Cuándo solicitar la condonación del préstamo PPP: Guía estratégica de plazos

Has recibido tu préstamo PPP. Los fondos están en tu cuenta y los estás utilizando para mantener a tu equipo empleado y tu negocio en marcha. Pero aquí está la pregunta que mantiene a muchos dueños de negocios despiertos por la noche: ¿Cuándo deberías solicitar realmente la condonación?

La respuesta no es tan sencilla como podrías pensar. A diferencia de los plazos fiscales o las fechas de nómina, el cronograma de la condonación del PPP implica una toma de decisiones estratégica que puede ahorrarte miles de dólares, o costarte si te equivocas. Esta guía desglosa todo lo que necesitas saber sobre el momento oportuno para solicitar la condonación de tu préstamo PPP para obtener el máximo beneficio.

Entender el cronograma de condonación del PPP

Antes de profundizar en cuándo presentar la solicitud, aclaremos el cronograma con el que estás trabajando. La condonación del PPP tiene tres períodos de tiempo críticos que determinan tu estrategia.

El período cubierto: de 8 a 24 semanas

Tu período cubierto comienza el día en que los fondos del PPP llegan a tu cuenta bancaria. Durante esta ventana, debes gastar al menos el 60% en costos de nómina elegibles y puedes usar el 40% restante para gastos calificados como alquiler, servicios públicos e intereses hipotecarios.

Tú eliges la duración de tu período cubierto: entre 8 y 24 semanas. La mayoría de las empresas optan por el período completo de 24 semanas porque ofrece la máxima flexibilidad para cumplir con los requisitos de gasto y mantener los niveles de personal. Un período cubierto más largo te da más margen de maniobra, pero recuerda: debes mantener tu recuento de empleados a tiempo completo y los niveles salariales durante todo el período que selecciones.

El período de aplazamiento de 10 meses

Después de que termina tu período cubierto, entras en un período de aplazamiento de 10 meses. Durante este tiempo, no realizas ningún pago del préstamo. Este período de gracia es tu oportunidad para preparar y presentar tu solicitud de condonación sin la presión de los pagos mensuales inminentes.

Aquí está el detalle crítico que muchos dueños de negocios pasan por alto: si no solicitas la condonación antes de que se cierre esta ventana de 10 meses, deberás comenzar a realizar pagos mensuales de tu préstamo PPP al 1% de interés en un plazo de 2 a 5 años.

El plazo final: 5 años

Técnicamente, puedes solicitar la condonación en cualquier momento hasta cinco años después de que la SBA haya emitido tu número de préstamo. Sin embargo, esperar tanto tiempo tiene poco sentido para la mayoría de las empresas, ya que estarías realizando pagos del préstamo durante todo ese período.

La ventana estratégica: Cuándo solicitarlo realmente

Dados estos plazos, ¿cuál es la estrategia de solicitud óptima? Para la mayoría de las empresas, la respuesta es clara: solicítala lo antes posible después de que termine tu período cubierto, pero definitivamente antes de que expire el aplazamiento de 10 meses.

¿Por qué solicitarlo temprano?

Solicitarlo temprano ofrece varias ventajas convincentes:

Eliminar la incertidumbre financiera: Una vez que se aprueba tu condonación, ya no tienes un préstamo pendiente sobre tu negocio. Puedes planificar tus finanzas sin preguntarte si tendrás que devolver parte o la totalidad de los fondos del PPP.

Evitar los pagos del préstamo: No cumplir con el plazo de 10 meses significa comenzar con los pagos mensuales. Incluso con un interés del 1%, estos pagos añaden una carga administrativa y reducen el flujo de caja, dinero que podrías necesitar para las operaciones del negocio.

Procesamiento más rápido: El proceso de condonación toma tiempo. Tu prestamista tiene 60 días para revisar tu solicitud, luego la SBA tiene hasta 90 días para la aprobación final. Eso representa potencialmente 150 días (5 meses) desde la presentación hasta la decisión. Solicitarlo temprano contempla este tiempo de procesamiento y ayuda a asegurar que no pierdas accidentalmente la fecha límite de aplazamiento.

Tranquilidad: Muchos dueños de negocios informan que la incertidumbre del préstamo PPP afectó sus decisiones empresariales. ¿Puedes expandirte? ¿Deberías contratar? Conocer tu estado de condonación elimina esta carga psicológica.

