Elige una fecha de corte, exporta el balance de comprobación de QuickBooks del día anterior y abre tu libro mayor de Beancount con un pad y un balance por cada cuenta del balance general. Cuando bea check pase y el saldo del patrimonio coincida con QuickBooks, tus libros se habrán trasladado. Todo lo posterior a la fecha de corte se registra en Beancount.
Esta guía funciona para QuickBooks Online y QuickBooks Desktop. No depende de ningún importador de QuickBooks, porque Beancount no incluye ninguno. Primero trasladas los saldos y luego decides cuánto historial quieres traer.
Si todavía estás decidiendo si cambiar, lee primero Beancount vs QuickBooks.
1. Decide la fecha de corte y qué conservas
Elige el primer día de un año fiscal, como 2026-01-01. Un límite de año mantiene un año fiscal en un solo sistema. También significa que tu primer estado de resultados en Beancount empieza desde cero.
Decide ahora cuánto historial debe contener Beancount:
- Solo saldos. Abre en la fecha de corte y conserva los informes de QuickBooks como tu archivo para los años anteriores. Esta es la vía más rápida, y el resto de esta guía la asume.
- Resúmenes anuales. Añade un asiento de resumen por cada año pasado a partir del balance de comprobación de ese año. Así tus informes multianuales funcionan en Beancount.
- Historial completo de transacciones. Convierte la exportación del Libro Mayor con un script. Esto es lo que más trabajo requiere, y la sección 5 explica qué implica.
Termina de conciliar cada cuenta bancaria y de tarjeta en QuickBooks hasta el día anterior a la fecha de corte. Un saldo sin conciliar traslada su error a tu nuevo libro mayor.
2. Exporta desde QuickBooks
Necesitas tres informes, todos con fecha de cierre el día anterior a la fecha de corte (2025-12-31 en esta guía):
| Informe | Qué te aporta |
|---|---|
| Lista de cuentas | El nombre y el tipo de cada cuenta, para el mapeo del paso 3 |
| Balance de comprobación | El saldo final de cada cuenta, que se convierte en tus saldos iniciales |
| Libro Mayor | Cada transacción, para el historial y para tu archivo |
QuickBooks Online. Ve a Informes, luego a Informes estándar, y abre cada informe por su nombre. Selecciona Exportar/Imprimir, luego Exportar a Excel. La Lista de cuentas es el informe del catálogo de cuentas. La herramienta Exportar datos en Configuración, en la columna Herramientas, exporta un conjunto de informes y listas como archivos de Excel en un solo archivo zip. Intuit documenta ambas rutas en Export your QuickBooks Online data.
Estas exportaciones de QuickBooks Online son archivos de Excel. Abre cada uno en una hoja de cálculo y guarda una copia en CSV si un script va a leerlo.
Los archivos adjuntos se exportan por separado. En QuickBooks Online, ve a Configuración, luego a Archivos adjuntos, selecciona los archivos y elige Acciones por lotes y luego Exportar. Guarda el zip junto con tu archivo.
QuickBooks Desktop. En Windows, abre cada informe desde Informes, luego Centro de informes. Selecciona Excel, luego Crear nueva hoja de cálculo. La siguiente ventana puede guardar un libro de Excel o un archivo CSV directamente, como se describe en Export reports as Excel workbooks. Desktop también puede exportar listas, incluido el catálogo de cuentas, como un archivo IIF: Archivo, luego Utilidades, luego Exportar, luego Listas a archivos IIF. La exportación IIF solo cubre listas. Intuit afirma que puedes importar transacciones pero no exportarlas, como se explica en Export, import, and edit IIF files.
Conserva las exportaciones originales sin cambios. Son tu evidencia si más adelante se cuestiona alguna cifra.
3. Mapea las cuentas a una jerarquía de Beancount
Beancount tiene cinco cuentas raíz. Cada tipo de cuenta de QuickBooks encaja bajo una de ellas:
| Tipo de cuenta de QuickBooks | Cuenta de Beancount |
|---|---|
| Banco | Assets:Bank:Checking, Assets:Bank:Savings |
| Cuentas por cobrar (A/R) | Assets:AccountsReceivable |
| Otros activos corrientes, activos fijos | Assets:Prepaid:…, Assets:Equipment:… |
| Tarjeta de crédito | Liabilities:CreditCard:Visa |
| Cuentas por pagar (A/P), otros pasivos corrientes | Liabilities:AccountsPayable, Liabilities:SalesTax |
| Pasivos a largo plazo | Liabilities:Loans:… |
| Patrimonio, ganancias retenidas, patrimonio de saldo inicial | Equity:Opening-Balances |
| Ingresos, otros ingresos | Income:Sales, Income:Interest |
| Costo de los bienes vendidos | Expenses:COGS:… |
| Gastos, otros gastos | Expenses:Rent, Expenses:Software |
Los nombres de las cuentas empiezan con mayúscula y no contienen espacios, así que "Office Supplies" se convierte en Expenses:Office-Supplies. Las subcuentas de QuickBooks se convierten en segmentos más profundos, como Expenses:Vehicle:Fuel.
