Quan sol·licitar la condonació del préstec PPP: Una guia estratègica de terminis

Heu rebut el vostre préstec PPP. Els fons ja són al vostre compte i els esteu utilitzant per mantenir el vostre equip contractat i el vostre negoci en funcionament. Però aquí teniu la pregunta que no deixa dormir a molts propietaris de negocis: Quan s'ha de sol·licitar realment la condonació?

La resposta no és tan senzilla com podríeu pensar. A diferència dels terminis fiscals o les dates de nòmina, el moment de la condonació del PPP implica una presa de decisions estratègica que us pot estalviar milers de dòlars, o costar-vos-els si us equivoqueu. Aquesta guia detalla tot el que cal saber sobre com cronometrar la vostra sol·licitud de condonació del PPP per obtenir el màxim benefici.

Entendre el cronograma de condonació del PPP

Abans d'aprofundir en el moment de la sol·licitud, aclarim el cronograma amb el qual esteu treballant. La condonació del PPP té tres períodes de temps crítics que determinen la vostra estratègia.

El període cobert: de 8 a 24 setmanes

El vostre període cobert comença el dia que els fons del PPP arriben al vostre compte bancari. Durant aquesta finestra, heu de gastar almenys el 60% en costos salarials elegibles i podeu utilitzar el 40% restant per a despeses qualificades com lloguer, serveis públics i interessos hipotecaris.

Podeu triar la durada del vostre període cobert, entre 8 i 24 setmanes. La majoria de les empreses opten pel període complet de 24 setmanes perquè ofereix la màxima flexibilitat per complir els requisits de despesa i mantenir els nivells de personal. Un període cobert més llarg us dóna més marge de maniobra, però recordeu: heu de mantenir el vostre recompte d'empleats a temps complet i els nivells salarials durant tot el període que seleccioneu.

El període d'ajornament de 10 mesos

Un cop finalitzat el període cobert, entreu en un període d'ajornament de 10 mesos. Durant aquest temps, no heu de fer cap pagament del préstec. Aquest període de gràcia és la vostra oportunitat per preparar i presentar la vostra sol·licitud de condonació sense la pressió dels pagaments mensuals imminents.

Aquí teniu el detall crític que molts propietaris de negocis passen per alt: si no sol·liciteu la condonació abans que es tanqui aquesta finestra de 10 mesos, haureu de començar a fer pagaments mensuals del vostre préstec PPP a un interès de l'1% durant un termini de 2 a 5 anys.

El termini final: 5 anys

Tècnicament, podeu sol·licitar la condonació en qualsevol moment fins a cinc anys des que l'SBA va emetre el vostre número de préstec. Tanmateix, esperar tant de temps té poc sentit per a la majoria de les empreses, ja que estareu fent pagaments del préstec durant tot aquest període.

La finestra estratègica: quan sol·licitar-ho realment

Tenint en compte aquests terminis, quina és l'estratègia de sol·licitud òptima? Per a la majoria de les empreses, la resposta és clara: sol·liciteu-ho tan aviat com sigui possible després que acabi el vostre període cobert, però sens dubte abans que expiri l'ajornament de 10 mesos.

Per què sol·licitar-ho d'hora?

Sol·licitar-ho d'hora ofereix diversos avantatges convincents:

Eliminar la incertesa financera: un cop aprovada la vostra condonació, ja no teniu un préstec pendent sobre el vostre negoci. Podeu planificar les vostres finances sense preguntar-vos si haureu de tornar part o la totalitat dels fons del PPP.

Evitar els pagaments del préstec: perdre el termini de 10 mesos significa començar els pagaments mensuals. Fins i tot amb un interès de l'1%, aquests pagaments afegeixen una càrrega administrativa i redueixen el flux de caixa, un efectiu que podríeu necessitar per a les operacions comercials.

Processament més ràpid: el procés de condonació requereix temps. El vostre prestador té 60 dies per revisar la vostra sol·licitud, i després l'SBA té fins a 90 dies per a l'aprovació final. Això són potencialment 150 dies (5 mesos) des de la presentació fins a la decisió. Sol·licitar-ho d'hora té en compte aquest temps de processament i ajuda a garantir que no perdeu accidentalment el termini d'ajornament.

Tranquil·litat: molts propietaris de negocis informen que la incertesa del préstec PPP va afectar les seves decisions empresarials. Podeu expandir-vos? Heu de contractar? Conèixer el vostre estat de condonació elimina aquesta càrrega psicològica.