Cuándo esperar podría tener sentido

En casos raros, retrasar tu solicitud podría ser estratégico:

Falta de documentación: Si te falta documentación crítica y necesitas tiempo para reconstruir registros, tómate el tiempo necesario para hacerlo bien. Una solicitud denegada es más difícil de corregir que una retrasada.

Coordinación con el Crédito de Retención de Empleados (ERC): Si estás reclamando el Crédito de Retención de Empleados (ERC), no puedes usar los mismos dólares de nómina tanto para el ERC como para la condonación del PPP. Es posible que necesites cronometrar cuidadosamente tus solicitudes y asignar estratégicamente los costos de nómina para maximizar ambos beneficios. Esto a menudo requiere trabajar con un CPA para optimizar tu enfoque.

Cambios en el negocio: Si tus niveles de dotación de personal o los salarios de los empleados cayeron durante tu período cubierto, es posible que desees utilizar el período más largo de 24 semanas y esperar para solicitarlo hasta que hayas restaurado esos niveles para minimizar las reducciones en la condonación.

Elegir la duración de tu período cubierto

Tu elección del período cubierto impacta directamente en cuándo puedes solicitar la condonación. Aquí te explicamos cómo decidir entre 8 y 24 semanas.

La ventaja de las 8 semanas

Un período cubierto de 8 semanas te permite avanzar más rápido en el proceso. Si tú:

• Mantuviste una nómina estable durante toda la pandemia
• Tienes operaciones comerciales simples y directas
• Deseas solicitar la condonación lo antes posible
• Cumples fácilmente con el requisito de gasto del 60% en nómina

Entonces, la opción de 8 semanas podría funcionar para ti. Llegarás al final de tu período cubierto más pronto, lo que te permitirá solicitar la condonación antes.

La ventaja de las 24 semanas (Recomendado para la mayoría)

El periodo cubierto de 24 semanas ofrece beneficios significativos para la mayoría de las empresas:

Más tiempo para cumplir con los requisitos: Si su empresa experimentó fluctuaciones en los ingresos o en el personal, las 24 semanas le brindan más oportunidades para gastar el monto total del préstamo en gastos elegibles y restaurar su fuerza laboral a los niveles previos a la pandemia.

Mayor potencial de condonación: Con más tiempo para gastar los fondos adecuadamente, es más probable que logre la condonación total. Esto es especialmente valioso si recibió un monto de préstamo mayor.

Flexibilidad para una reapertura gradual: Las empresas que reabrieron gradualmente o enfrentaron restricciones continuas se beneficiaron del cronograma extendido para volver a contratar empleados y reanudar las operaciones.

Consideraciones estacionales: Si su periodo cubierto incluye temporadas bajas para su negocio, el plazo más largo ayuda a asegurar que aún pueda cumplir con los requisitos de nómina.

El proceso de solicitud: Qué esperar

Comprender el proceso le ayudará a programar su solicitud de manera efectiva.

Antes de presentar la solicitud

Comience a prepararse mucho antes de que termine su periodo cubierto:

1. Recopile la documentación: Reúna informes de nómina, formularios de impuestos (940, 941), estados de cuenta bancarios, contratos de arrendamiento, facturas de servicios públicos y estados de cuenta hipotecarios de todo lo que planee reclamar.

2. Haga los cálculos: Calcule sus costos totales de nómina elegibles y los gastos no relacionados con la nómina. Verifique que al menos el 60% se haya destinado a la nómina.

3. Verifique los recuentos de FTE: Compare su recuento de empleados equivalentes a tiempo completo durante el periodo cubierto con su periodo de referencia (ya sea del 15 de febrero al 30 de junio de 2019 o del 1 de enero al 29 de febrero de 2020, a su elección).

4. Revise los niveles salariales: Asegúrese de que ningún empleado que gane menos de $100,000 anuales haya tenido una reducción salarial superior al 25%.

5. Utilice las herramientas disponibles: Muchos proveedores de nómina (como Gusto, ADP o Paychex) ofrecen calculadoras de condonación de PPP e informes que recopilan sus datos automáticamente. Estas herramientas pueden ahorrar horas de trabajo manual y reducir errores de cálculo.

Envío de su solicitud

La mayoría de los prestamistas utilizan portales en línea para las solicitudes de condonación. La SBA también ofrece un portal de condonación directa para todos los prestatarios, independientemente del tamaño del préstamo, que puede completarse en tan solo 15 minutos.

