Что такое расчет заработной платы? Полное руководство для владельцев малого бизнеса

Почти 50% работников начнут искать новую работу всего после двух ошибок в расчете зарплаты. Эта статистика сама по себе показывает, насколько критично правильно начислять зарплату для вашего бизнеса. Тем не менее, около 40% малых предприятий ежегодно несут в среднем 845 долларов США штрафов от Налоговой службы США (IRS) из-за ошибок в расчете заработной платы.

Расчет заработной платы может показаться простым на первый взгляд: вы платите сотрудникам за их работу. Но за этой простой концепцией скрывается целая сеть налоговых обязательств, требований комплаенса и административных процессов, на которых спотыкаются бесчисленные владельцы бизнеса.

Это руководство подробно описывает, что такое расчет зарплаты, как работает этот процесс и что вам нужно знать, чтобы правильно организовать выплаты в вашем малом бизнесе.

Что именно представляет собой расчет заработной платы?

Термин «payroll» (расчет заработной платы) относится к двум взаимосвязанным понятиям. Во-первых, это общая сумма денег, которую вы выплачиваете своим сотрудникам за каждый расчетный период. Во-вторых, это весь процесс расчета вознаграждения, удержания налогов и распределения выплат вашему персоналу.

Когда кто-то спрашивает о вашей зарплатной ведомости, он может иметь в виду ваши общие расходы на оплату труда или интересоваться вашей системой и процессами расчета. Оба значения важны для успешного ведения бизнеса.

Процесс расчета заработной платы обычно делится на три основных этапа:

1. Сбор данных: Сбор информации об отработанных часах сотрудников, данных о зарплате и соответствующих налоговых документах.
2. Расчет: Вычисление валового дохода (gross pay), удержаний, налогов и чистой суммы к выплате (net pay).
3. Выплата: Распределение платежей сотрудникам и налоговым органам.

Составляющие расчета заработной платы

Понимание того, из чего состоит расчет зарплаты, поможет вам управлять им более эффективно.

Валовой доход (Gross Pay)

Валовой доход — это общая сумма, которую сотрудник зарабатывает до каких-либо удержаний. Для почасовых работников это количество отработанных часов, умноженное на их часовую ставку. Наемные сотрудники (на окладе) получают фиксированную сумму за расчетный период независимо от отработанных часов, хотя правила оплаты сверхурочных все еще могут применяться в зависимости от их категории.

Налоги на заработную плату

Работодатели обязаны удерживать и перечислять несколько видов налогов:

Налоги FICA (социальное обеспечение и Medicare): Эти налоги финансируют программы социального обеспечения и Medicare. На 2026 год совокупная ставка составляет 15,3%, разделенная поровну между работодателем и работником:

• Социальное обеспечение: по 6,2% с работодателя и работника (всего 12,4%) с заработной платы до 184 500 долларов США.
• Medicare: по 1,45% с работодателя и работника (всего 2,9%) со всех видов заработной платы.
• Дополнительный налог Medicare: 0,9% на заработную плату, превышающую 200 000 долларов США (только с работника).

Федеральный подоходный налог: Удерживаемая сумма зависит от заработка сотрудника и его данных в форме W-4. IRS предоставляет таблицы расчета в публикации 15-T.

Подоходные налоги штатов и местные налоги: Большинство штатов взимают подоходный налог, за исключением Аляски, Флориды, Невады, Южной Дакоты, Техаса, Вашингтона и Вайоминга. Примерно 4 964 юрисдикции в 17 штатах также взимают местные подоходные налоги.

Налоги на безработицу:

• Федеральный налог на безработицу (FUTA): 0,6% после зачетов с первых 7 000 долларов США на одного сотрудника ежегодно.
• Налог штата на безработицу (SUTA): Ставки варьируются в зависимости от штата и вашей истории страховых случаев.

Удержания

Помимо налогов, расчет зарплаты может включать удержания на:

• Взносы по медицинскому страхованию
• Взносы в пенсионные планы (401k, IRA)
• Взыскания из заработной платы (судебные решения по алиментам, налоговые требования)
• Профсоюзные взносы
• Взносы на счета гибких расходов (FSA)

Чистая заработная плата (Net Pay)

Чистая зарплата — это то, что сотрудники фактически получают после уплаты всех налогов и удержаний. Это сумма, зачисляемая на их банковские счета или указанная в выписанных чеках.

Выбор графика выплат

Частота выплат влияет как на управление денежными потоками, так и на удовлетворенность сотрудников. Наиболее распространенные графики включают:

Еженедельно: 52 расчетных периода в год. Сотрудники получают оплату каждую неделю в один и тот же день. Более высокая административная нагрузка, но сотрудники ценят частые выплаты.

Раз в две недели (Bi-weekly): 26 расчетных периодов в год. Сотрудникам платят каждые две недели. Это самый популярный выбор для малого бизнеса, так как он балансирует управляемость денежных потоков и предпочтения сотрудников.

