Solo el 44% de los trabajadores a tiempo parcial tienen acceso a un plan de jubilación en el trabajo, en comparación con casi todos los trabajadores a tiempo completo, según la encuesta de beneficios de marzo de 2025 de la Oficina de Estadísticas Laborales. Si usted patrocina un 401(k) y emplea a trabajadores a tiempo parcial, el Congreso ha pasado los últimos años cerrando esa brecha, utilizando su plan para hacerlo.
Esta es la parte que debería captar su atención: los empleados que trabajaron al menos 500 horas tanto en 2024 como en 2025 acaban de cruzar la línea de meta. Para un plan de año calendario, se les debe permitir comenzar a realizar aportaciones 401(k) en 2026. Y su documento del plan —el documento legal real, no solo sus buenas intenciones— debe modificarse por escrito para reflejar las reglas de empleados a tiempo parcial a largo plazo antes del 31 de diciembre de 2026.
Si falla en lo primero, tiene una falla operativa que puede descalificar características del plan o forzar costosas correcciones. Si falla en lo segundo, su documento ya no coincide con cómo administra el plan, lo cual es su propia violación de cumplimiento. Esta guía explica quién cuenta, qué les debe (menos de lo que teme), las trampas que atrapan a los pequeños empleadores y una lista de verificación para completar antes de Nochevieja.
Quién cuenta como empleado a tiempo parcial a largo plazo
La regla tiene dos capas, de dos leyes. Necesita ambas, porque ambas están en vigor ahora mismo.
Capa 1 — SECURE 1.0 (efectiva para años de plan 2024). Un plan 401(k) debe permitir que un empleado realice aportaciones diferidas una vez que el empleado tenga al menos 21 años y haya completado al menos 500 horas de servicio en tres períodos de 12 meses consecutivos.
Capa 2 — SECURE 2.0 (efectiva para años de plan que comiencen después del 31 de diciembre de 2024). El Congreso redujo la espera a dos períodos consecutivos de 12 meses con 500 o más horas, y extendió la regla también a los planes 403(b) cubiertos por ERISA. Así que, para un plan de año calendario, un empleado que registró 500 horas en 2024 y 500 horas en 2025 debe ser tratado como elegible al inicio de 2026.
Se aplican dos exclusiones: los empleados cubiertos por convenios colectivos y los extranjeros no residentes sin ingresos de fuente estadounidense quedan excluidos de estas disposiciones. Todos los demás en su nómina que superen el requisito de edad y horas están incluidos.
Tenga en cuenta que los períodos de 12 meses son períodos de cómputo de elegibilidad definidos por su plan —a menudo, pero no siempre, el año calendario. Si su plan utiliza períodos de cómputo por aniversario, el cálculo cambia. Confirme qué vara de medir usa su documento antes de ejecutar el censo; este es el lugar más común donde los pequeños empleadores se equivocan al contar.
Por qué 2026 es el año crítico, no 2025
Piense en 2026 como el año en que dos relojes suenan a la vez.
Reloj uno: entra la primera gran cohorte SECURE 2.0. La regla de dos años necesitaba dos años de medición completos para producir a alguien. Esos años fueron 2024 y 2025. Eso significa que el 1 de enero de 2026 (para planes de año calendario) es la primera fecha de entrada donde el estándar reducido de dos años realmente coloca a personas en los planes. Si verificó su lista en 2024 bajo el antiguo estándar de tres años y archivó la pregunta, su respuesta ha cambiado: ejecute de nuevo el censo ahora.
Reloj dos: la fecha límite de documentación. La guía del IRS (Aviso 2024-02 y actualizaciones relacionadas) dio a los patrocinadores de planes tiempo adicional para adoptar enmiendas escritas formales para los cambios de SECURE 1.0, la Ley CARES y SECURE 2.0. Para la mayoría de los planes calificados no cubiertos por convenios colectivos —lo que incluye un típico 401(k) de pequeña empresa— esa fecha límite extendida es el 31 de diciembre de 2026. Los planes cubiertos por convenios colectivos y gubernamentales tienen fechas posteriores, pero si ese no es su caso, Nochevieja es su límite.
