Què és la nòmina? Una guia completa per a propietaris de petites empreses
Gairebé el 50% dels treballadors començarien a buscar una nova feina després de només dos errors en la nòmina. Aquesta estadística per si sola revela com de crític és gestionar correctament les nòmines per al vostre negoci. Tot i això, aproximadament el 40% de les petites empreses incorren en una mitjana de 845 $ cada any en sancions de l'IRS per errors en la gestió de nòmines.
La gestió de nòmines pot semblar senzilla a primera vista: pagueu els empleats pel seu treball. Però sota aquest concepte simple s'amaga un entramat d'obligacions fiscals, requisits de compliment i processos administratius que fan ensopegar a incomptables propietaris de negocis.
Aquesta guia detalla exactament què és la gestió de nòmines, com funciona el procés i què necessiteu saber per gestionar les nòmines correctament a la vostra petita empresa.
Què és exactament la gestió de nòmines?
El terme nòmina es refereix a dos conceptes relacionats. En primer lloc, significa l'import total de diners que pagueu als vostres empleats durant cada període de pagament. En segon lloc, descriu tot el procés de càlcul de salaris, retenció d'impostos i distribució dels pagaments a la vostra plantilla.
Quan algú pregunta per la vostra nòmina, pot ser que es refereixi als vostres costos laborals totals o que pregunti pel vostre sistema i processos de gestió de nòmines. Ambdós significats són importants per al bon funcionament d'un negoci.
El procés de nòmina normalment es divideix en tres etapes principals:
- Recollida de dades: Recopilació de les hores treballades pels empleats, informació salarial i documents fiscals pertinents.
- Càlcul: Còmput del salari brut, deduccions, impostos i salari net.
- Desemborsament: Distribució dels pagaments als empleats i a les agències tributàries.
Components de la nòmina
Entendre de què es compon una nòmina us ajudarà a gestionar-la de manera més eficaç.
Salari brut
El salari brut és l'import total que un empleat guanya abans de qualsevol deducció. Per als treballadors per hores, això equival a les hores treballades multiplicades per la seva tarifa horària. Els empleats assalariats reben un import fix per període de pagament, independentment de les hores treballades, tot i que les regles sobre hores extres encara es poden aplicar segons la seva classificació.
Impostos sobre la nòmina
Els ocupadors han de retenir i remetre diversos tipus d'impostos:
Impostos FICA (Seguretat Social i Medicare): Aquests impostos financen els programes de Seguretat Social i Medicare. Per al 2026, la taxa combinada és del 15,3%, dividida a parts iguals entre l'ocupador i l'empleat:
- Seguretat Social: 6,2% cada un, ocupador i empleat (12,4% total) sobre salaris fins a 184.500 $.
- Medicare: 1,45% cada un, ocupador i empleat (2,9% total) sobre tots els salaris.
- Impost addicional de Medicare: 0,9% sobre salaris que superin els 200.000 $ (només per a l'empleat).
Impost federal sobre la renda: L'import retingut depèn dels ingressos de l'empleat i de les seves eleccions al formulari W-4. L'IRS proporciona taules de càlcul a la Publicació 15-T.
Impostos sobre la renda estatals i locals: La majoria dels estats imposen impostos sobre la renda, a excepció d'Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sud, Texas, Washington i Wyoming. Aproximadament 4.964 jurisdiccions en 17 estats també apliquen impostos sobre la renda locals.
Impostos de l'atur:
- Impost federal de l'atur (FUTA): 0,6% després dels crèdits sobre els primers 7.000 $ per empleat anualment.
- Impost estatal de l'atur (SUTA): Les taxes varien segons l'estat i el vostre historial de reclamacions.
Deduccions
Més enllà dels impostos, la nòmina pot incloure deduccions per:
- Primes d'assegurança mèdica.
- Aportacions a plans de jubilació (401k, IRA).
- Embargaments de salaris (manutenció infantil ordenada per un tribunal, embargaments fiscals).
- Quotes sindicals.
- Aportacions a comptes de despeses flexibles.
Salari net
El salari net és el que els empleats reben realment després de tots els impostos i deduccions. Aquest és l'import dipositat als seus comptes bancaris o imprès en els seus xecs de pagament.
Escollir un calendari de pagaments
La freqüència de pagament afecta tant la gestió del flux de caixa com la satisfacció dels empleats. Els calendaris més comuns inclouen:
Setmanal: 52 períodes de pagament anuals. Els empleats reben el pagament cada setmana el mateix dia. Càrrega administrativa més elevada, però els empleats agraeixen rebre xecs amb freqüència.
Bilsetmanal: 26 períodes de pagament anuals. Els empleats cobren cada dues setmanes. Aquesta és l'opció més popular per a les petites empreses perquè equilibra un flux de caixa gestionable amb les preferències dels empleats.