Quan podria tenir sentit esperar

En casos rars, retardar la vostra sol·licitud podria ser estratègic:

Manca de documentació: si us falta documentació crítica i necessiteu temps per reconstruir els registres, preneu-vos el temps necessari per fer-ho bé. Una sol·licitud denegada és més difícil de solucionar que una de retardada.

Coordinació amb el Crèdit de Retenció d'Empleats (ERC): si esteu reclamant el Crèdit de Retenció d'Empleats (ERC), no podeu utilitzar els mateixos dòlars de nòmina tant per a l'ERC com per a la condonació del PPP. És possible que hàgiu de cronometrar acuradament les vostres sol·licituds i assignar estratègicament els costos de nòmina per maximitzar ambdós beneficis. Això sovint requereix treballar amb un CPA per optimitzar el vostre enfocament.

Canvis en el negoci: si els vostres nivells de personal o els salaris dels empleats van baixar durant el vostre període cobert, és possible que vulgueu utilitzar el període més llarg de 24 setmanes i esperar a sol·licitar-ho fins que hàgiu restaurat aquests nivells per minimitzar les reduccions en la condonació.

Escollir la durada del vostre període cobert

L'elecció del vostre període cobert afecta directament quan podeu sol·licitar la condonació. A continuació us expliquem com decidir entre 8 i 24 setmanes.

L'avantatge de les 8 setmanes

Un període cobert de 8 setmanes us permet avançar més ràpidament en el procés. Si:

• Heu mantingut una nòmina estable durant tota la pandèmia
• Teniu operacions comercials senzilles i directes
• Voleu sol·licitar la condonació el més aviat possible
• Compliu fàcilment el requisit de despesa salarial del 60%

Aleshores l'opció de 8 setmanes podria funcionar per a vosaltres. Arribareu al final del vostre període cobert abans, la qual cosa us permetrà sol·licitar la condonació més d'hora.

L'avantatge de les 24 setmanes (recomanat per a la majoria)

El període cobert de 24 setmanes ofereix beneficis significatius per a la majoria de les empreses:

Més temps per complir els requisits: si la vostra empresa ha experimentat fluctuacions en els ingressos o en el personal, les 24 setmanes us donen més oportunitats per gastar l'import total del préstec en despeses elegibles i restablir la vostra plantilla als nivells prepandèmia.

Major potencial de condonació: amb més temps per gastar els fons correctament, és més probable que aconseguiu la condonació total. Això és especialment valuós si heu rebut un import de préstec més elevat.

Flexibilitat per a la reobertura gradual: les empreses que van reobrir gradualment o que van patir restriccions contínues es van beneficiar de l'ampliació del calendari per tornar a contractar empleats i reprendre les operacions.

Consideracions estacionals: si el vostre període cobert inclou temporades baixes per al vostre negoci, el termini més llarg ajuda a garantir que encara podeu complir els requisits de nòmina.

El procés de sol·licitud: què cal esperar

Entendre el procés us ajudarà a programar la vostra sol·licitud de manera eficaç.

Abans de sol·licitar-ho

Comenceu a preparar-vos molt abans que acabi el vostre període cobert:

1. Recopilar la documentació: recolliu informes de nòmines, formularis fiscals (940, 941), extractes bancaris, contractes de lloguer, factures de serveis públics i extractes hipotecaris de tot el que teniu previst reclamar.

2. Feu els càlculs: calculeu els costos totals de nòmina elegibles i les despeses no relacionades amb la nòmina. Verifiqueu que almenys el 60% s'hagi destinat a la nòmina.

3. Verifiqueu el recompte d'ETC: compareu el vostre recompte d'empleats equivalents a jornada completa durant el període cobert amb el vostre període de referència (o bé del 15 de febrer al 30 de juny de 2019, o bé de l'1 de gener al 29 de febrer de 2020, a la vostra elecció).

4. Revisar els nivells salarials: assegureu-vos que a cap empleat que guanyi menys de 100.000 $ anuals se li hagi reduït el salari en més d'un 25%.

5. Utilitzeu les eines disponibles: molts proveïdors de nòmines (com Gusto, ADP o Paychex) ofereixen calculadores de condonació de PPP i informes que recopilen les vostres dades automàticament. Aquestes eines poden estalviar hores de treball manual i reduir els errors de càlcul.

Presentació de la sol·licitud

La majoria dels prestadors utilitzen portals en línia per a les sol·licituds de condonació. L'SBA també ofereix un portal de condonació directa per a tots els prestataris, independentment de la mida del préstec, que es pot completar en tan sols 15 minuts.

