Коли подавати заявку на прощення кредиту PPP: посібник зі стратегічного планування часу

Ви отримали кредит за програмою PPP. Кошти вже на вашому рахунку, і ви використовуєте їх, щоб зберегти команду та підтримати роботу бізнесу. Але ось питання, яке не дає спокої багатьом власникам бізнесу: коли насправді варто подавати заявку на прощення?

Відповідь не така проста, як здається. На відміну від податкових термінів або дат виплати зарплати, визначення часу для прощення PPP передбачає стратегічне прийняття рішень, що може заощадити вам тисячі доларів — або коштувати їх, якщо ви помилитеся. У цьому посібнику розглядається все, що вам потрібно знати про вибір моменту для подання заявки на прощення PPP з максимальною вигодою.

Розуміння графіка прощення кредиту PPP

Перш ніж заглиблюватися в питання про те, коли подавати заявку, давайте з'ясуємо графік, з яким ви працюєте. Прощення PPP має три критичні періоди часу, які визначають вашу стратегію.

Період покриття: від 8 до 24 тижнів

Ваш період покриття починається в день надходження коштів PPP на ваш банківський рахунок. Протягом цього вікна ви повинні витратити щонайменше 60% на правомірні витрати на оплату праці, а решту 40% можна використати на відповідні витрати, такі як оренда, комунальні послуги та відсотки за іпотекою.

Ви можете самостійно обрати тривалість періоду покриття — від 8 до 24 тижнів. Більшість компаній обирають повний 24-тижневий період, оскільки він забезпечує максимальну гнучкість для виконання вимог щодо витрат і збереження штату працівників. Більш тривалий період покриття дає вам більше простору для маневру, але пам’ятайте: ви повинні зберігати кількість штатних працівників і рівень заробітної плати протягом усього обраного вами періоду.

10-місячний період відстрочення

Після закінчення періоду покриття ви входите в 10-місячний період відстрочення. Протягом цього часу ви не робите жодних платежів за кредитом. Цей пільговий період — ваша можливість підготувати та подати заявку на прощення без тиску щомісячних платежів.

Ось критична деталь, яку упускають багато власників бізнесу: якщо ви не подасте заявку на прощення до закінчення цього 10-місячного вікна, ви повинні почати вносити щомісячні платежі за кредитом PPP під 1% річних терміном на 2-5 років.

Остаточний дедлайн: 5 років

Технічно ви можете подати заявку на прощення в будь-який час протягом п’яти років з моменту видачі номера кредиту SBA. Однак чекати так довго немає сенсу для більшості компаній, оскільки протягом усього цього періоду ви будете здійснювати виплати за кредитом.

Стратегічне вікно: коли насправді варто подавати заявку

Враховуючи ці терміни, яка стратегія подання заявки є оптимальною? Для більшості підприємств відповідь однозначна: подавайте заявку якомога швидше після закінчення періоду покриття, але обов’язково до закінчення 10-місячного періоду відстрочення.

Чому варто подавати заявку раніше?

Раннє подання заявки дає кілька вагомих переваг:

Усунення фінансової невизначеності: Щойно ваше прощення буде схвалено, над вашим бізнесом більше не висітиме кредит. Ви можете планувати свої фінанси, не гадаючи, чи доведеться вам повертати частину або всі кошти PPP.

Уникнення виплат за кредитом: Пропуск 10-місячного терміну означає початок щомісячних платежів. Навіть із відсотковою ставкою 1%, ці платежі створюють адміністративне навантаження та зменшують грошовий потік — кошти, які можуть знадобитися для діяльності бізнесу.

Швидша обробка: Процес прощення потребує часу. Ваш кредитор має 60 днів на розгляд заявки, після чого SBA має до 90 днів для остаточного схвалення. Це потенційно 150 днів (5 місяців) від моменту подання до прийняття рішення. Раннє подання заявки враховує цей час на обробку та допомагає гарантувати, що ви випадково не пропустите термін відстрочення.

Спокій: Багато власників бізнесу зазначають, що невизначеність щодо кредиту PPP впливала на їхні бізнес-рішення. Чи варто розширюватися? Чи варто наймати нових працівників? Знання свого статусу прощення знімає цей психологічний тягар.

