Amortización

Imagine que paga su seguro anual de coche en un único pago de 600 $. Si registra esto como un gasto único, sus libros de ese mes mostrarán un gran costo, mientras que los próximos 11 meses mostrarán cero gastos de seguro. Esto distorsiona su panorama financiero mensual, lo que dificulta la comprensión de sus verdaderos costos operativos y la elaboración de un presupuesto eficaz.

La solución es la amortización: la práctica contable de distribuir un único costo durante el período de tiempo en que beneficia. Este tutorial le mostrará cómo implementar la amortización sin problemas en Beancount utilizando un plugin de Fava.

¿Qué es la amortización?

La amortización es el proceso de contabilizar gradualmente el costo de un activo intangible o un artículo prepagado a lo largo de su vida útil.

Beneficios clave:

• Informes precisos: Suaviza los grandes gastos para obtener una visión más realista de la rentabilidad mensual.
• Mejor presupuesto: Le permite presupuestar un gasto mensual constante en lugar de uno grande e irregular.
• Análisis de flujo de caja más claro: Separa el momento de un pago en efectivo del reconocimiento del gasto.

La solución Beancount: fava.plugins.amortize_over

Beancount, con la interfaz web de Fava, proporciona un plugin sencillo pero potente para automatizar la amortización.

Paso 1: Activar el plugin

Primero, debe activar el plugin añadiendo la siguiente línea en la parte superior de su archivo Beancount:

plugin "fava.plugins.amortize_over"

Importante: Transacciones Virtuales Tenga en cuenta que este plugin genera asientos virtuales. Aparecen dinámicamente en los informes de Fava y en herramientas como bean-report (si el plugin está cargado), pero no se escriben de nuevo en su archivo .bean. Su archivo de origen permanece sin cambios.

Paso 2: Estructure sus cuentas

Para un gasto prepagado típico, necesita tres cuentas clave:

1. Assets:Bank:Checking: El origen del pago en efectivo.
2. Assets:Prepaid:Insurance: Una cuenta de retención temporal para el valor que ha pagado pero que aún no ha utilizado.
3. Expenses:Insurance:Auto: El destino final del gasto mensual.

2024-01-01 open Assets:Bank:Checking
2024-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance
2024-01-01 open Expenses:Insurance:Auto

Paso 3: Registrar la transacción amortizada

Registremos el pago del seguro de 600 $ para una póliza de 6 meses. Movemos el dinero de nuestro banco a una cuenta de activo prepagado y añadimos la etiqueta de metadatos.

2024-06-01 * "Pagar la prima del seguro de coche de 6 meses"
  amortize_months: 6
  Assets:Prepaid:Insurance      600.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -600.00 USD
  Expenses:Insurance:Auto

• amortize_months: 6: Le indica al plugin que distribuya el valor durante 6 meses.
• La transacción mueve efectivo a un activo prepagado.
• Expenses:Insurance:Auto: Esta pata final, sin número, le dice al plugin dónde registrar el gasto mensual.

El plugin genera entradas mensuales que debitan Expenses:Insurance:Auto y acreditan Assets:Prepaid:Insurance en 100 $ cada una, a partir del primer día del mes de la transacción.

Ejemplos prácticos

Licencia anual de software

2024-01-15 * "Licencia anual de Adobe Creative Suite"
  amortize_months: 12
  Assets:Prepaid:Software      1200.00 USD
  Assets:Bank:Checking         -1200.00 USD
  Expenses:Software:Adobe

Resultado: Se reconoce un gasto de $100.00 en Expenses:Software:Adobe cada mes durante 12 meses.

Retenedor de servicios profesionales

; Retenedor legal trimestral, pagado por adelantado con cheque
2024-01-05 * "Retenedor de servicios legales Q1"
  amortize_months: 3
  Assets:Prepaid:Professional      4500.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -4500.00 USD
  Expenses:Professional:Legal

Resultado: Se reconoce un gasto legal de $1500.00 cada mes para el Q1.

Depreciación de equipos (Activos fijos)

La depreciación de los activos fijos requiere un enfoque más formal para preservar el costo original del activo en sus libros. Esto se hace utilizando una cuenta de contra-activo, normalmente llamada Accumulated-Depreciation.

El proceso implica dos transacciones separadas:

; Abrir las cuentas requeridas, incluyendo el contra-activo
2024-01-01 open Assets:Equipment:Computers:Cost
2024-01-01 open Assets:Equipment:Computers:AccumDep
2024-01-01 open Expenses:Depreciation:Computers

; Paso 1: Registrar la compra inicial. Esta es una transacción simple, no amortizada.
2024-01-20 * "Comprar MacBook Pro para negocios"
  Assets:Equipment:Computers:Cost     3000.00 USD
  Assets:Bank:Checking               -3000.00 USD

; Paso 2: Establecer el programa de depreciación. Esta transacción de suma cero
; le dice al plugin que cree las entradas de depreciación mensuales.
2024-01-20 * "Programa de depreciación para MacBook Pro"
  amortize_months: 36
  Expenses:Depreciation:Computers        3000.00 USD
  Assets:Equipment:Computers:AccumDep  -3000.00 USD

Resultado: El plugin generará una entrada mensual durante 36 meses que debitará Expenses:Depreciation:Computers por $83.33 y acreditará la cuenta de contra-activo Assets:Equipment:Computers:AccumDep por $83.33.

Informes y verificación

1. Monitorear los saldos prepagados con aserciones

Utilice la directiva balance de Beancount para verificar que su cuenta prepagada se está agotando correctamente.

Nota: La fecha de la aserción debe ser igual o posterior a la fecha del asiento virtual (que por defecto es el día 1 del mes). Una buena práctica es fecharlo el día 2.

; Para el ejemplo del seguro, compruebe el saldo después del primer mes.
2024-07-02 balance Assets:Prepaid:Insurance  500.00 USD

2. Verificación avanzada con bean-query

Para obtener una visión general rápida de cómo cambian sus saldos prepagados con el tiempo, puede utilizar bean-query en su terminal:

bean-query your-ledger.beancount "SELECT date, account, SUM(position) WHERE account ~ 'Prepaid' GROUP BY date, account ORDER BY date"

Limitaciones y consejos finales

• Sólo divisiones iguales: El plugin amortize_over está diseñado para divisiones iguales durante un número entero de meses. No gestiona programas irregulares ni prorrateos diarios. Para ello, es necesario un enfoque manual.
• Contabilidad fiscal vs. de gestión: Los programas de amortización que se muestran aquí son para la contabilidad de gestión (obtener una visión clara de sus finanzas). Si está realizando una contabilidad legal, asegúrese de que sus programas de depreciación cumplen con las regulaciones locales (GAAP/IFRS).
• Manejo de fechas: El plugin genera entradas mensuales el primer día de cada mes, comenzando con el mes de la transacción de origen. Si desea que la amortización comience en febrero, por ejemplo, feche la transacción de origen en o después del 2024-02-01.