Wann Sie den Erlass Ihres PPP-Darlehens beantragen sollten: Ein strategischer Zeitplan-Leitfaden

Sie haben Ihr PPP-Darlehen erhalten. Die Mittel befinden sich auf Ihrem Konto, und Sie nutzen sie, um Ihr Team zu beschäftigen und Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Aber hier ist die Frage, die viele Geschäftsinhaber nachts wach hält: Wann sollten Sie den Erlass tatsächlich beantragen?

Die Antwort ist nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken. Im Gegensatz zu Steuerfristen oder Abrechnungsterminen erfordert das Timing für den PPP-Erlass strategische Entscheidungen, die Ihnen Tausende von Dollar sparen können – oder Sie kosten können, wenn Sie es falsch angehen. Dieser Leitfaden schlüsselt alles auf, was Sie über das Timing Ihres Antrags auf PPP-Erlass wissen müssen, um den maximalen Nutzen zu erzielen.

Den Zeitplan für den PPP-Erlass verstehen

Bevor wir darauf eingehen, wann Sie den Antrag stellen sollten, klären wir zunächst den Zeitplan, mit dem Sie arbeiten. Der PPP-Erlass umfasst drei kritische Zeiträume, die Ihre Strategie bestimmen.

Der Deckungszeitraum: 8 bis 24 Wochen

Ihr Deckungszeitraum (Covered Period) beginnt an dem Tag, an dem die PPP-Mittel auf Ihrem Bankkonto eingehen. Während dieses Fensters müssen Sie mindestens 60 % für förderfähige Lohnkosten ausgeben und können die restlichen 40 % für qualifizierte Ausgaben wie Miete, Nebenkosten und Hypothekenzinsen verwenden.

Sie können die Länge Ihres Deckungszeitraums selbst wählen – zwischen 8 und 24 Wochen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für den vollen Zeitraum von 24 Wochen, da dieser maximale Flexibilität bietet, um die Ausgabenanforderungen zu erfüllen und den Personalstand zu halten. Ein längerer Deckungszeitraum gibt Ihnen mehr Spielraum, aber denken Sie daran: Sie müssen die Anzahl Ihrer Vollzeitmitarbeiter und deren Gehaltsniveau während des gesamten von Ihnen gewählten Zeitraums beibehalten.

Der 10-monatige Aufschubzeitraum

Nach Ende Ihres Deckungszeitraums beginnt ein 10-monatiger Aufschubzeitraum (Deferral Period). Während dieser Zeit müssen Sie keine Darlehenszahlungen leisten. Diese Karenzzeit ist Ihre Gelegenheit, Ihren Erlassantrag ohne den Druck drohender monatlicher Zahlungen vorzubereiten und einzureichen.

Hier ist das entscheidende Detail, das viele Geschäftsinhaber übersehen: Wenn Sie den Erlass nicht beantragen, bevor dieses 10-Monats-Fenster schließt, müssen Sie mit monatlichen Zahlungen für Ihr PPP-Darlehen beginnen, verzinst mit 1 % über eine Laufzeit von 2 bis 5 Jahren.

Die endgültige Frist: 5 Jahre

Technisch gesehen können Sie den Erlass jederzeit bis zu fünf Jahre nach der Vergabe Ihrer Darlehensnummer durch die SBA beantragen. Für die meisten Unternehmen macht es jedoch wenig Sinn, so lange zu warten, da Sie während dieses gesamten Zeitraums Darlehenszahlungen leisten müssten.

Das strategische Zeitfenster: Wann Sie tatsächlich beantragen sollten

Welches ist angesichts dieser Zeitpläne die optimale Antragsstrategie? Für die meisten Unternehmen ist die Antwort klar: Beantragen Sie den Erlass so bald wie möglich nach Ende Ihres Deckungszeitraums, aber definitiv bevor der 10-monatige Aufschub abläuft.

Warum eine frühzeitige Beantragung sinnvoll ist

Eine frühzeitige Beantragung bietet mehrere überzeugende Vorteile:

Finanzielle Ungewissheit beseitigen: Sobald Ihr Erlass genehmigt ist, lastet kein Darlehen mehr auf Ihrem Unternehmen. Sie können Ihre Finanzen planen, ohne sich fragen zu müssen, ob Sie einen Teil oder die gesamten PPP-Mittel zurückzahlen müssen.

Darlehenszahlungen vermeiden: Wenn Sie die 10-Monats-Frist versäumen, müssen Sie mit monatlichen Zahlungen beginnen. Selbst bei 1 % Zinsen bedeuten diese Zahlungen einen administrativen Aufwand und reduzieren den Cashflow – Geld, das Sie möglicherweise für den Geschäftsbetrieb benötigen.

