Was ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung? Ein vollständiger Leitfaden für Kleinunternehmer

Fast 50 % der Beschäftigten würden bereits nach nur zwei Fehlern in der Lohnabrechnung mit der Suche nach einem neuen Job beginnen. Allein diese Statistik verdeutlicht, wie entscheidend eine korrekte Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen ist. Dennoch entstehen etwa 40 % der Kleinunternehmen jedes Jahr durchschnittlich 845 US-Dollar an Strafzahlungen des IRS aufgrund von Fehlern in der Lohnabrechnung.

Die Lohnbuchhaltung mag oberflächlich betrachtet einfach erscheinen: Sie bezahlen Ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit. Doch hinter diesem einfachen Konzept verbirgt sich ein Geflecht aus steuerlichen Verpflichtungen, Compliance-Anforderungen und administrativen Prozessen, über die zahllose Geschäftsinhaber stolpern.

Dieser Leitfaden erläutert genau, was Lohnbuchhaltung ist, wie der Prozess funktioniert und was Sie wissen müssen, um die Lohnabrechnung in Ihrem Kleinunternehmen korrekt durchzuführen.

Was genau ist Lohnbuchhaltung?

Der Begriff Lohnbuchhaltung (oder Payroll) bezieht sich auf zwei verwandte Konzepte. Erstens bezeichnet er den Gesamtbetrag, den Sie Ihren Mitarbeitern in jedem Abrechnungszeitraum zahlen. Zweitens beschreibt er den gesamten Prozess der Berechnung von Löhnen, des Einbehaltens von Steuern und der Verteilung der Zahlungen an Ihre Belegschaft.

Wenn jemand nach Ihrer Lohnbuchhaltung fragt, meint er damit möglicherweise Ihre gesamten Personalkosten oder erkundigt sich nach Ihrem System und Ihren Prozessen zur Lohnabrechnung. Beide Bedeutungen sind für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens von Belang.

Der Prozess der Lohnabrechnung lässt sich in der Regel in drei Hauptphasen unterteilen:

1. Datenerhebung: Sammeln der geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Gehaltsinformationen und relevanter Steuerunterlagen.
2. Berechnung: Ermittlung von Bruttolohn, Abzügen, Steuern und Nettolohn.
3. Auszahlung: Verteilung der Zahlungen an Mitarbeiter und Steuerbehörden.

Bestandteile der Lohnabrechnung

Das Verständnis der Bestandteile der Lohnabrechnung hilft Ihnen, diese effektiver zu verwalten.

Bruttolohn

Der Bruttolohn ist der Gesamtbetrag, den ein Mitarbeiter vor jeglichen Abzügen verdient. Bei Stundenlöhnern entspricht dies den geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit ihrem Stundensatz. Angestellte mit Festgehalt erhalten pro Abrechnungszeitraum einen festen Betrag, unabhängig von den geleisteten Stunden, wobei je nach Einstufung dennoch Überstundenregelungen gelten können.

Lohnsteuern

Arbeitgeber müssen verschiedene Arten von Steuern einbehalten und abführen:

FICA-Steuern (Social Security und Medicare): Diese Steuern finanzieren die Rentenversicherung (Social Security) und die Krankenversicherung für Senioren (Medicare). Für 2026 beträgt der kombinierte Satz 15,3 %, der zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt wird:

• Social Security: Jeweils 6,2 % von Arbeitgeber und Arbeitnehmer (insgesamt 12,4 %) auf Löhne bis zu 184.500 $
• Medicare: Jeweils 1,45 % von Arbeitgeber und Arbeitnehmer (insgesamt 2,9 %) auf alle Löhne
• Zusätzliche Medicare-Steuer: 0,9 % auf Löhne über 200.000 $ (nur Arbeitnehmer)

Bundesübergreifende Einkommensteuer (Federal Income Tax): Der einzubehaltende Betrag hängt vom Verdienst des Mitarbeiters und seinen Angaben auf dem Formular W-4 ab. Der IRS stellt Berechnungstabellen in der Publikation 15-T zur Verfügung.

Staatliche und lokale Einkommensteuern: Die meisten Bundesstaaten erheben Einkommensteuern, mit Ausnahme von Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington und Wyoming. Ungefähr 4.964 Jurisdiktionen in 17 Bundesstaaten erheben zudem lokale Einkommensteuern.

