Quand demander la remise du prêt PPP : Guide stratégique

Vous avez reçu votre prêt PPP. Les fonds sont sur votre compte et vous les utilisez pour maintenir votre équipe en poste et faire fonctionner votre entreprise. Mais voici la question qui empêche de nombreux propriétaires d'entreprise de dormir : Quand devriez-vous réellement demander la remise ?

La réponse n'est pas aussi simple qu'on pourrait le croire. Contrairement aux échéances fiscales ou aux dates de paie, le moment choisi pour la remise du PPP implique une prise de décision stratégique qui peut vous faire économiser des milliers de dollars — ou vous coûter cher si vous vous trompez. Ce guide détaille tout ce que vous devez savoir pour choisir le moment idéal pour votre demande de remise de prêt PPP afin d'en tirer un bénéfice maximal.

Comprendre le calendrier de remise du PPP

Avant de déterminer quand postuler, clarifions le calendrier avec lequel vous travaillez. La remise du PPP comporte trois périodes critiques qui déterminent votre stratégie.

La période couverte : 8 à 24 semaines

Votre période couverte commence le jour où les fonds PPP arrivent sur votre compte bancaire. Pendant cette fenêtre, vous devez dépenser au moins 60 % en coûts salariaux éligibles et vous pouvez utiliser les 40 % restants pour des dépenses qualifiées comme le loyer, les services publics et les intérêts hypothécaires.

Vous avez le choix de la durée de votre période couverte — entre 8 et 24 semaines. La plupart des entreprises optent pour la période complète de 24 semaines car elle offre une flexibilité maximale pour répondre aux exigences de dépenses et maintenir les niveaux de personnel. Une période couverte plus longue vous donne plus de marge de manœuvre, mais n'oubliez pas : vous devez maintenir votre effectif d'employés à temps plein et vos niveaux de salaire tout au long de la période que vous avez sélectionnée.

La période de différé de 10 mois

Une fois votre période couverte terminée, vous entrez dans une période de différé de 10 mois. Pendant ce temps, vous n'effectuez aucun remboursement de prêt. Ce délai de grâce est l'occasion de préparer et de soumettre votre demande de remise sans la pression de paiements mensuels imminents.

Voici le détail crucial que beaucoup de propriétaires d'entreprise ignorent : si vous ne demandez pas la remise avant la fin de cette fenêtre de 10 mois, vous devrez commencer à effectuer des paiements mensuels sur votre prêt PPP à un taux d'intérêt de 1 % sur une durée de 2 à 5 ans.

L'échéance ultime : 5 ans

Techniquement, vous pouvez demander la remise à tout moment jusqu'à cinq ans après que la SBA a émis votre numéro de prêt. Cependant, attendre aussi longtemps n'a que peu de sens pour la plupart des entreprises, car vous devrez effectuer des remboursements pendant toute cette période.

La fenêtre stratégique : Quand postuler réellement

Compte tenu de ces délais, quelle est la stratégie de demande optimale ? Pour la plupart des entreprises, la réponse est claire : faites votre demande dès que possible après la fin de votre période couverte, mais impérativement avant l'expiration du différé de 10 mois.

Pourquoi postuler tôt ?

Postuler tôt offre plusieurs avantages convaincants :

Éliminer l'incertitude financière : Une fois votre remise approuvée, vous n'avez plus de prêt pesant sur votre entreprise. Vous pouvez planifier vos finances sans vous demander si vous devrez rembourser tout ou partie des fonds PPP.

Éviter les remboursements de prêt : Manquer l'échéance des 10 mois signifie commencer les paiements mensuels. Même avec un intérêt de 1 %, ces paiements ajoutent une charge administrative et réduisent le flux de trésorerie — des liquidités dont vous pourriez avoir besoin pour l'exploitation de votre entreprise.

Traitement plus rapide : Le processus de remise prend du temps. Votre prêteur dispose de 60 jours pour examiner votre demande, puis la SBA dispose de 90 jours pour l'approbation finale. Cela représente potentiellement 150 jours (5 mois) entre la soumission et la décision. Postuler tôt tient compte de ce délai de traitement et permet de s'assurer de ne pas dépasser accidentellement la date limite de différé.

Tranquillité d'esprit : De nombreux propriétaires d'entreprise rapportent que l'incertitude liée au prêt PPP a affecté leurs décisions commerciales. Pouvez-vous vous agrandir ? Devriez-vous embaucher ? Connaître votre statut de remise élimine ce fardeau psychologique.