Schnellere Bearbeitung: Der Erlassprozess braucht Zeit. Ihr Kreditgeber hat 60 Tage Zeit, um Ihren Antrag zu prüfen, und die SBA hat dann bis zu 90 Tage Zeit für die endgültige Genehmigung. Das sind potenziell 150 Tage (5 Monate) von der Einreichung bis zur Entscheidung. Eine frühzeitige Beantragung berücksichtigt diese Bearbeitungszeit und stellt sicher, dass Sie die Aufschubfrist nicht versehentlich verpassen.

Seelenfrieden: Viele Geschäftsinhaber berichten, dass die Ungewissheit über das PPP-Darlehen ihre Geschäftsentscheidungen beeinflusst hat. Können Sie expandieren? Sollten Sie neues Personal einstellen? Die Kenntnis Ihres Erlassstatus nimmt Ihnen diese psychologische Last ab.

Wann Abwarten sinnvoll sein könnte

In seltenen Fällen kann es strategisch sinnvoll sein, Ihren Antrag hinauszuzögern:

Dokumentationslücken: Wenn Ihnen wichtige Unterlagen fehlen und Sie Zeit benötigen, um Aufzeichnungen zu rekonstruieren, nehmen Sie sich die Zeit, um alles korrekt vorzubereiten. Ein abgelehnter Antrag ist schwieriger zu korrigieren als ein verspäteter.

Koordination mit dem Employee Retention Credit (ERC): Wenn Sie die Steuergutschrift zur Mitarbeiterbindung (ERC) in Anspruch nehmen, dürfen Sie dieselben Lohngelder nicht sowohl für den ERC als auch für den PPP-Erlass verwenden. Möglicherweise müssen Sie Ihre Anträge zeitlich genau abstimmen und die Lohnkosten strategisch zuweisen, um beide Vorteile zu maximieren. Dies erfordert oft die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, um den Ansatz zu optimieren.

Geschäftliche Veränderungen: Wenn Ihr Personalstand oder die Mitarbeitergehälter während Ihres Deckungszeitraums gesunken sind, möchten Sie vielleicht den längeren Zeitraum von 24 Wochen nutzen und mit dem Antrag warten, bis Sie diese Niveaus wiederhergestellt haben, um Kürzungen beim Erlass zu minimieren.

Wahl der Länge Ihres Deckungszeitraums

Ihre Wahl des Deckungszeitraums wirkt sich direkt darauf aus, wann Sie den Erlass beantragen können. So entscheiden Sie zwischen 8 und 24 Wochen.

Der Vorteil von 8 Wochen

Ein 8-wöchiger Deckungszeitraum führt Sie schneller durch den Prozess. Das könnte für Sie funktionieren, wenn Sie:

• Während der Pandemie eine stabile Lohn- und Gehaltsabrechnung beibehalten haben
• Einfache, unkomplizierte Geschäftsabläufe haben
• Den Erlass so schnell wie möglich beantragen möchten
• Die Anforderung von 60 % Ausgaben für Lohnkosten problemlos erfüllen

In diesem Fall erreichen Sie das Ende Ihres Deckungszeitraums früher, was es Ihnen ermöglicht, den Erlassantrag eher zu stellen.

Der 24-Wochen-Vorteil (Empfohlen für die meisten)

Der 24-wöchige Bezugszeitraum bietet für die meisten Unternehmen erhebliche Vorteile:

Mehr Zeit zur Erfüllung der Anforderungen: Wenn Ihr Unternehmen Schwankungen bei Umsatz oder Personalbestand erlebt hat, geben Ihnen 24 Wochen mehr Gelegenheit, den gesamten Darlehensbetrag für qualifizierte Ausgaben auszugeben und Ihren Personalbestand wieder auf das Niveau vor der Pandemie zu bringen.

Höheres Potenzial für einen Schuldenerlass: Da Sie mehr Zeit haben, die Mittel ordnungsgemäß zu verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass Sie einen vollständigen Schuldenerlass erzielen. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie einen größeren Darlehensbetrag erhalten haben.

Flexibilität für eine schrittweise Wiedereröffnung: Unternehmen, die schrittweise wiedereröffneten oder anhaltenden Einschränkungen ausgesetzt waren, profitierten von dem verlängerten Zeitrahmen für die Wiedereinstellung von Mitarbeitern und die Wiederaufnahme des Betriebs.

