لیست حقوق و دستمزد چیست؟ راهنمای کامل برای صاحبان کسب‌وکارهای کوچک

نزدیک به ۵۰٪ از کارکنان تنها پس از دو خطا در لیست حقوق و دستمزد، به دنبال شغل جدیدی می‌گردند. این آمار به تنهایی نشان می‌دهد که چقدر تنظیم صحیح لیست حقوق و دستمزد برای کسب‌وکار شما حیاتی است. با این حال، تقریباً ۴۰٪ از کسب‌وکارهای کوچک هر ساله به طور متوسط ۸۴۵ دلار جریمه از سوی اداره مالیات (IRS) بابت اشتباهات لیست حقوق و دستمزد متحمل می‌شوند.

موضوع حقوق و دستمزد ممکن است در ظاهر ساده به نظر برسد: شما به کارکنان در ازای کارشان دستمزد پرداخت می‌کنید. اما در پس این مفهوم ساده، شبکه‌ای از تعهدات مالیاتی، الزامات انطباق با قوانین و فرایندهای اداری نهفته است که بسیاری از صاحبان کسب‌وکار را با مشکل مواجه می‌کند.

این راهنما دقیقاً توضیح می‌دهد که حقوق و دستمزد چیست، این فرایند چگونه کار می‌کند و چه چیزهایی را باید برای اجرای صحیح آن در کسب‌وکار کوچک خود بدانید.

حقوق و دستمزد دقیقاً چیست؟

حقوق و دستمزد (Payroll) به دو مفهوم مرتبط اشاره دارد. اول، به معنای کل مبلغ پولی است که در هر دوره پرداخت به کارکنان خود می‌پردازید. دوم، کل فرایند محاسبه دستمزدها، کسر مالیات‌ها و توزیع پرداخت‌ها به نیروی کار را توصیف می‌کند.

وقتی کسی در مورد لیست حقوق و دستمزد شما می‌پرسد، ممکن است منظورش کل هزینه‌های نیروی کار باشد یا در مورد سیستم و فرایندهای پرداخت شما سوال بپرسد. هر دو معنا برای اداره یک کسب‌وکار موفق اهمیت دارند.

فرایند حقوق و دستمزد معمولاً به سه مرحله اصلی تقسیم می‌شود:

۱. جمع‌آوری داده‌ها: گردآوری ساعات کارکرد کارکنان، اطلاعات حقوق و مدارک مالیاتی مربوطه ۲. محاسبه: محاسبه حقوق ناخالص، کسورات، مالیات‌ها و حقوق خالص ۳. واریز: توزیع پرداخت‌ها به کارکنان و سازمان‌های مالیاتی

اجزای حقوق و دستمزد

درک اجزای تشکیل‌دهنده حقوق و دستمزد به شما کمک می‌کند تا آن را به طور موثرتری مدیریت کنید.

حقوق ناخالص (Gross Pay)

حقوق ناخالص کل مبلغی است که یک کارمند قبل از هرگونه کسر مالیات یا موارد دیگر به دست می‌آورد. برای کارگران ساعتی، این مبلغ برابر است با ساعات کارکرد ضربدر نرخ ساعتی آن‌ها. کارکنان حقوق‌بگیر مبلغ ثابتی را در هر دوره پرداخت بدون توجه به ساعات کارکرد دریافت می‌کنند، هرچند قوانین اضافه کاری ممکن است بسته به طبقه‌بندی شغلی آن‌ها همچنان اعمال شود.

مالیات‌های حقوق و دستمزد

کارفرمایان باید چندین نوع مالیات را کسر و پرداخت کنند:

مالیات‌های فیکا (تأمین اجتماعی و مدیکر): این مالیات‌ها بودجه برنامه‌های تأمین اجتماعی و مدیکر را تأمین می‌کنند. برای سال ۲۰۲۶، نرخ ترکیبی ۱۵.۳٪ است که به طور مساوی بین کارفرما و کارمند تقسیم می‌شود:

• تأمین اجتماعی: ۶.۲٪ سهم کارفرما و ۶.۲٪ سهم کارمند (در مجموع ۱۲.۴٪) برای دستمزدهای تا ۱۸۴,۵۰۰ دلار
• مدیکر: ۱.۴۵٪ سهم کارفرما و ۱.۴۵٪ سهم کارمند (در مجموع ۲.۹٪) برای تمامی دستمزدها
• مالیات مدیکر اضافی: ۰.۹٪ برای دستمزدهای بیش از ۲۰۰,۰۰۰ دلار (فقط سهم کارمند)

مالیات بر درآمد فدرال: مقدار کسر شده به درآمد کارمند و انتخابات آن‌ها در فرم W-4 بستگی دارد. IRS جداول محاسبه را در نشریه 15-T ارائه می‌دهد.