Las ganancias retenidas y el patrimonio de saldo inicial se fusionan en una sola cuenta Equity:Opening-Balances. Beancount calcula las ganancias del año en curso a partir de tus cuentas de ingresos y gastos, así que no es necesario arrastrar una cuenta de ganancias retenidas por separado.
4. Abre el libro mayor en la fecha de corte
Esta empresa de ejemplo tiene un balance de comprobación de cuatro líneas a 2025-12-31. Las líneas de ingresos y gastos ya están consolidadas en las ganancias retenidas. QuickBooks Online hace lo mismo cuando empieza un nuevo año fiscal, como se describe en View retained earnings account details.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Checking | 12.450,00 | |
| Cuentas por cobrar (A/R) | 3.200,00 | |
| Tarjeta de crédito Visa | 1.875,40 | |
| Ganancias retenidas | 13.774,60 | |
| Total | 15.650,00 | 15.650,00 |
Guarda esto como main.bean:
option "operating_currency" "USD"
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
; Opening balances from the QuickBooks Trial Balance as of 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USDCada pad le pide a Beancount que inserte el asiento que hace verdadera la siguiente aserción balance. El lado compensatorio de cada pad va a Equity:Opening-Balances. Una aserción balance se verifica al inicio de su fecha, por lo que los pads tienen fecha del día anterior a la fecha de corte.
Los débitos se convierten en números positivos y los créditos en números negativos. Por eso el saldo de Visa es -1875.40 USD.
La última línea es el cuadre. El patrimonio debe dar -13774.60 USD, el crédito de ganancias retenidas. Una cifra mal escrita de un activo o un pasivo cambia el patrimonio ajustado por pad, y esa aserción falla.
Para una empresa real, añade un open, un pad y un balance por cada cuenta del balance general en el balance de comprobación. Divide A/R y A/P en una subcuenta por cliente o proveedor si haces seguimiento de las facturas pendientes por nombre.
5. Incorpora el historial
Después de la fecha de corte, registra la nueva actividad en Beancount. Los extractos bancarios y de tarjeta son la fuente principal. Convierte una exportación CSV del banco en el navegador con el conversor de CSV a Beancount, o usa la guía de importación bancaria para la línea de comandos.
Los años pasados son opcionales. No hay una importación con un solo clic desde una exportación del Libro Mayor de QuickBooks. Trasladar ese historial es un paso de mapeo con script o manual:
- Guarda la exportación del Libro Mayor como CSV.
- Agrupa sus filas en transacciones por fecha y número de transacción.
- Renombra cada cuenta con tu mapeo del paso 3.
- Escribe cada grupo como una transacción de Beancount cuyos asientos sumen cero.
Si incorporas el historial, abre las cuentas al inicio de ese historial en lugar de en la fecha de corte. Luego conserva las aserciones balance de 2026-01-01. Demuestran que el historial convertido llega a los mismos saldos que reportó QuickBooks.
6. Verifica contra QuickBooks
Verifica el libro mayor y luego lista cada saldo:
bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"bea check no reporta errores. La consulta devuelve cuatro filas: Assets:AccountsReceivable a 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking a 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances a -13774.60 USD y Liabilities:CreditCard:Visa a -1875.40 USD. Compara cada fila con el balance de comprobación de QuickBooks línea por línea, con los créditos como números negativos.
¿Eres nuevo en la línea de comandos? Instala bea con el inicio rápido de la CLI.
7. Qué no se traslada
Una migración de libro mayor traslada saldos contables e historial. No traslada las operaciones que QuickBooks ejecuta a su alrededor:
- Facturas y enlaces de pago. Las facturas pendientes permanecen como saldos de A/R. Usa un servicio de facturación aparte de ahora en adelante.
- Nómina. Las ejecuciones de pago, los formularios fiscales y los registros de empleados se quedan con tu proveedor de nómina.
- Declaraciones de impuestos sobre ventas. Beancount registra el pasivo. La declaración sigue siendo una tarea aparte.
- Archivos adjuntos. Los recibos y documentos salen en su propia exportación zip, no en los informes.
- Reglas de conexión bancaria e historial de conciliación. Reconstruye la categorización como reglas de importación.
La página de comparación lo dice claramente: no elijas Beancount con la suposición de que unos cuantos plugins recrean toda la suite operativa de QuickBooks. Elígelo cuando el libro mayor en sí sea tu sistema de registro de larga vida.
¿Llevas una pequeña empresa con Beancount? Consulta Beancount.io para pequeñas empresas para libros alojados, Bank Sync y colaboración con contadores.