Saisonale Aspekte: Wenn Ihr Bezugszeitraum schwache Saisons für Ihr Geschäft umfasst, hilft der längere Zeitrahmen sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsfortzahlung dennoch erfüllen können.

Der Antragsprozess: Was Sie erwartet

Das Verständnis des Prozesses hilft Ihnen, Ihren Antrag effektiv zu planen.

Vor der Antragstellung

Beginnen Sie rechtzeitig mit der Vorbereitung, bevor Ihr Bezugszeitraum endet:

1. Unterlagen zusammenstellen: Sammeln Sie Lohnabrechnungsberichte, Steuerformulare (940, 941), Kontoauszüge, Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Hypothekenbescheinigungen für alles, was Sie geltend machen möchten.

2. Die Zahlen prüfen: Berechnen Sie Ihre gesamten förderfähigen Lohnkosten und sonstigen Ausgaben. Überprüfen Sie, ob mindestens 60 % in die Lohnabrechnung flossen.

3. FTE-Anzahl prüfen: Vergleichen Sie Ihre Anzahl an Vollzeitäquivalenten (FTE) während des Bezugszeitraums mit Ihrem Basiszeitraum (entweder 15. Februar bis 30. Juni 2019 oder 1. Januar bis 29. Februar 2020 – nach Ihrer Wahl).

4. Gehaltsstufen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass keinem Mitarbeiter, der jährlich weniger als 100.000 $ verdient, das Gehalt um mehr als 25 % gekürzt wurde.

5. Verfügbare Tools nutzen: Viele Lohnabrechnungsdienstleister (wie Gusto, ADP oder Paychex) bieten PPP-Erlass-Rechner und Berichte an, die Ihre Daten automatisch zusammenstellen. Diese Tools können Stunden manueller Arbeit sparen und Berechnungsfehler reduzieren.

Einreichung Ihres Antrags

Die meisten Kreditgeber verwenden Online-Portale für Anträge auf Schuldenerlass. Die SBA bietet zudem ein direktes Erlass-Portal für alle Kreditnehmer an, unabhängig von der Darlehensgröße, dessen Ausfüllen nur etwa 15 Minuten dauern kann.

Sie werden eines von drei Formularen einreichen:

• Formular 3508S: Für Darlehen von 150.000 $ oder weniger (vereinfacht)
• Formular 3508EZ: Für größere Darlehen, die bestimmte Kriterien erfüllen (vereinfachte Berechnungen)
• Formular 3508: Standardformular für alle anderen

Wählen Sie das einfachste Formular, für das Sie qualifiziert sind – weniger Komplexität bedeutet weniger Fehlerquellen.

Nach der Einreichung

Nach der Einreichung hat Ihr Kreditgeber 60 Tage Zeit, den Antrag zu prüfen und entweder zu genehmigen oder zusätzliche Informationen anzufordern. Er leitet ihn dann zur endgültigen Genehmigung an die SBA weiter (bis zu 90 Tage).

Während dieses Zeitraums:

• Antworten Sie schnell auf alle Fragen des Kreditgebers
• Halten Sie alle Unterlagen griffbereit
• Behandeln Sie das Darlehen weiterhin als Darlehen, bis Sie eine schriftliche Bestätigung über den Erlass erhalten
• Denken Sie daran, dass Sie während der Bearbeitung weiterhin von der Tilgung befreit sind (Deferment)

Häufige Zeitfehler, die vermieden werden sollten

Selbst gut meinende Unternehmensinhaber machen diese Fehler:

Verpassen der 10-Monats-Frist

Dies ist der kostspieligste Fehler. Wenn Sie die 10-monatige tilgungsfreie Zeit ohne Antragstellung verstreichen lassen, müssen Sie mit monatlichen Zahlungen beginnen. Zwar können Sie später immer noch einen Erlass beantragen und eine Rückerstattung geleisteter Zahlungen erhalten, aber Sie haben unnötig Kapital gebunden und zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursacht.

Lösung: Setzen Sie eine Kalendererinnerung für 8 Monate nach Ende Ihres Bezugszeitraums. Dies gibt Ihnen einen Puffer von 2 Monaten vor Ablauf der Frist und berücksichtigt die Bearbeitungszeit des Antrags.

Zu frühe Antragstellung

Einige Unternehmen stellen den Antrag, bevor ihr Bezugszeitraum tatsächlich endet, was Berechnungen und Dokumentation verkomplizieren kann. Warten Sie, bis der Bezugszeitraum abgeschlossen ist, damit Sie endgültige Zahlen haben.