Дважды в месяц (Semi-monthly): 24 расчетных периода в год. Выплаты производятся в две определенные даты каждого месяца (например, 1-го и 15-го числа). Это хорошо согласуется с ежемесячными расходами, но требует корректировки на выходные и праздничные дни.

Ежемесячно: 12 расчетных периодов в год. Сотрудники получают одну выплату в месяц. Это подходит для сотрудников на окладе, но может быть неудобным для почасовых рабочих, предпочитающих более частые выплаты.

После выбора графика важна последовательность. Сотрудники рассчитывают на получение зарплаты строго в ожидаемое время.

Как рассчитывать заработную плату: пошаговое руководство

Шаг 1: Получите идентификационный номер работодателя (EIN)

Прежде чем платить кому-либо, вам необходимо получить идентификационный номер работодателя (EIN) в IRS. Этот девятизначный номер идентифицирует ваш бизнес для целей налогообложения. Подайте заявку онлайн на сайте IRS.gov для мгновенного получения.

Вы также должны зарегистрироваться в Электронной системе оплаты федеральных налогов (EFTPS), так как почти все федеральные налоговые депозиты должны производиться в электронном виде.

Шаг 2: Регистрация в государственных органах штата

Каждый штат имеет свои требования к регистрации работодателей. Большинство штатов требуют регистрации в:

• Налоговом управлении штата для удержания подоходного налога
• Агентстве штата по страхованию на случай безработицы
• Департаменте труда штата для страхования от несчастных случаев на производстве (workers' compensation)

Шаг 3: Сбор информации о сотрудниках

При найме соберите следующие формы с каждого сотрудника:

• Форма W-4: Сертификат удержания налога сотрудника для федеральных налогов
• Аналог W-4 штата: Для штатов с подоходным налогом
• Форма I-9: Проверка права на трудоустройство
• Разрешение на прямой депозит

Создайте пакет документов для нового сотрудника, включающий все необходимые формы. Заполнение этих форм сотрудниками во время онбординга предотвращает задержки при обработке их первой зарплаты.

Шаг 4: Правильная классификация работников

Неправильная классификация работников — одна из самых дорогостоящих ошибок при расчете зарплаты. Вы должны четко различать:

Сотрудники против независимых подрядчиков: Сотрудники работают под вашим руководством и контролем, в то время как независимые подрядчики сохраняют независимость в том, как они выполняют работу. Ошибочная классификация сотрудников как подрядчиков во избежание налогов на заработную плату может привести к штрафам, превышающим 1000 долларов за каждое нарушение.

Освобожденные (Exempt) против неосвобожденных (Non-Exempt): Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), освобожденные сотрудники — это работники на окладе, которые не имеют права на оплату сверхурочных. Неосвобожденные сотрудники должны получать оплату сверхурочных (в 1,5 раза больше их обычной ставки) за часы, отработанные свыше 40 в неделю. Статус освобождения зависит от уровня заработной платы и должностных обязанностей, а не просто от того, получает ли человек фиксированный оклад.

Шаг 5: Точный учет рабочего времени

Для сотрудников с почасовой оплатой необходим точный учет рабочего времени. Варианты включают:

• Контрольные часы (физические или цифровые)
• Программное обеспечение для учета времени
• Мобильные приложения
• Ручные табели учета рабочего времени

Попросите руководителя проверять и утверждать записи о времени перед расчетом зарплаты. Ошибки в учете времени напрямую ведут к ошибкам в выплатах.

Шаг 6: Расчет заработной платы

Для каждого сотрудника в течение каждого платежного периода:

1. Рассчитайте валовую заработную плату (отработанные часы x почасовая ставка или часть оклада)
2. Примените удержания до налогообложения (пенсионные взносы, некоторые страховые премии)
3. Рассчитайте и удержите налоги (FICA, федеральные, налоги штата и местные налоги)
4. Примените удержания после налогообложения
5. Определите чистую заработную плату («на руки»)

Шаг 7: Распределение платежей

Варианты оплаты включают:

• Прямой депозит: Самый популярный и эффективный способ. Средства переводятся непосредственно на банковские счета сотрудников.
• Бумажные чеки: Все еще используются, но требуют больше усилий по обработке и создают риски безопасности.
• Платежные карты: Предоплаченные дебетовые карты, полезные для сотрудников без банковских счетов.

Шаг 8: Подача отчетности и уплата налогов

Вы должны перечислять удержанные налоги в соответствующие органы согласно графику депозитов:

• Федеральные налоги: График депозитов зависит от ваших налоговых обязательств (ежемесячно или дважды в неделю)
• Налоги штата: Зависят от штата
• Квартальная отчетность: Форма 941 (федеральная) и аналоги штатов
• Ежегодная отчетность: Форма W-2 для сотрудников, Форма 940 для FUTA

Распространенные ошибки при расчете зарплаты, которых следует избегать

Средняя стоимость ошибки при расчете зарплаты составляет 291 доллар за инцидент. Вот самые распространенные ошибки и способы их предотвращения.

