Що таке нарахування заробітної плати? Повний посібник для власників малого бізнесу

Майже 50% працівників почнуть шукати нову роботу лише після двох помилок у нарахуванні зарплати. Сама ця статистика показує, наскільки критично важливим для вашого бізнесу є правильний розрахунок виплат. Проте близько 40% малих підприємств щороку сплачують у середньому 845 доларів США штрафів Податковій службі (IRS) через помилки в розрахунках.

На перший погляд, розрахунок заробітної плати здається простою справою: ви платите працівникам за їхню роботу. Але за цією простою концепцією криється мережа податкових зобов'язань, вимог законодавства та адміністративних процесів, які стають перешкодою для незліченної кількості власників бізнесу.

Цей посібник детально пояснює, що таке розрахунок заробітної плати, як працює цей процес і що вам потрібно знати, щоб правильно нараховувати виплати у вашому малому бізнесі.

Що саме являє собою розрахунок заробітної плати?

Поняття «payroll» (розрахунок заробітної плати) стосується двох пов'язаних концепцій. По-перше, це загальна сума грошей, яку ви виплачуєте своїм працівникам за кожен розрахунковий період. По-друге, це опис усього процесу нарахування заробітної плати, утримання податків і розподілу виплат персоналу.

Коли хтось запитує про ваш фонд оплати праці, він може мати на увазі ваші загальні витрати на оплату праці або цікавитися вашою системою та процесами нарахування зарплати. Обидва значення є важливими для ведення успішного бізнесу.

Процес нарахування заробітної плати зазвичай ділиться на три основні етапи:

1. Збір даних: збір інформації про відпрацьовані працівниками години, дані про оклади та відповідні податкові документи.
2. Розрахунок: обчислення валової (брутто) заробітної плати, відрахувань, податків і чистої (нетто) суми до виплати.
3. Виплата: розподіл платежів працівникам та податковим органам.

Компоненти заробітної плати

Розуміння складових заробітної плати допоможе вам ефективніше нею керувати.

Валова зарплата (Gross Pay)

Валова зарплата — це загальна сума, яку заробляє працівник до будь-яких відрахувань. Для погодинних працівників вона дорівнює відпрацьованим годинам, помноженим на погодинну ставку. Працівники на окладі отримують фіксовану суму за кожен розрахунковий період незалежно від відпрацьованих годин, хоча правила оплати понаднормових годин все одно можуть застосовуватися залежно від їхньої класифікації.

Податки із заробітної плати

Роботодавці повинні утримувати та перераховувати кілька видів податків:

Податки FICA (соціальне забезпечення та медична допомога): ці податки фінансують програми соціального забезпечення та Medicare. На 2026 рік сукупна ставка становить 15,3%, яка ділиться порівну між роботодавцем і працівником:

• Соціальне забезпечення: по 6,2% від роботодавця та працівника (всього 12,4%) із заробітної плати до 184 500 доларів США.
• Medicare: по 1,45% від роботодавця та працівника (всього 2,9%) з усіх видів заробітної плати.
• Додатковий податок на Medicare: 0,9% на заробітну плату, що перевищує 200 000 доларів США (тільки для працівників).

Федеральний прибутковий податок: сума утримання залежить від заробітку працівника та вибору, зробленого у формі W-4. IRS надає таблиці розрахунку в Публікації 15-T.

Прибуткові податки штатів і місцеві податки: більшість штатів стягують прибутковий податок, за винятком Аляски, Флориди, Невади, Південної Дакоти, Техасу, Вашингтона та Вайомінгу. Приблизно 4964 юрисдикції в 17 штатах також стягують місцеві прибуткові податки.

Податки на безробіття:

• Федеральний податок на безробіття (FUTA): 0,6% після заліків на перші 7000 доларів США на кожного працівника щорічно.
• Податок штату на безробіття (SUTA): ставки залежать від штату та вашої історії страхових випадків.

Відрахування

Крім податків, нарахування зарплати може включати відрахування на:

• Страхові внески на медичне страхування
• Внески до пенсійних планів (401k, IRA)
• Стягнення із заробітної плати (аліменти за рішенням суду, податкові стягнення)
• Профспілкові внески
• Внески на рахунки гнучких витрат (FSA)

Чиста зарплата (Net Pay)

Чиста зарплата — це те, що працівники отримують фактично після сплати всіх податків і відрахувань. Це сума, яка зараховується на їхні банківські рахунки або вказується в розрахункових чеках.

Вибір графіка виплати заробітної плати

Періодичність виплат впливає як на управління грошовими потоками, так і на задоволеність працівників. Найпоширеніші графіки включають:

Щотижня: 52 розрахункові періоди на рік. Працівники отримують виплату щотижня в один і той же день. Вищий адміністративний тягар, але працівники цінують часті виплати.

Раз на два тижні: 26 розрахункових періодів на рік. Зарплата виплачується кожні два тижні. Це найпопулярніший вибір для малого бізнесу, оскільки він балансує керованість грошових потоків і вподобання працівників.