Quinzenal: 24 períodes de pagament anuals. Els empleats cobren en dues dates específiques cada mes (com el dia 1 i el 15). Això s'alinea bé amb les despeses mensuals, però requereix ajustos per caps de setmana i festius.
Mensual: 12 períodes de pagament anuals. Els empleats reben un xec de pagament al mes. Això funciona per a empleats assalariats, però pot ser pesat per als treballadors per hores que prefereixen pagaments més freqüents.
Una vegada trieu un calendari, la constància és important. Els empleats confien que els seus xecs de pagament arribin quan s'espera.
Com processar la nòmina pas a pas
Pas 1: Obteniu el vostre número d'identificació de l'ocupador
Abans de pagar a ningú, necessiteu un Número d'Identificació de l'Ocupador (EIN) de l'IRS. Aquest número de nou dígits identifica la vostra empresa a efectes fiscals. Sol·liciteu-lo en línia a IRS.gov per a una emissió instantània.
També us heu de registrar al Sistema Electrònic de Pagament d'Impostos Federals (EFTPS), ja que gairebé tots els dipòsits d'impostos federals s'han de fer electrònicament.
Pas 2: Registre amb les agències estatals
Cada estat té els seus propis requisits de registre d'ocupadors. La majoria dels estats exigeixen el registre a:
- L'agència tributària estatal per a la retenció de l'impost sobre la renda
- L'agència estatal d'ocupació per a l'assegurança d'atur
- El departament de treball estatal per a la indemnització per accidents laborals
Pas 3: Recopilar informació dels empleats
En contractar, sol·liciteu aquests formularis a cada empleat:
- Formulari W-4: Certificat de retenció de l'empleat per als impostos federals
- Equivalent estatal del W-4: Per als estats amb impost sobre la renda
- Formulari I-9: Verificació de l'elegibilitat d'ocupació
- Autorització de dipòsit directe
Creeu un paquet de nova contractació que inclogui tots els formularis requerits. Fer que els empleats els emplenin durant la incorporació evita retards en processar el seu primer xec de pagament.
Pas 4: Classificar correctament els treballadors
La classificació incorrecta dels treballadors és un dels errors de nòmina més costosos. Heu de distingir correctament entre:
Empleats vs. contractistes independents: Els empleats treballen sota la vostra direcció i control, mentre que els contractistes independents mantenen la independència sobre com completen la feina. Classificar incorrectament els empleats com a contractistes per evitar els impostos sobre la nòmina pot comportar sancions superiors als 1.000 $ per infracció.
Exempts vs. no exempts: Segons la Llei de Normes Laborals Justes (FLSA), els empleats exempts són treballadors assalariats que no tenen dret al pagament d'hores extraordinàries. Els empleats no exempts han de rebre hores extraordinàries (1,5 vegades la seva tarifa regular) per les hores treballades per sobre de les 40 setmanals. L'estat d'exempció depèn del nivell salarial i de les funcions del lloc de treball, no només de si algú rep un salari fix.
Pas 5: Realitzar un seguiment precís del temps
Per als empleats per hores, un seguiment precís del temps és essencial. Les opcions inclouen:
- Rellotges fitxadors (físics o digitals)
- Programari de registre horari
- Aplicacions mòbils
- Fulls de temps manuals
Feu que un supervisor revisi i aprovi els registres de temps abans de processar la nòmina. Els errors en el seguiment del temps condueixen directament a errors en la nòmina.
Pas 6: Calcular la nòmina
Per a cada empleat durant cada període de pagament:
- Calculeu el salari brut (hores treballades x tarifa horària, o part proporcional del salari)
- Apliqueu les deduccions abans d'impostos (aportacions a la jubilació, algunes primes d'assegurança)
- Calculeu i retingueu els impostos (FICA, federals, estatals, locals)
- Apliqueu les deduccions després d'impostos
- Determineu el salari net
Pas 7: Distribuir els pagaments
Les opcions de pagament inclouen:
- Dipòsit directe: El més popular i eficient. Els fons es transfereixen directament als comptes bancaris dels empleats.
- Xecs de paper: Encara s'utilitzen, però requereixen més manipulació i creen riscos de seguretat.
- Targetes de pagament (pay cards): Targetes de dèbit prepagament útils per a empleats sense comptes bancaris.
Pas 8: Presentar i ingressar els impostos
Heu de remetre els impostos retinguts a les agències corresponents segons els calendaris de dipòsit:
- Impostos federals: El calendari de dipòsit depèn de la vostra obligació tributària (mensual o quinzenal)
- Impostos estatals: Varia segons l'estat
- Presentacions trimestrals: Formulari 941 (federal) i equivalents estatals
- Presentacions anuals: Formulari W-2 per als empleats, Formulari 940 per a la FUTA
Errors comuns a evitar en la gestió de nòmines
El cost mitjà d'un error en la nòmina és de 291 $ per incident. Aquests són els errors més comuns i com prevenir-los.
