Кога да кандидатствате за опрощаване на PPP заем: Стратегическо ръководство за избор на момент

Получили сте своя PPP заем. Средствата са във вашата сметка и ги използвате, за да поддържате екипа си на работа и бизнеса си функциониращ. Но ето въпросът, който държи много собственици на бизнес будни през нощта: Кога всъщност трябва да кандидатствате за опрощаване?

Отговорът не е толкова прост, колкото си мислите. За разлика от данъчните срокове или датите за ведомости, определянето на времето за опрощаване на PPP включва вземане на стратегически решения, които могат да ви спестят хиляди долари — или да ви струват скъпо, ако сгрешите. Това ръководство разяснява всичко, което трябва да знаете за планирането на заявлението за опрощаване на PPP за максимална полза.

Разбиране на графика за опрощаване на PPP

Преди да се задълбочим в това кога да кандидатствате, нека изясним времевата линия, с която работите. Опрощаването на PPP има три критични периода, които определят вашата стратегия.

Покритият период: от 8 до 24 седмици

Вашият покрит период започва в деня, в който средствата от PPP постъпят в банковата ви сметка. По време на този прозорец трябва да похарчите поне 60% за допустими разходи за заплати и можете да използвате останалите 40% за квалифициращи разходи като наем, комунални услуги и лихви по ипотеки.

Вие избирате продължителността на вашия покрит период — навсякъде между 8 и 24 седмици. Повечето бизнеси избират пълния 24-седмичен период, защото той осигурява максимална гъвкавост за изпълнение на изискванията за разходи и поддържане на нивата на персонала. По-дългият покрит период ви дава повече свобода на действие, но не забравяйте: трябва да поддържате броя на служителите си на пълно работно време и нивата на заплатите им през целия избран от вас период.

10-месечният период на отсрочване

След края на вашия покрит период навлизате в 10-месечен период на отсрочване. През това време не правите никакви плащания по заема. Този гратисен период е вашата възможност да подготвите и подадете заявлението си за опрощаване без натиска на предстоящи месечни вноски.

Ето критичната подробност, която много собственици на бизнес пропускат: ако не кандидатствате за опрощаване преди затварянето на този 10-месечен прозорец, трябва да започнете да правите месечни вноски по вашия PPP заем при 1% лихва за срок от 2 до 5 години.

Крайният срок: 5 години

Технически можете да кандидатствате за опрощаване по всяко време до пет години от момента, в който SBA е издала номера на вашия заем. Изчакването толкова дълго обаче няма смисъл за повечето бизнеси, тъй като ще правите плащания по заема през целия този период.

Стратегическият прозорец: Кога всъщност да кандидатствате

Като се имат предвид тези срокове, каква е оптималната стратегия за кандидатстване? За повечето бизнеси отговорът е ясен: кандидатствайте възможно най-скоро след края на вашия покрит период, но определено преди изтичането на 10-месечното отсрочване.

Защо да кандидатствате по-рано?

Ранното кандидатстване предлага няколко убедителни предимства:

Елиминиране на финансовата несигурност: След като опрощаването ви бъде одобрено, вече нямате заем, който да тежи на бизнеса ви. Можете да планирате финансите си, без да се чудите дали ще трябва да връщате част или всички средства от PPP.

Избягване на плащания по заема: Пропускането на 10-месечния срок означава започване на месечни вноски. Дори при 1% лихва, тези плащания добавят административна тежест и намаляват паричния поток — средства, които може да са ви необходими за бизнес операции.

По-бърза обработка: Процесът на опрощаване отнема време. Вашият заемодател има 60 дни, за да прегледа заявлението ви, след което SBA има до 90 дни за окончателно одобрение. Това са потенциално 150 дни (5 месеца) от подаването до решението. Ранното кандидатстване отчита това време за обработка и помага да гарантирате, че няма случайно да пропуснете крайния срок за отсрочване.

Спокойствие: Много собственици на бизнес съобщават, че несигурността около PPP заема е повлияла на техните бизнес решения. Можете ли да се разширите? Трябва ли да наемате хора? Познаването на статуса на вашето опрощаване премахва тази психологическа тежест.