Неправильная классификация работников

Относиться к сотрудникам как к независимым подрядчикам, чтобы избежать налогов на зарплату, заманчиво, но рискованно. IRS и Министерство труда активно расследуют случаи неправильной классификации. В случае сомнений используйте тест IRS из 20 факторов или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Неправильный расчет сверхурочных

Федеральный закон требует оплаты сверхурочных (1,5-кратная ставка) для неосвобожденных сотрудников, работающих более 40 часов в неделю. В некоторых штатах действуют более строгие правила. В Калифорнии, на Аляске и в Неваде требуется оплата сверхурочных после 8 часов работы в течение одного дня.

Пропуск сроков уплаты налогов

Просрочка налоговых депозитов по заработной плате влечет за собой штрафы в размере до 15% от невыплаченной суммы. Настройте автоматические напоминания или используйте программное обеспечение для расчета зарплаты, которое обрабатывает депозиты автоматически.

Плохое ведение учета

FLSA требует, чтобы работодатели хранили записи о начислении заработной платы не менее трех лет, включая отработанные часы, ставки оплаты и даты выплат. Многие штаты требуют еще более длительных периодов хранения. Отсутствие записей создает проблемы во время аудитов.

Ошибки в последних чеках

Увольнение сотрудников требует особого внимания к последним выплатам. Вы должны выплатить накопленный отпуск (в зависимости от законодательства штата), правильно рассчитать частичные платежные периоды и соблюсти специфические для штата требования по срокам окончательного расчета.

Программное обеспечение для пейролла против ручной обработки

Попытка ручного расчета заработной платы значительно увеличивает риск ошибок. Компании, использующие ручные процессы, сталкиваются с уровнем ошибок около 20%. Программное обеспечение для пейролла резко сокращает количество ошибок и экономит время.

Современное программное обеспечение для расчета зарплаты предлагает:

• Автоматические налоговые расчеты и обновления
• Обработку прямых депозитов
• Подачу налоговой отчетности и уплату налогов
• Порталы самообслуживания для сотрудников
• Интеграцию учета рабочего времени
• Мониторинг соответствия законодательству

Популярные варианты для малого бизнеса включают Gusto, ADP Run, QuickBooks Payroll, OnPay и Paychex Flex. Стоимость обычно варьируется от 20 до 80 долларов в месяц плюс сборы за каждого сотрудника.

Если ваш бюджет крайне ограничен, такие сервисы, как Patriot Software, предлагают тарифные планы от 17 долларов в месяц. Эти инвестиции оправданы, учитывая стоимость ошибок в расчете зарплаты и штрафов.

Когда стоит передать расчет заработной платы на аутсорсинг

Многие владельцы малого бизнеса передают расчет заработной платы на аутсорсинг, чтобы:

• Экономить время на административных задачах
• Снизить риск ошибок и штрафов
• Обеспечить соответствие меняющимся нормативным требованиям
• Получить доступ к экспертизе, которой не хватает внутри компании

Профессиональные организации работодателей (PEO) и поставщики услуг по расчету заработной платы берут на себя все: от расчетов до подачи налоговой отчетности. Хотя это увеличивает расходы, такая мера перекладывает ответственность за соблюдение нормативных требований и освобождает вас для управления бизнесом.

Рассмотрите возможность аутсорсинга, если:

• У вас ограниченный административный персонал
• Расчет заработной платы отнимает слишком много времени
• Вам сложно следить за изменениями в налоговом законодательстве
• У вас есть сотрудники в нескольких штатах или регионах

Связь между расчетом заработной платы и бухгалтерией

Расчет заработной платы напрямую влияет на ваши финансовые показатели. Каждая выплата зарплаты создает несколько бухгалтерских проводок:

• Расходы на оплату труда
• Расходы на налоги с заработной платы
• Обязательства по удержанным налогам
• Уменьшение денежных средств

Правильное отслеживание этих данных необходимо для составления точной финансовой отчетности, подачи налоговых деклараций и понимания ваших реальных затрат на рабочую силу. Данные о заработной плате поступают в отчет о прибылях и убытках, баланс и прогнозы движения денежных средств.

Ведение точного учета заработной платы упрощает налоговый период и дает ценную информацию о финансах вашего бизнеса. Вы можете анализировать затраты на рабочую силу по отделам, отслеживать тенденции с течением времени и принимать обоснованные решения о найме и вознаграждении.

Держите свои финансы в порядке с первого дня

Правильный расчет заработной платы требует точного ведения учета и четкого понимания финансов вашего бизнеса. Beancount.io предлагает текстовую бухгалтерию (plain-text accounting), которая обеспечивает полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными, включая расходы на заработную плату и налоговые обязательства. Благодаря записям с контролем версий и формату, готовому для работы с ИИ, вы всегда точно знаете состояние дел в вашем бизнесе. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты доверяют текстовой бухгалтерии в своем бизнесе.