Lösung: Markieren Sie das Enddatum Ihres Bezugszeitraums deutlich. Beginnen Sie während des Bezugszeitraums mit der Zusammenstellung der Unterlagen, aber reichen Sie diese erst nach dessen Abschluss ein.

Wahl des falschen Bezugszeitraums

Die Wahl eines 8-wöchigen Zeitraums, wenn Sie 24 Wochen benötigt hätten, kann zu einem verringerten Schuldenerlass führen, wenn Sie die Mittel nicht ordnungsgemäß ausgegeben oder den Personalbestand nicht gehalten haben.

Lösung: Wählen Sie im Zweifelsfall 24 Wochen. Sie können Ihren Bezugszeitraum nachträglich nicht verlängern, daher ist es besser, mehr Zeit als zu wenig zu haben.

Unvollständige Dokumentation

Hektik bei der Einhaltung der Frist mit fehlenden oder fehlerhaften Unterlagen führt häufig zu Rückfragen, Verzögerungen bei der Bearbeitung oder teilweisen Ablehnungen.

Lösung: Verwenden Sie den Checklisten-Ansatz. Erstellen Sie eine umfassende Liste aller erforderlichen Dokumente und haken Sie jeden Punkt ab, während Sie ihn sammeln. Es ist besser, den Antrag leicht zu verzögern, als unvollständige Unterlagen einzureichen.

Besondere Überlegungen für bestimmte Unternehmenstypen

Unterschiedliche Unternehmensstrukturen haben spezifische zeitliche Aspekte.

Einzelunternehmer und freie Mitarbeiter

Wenn Sie PPP-Mittel ausschließlich als Ersatz für die Inhabervergütung verwendet haben, können Sie das vereinfachte Formular 3508S verwenden (sofern Ihr Darlehen 150.000 $ oder weniger betrug). Dies reduziert die Dokumentationsanforderungen erheblich.

Die Wahl Ihres Bezugszeitraums ist besonders wichtig, da Ihr Erlassbetrag als 2,5 Monate des Nettogewinns von 2019 berechnet wird. Der 24-Wochen-Zeitraum gewährt Ihnen die vollen 2,5 Monate, während ein 8-Wochen-Zeitraum Ihren Erlassbetrag reduzieren könnte.

Timing-Tipp: Stellen Sie den Antrag nach Ende Ihres Bezugszeitraums mit Kontoauszügen, die zeigen, wie Sie die Mittel verwendet haben. Der Dokumentationsaufwand ist minimal, daher gibt es keinen Grund für Verzögerungen.

Saisonale Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen saisonal arbeitet, ist die Wahl des richtigen Deckungszeitraums und des Zeitpunkts der Antragstellung entscheidend. Sie dürfen den Zeitraum vom 15. Februar bis zum 30. Juni 2019 als Referenzzeitraum für Ihre VZÄ-Berechnungen (Vollzeitäquivalente) verwenden, anstatt des standardmäßigen jährlichen Vergleichs – dies kann vorteilhafter sein, wenn Ihre Hauptsaison in diese Monate fällt.

Timing-Tipp: Legen Sie Ihren Deckungszeitraum nach Möglichkeit so fest, dass er Ihre geschäftigste Saison einschließt. So ist es einfacher, eine höhere Anzahl an Vollzeitäquivalenten und ein entsprechendes Lohnniveau beizubehalten.

Unternehmen mit ERC-Ansprüchen

Die Koordinierung des PPP-Erlasses mit Ansprüchen auf den Employee Retention Credit (ERC) erfordert ein sorgfältiges Timing. Sie dürfen Mittel nicht doppelt in Anspruch nehmen – dieselben Lohnkosten können nicht für beide Programme gleichzeitig angerechnet werden.

Wenn Sie für den ERC berechtigt sind, sollten Sie mit einem CPA zusammenarbeiten, um zu bestimmen, welches Programm für bestimmte Lohnabrechnungszeiträume den größeren Vorteil bietet. Sie könnten Ihren PPP-Deckungszeitraum strategisch so wählen, dass Sie den ERC für andere Quartale maximieren.

Timing-Tipp: Schließen Sie Ihre ERC-Planung ab, bevor Sie den PPP-Erlass beantragen. Eine Optimierung ist wesentlich schwieriger, sobald Sie Ihren PPP-Antrag bereits festgeschrieben haben.

Was nach der Antragstellung passiert

Das Verständnis des Zeitplans nach der Antragstellung hilft dabei, realistische Erwartungen zu setzen.