Quand attendre peut avoir du sens

Dans de rares cas, retarder votre demande pourrait être stratégique :

Lacunes dans la documentation : S'il vous manque des documents critiques et que vous avez besoin de temps pour reconstituer vos dossiers, prenez le temps de bien faire les choses. Une demande refusée est plus difficile à corriger qu'une demande retardée.

Coordination avec le crédit d'impôt pour la rétention des employés (ERC) : Si vous réclamez le crédit d'impôt pour la rétention des employés (ERC), vous ne pouvez pas utiliser les mêmes dollars de masse salariale pour l'ERC et pour la remise du PPP. Vous devrez peut-être planifier soigneusement vos demandes et allouer stratégiquement les coûts salariaux pour maximiser les deux avantages. Cela nécessite souvent de travailler avec un expert-comptable pour optimiser votre approche.

Changements dans l'entreprise : Si vos niveaux d'effectifs ou les salaires des employés ont baissé pendant votre période couverte, vous pourriez vouloir utiliser la période plus longue de 24 semaines et attendre de postuler jusqu'à ce que vous ayez rétabli ces niveaux pour minimiser les réductions de remise.

Choisir la durée de votre période couverte

Votre choix de période couverte impacte directement le moment où vous pouvez demander la remise. Voici comment décider entre 8 et 24 semaines.

L'avantage des 8 semaines

Une période couverte de 8 semaines vous permet de traverser le processus plus rapidement. Si vous :

• Avez maintenu une paie stable tout au long de la pandémie
• Avez des opérations commerciales simples et directes
• Souhaitez demander la remise le plus tôt possible
• Respectez facilement l'exigence de 60 % de dépenses en masse salariale

Alors l'option de 8 semaines pourrait vous convenir. Vous atteindrez la fin de votre période couverte plus tôt, ce qui vous permettra de demander la remise plus rapidement.

L'avantage des 24 semaines (recommandé pour la plupart)

La période couverte de 24 semaines offre des avantages significatifs pour la plupart des entreprises :

Plus de temps pour satisfaire aux exigences : Si votre entreprise a connu des fluctuations de revenus ou d'effectifs, les 24 semaines vous donnent plus d'opportunités de dépenser la totalité du montant du prêt pour des dépenses admissibles et de rétablir vos effectifs aux niveaux d'avant la pandémie.

Un plus grand potentiel de remise de prêt : Avec plus de temps pour dépenser les fonds correctement, vous avez plus de chances d'obtenir une remise totale. Ceci est particulièrement précieux si vous avez reçu un montant de prêt plus important.

Souplesse pour une réouverture progressive : Les entreprises qui ont rouvert progressivement ou qui ont été confrontées à des restrictions continues ont bénéficié d'un calendrier prolongé pour réembaucher des employés et reprendre leurs activités.

Considérations saisonnières : Si votre période couverte inclut des saisons creuses pour votre entreprise, le délai plus long permet de s'assurer que vous pouvez toujours satisfaire aux exigences en matière de paie.

Le processus de demande : À quoi s'attendre

Comprendre le processus vous aide à planifier efficacement votre demande.

Avant de faire votre demande

Commencez à vous préparer bien avant la fin de votre période couverte :

1. Rassembler la documentation : Rassemblez les rapports de paie, les formulaires fiscaux (940, 941), les relevés bancaires, les contrats de bail, les factures de services publics et les relevés hypothécaires pour tout ce que vous prévoyez de réclamer.

2. Calculer les chiffres : Calculez le total de vos coûts de paie admissibles et de vos dépenses non liées à la paie. Vérifiez qu'au moins 60 % ont été consacrés à la paie.

3. Vérifier les effectifs ETP : Comparez votre nombre d'employés équivalents temps plein (ETP) pendant la période couverte à votre période de référence (soit du 15 février au 30 juin 2019, soit du 1er janvier au 29 février 2020 — à votre choix).

4. Réviser les niveaux de salaire : Assurez-vous qu'aucun employé gagnant moins de 100 000 $ par an n'a subi une réduction de salaire de plus de 25 %.

5. Utiliser les outils disponibles : De nombreux prestataires de services de paie (comme Gusto, ADP ou Paychex) proposent des calculateurs de remise PPP et des rapports qui compilent vos données automatiquement. Ces outils peuvent économiser des heures de travail manuel et réduire les erreurs de calcul.

Soumettre votre demande

La plupart des prêteurs utilisent des portails en ligne pour les demandes de remise. La SBA propose également un portail de remise directe pour tous les emprunteurs, quel que soit le montant du prêt, ce qui peut prendre seulement 15 minutes.

