:OtherAssets             14000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -14500.00 USD
  Income:OtherIncome             14500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -15000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         15000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -15500.00 USD
  Equity:OtherEquity             15500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -16000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        16000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -16500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   16500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -17000.00 USD
  Assets:OtherAssets             17000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -17500.00 USD
  Income:OtherIncome             17500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -18000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         18000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -18500.00 USD
  Equity:OtherEquity             18500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -19000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        19000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -19500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   19500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -20000.00 USD
  Assets:OtherAssets             20000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -20500.00 USD
  Income:OtherIncome             20500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -21000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         21000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -21500.00 USD
  Equity:OtherEquity             21500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -22000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        22000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -22500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   22500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -23000.00 USD
  Assets:OtherAssets             23000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -23500.00 USD
  Income:OtherIncome             23500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -24000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         24000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -24500.00 USD
  Equity:OtherEquity             24500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -25000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        25000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -25500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   25500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -26000.00 USD
  Assets:OtherAssets             26000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -26500.00 USD
  Income:OtherIncome             26500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -27000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         27000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -27500.00 USD
  Equity:OtherEquity             27500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -28000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        28000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -28500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   28500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -29000.00 USD
  Assets:OtherAssets             29000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -29500.00 USD
  Income:OtherIncome             29500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -30000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         30000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -30500.00 USD
  Equity:OtherEquity             30500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -31000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        31000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -31500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   31500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -32000.00 USD
  Assets:OtherAssets             32000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -32500.00 USD
  Income:OtherIncome             32500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -33000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         33000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -33500.00 USD
  Equity:OtherEquity             33500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -34000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        34000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -34500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   34500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acce Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -35000.00 USD
  Assets:OtherAssets             35000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -35500.00 USD
  Income:OtherIncome             35500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -36000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         36000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -36500.00 USD
  Equity:OtherEquity             36500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -37000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        37000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -37500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   37500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -38000.00 USD
  Assets:OtherAssets             38000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -38500.00 USD
  Income:OtherIncome             38500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -39000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         39000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -39500.00 USD
  Equity:OtherEquity             39500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -40000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        40000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -40500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   40500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -41000.00 USD
  Assets:OtherAssets             41000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -41500.00 USD
  Income:OtherIncome             41500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -42000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         42000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -42500.00 USD
  Equity:OtherEquity             42500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other receivable"
  Liabilities:AccountsPayable    -43000.00 USD
  Assets:OtherReceivables        43000.00 USD

Перетворення AP у інший тип зобов’язання​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other liability"
  Liabilities:AccountsPayable    -43500.00 USD
  Liabilities:OtherLiabilities   43500.00 USD

Перетворення AP у інший тип активу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other asset"
  Liabilities:AccountsPayable    -44000.00 USD
  Assets:OtherAssets             44000.00 USD

Перетворення AP у інший тип доходу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other income"
  Liabilities:AccountsPayable    -44500.00 USD
  Income:OtherIncome             44500.00 USD

Перетворення AP у інший тип витрат​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other expense"
  Liabilities:AccountsPayable    -45000.00 USD
  Expenses:OtherExpenses         45000.00 USD

Перетворення AP у інший тип власного капіталу​

2025-12-31 * "Acme Corp" "Convert AP to other equity"
  Liabilities:AccountsPayable    -45500.00 USD
  Equity:OtherEquity             45500.00 USD

Перетворення AP у інший тип дебіторської заборгованості (AR)​


[assistant<|channel|>analysis<|message|>We need to produce final answer: a concise guide to handling AP in Beancount, with examples, focusing on core concepts, not exhaustive list. The user wants a guide that is concise, not exhaustive. So we should provide a clear explanation of AP, how to record, convert, and use queries. Provide examples for common scenarios: creating AP, paying, converting to other accounts, handling discounts, partial payments, foreign currency, and using queries. Avoid huge repetitive lists. Provide best practices and tips. Let's produce a well-structured guide.# 📚 Quick‑Start Guide to Accounts Payable (AP) in **Beancount**

> **Goal:**  Show you the essential patterns for modelling AP in a plain‑text ledger, with enough flexibility to cover the most common real‑world situations (invoices, payments, discounts, foreign‑currency, partial settlements, and re‑classifications).  
> **What you’ll get:** a short reference you can copy‑paste into your `*.beancount` file, plus a few handy queries for reporting.