Usted presentará uno de tres formularios:

• Formulario 3508S: Para préstamos de $150,000 o menos (simplificado)
• Formulario 3508EZ: Para préstamos más grandes que cumplen con ciertos criterios (cálculos simplificados)
• Formulario 3508: Formulario estándar para todos los demás

Elija el formulario más simple para el que califique; una menor complejidad significa menos posibilidades de errores.

Después del envío

Una vez enviada, su prestamista tiene 60 días para revisar y aprobar o solicitar información adicional. Luego lo enviarán a la SBA para la aprobación final (hasta 90 días).

Durante este periodo:

• Responda rápidamente a cualquier pregunta del prestamista
• Mantenga toda la documentación fácilmente accesible
• Continúe tratando el préstamo como un préstamo hasta que reciba la confirmación de condonación por escrito
• Recuerde que permanece en periodo de aplazamiento durante el procesamiento

Errores comunes de tiempo que se deben evitar

Incluso los dueños de negocios con las mejores intenciones cometen estos errores:

Incumplir el plazo de 10 meses

Este es el error más costoso. Si deja que el periodo de aplazamiento de 10 meses expire sin presentar la solicitud, comenzará a realizar pagos mensuales. Si bien aún puede solicitar la condonación más tarde y recibir un reembolso de los pagos realizados, habrá inmovilizado efectivo innecesariamente y habrá añadido trabajo administrativo.

Solución: Establezca un recordatorio en su calendario para 8 meses después de que finalice su periodo cubierto. Esto le da un margen de 2 meses antes de la fecha límite y tiene en cuenta el tiempo de procesamiento de la solicitud.

Presentar la solicitud demasiado pronto

Algunas empresas presentan la solicitud antes de que su periodo cubierto termine realmente, lo que puede complicar los cálculos y la documentación. Espere hasta que el periodo cubierto se complete para tener las cifras finales.

Solución: Marque claramente la fecha de finalización de su periodo cubierto. Comience a reunir la documentación durante el periodo cubierto, pero solo envíela después de que concluya.

Elegir el periodo cubierto incorrecto

Elegir un periodo de 8 semanas cuando necesitaba 24 semanas puede resultar en una condonación reducida si no ha gastado los fondos adecuadamente o no ha mantenido los niveles de personal.

Solución: Si no está seguro, elija 24 semanas. No puede extender su periodo cubierto después del hecho, por lo que es mejor tener más tiempo que muy poco.

Documentación incompleta

Apresurarse a cumplir con la fecha límite con documentación faltante o incorrecta a menudo genera solicitudes de información adicional, retrasos en el procesamiento o denegaciones parciales.

Solución: Utilice el enfoque de lista de verificación. Cree una lista exhaustiva de cada documento requerido y marque cada elemento a medida que lo recopile. Es mejor retrasar ligeramente su solicitud que enviar papeleo incompleto.

Consideraciones especiales para tipos de negocios específicos

Diferentes estructuras comerciales tienen consideraciones de tiempo únicas.

Propietarios únicos y contratistas independientes

Si utilizó los fondos de PPP exclusivamente para el reemplazo de la compensación del propietario, puede usar el Formulario 3508S simplificado (si su préstamo fue de $150,000 o menos). Esto reduce significativamente los requisitos de documentación.

Su elección del periodo cubierto es especialmente importante porque el monto de su condonación se calcula como 2.5 meses de la ganancia neta de 2019. El periodo de 24 semanas le otorga los 2.5 meses completos, mientras que un periodo de 8 semanas podría reducir el monto de su condonación.

Consejo de tiempo: Presente la solicitud después de que termine su periodo cubierto con estados de cuenta bancarios que muestren cómo utilizó los fondos. La carga de documentación es mínima, por lo que no hay razón para retrasarse.

Negocios Estacionales

Si su negocio opera de manera estacional, elegir el período cubierto adecuado y el momento de la solicitud es fundamental. Se le permite utilizar del 15 de febrero al 30 de junio de 2019 como su período de referencia para los cálculos de FTE en lugar de la comparación anual estándar; esto puede ser más favorable si su temporada alta cae dentro de esos meses.

Consejo de tiempo: Programe su período cubierto para que incluya su temporada de mayor actividad si es posible, lo que facilitará el mantenimiento de recuentos de FTE y niveles de nómina más altos.

