¿Qué es la nómina? Una guía completa para propietarios de pequeñas empresas

Casi el 50% de los trabajadores comenzaría a buscar un nuevo empleo después de solo dos errores en su nómina. Esa estadística por sí sola revela lo crítico que es gestionar correctamente la nómina para su negocio. Sin embargo, aproximadamente el 40% de las pequeñas empresas incurren en un promedio de $845 cada año en multas del IRS por errores en la nómina.

La nómina puede parecer sencilla a simple vista: usted paga a los empleados por su trabajo. Pero bajo ese concepto simple se esconde una red de obligaciones fiscales, requisitos de cumplimiento y procesos administrativos que hacen tropezar a innumerables propietarios de negocios.

Esta guía desglosa exactamente qué es la nómina, cómo funciona el proceso y qué necesita saber para gestionar la nómina correctamente en su pequeña empresa.

¿Qué es exactamente la nómina?

La nómina se refiere a dos conceptos relacionados. Primero, significa la cantidad total de dinero que paga a sus empleados durante cada periodo de pago. Segundo, describe todo el proceso de cálculo de salarios, retención de impuestos y distribución de pagos a su fuerza laboral.

Cuando alguien pregunta por su nómina, puede estar refiriéndose a sus costos laborales totales o preguntando sobre su sistema y procesos de nómina. Ambos significados son importantes para dirigir un negocio con éxito.

El proceso de nómina generalmente se divide en tres etapas principales:

1. Recopilación de datos: Reunir las horas trabajadas de los empleados, la información salarial y los documentos fiscales pertinentes.
2. Cálculo: Computar el salario bruto, las deducciones, los impuestos y el salario neto.
3. Desembolso: Distribuir los pagos a los empleados y a las agencias tributarias.

Componentes de la nómina

Comprender de qué se compone la nómina le ayuda a gestionarla de manera más eficaz.

Salario bruto

El salario bruto es la cantidad total que gana un empleado antes de cualquier deducción. Para los trabajadores por horas, esto equivale a las horas trabajadas multiplicadas por su tarifa por hora. Los empleados asalariados reciben una cantidad fija por periodo de pago independientemente de las horas trabajadas, aunque las reglas de horas extras aún pueden aplicarse dependiendo de su clasificación.

Impuestos sobre la nómina

Los empleadores deben retener y remitir varios tipos de impuestos:

Impuestos FICA (Seguro Social y Medicare): Estos impuestos financian los programas de Seguro Social y Medicare. Para 2026, la tasa combinada es del 15.3% dividida a partes iguales entre empleador y empleado:

• Seguro Social: 6.2% cada uno (empleador y empleado, 12.4% total) sobre salarios hasta $184,500.
• Medicare: 1.45% cada uno (empleador y empleado, 2.9% total) sobre todos los salarios.
• Impuesto adicional de Medicare: 0.9% sobre salarios que excedan los $200,000 (solo para el empleado).

Impuesto federal sobre la renta: La cantidad retenida depende de las ganancias del empleado y de sus elecciones en el Formulario W-4. El IRS proporciona tablas de cálculo en la Publicación 15-T.

Impuestos sobre la renta estatales y locales: La mayoría de los estados imponen impuestos sobre la renta, con las excepciones de Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Texas, Washington y Wyoming. Aproximadamente 4,964 jurisdicciones en 17 estados también recaudan impuestos sobre la renta locales.

Impuestos de desempleo:

• Impuesto Federal de Desempleo (FUTA): 0.6% después de créditos sobre los primeros $7,000 por empleado anualmente.
• Impuesto de Desempleo Estatal (SUTA): Las tasas varían según el estado y su historial de reclamaciones.

Deducciones

Más allá de los impuestos, la nómina puede incluir deducciones por:

• Primas de seguro médico
• Contribuciones a planes de jubilación (401k, IRA)
• Embargos de salario (manutención de hijos ordenada por el tribunal, gravámenes fiscales)
• Cuotas sindicales
• Contribuciones a cuentas de gastos flexibles (FSA)

Salario neto

El salario neto es lo que los empleados realmente reciben después de todos los impuestos y deducciones. Esta es la cantidad depositada en sus cuentas bancarias o impresa en sus cheques de pago.

Elegir un calendario de pagos

La frecuencia de sus pagos afecta tanto la gestión del flujo de caja como la satisfacción de los empleados. Los calendarios más comunes incluyen:

Semanal: 52 periodos de pago al año. Los empleados reciben su pago cada semana el mismo día. Mayor carga administrativa, pero los empleados aprecian los cheques frecuentes.

Quincenal (cada dos semanas): 26 periodos de pago al año. Se paga a los empleados cada dos semanas. Esta es la opción más popular para las pequeñas empresas porque equilibra un flujo de caja manejable con las preferencias de los empleados.