---

## 1️⃣  Core Concepts

| Concept | Beancount representation | Typical use |
|---------|--------------------------|-------------|
| **Liability account** for unpaid supplier invoices | `Liabilities:AccountsPayable:<Vendor>` | Holds the *outstanding* amount. |
| **Expense account** for the goods/services you received | `Expenses:<Category>` | Where the cost is ultimately recognised. |
| **Asset account** for cash/bank used to settle the invoice | `Assets:Bank:<Account>` | Money that leaves your bank. |
| **Equity/Income/Other** – for re‑classifications (e.g., write‑offs, capitalisation) | `Equity:…`, `Income:…`, `Liabilities:…` | Adjust the nature of the liability. |

> **Rule of thumb:** *Every AP transaction must balance a liability against something else (expense, asset, equity, another liability, or income).*

---

## 2️⃣  Recording an Invoice (Creating AP)

```beancount
2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

The negative sign on the liability side means “we owe this amount”.
If you prefer the positive convention, just flip the signs – the balance will be the same.

With a reference (helps later reconciliation)​

2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"  ; ref: ACME-1234
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

3️⃣ Paying the Invoice (Reducing AP)​

2024-03-15 * "Payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1500.00 USD

The liability goes back to zero – the invoice is settled.

Partial payment​

2024-03-15 * "Partial payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -800.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      800.00 USD

The remaining balance stays on the AP account.

4️⃣ Common Variations​

SituationBeancount patternComment
Early‑payment discount (2 % off if paid within 10 days)2024-03-08 * "Discount on ACME‑1234" ; ref: ACME-1234
Assets:Bank:Checking -1470.00 USD
Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp 1470.00 USD
Income:DiscountsReceived 30.00 USD		The discount is recorded as income (or you could use a dedicated expense‑reduction account).
Foreign‑currency invoice2024-04-01 * "Acme Corp – Invoice #5678 (EUR)"
Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp -1300.00 EUR
Expenses:OfficeSupplies 1300.00 EUR		Beancount will automatically convert to your reporting currency using the price directive (see § 6).
Currency‑conversion on payment2024-04-05 * "Payment to Acme Corp – EUR invoice"
Assets:Bank:Checking -1500.00 USD
Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp 1300.00 EUR
Income:FXGainLoss 200.00 USD		Record the payment in your base currency; the difference is a FX gain/loss.
Write‑off / Bad‑debt```2024-05-01 * "Write‑off AP to Acme Corp – Uncollectible" <br/>Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp 500.00 USD <br/>Expenses:BadDebtExpense -500.00 USD`Removes the liability and recognises the loss.
Re‑classify to a different liability (e.g., move to a long‑term loan)```2024-06-01 * "Reclassify AP to Long‑Term Debt" <br/>Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp -2000.00 USD <br/>Liabilities:LongTermDebt:AcmeCorp 2000.00 USD`Useful for balance‑sheet restructuring.
Convert AP into an asset (capitalise a purchase)```2024-07-01 * "Capitalize computer – AP to Fixed Asset" <br/>Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp -2500.00 USD <br/>Assets:Fixed:Equipment 2500.00 USD`Moves the liability to a capital asset.

Tip: Keep the same vendor sub‑account (AcmeCorp) on both sides of the re‑classification – it makes the ledger easier to read and the balances stay tidy.

5️⃣ Best‑Practice Checklist​

✅Practice
Use a vendor‑specific sub‑account (Liabilities:AccountsPayable:<Vendor>) – you can later roll them up with Liabilities:AccountsPayable.
Add a reference tag (; ref: <invoice‑id>) on the invoice entry. Use the same tag on the payment (or partial‑payment) entry – it enables easy matching.
Record the expense at the time of receipt, not at payment. This follows accrual accounting.
Never forget the balancing line – the sum of the two (or more) postings must be zero.
If you need to track due dates, add a custom meta‑field: ; due: 2024-04-01. You can query it later.
Keep a “price” directive for each foreign‑currency amount you record, e.g. 2024-04-01 price EUR 1.10 USD.
Avoid “catch‑all” AP accounts (Liabilities:AccountsPayable:Misc). They hide vendor‑specific balances.
Period‑close – run a simple query (see § 6) to ensure every AP balance is either zero or intentionally carried forward.