مالیات بر درآمد ایالتی و محلی: اکثر ایالت‌ها مالیات بر درآمد وضع می‌کنند، به جز آلاسکا، فلوریدا، نوادا، داکوتای جنوبی، تگزاس، واشینگتن و وایومینگ. تقریباً ۴,۹۶۴ حوزه قضایی در ۱۷ ایالت نیز مالیات بر درآمد محلی وضع می‌کنند.

مالیات‌های بیکاری:

• مالیات بیکاری فدرال (FUTA): ۰.۶٪ پس از اعمال اعتبارها بر اولین ۷,۰۰۰ دلار درآمد سالانه هر کارمند
• مالیات بیکاری ایالتی (SUTA): نرخ‌ها بسته به ایالت و سابقه مطالبات شما متفاوت است

کسورات

فراتر از مالیات، حقوق و دستمزد ممکن است شامل کسورات برای موارد زیر باشد:

• حق بیمه سلامت
• مشارکت در طرح‌های بازنشستگی (401k، IRA)
• توقیف دستمزد (حمایت از فرزند با حکم دادگاه، مالیات‌های معوقه)
• حق عضویت اتحادیه
• مشارکت در حساب مخارج انعطاف‌پذیر (FSA)

حقوق خالص (Net Pay)

حقوق خالص همان مبلغی است که کارکنان پس از کسر تمام مالیات‌ها و کسورات واقعاً دریافت می‌کنند. این همان مبلغی است که به حساب بانکی آن‌ها واریز شده یا روی چک حقوق آن‌ها چاپ می‌شود.

انتخاب برنامه زمان‌بندی پرداخت

توالی پرداخت‌های شما هم بر مدیریت جریان نقدی و هم بر رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارد. رایج‌ترین برنامه‌ها عبارتند از:

هفتگی: ۵۲ دوره پرداخت در سال. کارکنان هر هفته در یک روز مشخص حقوق دریافت می‌کنند. بار اداری در این روش بیشتر است اما کارکنان از دریافت مکرر حقوق استقبال می‌کنند.

دوهفته یک‌بار: ۲۶ دوره پرداخت در سال. کارکنان هر دو هفته یک‌بار حقوق می‌گیرند. این محبوب‌ترین گزینه برای کسب‌وکارهای کوچک است زیرا بین مدیریت جریان نقدی و ترجیحات کارکنان تعادل ایجاد می‌کند.

نیمه‌ماهانه: ۲۴ دوره پرداخت در سال. کارکنان در دو تاریخ مشخص در ماه (مانند اول و پانزدهم) حقوق می‌گیرند. این روش با هزینه‌های ماهانه همخوانی خوبی دارد اما نیاز به تنظیم برای تعطیلات آخر هفته و رسمی دارد.

ماهانه: ۱۲ دوره پرداخت در سال. کارکنان یک بار در ماه حقوق دریافت می‌کنند. این روش برای کارکنان حقوق‌بگیر مناسب است اما ممکن است برای کارگران ساعتی که پرداخت‌های مکرر را ترجیح می‌دهند، دشوار باشد.

پس از انتخاب یک برنامه، ثبات اهمیت زیادی دارد. کارکنان روی دریافت حقوق خود در زمان انتظار حساب می‌کنند.

نحوه پردازش حقوق و دستمزد به صورت گام‌به‌گام

گام ۱: دریافت شماره شناسایی کارفرما (EIN)

قبل از پرداخت حقوق به هر کسی، به یک شماره شناسایی کارفرما (EIN) از اداره مالیات (IRS) نیاز دارید. این شماره نه‌رقمی کسب‌وکار شما را برای مقاصد مالیاتی شناسایی می‌کند. برای صدور فوری، می‌توانید به صورت آنلاین در IRS.gov درخواست دهید.