Presentareu un dels tres formularis següents:

• Formulari 3508S: per a préstecs de 150.000 $ o menys (simplificat)
• Formulari 3508EZ: per a préstecs més grans que compleixin determinats criteris (càlculs simplificats)
• Formulari 3508: formulari estàndard per a tota la resta

Trieu el formulari més senzill per al qual compliu els requisits: menys complexitat significa menys possibilitats d'error.

Després de la presentació

Un cop presentada, el vostre prestador té 60 dies per revisar-la i aprovar-la o sol·licitar informació addicional. Després la farà arribar a l'SBA per a l'aprovació final (fins a 90 dies).

Durant aquest període:

• Responeu ràpidament a qualsevol pregunta del prestador
• Manteniu tota la documentació accessible
• Continueu tractant el préstec com un préstec fins que rebeu la confirmació de condonació per escrit
• Recordeu que continueu en període de carència durant la tramitació

Errors habituals de temps que cal evitar

Fins i tot els propietaris de negocis amb bones intencions cometen aquests errors:

Incomplir el termini de 10 mesos

Aquest és l'error més costós. Si deixeu que el període de carència de 10 mesos caduqui sense sol·licitar la condonació, haureu de començar a fer pagaments mensuals. Tot i que encara podeu sol·licitar la condonació més endavant i rebre un reemborsament dels pagaments efectuats, haureu immobilitzat efectiu innecessàriament i haureu afegit feina administrativa.

Solució: establiu un recordatori al calendari per a 8 mesos després que finalitzi el vostre període cobert. Això us dóna un marge de 2 mesos abans de la data límit i té en compte el temps de tramitació de la sol·licitud.

Sol·licitar-ho massa d'hora

Algunes empreses ho sol·liciten abans que acabi realment el seu període cobert, cosa que pot complicar els càlculs i la documentació. Espereu fins que el període cobert hagi finalitzat per tenir les xifres definitives.

Solució: marqueu clarament la data de finalització del vostre període cobert. Comenceu a recopilar documentació durant el període cobert, però no la presenteu fins que hagi conclòs.

Triar un període cobert incorrecte

Triar un període de 8 setmanes quan en necessitàveu 24 pot comportar una reducció de la condonació si no heu gastat els fons correctament o no heu mantingut els nivells de personal.

Solució: si no n'esteu segurs, trieu 24 setmanes. No podeu prorrogar el vostre període cobert a posteriori, així que és millor tenir més temps que massa poc.

Documentació incompleta

Tenir pressa per complir el termini amb documentació faltant o incorrecta sovint comporta sol·licituds d'informació addicional, retards en la tramitació o denegacions parcials.

Solució: utilitzeu un enfocament de llista de verificació. Creeu una llista exhaustiva de cada document necessari i marqueu cada element a mesura que el recolliu. És millor retardar la vostra sol·licitud lleugerament que presentar documentació incompleta.

Consideracions especials per a tipus de negocis concrets

Les diferents estructures empresarials tenen consideracions de temps úniques.

Autònoms i contractistes independents

Si heu utilitzat els fons del PPP exclusivament per a la substitució de la remuneració del propietari, podeu utilitzar el formulari simplificat 3508S (si el vostre préstec era de 150.000 $ o menys). Això redueix significativament els requisits de documentació.

La vostra elecció del període cobert és especialment important perquè l'import de la vostra condonació es calcula com a 2,5 mesos del benefici net del 2019. El període de 24 setmanes us dóna els 2,5 mesos complets, mentre que un període de 8 setmanes podria reduir el vostre import de condonació.

Consell de temps: sol·liciteu la condonació després que acabi el vostre període cobert amb extractes bancaris que mostrin com heu utilitzat els fons. La càrrega documental és mínima, així que no hi ha cap motiu per retardar-ho.

Negocis estacionals

Si el vostre negoci funciona de manera estacional, triar el període de cobertura i el moment de la sol·licitud adequats és fonamental. Podeu utilitzar el període comprès entre el 15 de febrer i el 30 de juny de 2019 com a període de referència per als càlculs d'FTE (Equivalents a Jornada Completa) en comptes de la comparació anual estàndard; això pot ser més favorable si la vostra temporada alta cau en aquests mesos.

Consell sobre el moment: Planifiqueu el vostre període de cobertura perquè inclogui la vostra temporada alta si és possible, fet que facilitarà el manteniment de recomptes d'FTE i nivells de nòmina més elevats.