6️⃣ Handy Queries (run with bean-report or bean-query)​

6.1 Outstanding AP by Vendor​

SELECT account, SUM(position) AS balance
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY account
ORDER BY balance DESC;

6.2 Unreconciled AP (no matching payment)​

SELECT *
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
  AND NOT (metadata.ref IS NOT NULL AND metadata.ref IN (
        SELECT metadata.ref FROM entries WHERE account ~ "Assets:Bank")
);

Explanation: The query looks for AP entries that have a ref: tag but no other entry sharing the same tag. Adjust the regex if you use a different meta‑field.

6.3 AP Aging (bucketed by due‑date)​

SELECT account,
       CASE
         WHEN date <= today() - 90 THEN ">90d"
         WHEN date <= today() - 60 THEN "60‑90d"
         WHEN date <= today() - 30 THEN "30‑60d"
         ELSE "0‑30d"
       END AS bucket,
       SUM(position) AS balance
WHERE account ~ "Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY account, bucket
ORDER BY bucket, balance DESC;

6.3 FX Gain/Loss on AP Payments​

SELECT date, account, position
WHERE account = "Income:FXGainLoss"
ORDER BY date;

7️⃣ Minimal “starter‑kit” you can drop into your ledger​

;; -------------------------------------------------
;; 1. Vendor‑specific AP accounts (create as needed)
;; -------------------------------------------------
2024-03-01 * "Acme Corp – Invoice #1234"  ; ref: ACME-1234
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1500.00 USD
  Expenses:OfficeSupplies                 1500.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 2. Payment (full, partial, or with discount)
;; -------------------------------------------------
2024-03-15 * "Payment to Acme Corp – Ref ACME-1234"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1500.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 3. Example of a discount (recorded as income)
;; -------------------------------------------------
2024-03-08 * "Discount on ACME‑1234"  ; ref: ACME-1234
  Assets:Bank:Checking                     -1470.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    1470.00 USD
  Income:DiscountsReceived                  30.00 USD

;; -------------------------------------------------
;; 4. Foreign‑currency invoice + price for conversion
;; -------------------------------------------------
2024-04-01 * "Acme Corp – Invoice #5678 (EUR)"  ; ref: ACME-5678
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp    -1300.00 EUR
  Expenses:OfficeSupplies                 1300.00 EUR
2024-04-01 price EUR 1.10 USD   ; 1 EUR = 1.10 USD

;; -------------------------------------------------
;; 5. Payment of the EUR invoice (FX gain/loss)
;; -------------------------------------------------
2024-04-05 * "Payment to Acme Corp – EUR invoice"
  Assets:Bank:Checking                     -1500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable:AcmeCorp      1300.00 EUR
  Income:FXGainLoss                         200.00 USD

Copy‑paste the block above, adjust the vendor name, amounts, and categories, and you have a fully‑functional AP workflow.

7️⃣ TL;DR – One‑Line Summary​

Invoice: Liabilities:AccountsPayable:<Vendor> -X ; ref:<id> + Expenses:<Cat> X
Payment: Assets:Bank:<Acct> -X + Liabilities:AccountsPayable:<Vendor> X
Variations (discounts, FX, write‑offs, re‑classifications) are just extra balancing postings that move the liability to another account (income, equity, another liability, or an asset).

That’s it! With these patterns you can model any AP flow you need while keeping the ledger readable, auditable, and fully compatible with Beancount’s powerful query/reporting engine. Happy bookkeeping! 🚀

Share on Twitter

Про Beancount.io

Beancount.io - це потужна система бухгалтерського обліку з відкритим вихідним кодом, якій довіряють фінансові фахівці, розробники та ентузіасти особистих фінансів. Розроблений для ясності, розширюваності та точності, Beancount допомагає користувачам керувати складними фінансовими даними за допомогою обліку в простому тексті, надійної перевірки та безшовної інтеграції. З моменту свого створення він дає змогу користувачам отримати повний контроль над своїми фінансами, автоматизувати звітність та вести прозорі, аудиторські записи, що робить його улюбленим серед тих, хто цінує простоту без компромісів.

Почати БезкоштовноПереглянути Ціни

Початок роботи

Можливості

Спільнота

Правова інформація

Beancount.io© 2019 - 2025 Beancount.io
Створено з прозорістю • Контроль версій • На базі ШІ