Коли очікування може мати сенс

У рідкісних випадках затримка з поданням заявки може бути стратегічною:

Прогалини в документації: Якщо у вас відсутня критично важлива документація і потрібен час для відновлення записів, скористайтеся цим часом, щоб усе зробити правильно. Відхилену заявку виправити складніше, ніж затриману.

Координація з податковим кредитом на утримання працівників (ERC): Якщо ви претендуєте на податковий кредит на утримання працівників (ERC), ви не можете використовувати одні й ті самі кошти на оплату праці як для ERC, так і для прощення PPP. Вам може знадобитися ретельно спланувати час подання заявок і стратегічно розподілити витрати на оплату праці, щоб максимізувати обидві вигоди. Це часто вимагає роботи з CPA для оптимізації вашого підходу.

Зміни в бізнесі: Якщо рівень штатного розпису або зарплати працівників впали протягом вашого періоду покриття, ви можете скористатися довшим 24-тижневим періодом і почекати з поданням заявки, доки не відновите ці рівні, щоб мінімізувати скорочення суми прощення.

Вибір тривалості періоду покриття

Ваш вибір періоду покриття безпосередньо впливає на те, коли ви зможете подати заявку на прощення. Ось як вибрати між 8 та 24 тижнями.

Переваги 8-тижневого періоду

8-тижневий період покриття дозволяє швидше пройти весь процес. Якщо ви:

• Підтримували стабільну виплату заробітної плати протягом пандемії
• Маєте просту та зрозумілу структуру бізнес-операцій
• Хочете подати заявку на прощення якнайшвидше
• Легко виконуєте вимогу щодо витрачання 60% коштів на оплату праці

Тоді 8-тижневий варіант може вам підійти. Ви швидше досягнете кінця періоду покриття, що дозволить вам раніше подати заявку на прощення.

Перевага 24-тижневого періоду (рекомендовано для більшості)

24-тижневий звітний період надає значні переваги для більшості підприємств:

Більше часу для виконання вимог: Якщо ваш бізнес зазнав коливань у доходах або кількості персоналу, 24 тижні дають вам більше можливостей витратити всю суму кредиту на відповідні витрати та відновити чисельність персоналу до допандемійного рівня.

Більший потенціал для списання: Маючи більше часу на належне витрачання коштів, ви з більшою ймовірністю досягнете повного списання кредиту. Це особливо цінно, якщо ви отримали велику суму кредиту.

Гнучкість для поступового відновлення роботи: Підприємства, які відкривалися поступово або стикалися з тривалими обмеженнями, отримали вигоду від подовженого графіка для повторного найму працівників і відновлення діяльності.

Сезонні міркування: Якщо ваш звітний період припадає на періоди низької активності для вашого бізнесу, довший проміжок часу допоможе гарантувати виконання вимог щодо витрат на оплату праці.

Процес подання заявки: чого очікувати

Розуміння процесу допоможе вам ефективно розрахувати час для подання заявки.

Перед поданням заявки

Почніть підготовку задовго до закінчення звітного періоду:

1. Зберіть документацію: Підготуйте звіти про заробітну плату, податкові форми (940, 941), банківські виписки, договори оренди, рахунки за комунальні послуги та виписки за іпотекою для всього, на що ви плануєте претендувати.

2. Зробіть розрахунки: Розрахуйте загальні відповідні витрати на оплату праці та інші витрати. Переконайтеся, що принаймні 60% пішло на оплату праці.

3. Перевірте кількість FTE: Порівняйте кількість працівників у еквіваленті повної зайнятості (FTE) протягом звітного періоду з вашим базовим періодом (на ваш вибір: з 15 лютого по 30 червня 2019 року або з 1 січня по 29 лютого 2020 року).

4. Перегляньте рівні заробітної плати: Переконайтеся, що жодному працівнику з річним доходом менше 100 000 доларів США заробітна плата не була зменшена більш ніж на 25%.

5. Використовуйте доступні інструменти: Багато провайдерів послуг з нарахування заробітної плати (такі як Gusto, ADP або Paychex) пропонують калькулятори списання PPP та звіти, які автоматично збирають ваші дані. Ці інструменти можуть заощадити години ручної роботи та зменшити кількість помилок у розрахунках.

Подання заявки

Більшість кредиторів використовують онлайн-портали для заявок на списання. Адміністрація малого бізнесу (SBA) також пропонує прямий портал списання для всіх позичальників, незалежно від розміру кредиту, заповнення якого може зайняти всього 15 хвилин.