Vous devrez soumettre l'un des trois formulaires suivants :

• Formulaire 3508S : Pour les prêts de 150 000 $ ou moins (simplifié)
• Formulaire 3508EZ : Pour les prêts plus importants répondant à certains critères (calculs simplifiés)
• Formulaire 3508 : Formulaire standard pour tous les autres

Choisissez le formulaire le plus simple auquel vous êtes admissible — moins de complexité signifie moins de risques d'erreurs.

Après la soumission

Une fois soumise, votre prêteur dispose de 60 jours pour examiner et soit approuver, soit demander des informations supplémentaires. Il transmettra ensuite la demande à la SBA pour approbation finale (jusqu'à 90 jours).

Pendant cette période :

• Répondez rapidement à toute question du prêteur
• Gardez toute la documentation à portée de main
• Continuez à traiter le prêt comme un prêt jusqu'à ce que vous receviez une confirmation écrite de la remise
• N'oubliez pas que vous restez en période de différé pendant le traitement

Erreurs de calendrier courantes à éviter

Même les chefs d'entreprise bien intentionnés commettent ces erreurs :

Manquer l'échéance de 10 mois

C'est l'erreur la plus coûteuse. Si vous laissez expirer la période de différé de 10 mois sans faire de demande, vous commencerez à effectuer des paiements mensuels. Bien que vous puissiez toujours demander la remise plus tard et recevoir un remboursement des paiements effectués, vous aurez immobilisé de la trésorerie inutilement et ajouté du travail administratif.

Solution : Programmez un rappel sur votre calendrier 8 mois après la fin de votre période couverte. Cela vous donne une marge de 2 mois avant la date limite et tient compte du temps de traitement de la demande.

Déposer la demande trop tôt

Certaines entreprises font leur demande avant la fin réelle de leur période couverte, ce qui peut compliquer les calculs et la documentation. Attendez que la période couverte soit terminée pour disposer des chiffres définitifs.

Solution : Marquez clairement la date de fin de votre période couverte. Commencez à rassembler la documentation pendant la période couverte, mais ne la soumettez qu'après sa conclusion.

Choisir la mauvaise période couverte

Choisir une période de 8 semaines alors que vous aviez besoin de 24 semaines peut entraîner une réduction de la remise si vous n'avez pas dépensé les fonds correctement ou maintenu les niveaux d'effectifs.

Solution : En cas de doute, choisissez 24 semaines. Vous ne pouvez pas prolonger votre période couverte après coup, il est donc préférable d'avoir trop de temps que pas assez.

Documentation incomplète

Se précipiter pour respecter l'échéance avec une documentation manquante ou incorrecte entraîne souvent des demandes d'informations supplémentaires, des retards de traitement ou des refus partiels.

Solution : Utilisez une approche par liste de contrôle. Créez une liste complète de chaque document requis et cochez chaque élément au fur et à mesure que vous le collectez. Il vaut mieux retarder légèrement votre demande que de soumettre des documents incomplets.

Considérations particulières pour certains types d'entreprises

Différentes structures d'entreprise ont des considérations de calendrier uniques.

Entrepreneurs individuels et travailleurs indépendants

Si vous avez utilisé les fonds PPP exclusivement pour le remplacement de la rémunération du propriétaire, vous pouvez utiliser le formulaire simplifié 3508S (si votre prêt était de 150 000 $ ou moins). Cela réduit considérablement les exigences en matière de documentation.

Le choix de votre période couverte est particulièrement important car le montant de votre remise est calculé sur la base de 2,5 mois de bénéfice net de 2019. La période de 24 semaines vous donne droit à la totalité des 2,5 mois, tandis qu'une période de 8 semaines pourrait réduire le montant de votre remise.

Conseil de calendrier : Déposez votre demande après la fin de votre période couverte avec les relevés bancaires montrant comment vous avez utilisé les fonds. La charge administrative est minimale, il n'y a donc aucune raison de tarder.

Entreprises saisonnières

Si votre entreprise exerce une activité saisonnière, le choix de la période couverte et du calendrier de demande est crucial. Vous êtes autorisé à utiliser la période du 15 février au 30 juin 2019 comme période de référence pour les calculs d'équivalent temps plein (ETP) au lieu de la comparaison annuelle standard — cela peut être plus avantageux si votre saison de forte activité se situe durant ces mois.

Conseil de calendrier : Planifiez votre période couverte pour inclure votre saison la plus chargée si possible, ce qui facilitera le maintien de niveaux d'ETP et de masse salariale plus élevés.