Arbeitslosensteuern:

• Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): 0,6 % nach Anrechnungen auf die ersten 7.000 $ pro Mitarbeiter und Jahr
• Staatliche Arbeitslosensteuer (SUTA): Die Sätze variieren je nach Bundesstaat und Ihrer Historie an Inanspruchnahmen

Abzüge

Neben den Steuern kann die Lohnabrechnung Abzüge enthalten für:

• Krankenversicherungsprämien
• Beiträge zur Altersvorsorge (401k, IRA)
• Pfändungen (gerichtlich angeordneter Kindesunterhalt, Steuerpfändungen)
• Gewerkschaftsbeiträge
• Beiträge zu flexiblen Ausgabenkonten (FSA)

Nettolohn

Der Nettolohn ist das, was die Mitarbeiter nach Abzug aller Steuern und Beiträge tatsächlich erhalten. Dies ist der Betrag, der auf ihre Bankkonten überwiesen oder auf ihren Gehaltsschecks ausgewiesen wird.

Wahl eines Zahlungszyklus

Ihre Zahlungshäufigkeit beeinflusst sowohl das Cashflow-Management als auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Die gebräuchlichsten Zyklen sind:

Wöchentlich: 52 Abrechnungszeiträume pro Jahr. Die Mitarbeiter erhalten ihren Lohn jede Woche am selben Tag. Höherer administrativer Aufwand, aber Mitarbeiter schätzen die häufigen Gehaltsschecks.

Zweiwöchentlich (Bi-weekly): 26 Abrechnungszeiträume pro Jahr. Die Mitarbeiter werden alle zwei Wochen bezahlt. Dies ist die beliebteste Wahl für Kleinunternehmen, da sie einen überschaubaren Cashflow mit den Präferenzen der Mitarbeiter in Einklang bringt.

Halbmonatlich: 24 Abrechnungszeiträume pro Jahr. Die Mitarbeiter werden an zwei festen Terminen im Monat bezahlt (z. B. am 1. und 15.). Dies lässt sich gut mit monatlichen Fixkosten vereinbaren, erfordert jedoch Anpassungen an Wochenenden und Feiertagen.

Monatlich: 12 Abrechnungszeiträume pro Jahr. Die Mitarbeiter erhalten einen Gehaltsscheck pro Monat. Dies funktioniert für Angestellte mit Festgehalt gut, kann aber für Stundenlöhner, die eine häufigere Bezahlung bevorzugen, eine finanzielle Belastung darstellen.

Sobald Sie sich für einen Zyklus entschieden haben, ist Konsistenz wichtig. Die Mitarbeiter verlassen sich darauf, dass ihre Gehaltsschecks zum erwarteten Zeitpunkt eintreffen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Lohnabrechnung

Schritt 1: Beantragung Ihrer Arbeitgeber-Identifikationsnummer

Bevor Sie jemanden bezahlen, benötigen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) vom IRS. Diese neunstellige Nummer identifiziert Ihr Unternehmen für steuerliche Zwecke. Beantragen Sie diese online auf IRS.gov für eine sofortige Erteilung.

Sie müssen sich außerdem beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) anmelden, da fast alle Bundessteuerzahlungen elektronisch geleistet werden müssen.

Schritt 2: Registrierung bei staatlichen Behörden

Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Anforderungen an die Arbeitgeberregistrierung. Die meisten Bundesstaaten verlangen eine Registrierung bei:

• Der staatlichen Finanzbehörde für den Lohnsteuerabzug (Einkommensteuereinbehalt)
• Der staatlichen Arbeitslosenagentur für die Arbeitslosenversicherung
• Dem Arbeitsministerium des Bundesstaates für die Unfallversicherung (Workers' Compensation)

Schritt 3: Mitarbeiterinformationen sammeln

Sammeln Sie bei der Einstellung diese Formulare von jedem Mitarbeiter ein:

• Formular W-4: Bescheinigung des Arbeitnehmers über den Steuereinbehalt für Bundessteuern
• Entsprechendes staatliches W-4-Formular: Für Bundesstaaten mit Einkommensteuer
• Formular I-9: Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung
• Ermächtigung zur direkten Lohnauszahlung (Direct Deposit)

Erstellen Sie ein Paket für Neueinstellungen, das alle erforderlichen Formulare enthält. Das Ausfüllen dieser Formulare während des Onboardings verhindert Verzögerungen bei der ersten Gehaltsabrechnung.