شما همچنین باید در سامانه پرداخت الکترونیکی مالیات فدرال (EFTPS) ثبت‌نام کنید، زیرا تقریباً تمام واریزی‌های مالیات فدرال باید به صورت الکترونیکی انجام شوند.

مرحله ۲: ثبت‌نام در سازمان‌های دولتی

هر ایالت الزامات خاص خود را برای ثبت‌نام کارفرما دارد. اکثر ایالت‌ها به ثبت‌نام در موارد زیر نیاز دارند:

• سازمان مالیاتی ایالتی برای کسر مالیات بر درآمد
• سازمان بیمه بیکاری ایالتی برای بیمه بیکاری
• اداره کار ایالتی برای غرامت دستمزد کارگران

مرحله ۳: جمع‌آوری اطلاعات کارکنان

هنگام استخدام، این فرم‌ها را از هر کارمند جمع‌آوری کنید:

• فرم W-4: گواهی کسر مالیات کارمند برای مالیات‌های فدرال
• معادل ایالتی W-4: برای ایالت‌های دارای مالیات بر درآمد
• فرم I-9: تایید صلاحیت استخدام
• مجوز واریز مستقیم

یک بسته استخدامی جدید شامل تمامی فرم‌های مورد نیاز ایجاد کنید. تکمیل این فرم‌ها توسط کارکنان در حین فرآیند پیوستن به سازمان (onboarding)، از تاخیر در پردازش اولین فیش حقوقی آن‌ها جلوگیری می‌کند.

مرحله ۴: طبقه‌بندی صحیح کارکنان

طبقه‌بندی نادرست نیروی کار یکی از هزینه‌برترین اشتباهات حقوق و دستمزد است. شما باید به درستی میان موارد زیر تمایز قائل شوید:

کارمندان در مقابل پیمانکاران مستقل: کارمندان تحت هدایت و کنترل شما کار می‌کنند، در حالی که پیمانکاران مستقل در نحوه انجام کار استقلال دارند. طبقه‌بندی اشتباه کارمندان به عنوان پیمانکار برای اجتناب از مالیات‌های حقوق و دستمزد می‌تواند منجر به جریمه‌هایی بیش از ۱,۰۰۰ دلار برای هر مورد تخلف شود.

معاف (Exempt) در مقابل غیرمعاف (Non-Exempt): طبق قانون استانداردهای منصفانه کار (FLSA)، کارمندان معاف حقوق‌بگیرانی هستند که واجد شرایط دریافت اضافه‌کاری نیستند. کارمندان غیرمعاف باید برای ساعات کار بیش از ۴۰ ساعت در هفته، اضافه‌کاری (۱.۵ برابر نرخ عادی) دریافت کنند. وضعیت معافیت به سطح حقوق و وظایف شغلی بستگی دارد، نه صرفاً به اینکه فرد حقوق ثابت دریافت می‌کند یا خیر.

مرحله ۵: ثبت دقیق زمان کار

برای کارکنان ساعتی، ثبت دقیق زمان کار ضروری است. گزینه‌ها عبارتند از:

• ساعت‌های حضور و غیاب (فیزیکی یا دیجیتال)
• نرم‌افزارهای ثبت زمان
• اپلیکیشن‌های موبایل
• برگه‌های ثبت زمان دستی (Timesheets)

قبل از پردازش حقوق، از یک سرپرست بخواهید سوابق زمانی را بررسی و تایید کند. خطا در ثبت زمان مستقیماً منجر به اشتباه در پرداخت حقوق می‌شود.

مرحله ۶: محاسبه حقوق و دستمزد

برای هر کارمند در هر دوره پرداخت:

۱. محاسبه حقوق ناخالص (ساعات کارکرد × نرخ ساعتی، یا بخشی از حقوق ثابت) ۲. اعمال کسورات پیش از مالیات (مشارکت در بازنشستگی، برخی حق بیمه‌ها) ۳. محاسبه و کسر مالیات‌ها (FICA، فدرال، ایالتی، محلی) ۴. اعمال کسورات پس از مالیات ۵. تعیین حقوق خالص

مرحله ۷: پرداخت حقوق

روش‌های پرداخت عبارتند از:

• واریز مستقیم: محبوب‌ترین و کارآمدترین روش. وجوه مستقیماً به حساب بانکی کارمند منتقل می‌شود.
• چک‌های کاغذی: هنوز استفاده می‌شود اما نیاز به جابجایی بیشتری دارد و خطرات امنیتی ایجاد می‌کند.
• کارت‌های پرداخت (Pay cards): کارت‌های نقدی پیش‌پرداخت که برای کارکنان فاقد حساب بانکی مفید است.