Quincenal (dos veces al mes): 24 periodos de pago al año. Se paga a los empleados en dos fechas específicas cada mes (como el 1 y el 15). Esto se alinea bien con los gastos mensuales pero requiere ajustes para fines de semana y días festivos.

Mensual: 12 periodos de pago al año. Los empleados reciben un cheque de pago al mes. Esto funciona para empleados asalariados, pero puede ser difícil para los trabajadores por horas que prefieren pagos más frecuentes.

Una vez que elija un calendario, la consistencia es fundamental. Los empleados dependen de que sus cheques lleguen cuando se esperan.

Cómo procesar la nómina paso a paso

Paso 1: Obtenga su Número de Identificación del Empleador

Antes de pagar a cualquier persona, necesita un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS. Este número de nueve dígitos identifica a su empresa para fines fiscales. Solicítelo en línea en IRS.gov para una emisión instantánea.

También debe inscribirse en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS), ya que casi todos los depósitos de impuestos federales deben realizarse de forma electrónica.

// La estructura del código se mantiene igual pero los comentarios o ejemplos internos pueden contextualizarse si es necesario

### Paso 2: Registro ante las agencias estatales

Cada estado tiene sus propios requisitos de registro para empleadores. La mayoría de los estados requieren registrarse ante:

- La agencia tributaria estatal para la retención del impuesto sobre la renta
- La agencia estatal de desempleo para el seguro de desempleo
- El departamento de trabajo estatal para la indemnización por accidentes laborales

### Paso 3: Recopilar la información de los empleados

Al contratar, recopile estos formularios de cada empleado:

- Formulario W-4: Certificado de retenciones del empleado para impuestos federales
- Equivalente estatal del W-4: Para estados con impuesto sobre la renta
- Formulario I-9: Verificación de elegibilidad de empleo
- Autorización de depósito directo

Cree un paquete de nueva contratación que incluya todos los formularios requeridos. Hacer que los empleados completen estos documentos durante la incorporación evita retrasos al procesar su primer cheque de pago.

### Paso 4: Clasificar correctamente a los trabajadores

La clasificación errónea de los trabajadores es uno de los errores de nómina más costosos. Debe distinguir correctamente entre:

**Empleados frente a contratistas independientes**: Los empleados trabajan bajo su dirección y control, mientras que los contratistas independientes mantienen su independencia sobre cómo completan el trabajo. Clasificar erróneamente a los empleados como contratistas para evitar los impuestos sobre la nómina puede resultar en sanciones que superan los \$1,000 por infracción.

**Exento frente a no exento**: Bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), los empleados exentos son trabajadores asalariados que no tienen derecho al pago de horas extra. Los empleados no exentos deben recibir el pago de horas extra (1.5 veces su tarifa regular) por las horas trabajadas que excedan las 40 por semana. El estado de exención depende del nivel salarial y de las funciones del puesto, no simplemente de si alguien recibe un salario.

### Paso 5: Registrar el tiempo con precisión

Para los empleados por hora, el registro preciso del tiempo es esencial. Las opciones incluyen:

- Relojes checadores (físicos o digitales)
- Software de registro de tiempo
- Aplicaciones móviles
- Hojas de tiempo manuales

Haga que un supervisor revise y apruebe los registros de tiempo antes de procesar la nómina. Los errores en el registro del tiempo conducen directamente a errores en la nómina.

### Paso 6: Calcular la nómina

Para cada empleado durante cada período de pago:

1. Calcule el salario bruto (horas trabajadas x tarifa por hora, o la parte proporcional del salario)
2. Aplique las deducciones antes de impuestos (contribuciones de jubilación, algunas primas de seguros)
3. Calcule y retenga los impuestos (FICA, federales, estatales, locales)
4. Aplique las deducciones después de impuestos
5. Determine el salario neto

### Paso 7: Distribuir los pagos

Las opciones de pago incluyen:

- **Depósito directo**: El método más popular y eficiente. Los fondos se transfieren directamente a las cuentas bancarias de los empleados.
- **Cheques en papel**: Aún se utilizan, pero requieren más manipulación y generan riesgos de seguridad.
- **Tarjetas de nómina**: Tarjetas de débito prepagadas útiles para empleados sin cuentas bancarias.

### Paso 8: Declarar y depositar los impuestos

Debe remitir los impuestos retenidos a las agencias correspondientes de acuerdo con los calendarios de depósito:

- **Impuestos federales**: El calendario de depósito depende de su obligación tributaria (mensual o quincenal/semisemanal)
- **Impuestos estatales**: Varía según el estado
- **Declaraciones trimestrales**: Formulario 941 (federal) y equivalentes estatales
- **Declaraciones anuales**: Formulario W-2 para empleados, Formulario 940 para FUTA

## Errores comunes de nómina que se deben evitar

El costo promedio de un error de nómina es de \$291 por incidente. Estos son los errores más comunes y cómo prevenirlos.