Ви подасте одну з трьох форм:

• Форма 3508S: Для кредитів на суму 150 000 доларів США або менше (спрощена)
• Форма 3508EZ: Для більших кредитів, що відповідають певним критеріям (спрощені розрахунки)
• Форма 3508: Стандартна форма для всіх інших випадків

Обирайте найпростішу форму, на яку ви маєте право — менша складність означає менше шансів на помилки.

Після подання

Після подання ваш кредитор має 60 днів на розгляд і схвалення або запит додаткової інформації. Потім вони передадуть її до SBA для остаточного затвердження (до 90 днів).

Протягом цього періоду:

• Швидко відповідайте на будь-які запитання кредитора
• Тримайте всю документацію під рукою
• Продовжуйте ставитися до кредиту як до кредиту, доки не отримаєте письмове підтвердження про списання
• Пам'ятайте, що ви залишаєтеся у періоді відстрочки під час обробки заявки

Типові помилки з термінами, яких слід уникати

Навіть сумлінні власники бізнесу роблять ці помилки:

Пропуск 10-місячного терміну

Це найдорожча помилка. Якщо ви дозволите 10-місячному періоду відстрочки закінчитися без подання заявки, ви почнете вносити щомісячні платежі. Хоча ви все ще можете подати заявку на списання пізніше та отримати відшкодування зроблених платежів, ви фактично заморожуєте готівку без потреби та додаєте адміністративної роботи.

Рішення: Встановіть нагадування в календарі на 8 місяців після закінчення звітного періоду. Це дає вам 2-місячний буфер до дедлайну та враховує час на обробку заявки.

Занадто раннє подання

Деякі підприємства подають заявки до фактичного закінчення звітного періоду, що може ускладнити розрахунки та документацію. Зачекайте до завершення звітного періоду, щоб мати остаточні цифри.

Рішення: Чітко позначте дату закінчення звітного періоду. Почніть збирати документацію під час звітного періоду, але подавайте заявку лише після його завершення.

Вибір неправильного звітного періоду

Вибір 8-тижневого періоду замість необхідних 24 тижнів може призвести до меншої суми списання, якщо ви не витратили кошти належним чином або не зберегли чисельність персоналу.

Рішення: Якщо ви не впевнені, обирайте 24 тижні. Ви не зможете продовжити звітний період після того, як вибір зроблено, тому краще мати більше часу, ніж замало.

Неповна документація

Поспіх встигнути до дедлайну з відсутньою або неправильною документацією часто призводить до запитів на додаткову інформацію, затримок в обробці або часткових відмов.

Рішення: Використовуйте підхід із чеклистом. Створіть повний список кожного необхідного документа та відзначайте кожен пункт у міру його збору. Краще трохи відкласти подання заявки, ніж подавати неповний пакет документів.

Особливі міркування для окремих типів бізнесу

Різні структури бізнесу мають унікальні особливості щодо термінів.

ФОПи та незалежні підрядники

Якщо ви використовували кошти PPP виключно для заміни винагороди власника, ви можете скористатися спрощеною формою 3508S (якщо сума вашого кредиту становила 150 000 доларів США або менше). Це значно зменшує вимоги до документації.

Вибір звітного періоду особливо важливий, оскільки сума списання розраховується як чистий прибуток за 2,5 місяці 2019 року. 24-тижневий період дає вам повні 2,5 місяці, тоді як 8-тижневий період може зменшити суму списання.

Порада щодо термінів: Подавайте заявку після закінчення звітного періоду разом із банківськими виписками, що показують, як ви використовували кошти. Тягар документації мінімальний, тому немає причин для зволікання.

Сезонний бізнес

Якщо ваш бізнес працює сезонно, вибір правильного покритого періоду та часу подання заявки є критично важливим. Вам дозволено використовувати період з 15 лютого по 30 червня 2019 року як базовий період для розрахунків FTE замість стандартного річного порівняння — це може бути вигідніше, якщо ваш піковий сезон припадає на ці місяці.

Порада щодо термінів: Підбирайте свій покритий період так, щоб він включав найбільш завантажений сезон, якщо це можливо, що полегшить підтримання вищих показників FTE та рівнів оплати праці.

Бізнес із заявками на ERC

Координація прощення PPP із заявками на податковий кредит на утримання працівників (ERC) вимагає ретельного планування термінів. Ви не можете використовувати кошти двічі — одні й ті самі кошти на оплату праці не можуть враховуватися в обох програмах.