مرحله ۸: ارسال اظهارنامه و واریز مالیات

شما باید مالیات‌های کسر شده را طبق جداول زمان‌بندی واریز به سازمان‌های مربوطه ارسال کنید:

• مالیات‌های فدرال: زمان‌بندی واریز به بدهی مالیاتی شما بستگی دارد (ماهانه یا دو بار در هفته)
• مالیات‌های ایالتی: بسته به ایالت متفاوت است
• اظهارنامه‌های فصلی: فرم ۹۴۱ (فدرال) و معادل‌های ایالتی
• اظهارنامه‌های سالانه: فرم W-2 برای کارکنان، فرم ۹۴۰ برای مالیات بیکاری فدرال (FUTA)

اشتباهات رایج در حقوق و دستمزد که باید از آن‌ها اجتناب کرد

میانگین هزینه یک خطا در حقوق و دستمزد ۲۹۱ دلار در هر مورد است. در اینجا رایج‌ترین اشتباهات و نحوه جلوگیری از آن‌ها آورده شده است.

طبقه‌بندی اشتباه کارکنان

برخورد با کارمندان به عنوان پیمانکاران مستقل برای اجتناب از مالیات‌های حقوق و دستمزد وسوسه‌انگیز اما خطرناک است. IRS و وزارت کار به طور جدی پرونده‌های طبقه‌بندی اشتباه را پیگیری می‌کنند. در صورت تردید، از آزمون ۲۰ عاملی IRS استفاده کنید یا با یک وکیل امور استخدامی مشورت کنید.

محاسبه اشتباه اضافه‌کاری

قانون فدرال مستلزم پرداخت اضافه‌کاری (۱.۵ برابر نرخ عادی) برای کارکنان غیرمعافی است که بیش از ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنند. برخی ایالت‌ها قوانین سخت‌گیرانه‌تری دارند. کالیفرنیا، آلاسکا و نوادا برای بیش از ۸ ساعت کار در یک روز واحد، اضافه‌کاری در نظر می‌گیرند.

از دست دادن مهلت‌های مالیاتی

تاخیر در واریز مالیات حقوق و دستمزد باعث جریمه‌هایی تا ۱۵٪ مبلغ پرداخت‌نشده می‌شود. یادآورهای خودکار تنظیم کنید یا از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد استفاده کنید که واریزها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.

نگهداری ضعیف سوابق

قانون FLSA کارفرمایان را ملزم می‌کند سوابق حقوق و دستمزد از جمله ساعات کارکرد، نرخ‌های پرداخت و تاریخ‌های پرداخت را حداقل به مدت سه سال نگهداری کنند. بسیاری از ایالت‌ها به دوره‌های نگهداری طولانی‌تری نیاز دارند. نبود سوابق در حین حسابرسی مشکلاتی ایجاد می‌کند.

خطا در تسویه‌حساب نهایی

پایان همکاری با کارکنان نیازمند توجه ویژه به آخرین فیش حقوقی است. شما باید بازخرید مرخصی‌های ذخیره‌شده را پرداخت کنید (بسته به قانون ایالت)، دوره‌های پرداخت جزئی را به درستی محاسبه کنید و الزامات زمانی خاص ایالت برای پرداخت نهایی را رعایت کنید.

نرم‌افزار حقوق و دستمزد در مقابل پردازش دستی

تلاش برای محاسبه دستی حقوق و دستمزد خطر خطا را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. کسب‌وکارهایی که از فرآیندهای دستی استفاده می‌کنند، نرخ خطایی در حدود ۲۰٪ را تجربه می‌کنند. نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد در عین صرفه‌جویی در زمان، اشتباهات را به شدت کاهش می‌دهند.