Negocios con Reclamaciones de ERC

Coordinar la condonación del PPP con las reclamaciones del Crédito por Retención de Empleados (ERC) requiere una programación cuidadosa. No se puede duplicar el beneficio: los mismos dólares de la nómina no pueden contabilizarse para ambos programas.

Si es elegible para el ERC, trabaje con un CPA para determinar qué programa ofrece un mayor beneficio para períodos de pago específicos. Podría programar estratégicamente su período cubierto del PPP para maximizar el ERC en otros trimestres.

Consejo de tiempo: Complete su planificación del ERC antes de solicitar la condonación del PPP. Es mucho más difícil optimizar los beneficios una vez que haya fijado su solicitud de PPP.

Qué Sucede Después de Presentar la Solicitud

Comprender el cronograma posterior a la solicitud ayuda a establecer expectativas realistas.

Revisión del Prestamista (Hasta 60 Días)

Su prestamista verificará que su solicitud esté completa y que los cálculos sean correctos. Es posible que soliciten documentación adicional o aclaraciones. Responda con prontitud a estas solicitudes; los retrasos por su parte prolongan el proceso.

Algunos prestamistas procesan las solicitudes mucho más rápido que en 60 días. Depende de su carga de trabajo y de la complejidad de su solicitud.

Revisión de la SBA (Hasta 90 Días)

Una vez que su prestamista la aprueba, envía la solicitud a la SBA para su revisión final. La SBA también puede solicitar información adicional, aunque esto es menos común en solicitudes sencillas.

Determinación Final

Recibirá una notificación por escrito de la decisión de la SBA:

• Condonación Total: Se condona la totalidad del préstamo. No debe nada.
• Condonación Parcial: Se condona una parte; debe reembolsar el resto de acuerdo con los términos de su préstamo.
• Denegación: Poco común en solicitudes debidamente documentadas. Puede apelar o volver a presentarlas con correcciones.

Si no está de acuerdo con la decisión, tiene derechos de apelación. Trabaje con su prestamista y potencialmente con un CPA o abogado para navegar por el proceso de apelación.

Pasando a la Acción: Lista de Verificación del Cronograma de Condonación del PPP

Aquí tiene su plan de acción paso a paso para programar su solicitud de condonación del PPP:

Durante su Período Cubierto:

• Realice un seguimiento meticuloso de todos los gastos
• Mantenga la documentación de la nómina, alquiler, servicios públicos y otros gastos calificados
• Supervise su recuento de FTE y los niveles salariales de los empleados
• Decida si utilizará el período cubierto de 8 o 24 semanas (si aún no lo ha hecho)

Inmediatamente Después de que Termine el Período Cubierto:

• Reúna toda la documentación requerida
• Realice los cálculos de condonación utilizando las herramientas de su proveedor de nómina o un CPA
• Verifique que cumple con el requisito de nómina del 60%
• Complete el formulario de condonación apropiado (3508, 3508EZ o 3508S)

Antes de que Finalice el Aplazamiento de 10 Meses:

• Envíe su solicitud de condonación a través del portal de su prestamista o el portal directo de la SBA
• Establezca recordatorios para realizar un seguimiento si no recibe respuesta en un plazo de 30 días
• Responda inmediatamente a cualquier solicitud de información del prestamista o de la SBA

Después de la Presentación:

• Conserve toda la documentación durante al menos 6 años (requisito de la SBA)
• Continúe tratando el préstamo como pendiente hasta que reciba la confirmación de condonación por escrito
• Planifique el reembolso parcial si espera una condonación inferior a la total

Simplifique su Registro Financiero

Uno de los mayores desafíos en la condonación del PPP es reunir y organizar la documentación financiera requerida para su solicitud. Los registros precisos de los gastos de nómina, alquiler, servicios públicos y otros costos calificados son esenciales, y las empresas que mantienen registros financieros claros y organizados durante todo el año encuentran que el proceso de condonación es mucho menos estresante.

Mantener registros financieros transparentes no solo ayuda con la condonación del PPP; posiciona a su empresa para una mejor toma de decisiones, una preparación de impuestos más sencilla y una mayor claridad financiera durante todo el año. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros, sin cajas negras ni dependencia de proveedores. Comience gratis y experimente la claridad que proviene de comprender verdaderamente las finanzas de su negocio.