Два рази на місяць: 24 розрахункові періоди на рік. Зарплата виплачується у дві конкретні дати щомісяця (наприклад, 1-го та 15-го числа). Це добре узгоджується з щомісячними витратами, але потребує коригування під вихідні та святкові дні.

Щомісяця: 12 розрахункових періодів на рік. Працівники отримують одну виплату на місяць. Це підходить для працівників на окладі, але може бути незручним для погодинних працівників, які віддають перевагу частішим виплатам.

Після того як ви обрали графік, важлива послідовність. Працівники розраховують на отримання зарплати в очікуваний термін.

Як крок за кроком розрахувати заробітну плату

Крок 1: Отримайте ідентифікаційний номер роботодавця

Перш ніж комусь платити, вам потрібно отримати ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) від IRS. Цей дев'ятизначний номер ідентифікує ваш бізнес для цілей оподаткування. Подайте заявку онлайн на сайті IRS.gov для миттєвого отримання.

Ви також повинні зареєструватися в Електронній системі сплати федеральних податків (EFTPS), оскільки майже всі федеральні податкові депозити мають здійснюватися в електронному вигляді.

Крок 2: Реєстрація в державних органах

Кожен штат має власні вимоги щодо реєстрації роботодавця. Більшість штатів вимагають реєстрації в:

• Податковій службі штату для утримання податку на доходи
• Агентстві зі страхування на випадок безробіття штату
• Департаменті праці штату для страхування від нещасних випадків на виробництві

Крок 3: Збір інформації про працівників

При наймі зберіть наступні форми від кожного працівника:

• Форма W-4: Сертифікат про податкові відрахування працівника для федеральних податків
• Еквівалент форми W-4 штату: Для штатів із прибутковим податком
• Форма I-9: Підтвердження права на працевлаштування
• Дозвіл на прямий депозит

Створіть пакет документів для нового працівника, що включає всі необхідні форми. Заповнення цих форм працівниками під час оформлення на роботу запобігає затримкам при обробці їхньої першої зарплати.

Крок 4: Правильна класифікація працівників

Неправильна класифікація працівників є однією з найдорожчих помилок при нарахуванні зарплати. Ви повинні чітко розрізняти:

Штатні працівники проти незалежних підрядників: Штатні працівники працюють під вашим керівництвом і контролем, тоді як незалежні підрядники зберігають незалежність у тому, як вони виконують роботу. Неправильна класифікація штатних працівників як підрядників з метою уникнення сплати податків на заробітну плату може призвести до штрафів, що перевищують 1000 доларів за кожне порушення.

Звільнені (Exempt) проти не звільнених (Non-Exempt): Відповідно до Закону про справедливі трудові стандарти (FLSA), звільнені працівники — це наймані працівники з фіксованим окладом, які не мають права на оплату понаднормових годин. Не звільнені працівники повинні отримувати оплату за понаднормову роботу (у 1,5-кратному розмірі від їхньої звичайної ставки) за години, відпрацьовані понад 40 на тиждень. Статус звільнення залежить від рівня заробітної плати та посадових обов'язків, а не просто від того, чи отримує особа оклад.

Крок 5: Точний облік робочого часу

Для погодинних працівників точний облік часу є необхідним. Варіанти включають:

• Тайм-годинники (фізичні або цифрові)
• Програмне забезпечення для обліку часу
• Мобільні додатки
• Ручні табелі обліку робочого часу

Доручіть керівнику перевіряти та затверджувати записи про час перед розрахунком зарплати. Помилки в обліку часу безпосередньо призводять до помилок у нарахуванні зарплати.

Крок 6: Розрахунок заробітної плати

Для кожного працівника протягом кожного розрахункового періоду:

1. Розрахуйте нараховану суму (відпрацьовані години x погодинна ставка або частина окладу)
2. Застосуйте відрахування до оподаткування (внески на пенсійне забезпечення, деякі страхові премії)
3. Розрахуйте та утримайте податки (FICA, федеральні, штатні, місцеві)
4. Застосуйте відрахування після оподаткування
5. Визначте чисту суму до виплати

Крок 7: Виплата заробітної плати

Варіанти оплати включають:

• Прямий депозит: Найпопулярніший та найефективніший спосіб. Кошти переводяться безпосередньо на банківські рахунки працівників.
• Паперові чеки: Досі використовуються, але вимагають більше зусиль для обробки та створюють ризики безпеки.
• Платіжні картки: Передплачені дебетові картки, корисні для працівників без банківських рахунків.

Крок 8: Подання звітності та сплата податків

Ви повинні перераховувати утримані податки до відповідних органів згідно з графіком платежів:

• Федеральні податки: Графік депозитів залежить від ваших податкових зобов'язань (щомісяця або двічі на тиждень)
• Податки штату: Варіюються залежно від штату
• Квартальна звітність: Форма 941 (федеральна) та еквіваленти штату
• Річна звітність: Форма W-2 для працівників, Форма 940 для FUTA

Типові помилки в нарахуванні зарплати, яких слід уникати

Середня вартість помилки при нарахуванні зарплати становить 291 долар за випадок. Ось найпоширеніші помилки та способи їх запобігання.