نرم‌افزارهای مدرن حقوق و دستمزد این امکانات را ارائه می‌دهند:

• محاسبات و به‌روزرسانی‌های خودکار مالیاتی
• پردازش واریز مستقیم
• ثبت اظهارنامه و پرداخت مالیات
• پورتال‌های سلف‌سرویس کارکنان
• یکپارچه‌سازی با ثبت زمان
• نظارت بر انطباق با قوانین

گزینه‌های محبوب برای کسب‌وکارهای کوچک عبارتند از Gusto، ADP Run، QuickBooks Payroll، OnPay و Paychex Flex. هزینه‌ها معمولاً بین ۲۰ تا ۸۰ دلار ماهانه به علاوه هزینه‌ به ازای هر کارمند متغیر است.

اگر بودجه شما بسیار محدود است، خدماتی مانند Patriot Software طرح‌هایی را از حدود ۱۷ دلار ماهانه شروع می‌کنند. با توجه به هزینه خطاها و جریمه‌های حقوق و دستمزد، این سرمایه‌گذاری ارزشمند است.

چه زمانی پرداخت حقوق و دستمزد را برون‌سپاری کنیم

بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، پرداخت حقوق و دستمزد را برون‌سپاری می‌کنند تا:

• در زمان صرف‌شده برای کارهای اداری صرفه‌جویی کنند
• ریسک خطا و جریمه را کاهش دهند
• از انطباق با مقررات در حال تغییر اطمینان حاصل کنند
• به تخصصی که در داخل مجموعه ندارند دسترسی پیدا کنند

سازمان‌های کارفرمای حرفه‌ای (PEOs) و ارائه‌دهندگان خدمات حقوق و دستمزد، همه امور از محاسبات تا تسلیم اظهارنامه‌های مالیاتی را مدیریت می‌کنند. اگرچه این کار هزینه اضافه‌ای دارد، اما مسئولیت انطباق را منتقل کرده و شما را آزاد می‌گذارد تا بر مدیریت کسب‌وکار خود تمرکز کنید.

برون‌سپاری را در نظر بگیرید اگر:

• کارکنان اداری محدودی دارید
• رسیدگی به حقوق و دستمزد زمان زیادی از شما می‌گیرد
• در همگام شدن با تغییرات قوانین مالیاتی با مشکل مواجه هستید
• در چندین منطقه یا ایالت کارمند دارید

ارتباط بین حقوق و دستمزد و دفترداری

پرداخت حقوق و دستمزد مستقیماً بر سوابق مالی شما تأثیر می‌گذارد. هر فیش حقوقی چندین ثبت حسابداری ایجاد می‌کند:

• هزینه‌های دستمزد
• هزینه‌های مالیات بر حقوق و دستمزد
• بدهی‌های مربوط به مالیات‌های کسر شده
• کاهش وجوه نقد

ردیابی صحیح این موارد برای صورت‌های مالی دقیق، پرونده‌های مالیاتی و درک هزینه‌های واقعی نیروی کار ضروری است. داده‌های حقوق و دستمزد در صورت سود و زیان، ترازنامه و پیش‌بینی‌های جریان نقدی شما جاری می‌شود.

نگهداری سوابق دقیق حقوق و دستمزد، زمان رسیدگی به امور مالیاتی را آسان‌تر کرده و بینش‌های ارزشمندی از امور مالی کسب‌وکارتان ارائه می‌دهد. شما می‌توانید هزینه‌های نیروی کار را به تفکیک بخش‌ها تحلیل کنید، روندها را در طول زمان دنبال نمایید و تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد استخدام و جبران خدمات بگیرید.

امور مالی خود را از روز اول سازماندهی کنید

انجام صحیح امور حقوق و دستمزد مستلزم نگهداری دقیق سوابق و درک روشن از امور مالی کسب‌وکار شماست. Beancount.io حسابداری متن-ساده (plain-text accounting) را ارائه می‌دهد که شفافیت و کنترل کاملی بر داده‌های مالی شما، از جمله هزینه‌های حقوق و دستمزد و بدهی‌های مالیاتی، فراهم می‌کند. با سوابق دارای قابلیت کنترل نسخه (version-controlled) و قالب‌بندی آماده برای هوش مصنوعی (AI-ready)، شما همیشه دقیقاً می‌دانید که وضعیت کسب‌وکارتان چگونه است. به‌رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی برای کسب‌وکار خود به حسابداری متن-ساده اعتماد می‌کنند.