Classificació incorrecta dels treballadors
Tractar els empleats com a contractistes independents per evitar impostos sobre la nòmina és temptador però arriscat. L'IRS i el Departament de Treball persegueixen activament els casos de classificació incorrecta. En cas de dubte, utilitzeu la prova dels 20 factors de l'IRS o consulteu amb un advocat laboralista.
Càlcul incorrecte de les hores extraordinàries
La llei federal exigeix el pagament d'hores extraordinàries (1,5 vegades la tarifa regular) per als empleats no exempts que treballin més de 40 hores per setmana. Alguns estats tenen regles més estrictes. Califòrnia, Alaska i Nevada exigeixen hores extraordinàries després de 8 hores en un sol dia.
Incompliment dels terminis fiscals
Els dipòsits tardans dels impostos sobre la nòmina generen sancions de fins al 15% de l'import no pagat. Configureu recordatoris automatitzats o utilitzeu un programari de nòmines que gestioni els dipòsits automàticament.
Gestió deficient dels registres
L'FLSA exigeix als ocupadors conservar els registres de nòmines durant almenys tres anys, incloses les hores treballades, les tarifes de pagament i les dates de pagament. Molts estats exigeixen períodes de retenció encara més llargs. La manca de registres crea problemes durant les auditories.
Errors en les darreres nòmines
L'acomiadament d'empleats requereix una atenció especial a les darreres nòmines. Heu de pagar les vacances meritades (segons la llei estatal), calcular correctament els períodes de pagament parcials i complir els requisits de temps específics de l'estat per al pagament final.
Programari de nòmines vs. Processament manual
Intentar calcular la nòmina manualment augmenta significativament el risc d'error. Les empreses que utilitzen processos manuals experimenten taxes d'error al voltant del 20%. El programari de nòmines redueix dràsticament els errors alhora que estalvia temps.
El programari de nòmines modern ofereix:
- Càlculs i actualitzacions d'impostos automatitzats
- Processament de dipòsit directe
- Presentació i pagament d'impostos
- Portals d'autoservei per als empleats
- Integració del seguiment del temps
- Monitoratge del compliment normatiu
Les opcions populars per a petites empreses inclouen Gusto, ADP Run, QuickBooks Payroll, OnPay i Paychex Flex. Els costos solen oscil·lar entre els 20 i els 80 $ mensuals, més les tarifes per empleat.
Si el vostre pressupost és molt ajustat, serveis com Patriot Software ofereixen plans a partir d'uns 17 $ mensuals. La inversió val la pena tenint en compte el cost dels errors de nòmina i les sancions.
Quan externalitzar la nòmina
Molts propietaris de petites empreses externalitzen la nòmina per:
- Estalviar temps en tasques administratives
- Reduir el risc d'errors i sancions
- Garantir el compliment de les normatives canviants
- Accedir a coneixements especialitzats dels quals manquen internament
Les organitzacions professionals d'ocupadors (PEO) i els proveïdors de serveis de nòmines s'encarreguen de tot, des dels càlculs fins a les declaracions d'impostos. Encara que això suposa un cost addicional, transfereix la responsabilitat del compliment i us permet centrar-vos en la gestió del vostre negoci.
Considereu l'externalització si:
- Teniu poc personal administratiu
- La gestió de la nòmina us ocupa massa temps
- Us costa estar al dia dels canvis en la legislació fiscal
- Teniu empleats en diversos estats
La connexió entre la nòmina i la comptabilitat
La nòmina té un impacte directe en els vostres registres financers. Cada xec de nòmina genera múltiples assentaments comptables:
- Despeses salarials
- Despeses d'impostos sobre la nòmina
- Passius per retencions d'impostos
- Reduccions d'efectiu
Fer-ne un seguiment correcte és essencial per a uns estats financers precisos, declaracions d'impostos i per entendre els vostres costos laborals reals. Les dades de la nòmina s'integren en el vostre compte de pèrdues i guanys, el balanç de situació i les projeccions de flux de caixa.
Mantenir uns registres de nòmina precisos facilita la temporada d'impostos i proporciona informació valuosa sobre les finances del vostre negoci. Podeu analitzar els costos laborals per departament, fer un seguiment de les tendències al llarg del temps i prendre decisions informades sobre la contractació i la compensació.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
Gestionar correctament la nòmina requereix un manteniment de registres precís i una comprensió clara de les finances del vostre negoci. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona transparència i control total sobre les vostres dades financeres, incloses les despeses de nòmina i els passius fiscals. Amb registres controlats per versions i un format preparat per a la IA, sempre sabreu exactament en quin punt es troba el vostre negoci. Comenceu gratuïtament i descobriu per què desenvolupadors i professionals de les finances confien en la comptabilitat en text pla per als seus negocis.