### Clasificación errónea de los trabajadores

Tratar a los empleados como contratistas independientes para evitar los impuestos sobre la nómina es tentador pero arriesgado. El IRS y el Departamento de Trabajo persiguen activamente los casos de clasificación errónea. En caso de duda, use la prueba de 20 factores del IRS o consulte con un abogado laboral.

### Cálculo incorrecto de las horas extra

La ley federal requiere el pago de horas extra (1.5 veces la tarifa regular) para los empleados no exentos que trabajan más de 40 horas por semana. Algunos estados tienen reglas más estrictas. California, Alaska y Nevada requieren el pago de horas extra después de 8 horas en un solo día.

### Incumplimiento de los plazos fiscales

Los depósitos tardíos de impuestos sobre la nómina provocan sanciones de hasta el 15% del monto no pagado. Configure recordatorios automáticos o use un software de nómina que gestione los depósitos automáticamente.

### Deficiencia en el mantenimiento de registros

La FLSA exige a los empleadores conservar los registros de nómina durante al menos tres años, incluyendo las horas trabajadas, las tarifas de pago y las fechas de pago. Muchos estados requieren períodos de retención aún más largos. La falta de registros crea problemas durante las auditorías.

### Errores con los cheques de pago finales

La terminación de empleados requiere una atención especial a los cheques de pago finales. Debe liquidar las vacaciones devengadas (según la ley estatal), calcular correctamente los períodos de pago parciales y cumplir con los requisitos de tiempo específicos del estado para el pago final.

## Software de nómina frente al procesamiento manual

Intentar el cálculo manual de la nómina aumenta significativamente el riesgo de error. Las empresas que utilizan procesos manuales experimentan tasas de error de alrededor del 20%. El software de nómina reduce drásticamente los errores al tiempo que ahorra tiempo.

El software de nómina moderno ofrece:

- Cálculos y actualizaciones de impuestos automatizados
- Procesamiento de depósito directo
- Declaración y pago de impuestos
- Portales de autoservicio para empleados
- Integración con el registro de tiempo
- Seguimiento del cumplimiento normativo

Las opciones populares para pequeñas empresas incluyen Gusto, ADP Run, QuickBooks Payroll, OnPay y Paychex Flex. Los costos suelen oscilar entre \$20 y \$80 mensuales más las tarifas por empleado.

Si su presupuesto es extremadamente ajustado, servicios como Patriot Software ofrecen planes que comienzan alrededor de \$17 mensuales. La inversión vale la pena considerando el costo de los errores y las multas de nómina.

## Cuándo externalizar la nómina

Muchos propietarios de pequeñas empresas externalizan la nómina para:

- Ahorrar tiempo en tareas administrativas
- Reducir el riesgo de errores y sanciones
- Garantizar el cumplimiento de las normativas cambiantes
- Acceder a conocimientos especializados de los que carecen internamente

Las organizaciones profesionales de empleadores (PEO) y los proveedores de servicios de nómina se encargan de todo, desde los cálculos hasta la presentación de impuestos. Aunque esto supone un coste adicional, transfiere la responsabilidad del cumplimiento y le permite centrarse en la gestión de su negocio.

Considere la posibilidad de externalizar si:

- Tiene personal administrativo limitado
- La nómina le quita demasiado tiempo
- Tiene dificultades para mantenerse al día con los cambios en la legislación fiscal
- Tiene empleados en varios estados

## La conexión entre la nómina y la contabilidad

La nómina afecta directamente a sus registros financieros. Cada cheque de pago genera múltiples asientos contables:

- Gastos salariales
- Gastos por impuestos sobre la nómina
- Pasivos por impuestos retenidos
- Reducciones de efectivo

Realizar un seguimiento correcto de estos elementos es esencial para obtener estados financieros precisos, realizar declaraciones de impuestos y comprender sus costes laborales reales. Los datos de las nóminas fluyen hacia su estado de pérdidas y ganancias, su balance general y sus proyecciones de flujo de caja.

Mantener registros de nómina precisos facilita la temporada de impuestos y proporciona información valiosa sobre las finanzas de su negocio. Puede analizar los costes laborales por departamento, realizar un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo y tomar decisiones informadas sobre contratación y remuneración.

## Mantenga sus finanzas organizadas desde el primer día

Gestionar correctamente las nóminas requiere un registro preciso y una comprensión clara de las finanzas de su negocio. [Beancount.io](https://beancount.io) ofrece contabilidad en texto plano que le brinda total transparencia y control sobre sus datos financieros, incluidos los gastos de nómina y los pasivos fiscales. Con registros controlados por versiones y un formato preparado para IA, siempre sabrá exactamente cuál es la situación de su negocio. [Comience gratis](https://beancount.io) y descubra por qué los desarrolladores y profesionales financieros confían en la contabilidad en texto plano para sus negocios.