Якщо ви маєте право на ERC, співпрацюйте з CPA, щоб визначити, яка програма пропонує більшу вигоду для конкретних періодів виплати заробітної плати. Ви можете стратегічно розрахувати час свого покритого періоду PPP, щоб максимізувати ERC для інших кварталів.

Порада щодо термінів: Завершіть планування ERC до подання заявки на прощення PPP. Набагато складніше провести оптимізацію після того, як ви вже подали заявку на PPP.

Що відбувається після подання заявки

Розуміння часових меж після подання заявки допомагає встановити реалістичні очікування.

Перевірка кредитором (до 60 днів)

Ваш кредитор перевірить повноту вашої заявки та правильність розрахунків. Вони можуть запросити додаткову документацію або роз’яснення. Відповідайте на ці запити оперативно — затримки з вашого боку подовжують процес.

Деякі кредитори обробляють заявки набагато швидше, ніж за 60 днів. Це залежить від їхнього навантаження та складності вашої заявки.

Перевірка SBA (до 90 днів)

Щойно ваш кредитор схвалить заявку, він передає її до Адміністрації малого бізнесу (SBA) для фінальної перевірки. SBA також може запросити додаткову інформацію, хоча це рідше трапляється для простих заявок.

Остаточне рішення

Ви отримаєте письмове повідомлення про рішення SBA:

• Повне прощення: Весь обсяг кредиту прощено. Ви нічого не винні.
• Часткове прощення: Частину прощено; ви повинні повернути залишок відповідно до умов вашого кредиту.
• Відмова: Рідкісне явище для належним чином задокументованих заявок. Ви можете подати апеляцію або подати заявку повторно з виправленнями.

Якщо ви не згодні з рішенням, у вас є право на апеляцію. Співпрацюйте зі своїм кредитором і, можливо, з CPA або юристом, щоб пройти процес апеляції.

План дій: Чек-лист термінів прощення вашого PPP

Ось ваш покроковий план дій щодо термінів подання заявки на прощення PPP:

Під час вашого покритого періоду:

• Ретельно відстежуйте всі витрати
• Ведіть документацію щодо фонду оплати праці, оренди, комунальних послуг та інших відповідних витрат
• Слідкуйте за кількістю FTE та рівнем заробітної плати працівників
• Вирішіть, чи використовувати 8-тижневий, чи 24-тижневий покритий період (якщо ви ще цього не зробили)

Одразу після завершення покритого періоду:

• Зберіть усю необхідну документацію
• Виконайте розрахунки прощення, використовуючи інструменти вашого сервісу розрахунку зарплати або за допомогою CPA
• Переконайтеся, що ви дотримуєтесь вимоги щодо 60% витрат на фонд оплати праці
• Заповніть відповідну форму прощення (3508, 3508EZ або 3508S)

До закінчення 10-місячної відстрочки:

• Подайте заявку на прощення через портал вашого кредитора або прямий портал SBA
• Встановіть нагадування про необхідність перевірки статусу, якщо ви не отримаєте відповіді протягом 30 днів
• Негайно відповідайте на будь-які запити інформації від кредитора або SBA

Після подання:

• Зберігайте всю документацію принаймні 6 років (вимога SBA)
• Продовжуйте розглядати кредит як непогашений, доки не отримаєте письмове підтвердження прощення
• Сплануйте часткове погашення, якщо ви очікуєте на менш ніж повне прощення

Спростіть ведення фінансової документації

Одним із найбільших викликів у процесі прощення PPP є збір та організація фінансової документації, необхідної для вашої заявки. Точні записи витрат на оплату праці, оренду, комунальні послуги та інші кваліфіковані витрати є важливими — і ті компанії, які ведуть чітку та організовану фінансову звітність протягом року, вважають процес прощення набагато менш стресовим.

Ведення прозорої фінансової документації не лише допомагає з прощенням PPP — це готує ваш бізнес до кращого прийняття рішень, легшої підготовки податкової звітності та більшої фінансової чіткості протягом усього року. Beancount.io пропонує облік у текстовому форматі (plain-text accounting), що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними, без «чорних скриньок» або прив’язки до постачальника. Почніть безкоштовно і відчуйте чіткість, яка з’являється завдяки справжньому розумінню фінансів вашого бізнесу.