Schritt 4: Korrekte Klassifizierung der Arbeitskräfte

Die falsche Klassifizierung von Mitarbeitern ist einer der kostspieligsten Fehler in der Lohnbuchhaltung. Sie müssen korrekt unterscheiden zwischen:

Angestellte vs. freie Mitarbeiter (Independent Contractors): Angestellte arbeiten unter Ihrer Anweisung und Kontrolle, während freie Mitarbeiter ihre Unabhängigkeit bei der Ausführung der Arbeit bewahren. Die Einstufung von Angestellten als freie Mitarbeiter zur Vermeidung von Lohnnebenkosten kann zu Strafen von über 1.000 $ pro Verstoß führen.

Exempt vs. Non-Exempt: Gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) sind „Exempt“-Mitarbeiter Angestellte mit festem Gehalt, die keinen Anspruch auf Überstundenvergütung haben. „Non-Exempt“-Mitarbeiter müssen für Stunden, die über 40 pro Woche hinausgehen, Überstundenvergütung (das 1,5-fache ihres regulären Satzes) erhalten. Der Status hängt von der Gehaltshöhe und den Aufgabenbereichen ab, nicht einfach davon, ob jemand ein Gehalt erhält.

Schritt 5: Genaue Zeiterfassung

Für Mitarbeiter auf Stundenbasis ist eine genaue Zeiterfassung unerlässlich. Zu den Optionen gehören:

• Stechuhren (physisch oder digital)
• Zeiterfassungssoftware
• Mobile Apps
• Manuelle Stundenzettel

Lassen Sie die Zeitnachweise von einem Vorgesetzten prüfen und genehmigen, bevor Sie die Abrechnung verarbeiten. Fehler bei der Zeiterfassung führen direkt zu Fehlern bei der Lohnauszahlung.

Schritt 6: Lohnabrechnung berechnen

Für jeden Mitarbeiter während jedes Abrechnungszeitraums:

1. Bruttolohn berechnen (gearbeitete Stunden x Stundensatz oder Gehaltsanteil)
2. Vorsteuerabzüge anwenden (Beiträge zur Altersvorsorge, bestimmte Versicherungsprämien)
3. Steuern berechnen und einbehalten (FICA, Bundes-, Staats- und Kommunalsteuern)
4. Nettoabzüge (nach Steuern) anwenden
5. Nettolohn ermitteln

Schritt 7: Zahlungen leisten

Zu den Zahlungsoptionen gehören:

• Direkte Überweisung (Direct Deposit): Am beliebtesten und effizientesten. Die Gelder werden direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter überwiesen.
• Papierschecks: Werden immer noch verwendet, erfordern jedoch mehr Aufwand und bergen Sicherheitsrisiken.
• Lohnkarten (Pay Cards): Prepaid-Debitkarten, die für Mitarbeiter ohne Bankkonto nützlich sind.

Schritt 8: Steuern melden und abführen

Sie müssen die einbehaltenen Steuern gemäß den Abführungsterminen an die entsprechenden Behörden überweisen:

• Bundessteuern: Der Abführungsplan hängt von Ihrer Steuerschuld ab (monatlich oder zweiwöchentlich)
• Landessteuern: Variiert je nach Bundesstaat
• Vierteljährliche Meldungen: Formular 941 (Bund) und staatliche Entsprechungen
• Jährliche Meldungen: Formular W-2 für Mitarbeiter, Formular 940 für FUTA (Arbeitslosensteuer des Bundes)

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung vermeiden

Die durchschnittlichen Kosten eines Fehlers in der Lohnabrechnung belaufen sich auf 291 $ pro Vorfall. Hier sind die häufigsten Fehler und wie man sie verhindert.

Falsche Klassifizierung von Mitarbeitern

Angestellte als freie Mitarbeiter zu behandeln, um Lohnsteuern zu sparen, ist verlockend, aber riskant. Die IRS und das Arbeitsministerium verfolgen Fälle von Fehlklassifizierung aktiv. Im Zweifelsfall sollten Sie den 20-Punkte-Test der IRS anwenden oder einen Anwalt für Arbeitsrecht konsultieren.

Falsche Berechnung von Überstunden

Das Bundesgesetz schreibt für „Non-Exempt“-Mitarbeiter, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, eine Überstundenvergütung (1,5-facher Regelsatz) vor. Einige Bundesstaaten haben strengere Regeln. Kalifornien, Alaska und Nevada verlangen Überstundenvergütung nach 8 Stunden an einem einzigen Tag.

Versäumen von Steuerfristen

Verspätete Lohnsteuerzahlungen lösen Strafen von bis zu 15 % des unbezahlten Betrags aus. Richten Sie automatisierte Erinnerungen ein oder nutzen Sie eine Lohnabrechnungssoftware, die Zahlungen automatisch abwickelt.