Negocis amb reclamacions d'ERC

Coordinar la condonació del PPP amb les reclamacions del Crèdit per a la Retenció d'Empleats (ERC) requereix una planificació acurada. No podeu duplicar beneficis: els mateixos imports de la nòmina no poden comptar per a tots dos programes.

Si sou elegibles per a l'ERC, treballeu amb un comptable per determinar quin programa ofereix un benefici més gran per a períodes de pagament concrets. Podeu programar estratègicament el vostre període de cobertura del PPP per maximitzar l'ERC en altres trimestres.

Consell sobre el moment: Completeu la vostra planificació de l'ERC abans de sol·licitar la condonació del PPP. És molt més difícil optimitzar-ho un cop hàgiu tancat la vostra sol·licitud de PPP.

Què passa després de fer la sol·licitud

Entendre el cronograma posterior a la sol·licitud ajuda a establir expectatives realistes.

Revisió del prestador (fins a 60 dies)

El vostre prestador verificarà que la sol·licitud estigui completa i que els càlculs siguin correctes. Poden sol·licitar documentació addicional o aclariments. Responed ràpidament a aquestes peticions: els retards per la vostra part allarguen el procés.

Alguns prestadors tramiten les sol·licituds molt més ràpidament que en 60 dies. Depèn de la seva càrrega de treball i de la complexitat de la vostra sol·licitud.

Revisió de l'SBA (fins a 90 dies)

Un cop el prestador aprova la sol·licitud, l'envia a l'SBA per a la revisió final. L'SBA també pot sol·licitar informació addicional, tot i que això és menys freqüent en sol·licituds senzilles.

Determinació final

Rebreu una notificació per escrit de la decisió de l'SBA:

• Condonació total: Es condona l'import total del préstec. No deveu res.
• Condonació parcial: Es condona una part; heu de retornar la resta segons les condicions del préstec.
• Denegació: Poc freqüent en sol·licituds ben documentades. Podeu recórrer o tornar-la a presentar amb correccions.

Si no esteu d'acord amb la decisió, teniu dret a recórrer. Treballeu amb el vostre prestador i, potencialment, amb un comptable o advocat per gestionar el procés de recurs.

Prendre mesures: La vostra llista de verificació del cronograma de condonació del PPP

Aquí teniu el vostre pla d'acció pas a pas per programar la vostra sol·licitud de condonació del PPP:

Durant el vostre període de cobertura:

• Feu un seguiment minuciós de totes les despeses
• Mantingueu la documentació de nòmines, lloguer, subministraments i altres despeses subvencionables
• Superviseu el vostre recompte d'FTE i els nivells salarials dels empleats
• Decidiu si utilitzareu un període de cobertura de 8 o 24 setmanes (si encara no ho heu fet)

Immediatament després que acabi el període de cobertura:

• Recopileu tota la documentació requerida
• Realitzeu els càlculs de condonació utilitzant les eines del vostre proveïdor de nòmines o un comptable
• Verifiqueu que compliu el requisit del 60% de nòmina
• Empleneu el formulari de condonació corresponent (3508, 3508EZ o 3508S)

Abans que finalitzi l'ajornament de 10 mesos:

• Envieu la vostra sol·licitud de condonació a través del portal del vostre prestador o del portal directe de l'SBA
• Establiu recordatoris per fer-ne un seguiment si no rebeu resposta en 30 dies
• Responed immediatament a qualsevol sol·licitud d'informació del prestador o de l'SBA

Després de la presentació:

• Guardeu tota la documentació durant almenys 6 anys (requisit de l'SBA)
• Continueu tractant el préstec com a pendent fins que rebeu la confirmació de condonació per escrit
• Planifiqueu el reemborsament parcial si espereu una condonació inferior a la total

Simplifiqueu el vostre registre financer

Un dels reptes més grans de la condonació del PPP és recollir i organitzar la documentació financera requerida per a la vostra sol·licitud. Disposar de registres precisos de les despeses de nòmina, lloguer, subministraments i altres costos subvencionables és essencial, i les empreses que mantenen registres financers clars i organitzats durant tot l'any troben que el procés de condonació és molt menys estressant.

Mantenir uns registres financers transparents no només ajuda amb la condonació del PPP, sinó que posiciona el vostre negoci per a una millor presa de decisions, una preparació d'impostos més fàcil i una major claredat financera durant tot l'any. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona transparència i control totals sobre les vostres dades financeres, sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Comenceu gratis i experimenteu la claredat que prové d'entendre realment les finances del vostre negoci.