Неправильна класифікація працівників

Розгляд штатних працівників як незалежних підрядників для уникнення податків на заробітну плату є спокусливим, але ризикованим кроком. IRS та Департамент праці активно розслідують випадки неправильної класифікації. У разі сумнівів використовуйте 20-факторний тест IRS або проконсультуйтеся з юристом з трудового права.

Неправильний розрахунок понаднормових

Федеральний закон вимагає оплати понаднормових годин (у 1,5-кратному розмірі від звичайної ставки) для не звільнених працівників, які працюють понад 40 годин на тиждень. У деяких штатах діють суворіші правила. Каліфорнія, Аляска та Невада вимагають оплати понаднормових після 8 годин роботи за один день.

Пропущення термінів сплати податків

Прострочення платежів з податків на заробітну плату призводить до штрафів у розмірі до 15% від неоплаченої суми. Налаштуйте автоматичні нагадування або використовуйте програмне забезпечення для розрахунку зарплати, яке автоматично обробляє платежі.

Погане ведення документації

FLSA вимагає від роботодавців зберігати записи про заробітну плату протягом щонайменше трьох років, включаючи відпрацьовані години, ставки оплати та дати виплат. Багато штатів вимагають ще довших періодів зберігання. Відсутність записів створює проблеми під час аудитів.

Помилки при останніх виплатах

Звільнення працівників вимагає особливої уваги до останніх виплат. Ви повинні виплатити компенсацію за накопичену відпустку (залежно від законодавства штату), правильно розрахувати часткові періоди оплати та дотриматися встановлених штатом термінів останньої виплати.

Програмне забезпечення для розрахунку зарплати проти ручної обробки

Спроба ручного розрахунку заробітної плати значно підвищує ризик помилок. Підприємства, що використовують ручні процеси, стикаються з рівнем помилок близько 20%. Програмне забезпечення для розрахунку зарплати кардинально зменшує кількість помилок, заощаджуючи час.

Сучасне програмне забезпечення пропонує:

• Автоматичний розрахунок та оновлення податків
• Обробку прямих депозитів
• Подання податкової звітності та здійснення платежів
• Портали самообслуговування для працівників
• Інтеграцію з обліком робочого часу
• Моніторинг відповідності законодавству

Популярні варіанти для малого бізнесу включають Gusto, ADP Run, QuickBooks Payroll, OnPay та Paychex Flex. Витрати зазвичай становлять від 20 до 80 доларів на місяць плюс комісія за кожного працівника.

Якщо ваш бюджет дуже обмежений, такі сервіси, як Patriot Software, пропонують плани вартістю від 17 доларів на місяць. Ці інвестиції варті того, враховуючи вартість помилок та штрафів при нарахуванні зарплати.

Коли варто передати розрахунок заробітної плати на аутсорс

Багато власників малого бізнесу передають розрахунок зарплати на аутсорс, щоб:

• Заощадити час на адміністративних завданнях
• Зменшити ризик помилок і штрафів
• Забезпечити відповідність нормам законодавства, що постійно змінюються
• Отримати доступ до експертних знань, яких не вистачає всередині компанії

Професійні організації роботодавців (PEO) та постачальники послуг із нарахування заробітної плати беруть на себе все — від розрахунків до подання податкової звітності. Хоча це створює додаткові витрати, це перекладає відповідальність за дотримання законодавства на них і дозволяє вам зосередитися на веденні бізнесу.

Розгляньте можливість аутсорсингу, якщо:

• У вас обмежений адміністративний штат
• Розрахунок зарплати займає занадто багато вашого часу
• Вам важко встигати за змінами в податковому законодавстві
• У вас є працівники в кількох штатах або регіонах

Зв'язок між заробітною платою та бухгалтерським обліком

Заробітна плата безпосередньо впливає на ваші фінансові записи. Кожна виплата створює кілька бухгалтерських проведень:

• Витрати на оплату праці
• Витрати на податки з заробітної плати
• Зобов'язання за утриманими податками
• Зменшення грошових коштів

Правильне відстеження цих операцій є критично важливим для точної фінансової звітності, подання податкових декларацій та розуміння реальних витрат на робочу силу. Дані про заробітну плату потрапляють у ваш звіт про прибутки та збитки, баланс та прогноз грошових потоків.

Ведення точного обліку заробітної плати полегшує податковий період і дає цінну інформацію про фінанси вашого бізнесу. Ви можете аналізувати витрати на оплату праці за відділами, відстежувати тенденції в часі та приймати обґрунтовані рішення щодо найму та винагороди.

Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня

Правильний розрахунок зарплати потребує точного обліку та чіткого розуміння фінансів вашого бізнесу. Beancount.io пропонує текстовий бухгалтерський облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними, включаючи витрати на зарплату та податкові зобов'язання. Завдяки записам із контролем версій та форматуванням, готовим до ШІ, ви завжди точно знаєте стан свого бізнесу. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці довіряють текстовому обліку для свого бізнесу.