Mangelhafte Dokumentation

Der FLSA verpflichtet Arbeitgeber, Lohnunterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, einschließlich der geleisteten Arbeitsstunden, der Zahlungssätze und der Zahltage. Viele Bundesstaaten verlangen sogar noch längere Aufbewahrungsfristen. Fehlende Aufzeichnungen führen zu Problemen bei Betriebsprüfungen.

Fehler bei der Abschlusszahlung

Das Ausscheiden von Mitarbeitern erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der letzten Gehaltsabrechnung. Sie müssen aufgelaufenen Urlaub auszahlen (je nach Landesrecht), Teilzahlungszeiträume korrekt berechnen und die landesspezifischen Fristen für die Abschlusszahlung einhalten.

Lohnabrechnungssoftware vs. manuelle Bearbeitung

Der Versuch einer manuellen Lohnberechnung erhöht das Fehlerrisiko erheblich. Unternehmen, die manuelle Prozesse nutzen, weisen Fehlerquoten von etwa 20 % auf. Lohnabrechnungssoftware reduziert Fehler drastisch und spart gleichzeitig Zeit.

Moderne Lohnabrechnungssoftware bietet:

• Automatisierte Steuerberechnungen und Aktualisierungen
• Abwicklung von direkten Überweisungen
• Steueranmeldung und -zahlung
• Mitarbeiter-Self-Service-Portale
• Integration der Zeiterfassung
• Compliance-Überwachung

Beliebte Optionen für kleine Unternehmen sind Gusto, ADP Run, QuickBooks Payroll, OnPay und Paychex Flex. Die Kosten liegen in der Regel zwischen 20 und 80 $ monatlich zuzüglich Gebühren pro Mitarbeiter.

Wenn Ihr Budget extrem knapp ist, bieten Dienste wie Patriot Software Tarife ab etwa 17 $ monatlich an. Die Investition lohnt sich angesichts der Kosten für Fehler und Strafen in der Lohnbuchhaltung.

Wann Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern sollten

Viele Kleinunternehmer lagern die Lohnabrechnung aus, um:

• Zeit bei administrativen Aufgaben zu sparen
• Das Risiko von Fehlern und Strafzahlungen zu verringern
• Die Einhaltung sich ändernder Vorschriften zu gewährleisten
• Auf Fachwissen zuzugreifen, das intern fehlt

Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs) und Lohnabrechnungsdienstleister übernehmen alles von Berechnungen bis hin zu Steueranmeldungen. Dies verursacht zwar zusätzliche Kosten, überträgt jedoch die Verantwortung für die Compliance und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Erwägen Sie ein Outsourcing, wenn:

• Sie nur über begrenztes Verwaltungspersonal verfügen
• Die Lohnabrechnung zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nimmt
• Es Ihnen schwerfällt, mit Änderungen im Steuerrecht Schritt zu halten
• Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesländern oder Regionen haben

Die Verbindung zwischen Lohnabrechnung und Buchhaltung

Die Lohnabrechnung wirkt sich direkt auf Ihre Finanzunterlagen aus. Jeder Gehaltsscheck erzeugt mehrere Buchungssätze:

• Lohnaufwand
• Lohnsteueraufwand
• Verbindlichkeiten aus einbehaltenen Steuern
• Minderung der liquiden Mittel

Die korrekte Erfassung dieser Daten ist entscheidend für präzise Finanzberichte, Steuererklärungen und das Verständnis Ihrer tatsächlichen Personalkosten. Lohndaten fließen in Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow-Prognosen ein.

Die Führung genauer Lohnunterlagen erleichtert die Steuerzeit und bietet wertvolle Einblicke in Ihre Unternehmensfinanzen. Sie können die Personalkosten nach Abteilungen analysieren, Trends im Zeitverlauf verfolgen und fundierte Entscheidungen über Einstellungen und Vergütung treffen.

Halten Sie Ihre Finanzen vom ersten Tag an organisiert

Eine korrekte Lohnabrechnung erfordert eine präzise Buchführung und ein klares Verständnis Ihrer Unternehmensfinanzen. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten bietet, einschließlich Personalkosten und Steuerverbindlichkeiten. Mit versionskontrollierten Datensätzen und KI-fähiger Formatierung wissen Sie immer genau, wo Ihr Unternehmen steht. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten auf Plain-Text-Buchhaltung für ihr Unternehmen vertrauen.