Entreprises avec des demandes d'ERC

La coordination de la remise de prêt PPP avec les demandes de crédit de rétention des employés (ERC) nécessite un calendrier rigoureux. Vous ne pouvez pas cumuler les avantages — les mêmes dollars de masse salariale ne peuvent pas être comptabilisés pour les deux programmes.

Si vous êtes éligible à l'ERC, travaillez avec un expert-comptable pour déterminer quel programme offre le plus grand avantage pour des périodes de paie spécifiques. Vous pourriez stratégiquement planifier votre période couverte PPP pour maximiser l'ERC pour d'autres trimestres.

Conseil de calendrier : Finalisez votre planification ERC avant de demander la remise de votre prêt PPP. Il est beaucoup plus difficile d'optimiser après avoir validé votre demande PPP.

Ce qui se passe après votre demande

Comprendre le calendrier post-demande aide à établir des attentes réalistes.

Examen par le prêteur (jusqu'à 60 jours)

Votre prêteur vérifiera que votre demande est complète et que les calculs sont corrects. Il peut demander des documents supplémentaires ou des clarifications. Répondez rapidement à ces demandes — les retards de votre part prolongent le processus.

Certains prêteurs traitent les demandes beaucoup plus rapidement que 60 jours. Cela dépend de leur charge de travail et de la complexité de votre dossier.

Examen par la SBA (jusqu'à 90 jours)

Une fois que votre prêteur a approuvé, il transmet la demande à la SBA pour examen final. La SBA peut également demander des informations supplémentaires, bien que cela soit moins courant pour les demandes simples.

Décision finale

Vous recevrez une notification écrite de la décision de la SBA :

• Remise totale : La totalité du montant du prêt est remise. Vous ne devez rien.
• Remise partielle : Une partie est remise ; vous devez rembourser le reste selon les conditions de votre prêt.
• Refus : Rare pour les demandes correctement documentées. Vous pouvez faire appel ou soumettre à nouveau avec des corrections.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision, vous avez des droits de recours. Travaillez avec votre prêteur et potentiellement un expert-comptable ou un avocat pour naviguer dans le processus d'appel.

Passer à l'action : Votre liste de vérification du calendrier de remise PPP

Voici votre plan d'action étape par étape pour planifier votre demande de remise de prêt PPP :

Pendant votre période couverte :

• Suivre méticuleusement toutes les dépenses
• Conserver la documentation de la masse salariale, du loyer, des services publics et des autres dépenses admissibles
• Surveiller votre décompte d'ETP et les niveaux de salaire des employés
• Décider d'utiliser une période couverte de 8 semaines ou de 24 semaines (si ce n'est pas déjà fait)

Immédiatement après la fin de la période couverte :

• Rassembler tous les documents requis
• Effectuer les calculs de remise en utilisant les outils de votre gestionnaire de paie ou un expert-comptable
• Vérifier que vous respectez l'exigence de 60 % pour la masse salariale
• Remplir le formulaire de remise approprié (3508, 3508EZ ou 3508S)

Avant la fin du différé de 10 mois :

• Soumettre votre demande de remise via le portail de votre prêteur ou le portail direct de la SBA
• Définir des rappels pour faire un suivi si vous n'avez pas de nouvelles sous 30 jours
• Répondre immédiatement à toute demande d'information du prêteur ou de la SBA

Après la soumission :

• Conserver toute la documentation pendant au moins 6 ans (exigence de la SBA)
• Continuer à traiter le prêt comme étant dû jusqu'à ce que vous receviez la confirmation écrite de la remise
• Prévoir un remboursement partiel si vous attendez moins qu'une remise totale

Simplifiez votre tenue de registres financiers

L'un des plus grands défis de la remise de prêt PPP est de rassembler et d'organiser la documentation financière requise pour votre demande. Des registres précis des dépenses de paie, du loyer, des services publics et des autres coûts admissibles sont essentiels — et les entreprises qui maintiennent des registres financiers clairs et organisés tout au long de l'année trouvent le processus de remise beaucoup moins stressant.

Le maintien de registres financiers transparents ne facilite pas seulement la remise du PPP — cela positionne votre entreprise pour une meilleure prise de décision, une préparation fiscale plus facile et une plus grande clarté financière tout au long de l'année. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui vous offre une transparence et un contrôle totaux sur vos données financières, sans boîtes noires ni dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. Commencez gratuitement et découvrez la clarté qui découle d'une véritable compréhension des finances de votre entreprise.