Prüfung durch den Kreditgeber (bis zu 60 Tage)

Ihr Kreditgeber prüft, ob Ihr Antrag vollständig und die Berechnungen korrekt sind. Er kann zusätzliche Unterlagen oder Klarstellungen anfordern. Antworten Sie zeitnah auf diese Anfragen – Verzögerungen Ihrerseits verlängern den Prozess.

Einige Kreditgeber bearbeiten Anträge wesentlich schneller als in 60 Tagen. Dies hängt von deren Arbeitsbelastung und der Komplexität Ihres Antrags ab.

Prüfung durch die SBA (bis zu 90 Tage)

Sobald Ihr Kreditgeber den Antrag genehmigt, leitet er ihn zur abschließenden Prüfung an die SBA (Small Business Administration) weiter. Auch die SBA kann zusätzliche Informationen anfordern, was jedoch bei unkomplizierten Anträgen seltener vorkommt.

Abschließende Entscheidung

Sie erhalten eine schriftliche Benachrichtigung über die Entscheidung der SBA:

• Vollständiger Erlass: Der gesamte Kreditbetrag wird erlassen. Sie schulden nichts mehr.
• Teilweiser Erlass: Ein Teil wird erlassen; den Rest müssen Sie gemäß Ihren Kreditbedingungen zurückzahlen.
• Ablehnung: Bei ordnungsgemäß dokumentierten Anträgen selten. Sie können Widerspruch einlegen oder den Antrag mit Korrekturen erneut einreichen.

Wenn Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht auf Widerspruch. Arbeiten Sie mit Ihrem Kreditgeber und gegebenenfalls einem CPA oder Anwalt zusammen, um das Widerspruchsverfahren zu durchlaufen.

Werden Sie aktiv: Checkliste für Ihren PPP-Erlass-Zeitplan

Hier ist Ihr schrittweiser Aktionsplan für das Timing Ihres PPP-Erlassantrags:

Während Ihres Deckungszeitraums:

• Erfassen Sie alle Ausgaben akribisch
• Führen Sie Dokumentationen über Lohnkosten, Miete, Nebenkosten und andere qualifizierte Ausgaben
• Überwachen Sie Ihre VZÄ-Zahl (Vollzeitäquivalente) und das Gehaltsniveau Ihrer Mitarbeiter
• Entscheiden Sie, ob Sie einen Deckungszeitraum von 8 oder 24 Wochen nutzen (falls noch nicht geschehen)

Unmittelbar nach Ende des Deckungszeitraums:

• Stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammen
• Führen Sie die Erlassberechnungen mit den Tools Ihres Lohnbuchhaltungsanbieters oder eines CPA durch
• Überprüfen Sie, ob Sie die 60 %-Lohnkostenquote erfüllen
• Füllen Sie das entsprechende Erlassformular aus (3508, 3508EZ oder 3508S)

Vor Ablauf der 10-monatigen Stundungsfrist:

• Reichen Sie Ihren Erlassantrag über das Portal Ihres Kreditgebers oder das direkte SBA-Portal ein
• Setzen Sie sich Erinnerungen, um nachzufassen, falls Sie innerhalb von 30 Tagen keine Rückmeldung erhalten
• Reagieren Sie sofort auf Informationsanfragen des Kreditgebers oder der SBA

Nach der Einreichung:

• Bewahren Sie alle Unterlagen für mindestens 6 Jahre auf (SBA-Anforderung)
• Behandeln Sie den Kredit weiterhin als ausstehend, bis Sie die schriftliche Bestätigung über den Erlass erhalten
• Planen Sie eine Teilrückzahlung ein, falls Sie mit weniger als einem vollständigen Erlass rechnen

Vereinfachen Sie Ihre finanzielle Buchführung

Eine der größten Herausforderungen beim PPP-Erlass ist das Zusammentragen und Organisieren der für den Antrag erforderlichen Finanzunterlagen. Genaue Aufzeichnungen über Lohnkosten, Miete, Nebenkosten und andere qualifizierte Kosten sind unerlässlich – und Unternehmen, die das ganze Jahr über klare, organisierte Finanzunterlagen führen, empfinden den Erlassprozess als weitaus weniger stressig.

Die Führung transparenter Finanzunterlagen hilft nicht nur beim PPP-Erlass – sie bereitet Ihr Unternehmen auf bessere Entscheidungen, eine einfachere Steuererklärung und mehr finanzielle Klarheit während des gesamten Jahres vor. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, ohne Blackbox-Systeme oder Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und erleben Sie die Klarheit, die durch ein echtes Verständnis Ihrer Unternehmensfinanzen entsteht.