Кога изчакването може да има смисъл

В редки случаи забавянето на заявлението може да бъде стратегическо:

Пропуски в документацията: Ако ви липсва критична документация и се нуждаете от време за възстановяване на записи, отделете време да го направите правилно. Отказано заявление се коригира по-трудно от забавено такова.

Координация с Кредита за задържане на служители (ERC): Ако претендирате за Кредит за задържане на служители (ERC), не можете да използвате едни и същи долари за заплати както за ERC, так и за опрощаване на PPP. Може да се наложи внимателно да планирате заявленията си и стратегически да разпределите разходите за заплати, за да увеличите максимално и двете ползи. Това често изисква работа с дипломиран експерт-счетоводител (CPA) за оптимизиране на подхода.

Промени в бизнеса: Ако нивата на персонала или заплатите на служителите са спаднали по време на вашия покрит период, може да искате да използвате по-дългия 24-седмичен период и да изчакате с кандидатстването, докато възстановите тези нива, за да минимизирате намаленията в опрощаването.

Избор на продължителност на вашия покрит период

Изборът на вашия покрит период пряко влияе върху това кога можете да кандидатствате за опрощаване. Ето как да решите между 8 и 24 седмици.

Предимството на 8-седмичния период

8-седмичният покрит период ви превежда през процеса по-бързо. Ако вие:

• Сте поддържали стабилни заплати по време на пандемията
• Имате прости и ясни бизнес операции
• Искате да кандидатствате за опрощаване възможно най-скоро
• Лесно отговаряте на изискването за 60% разходи за заплати

Тогава 8-седмичната опция може да работи за вас. Ще стигнете до края на вашия покрит период по-рано, което ще ви позволи да кандидатствате за опрощаване по-рано.

24-седмичното предимство (препоръчително за повечето)

24-седмичният покрит период предлага значителни ползи за повечето бизнеси:

Повече време за изпълнение на изискванията: Ако вашият бизнес е имал колебания в приходите или персонала, 24 седмици ви дават повече възможност да изразходвате пълната сума на заема за квалифицирани разходи и да възстановите работната си сила до нивата отпреди пандемията.

По-голям потенциал за опрощаване: С повече време за правилно разходване на средствата е по-вероятно да постигнете пълно опрощаване. Това е особено ценно, ако сте получили по-голяма сума на заема.

Гъвкавост за постепенно отваряне: Бизнесите, които са отворили отново постепенно или са били изправени пред продължаващи ограничения, се възползваха от удължения срок за повторно наемане на служители и възобновяване на дейността.

Сезонни съображения: Ако вашият покрит период включва слаби сезони за вашия бизнес, по-дългият период помага да гарантирате, че все пак можете да изпълните изискванията за разходите за заплати.

Процесът на кандидатстване: Какво да очаквате

Разбирането на процеса ви помага да планирате времето за кандидатстване ефективно.

Преди да кандидатствате

Започнете подготовката много преди краят на вашия покрит период:

1. Съберете документация: Съберете отчети за заплати, данъчни форми (940, 941), банкови извлечения, договори за наем, сметки за комунални услуги и извлечения по ипотеки за всичко, което планирате да декларирате.

2. Изчислете цифрите: Изчислете общите си допустими разходи за заплати и разходите, различни от тези за заплати. Уверете се, че поне 60% са отишли за заплати.

3. Проверете броя на FTE служителите: Сравнете броя на служителите си на пълно работно време (FTE) по време на покрития период с вашия базов период (по ваш избор: от 15 февруари до 30 юни 2019 г. или от 1 януари до 29 февруари 2020 г.).

4. Проверете нивата на заплатите: Уверете се, че на никой служител, печелещ под 100 000 долара годишно, заплатата му не е била намалена с повече от 25%.

5. Използвайте наличните инструменти: Много доставчици на услуги за обработка на заплати (като Gusto, ADP или Paychex) предлагат калкулатори за опрощаване на PPP и отчети, които автоматично обобщават вашите данни. Тези инструменти могат да спестят часове ръчна работа и да намалят грешките в изчисленията.

Подаване на вашата кандидатура

Повечето кредитори използват онлайн портали за заявления за опрощаване. SBA също предлага директен портал за опрощаване за всички заемополучатели, независимо от размера на заема, което може да отнеме само 15 минути за попълване.

Ще подадете един от три формуляра:

• Формуляр 3508S: За заеми от 150 000 долара или по-малко (опростен)
• Формуляр 3508EZ: За по-големи заеми, отговарящи на определени критерии (опростени изчисления)
• Формуляр 3508: Стандартен формуляр за всички останали

Изберете най-простия формуляр, за който отговаряте на условията – по-малката сложност означава по-малко шансове за грешки.

След подаване

След като бъде подадено, вашият кредитор има 60 дни да го прегледа и да одобри или да поиска допълнителна информация. След това те ще го изпратят на SBA за окончателно одобрение (до 90 дни).

По време на този период:

• Отговаряйте бързо на всички въпроси на кредитора
• Дръжте цялата документация лесно достъпна
• Продължавайте да третирате заема като заем, докато не получите писмено потвърждение за опрощаване
• Не забравяйте, че оставате в гратисен период по време на обработката

Често срещани грешки при планиране на времето, които да избягвате

Дори добронамерени собственици на бизнес допускат тези грешки:

Пропускане на 10-месечния краен срок

Това е най-скъпата грешка. Ако оставите 10-месечния гратисен период да изтече, без да кандидатствате, ще започнете да правите месечни вноски. Въпреки че все още можете да кандидатствате за опрощаване по-късно и да получите възстановяване на направените плащания, вие сте обвързали пари в брой ненужно и сте добавили административна работа.

Решение: Задайте напомняне в календара си за 8 месеца след приключване на вашия покрит период. Това ви дава 2 месеца буфер преди крайния срок и отчита времето за обработка на кандидатурата.

Преждевременно кандидатстване

Някои бизнеси кандидатстват преди техният покрит период действително да е приключил, което може да усложни изчисленията и документацията. Изчакайте, докато покритият период приключи, за да имате окончателни цифри.

Решение: Отбележете ясно крайната дата на вашия покрит период. Започнете да събирате документация по време на покрития период, но я подайте едва след неговото приключване.

Избор на грешен покрит период

Изборът на 8-седмичен период, когато сте имали нужда от 24 седмици, може да доведе до намалено опрощаване, ако не сте изразходвали средствата правилно или не сте запазили нивата на персонала.

Решение: Ако не сте сигурни, изберете 24 седмици. Не можете да удължите покрития си период след факта, така че е по-добре да имате повече време, отколкото твърде малко.

Непълна документация

Бързането да се спази крайният срок с липсваща или неправилна документация често води до искания за допълнителна информация, забавяне на обработката или частични откази.

Решение: Използвайте подход с контролен списък. Създайте изчерпателен списък на всеки изискван документ и отметнете всяка точка, докато я събирате. По-добре е леко да забавите кандидатурата си, отколкото да подадете непълни документи.

Специални съображения за специфични видове бизнес

Различните бизнес структури имат уникални съображения за времето.

Еднолични търговци и независими изпълнители

Ако сте използвали средствата от PPP изключително за заместване на възнаграждението на собственика, можете да използвате опростения Формуляр 3508S (ако заемът ви е бил 150 000 долара или по-малко). Това значително намалява изискванията за документация.

Вашият избор на покрит период е особено важен, тъй като сумата на вашето опрощаване се изчислява като 2,5 месеца от нетната печалба за 2019 г. 24-седмичният период ви осигурява пълните 2,5 месеца, докато 8-седмичният период може да намали сумата на вашето опрощаване.

Съвет за времето: Кандидатствайте след края на вашия покрит период с банкови извлечения, показващи как сте използвали средствата. Тежестта на документацията е минимална, така че няма причина за забавяне.

Сезонни бизнеси

Ако вашият бизнес работи сезонно, изборът на правилния покрит период и моментът на подаване на заявлението са от критично значение. Имате право да използвате периода от 15 февруари до 30 юни 2019 г. като референтен период за изчисленията на FTE (еквивалент на пълно работно време) вместо стандартното годишно сравнение – това може да бъде по-благоприятно, ако активният ви сезон съвпада с тези месеци.

Съвет за времето: Планирайте покрития си период така, че да включва най-натоварения ви сезон, ако е възможно, за да улесните поддържането на по-висок брой FTE и нива на заплащане.

Бизнеси с искове за ERC

Координирането на опрощаването на PPP с искове за Кредит за задържане на служители (ERC) изисква внимателно планиране. Не можете да прилагате „двойно ползване“ – едни и същи разходи за заплати не могат да се отчитат и за двете програми.

Ако отговаряте на условията за ERC, консултирайте се с дипломиран експерт-счетоводител, за да определите коя програма предлага по-голяма полза за конкретни периоди на плащане. Можете стратегически да планирате своя покрит период по PPP, за да увеличите максимално ERC за други тримесечия.

Съвет за времето: Завършете планирането на ERC, преди да кандидатствате за опрощаване на PPP. Много по-трудно е да оптимизирате нещата, след като вече сте подали заявлението си за PPP.

Какво се случва след кандидатстването

Разбирането на графика след кандидатстване помага за поставяне на реалистични очаквания.

Преглед от кредитора (До 60 дни)

Вашият кредитор ще провери дали заявлението ви е пълно и дали изчисленията са правилни. Те могат да поискат допълнителна документация или разяснения. Отговаряйте своевременно на тези искания – забавянията от ваша страна удължават процеса.

Някои кредитори обработват заявленията много по-бързо от 60 дни. Това зависи от тяхната натовареност и сложността на вашето заявление.

Преглед от SBA (До 90 дни)

След като вашият кредитор одобри заявлението, той го изпраща на SBA (Администрация за малкия бизнес) за окончателен преглед. SBA също може да поиска допълнителна информация, въпреки че това е по-рядко при стандартни заявления.

Окончателно решение

Ще получите писмено уведомление за решението на SBA:

• Пълно опрощаване: Цялата сума на заема се опрощава. Не дължите нищо.
• Частично опрощаване: Част от сумата се опрощава; трябва да изплатите остатъка съгласно условията на вашия заем.
• Отказ: Рядко се случва при правилно документирани заявления. Можете да обжалвате или да подадете заявлението отново с корекции.

Ако не сте съгласни с решението, имате право на обжалване. Сътрудничете с вашия кредитор и евентуално със счетоводител или адвокат, за да преминете през процеса на обжалване.

Предприемане на действия: Контролен списък за графика на опрощаване на PPP

Ето вашия постъпков план за планиране на заявлението за опрощаване на PPP:

По време на вашия покрит период:

• Проследявайте стриктно всички разходи
• Поддържайте документация за заплати, наем, комунални услуги и други квалифицирани разходи
• Следете броя на FTE и нивата на заплатите на служителите
• Решете дали да използвате 8-седмичен или 24-седмичен покрит период (ако още не сте го направили)

Веднага след края на покрития период:

• Съберете цялата необходима документация
• Направете изчисления за опрощаването, като използвате инструментите на вашия доставчик на ведомости или чрез счетоводител
• Проверете дали отговаряте на изискването за 60% разходи за заплати
• Попълнете съответния формуляр за опрощаване (3508, 3508EZ или 3508S)

Преди изтичането на 10-месечния отсрочен период:

• Подайте заявлението си за опрощаване чрез портала на вашия кредитор или директния портал на SBA
• Задайте напомняния за последваща проверка, ако не получите отговор в рамките на 30 дни
• Отговаряйте незабавно на всякакви искания за информация от кредитора или SBA

След подаване:

• Съхранявайте цялата документация поне 6 години (изискване на SBA)
• Продължавайте да третирате заема като дължим, докато не получите писмено потвърждение за опрощаване
• Планирайте частично погасяване, ако очаквате по-малко от пълно опрощаване

Опростете финансовото си счетоводство

Едно от най-големите предизвикателства при опрощаването на PPP е събирането и организирането на финансовата документация, необходима за вашето заявление. Точните записи на разходите за заплати, наем, комунални услуги и други квалифицирани разходи са от съществено значение – а бизнесите, които поддържат ясни и организирани финансови записи през цялата година, намират процеса на опрощаване за много по-малко стресиращ.

Поддържането на прозрачни финансови записи не помага само за опрощаването на PPP – то подготвя бизнеса ви за по-добро вземане на решения, по-лесна подготовка на данъци и по-голяма финансова яснота през цялата година. Beancount.io предлага plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни, без „черни кутии“ или обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и изпитайте яснотата, която идва от истинското разбиране на вашите бизнес финанси.