Comprenda la distinción que el IRS está trazando: los planes han estado obligados a operar en cumplimiento desde la fecha de vigencia de cada disposición. La fecha límite de enmienda es solo para hacer que el papel coincida con la práctica. Operar el plan correctamente pero nunca enmendarlo, o enmendarlo hermosamente mientras se opera mal, ambos son fallas. Necesita ambas mitades.
Qué les debe a estos empleados (es menos de lo que piensa)
Aquí es donde la mayoría de los dueños de pequeñas empresas reaccionan de más en una dirección o de menos en la otra. La ley es deliberadamente limitada:
- Debe permitirles contribuir su propio dinero. Las aportaciones diferidas —antes de impuestos y Roth, si su plan ofrece Roth— deben estar disponibles una vez que califiquen, sujetas a las fechas normales de entrada de su plan.
- No tiene que darles una aportación equiparada (match). Las aportaciones de contrapartida del empleador y las no electivas no son obligatorias para los empleados a tiempo parcial a largo plazo, a menos que su documento del plan diga lo contrario. Lea esa última cláusula dos veces: si la definición de empleado elegible de su documento los incluye accidentalmente en la fórmula de aportación equiparada, debe la aportación. Muchos planes pequeños necesitan la enmienda precisamente para trazar esta línea con claridad.
- Generalmente obtiene alivio en las pruebas de no discriminación. Los empleados a tiempo parcial a largo plazo pueden ser excluidos de ciertas pruebas de no discriminación (ADP/ACP) y de pruebas de plan top-heavy mientras tengan ese estatus. Este es el trato del Congreso: permitirles ahorrar sin desestabilizar sus pruebas de cumplimiento.
- La adquisición de derechos (vesting) corre en un reloj más rápido. Para cualquier persona con historial LTPT, un "año de servicio" para fines de adquisición es un período de 12 meses con al menos 500 horas —no las 1,000 tradicionales. Alguien que su sistema muestra como 30% adquirido bajo la regla de 1,000 horas puede ser legalmente 60% adquirido. Si se equivoca en esto, pierde dinero que nunca fue suyo para perder.
La trampa: la regla del "ex-LTPT"
Aquí está el error que convierte una configuración limpia en un proyecto de corrección. Las exclusiones de pruebas y el trato de no requerir aportación equiparada se aplican solo mientras alguien sea un empleado LTPT. En el momento en que ese trabajador cumple las condiciones de elegibilidad regulares de su plan —por ejemplo, toma suficientes turnos para superar las 1,000 horas— se gradúa al estatus de participante ordinario. A partir de ese año de plan, recibe la aportación equiparada, las contribuciones no electivas y la inclusión completa en las pruebas como cualquier otro.
Pero la regla de adquisición de 500 horas los sigue incluso después de la graduación. Así que su administrador tiene que rastrear dos poblaciones con dos relojes de adquisición indefinidamente: contrataciones regulares bajo la medida de adquisición de 1,000 horas, y LTPT actuales y antiguos bajo la medida de 500 horas. Los sistemas de nómina y mantenimiento de registros configurados para una regla uniforme asignarán derechos incorrectamente durante años en silencio. Pregunte a su administrador de récords, por escrito, cómo marcan el estatus LTPT y ex-LTPT antes de asumir que el software lo maneja.
Cinco errores que los pequeños empleadores cometen con esta regla
1. Nunca ejecutar el censo de horas. La regla se basa en horas realmente trabajadas en períodos de cómputo consecutivos. Si nadie extrae el informe, los empleados elegibles nunca reciben su paquete de inscripción, y cada oportunidad de aportación diferida perdida es una falla corregible con intereses. Extraiga las horas de 2023 a 2025 ahora, usando el período de cómputo de su plan —no solo el año calendario por costumbre.
2. Olvidar la expansión a 403(b). Las organizaciones sin fines de lucro, escuelas y clínicas que patrocinan planes 403(b) cubiertos por ERISA a veces asumen que el proyecto LTPT es un problema de 401(k). SECURE 2.0 trajo los planes 403(b) al alcance a partir de los años de plan 2025. Si ese es su caso, sus primeros participantes LTPT pueden ya estar esperando.
3. Aplicar el calendario de adquisición de 1,000 horas a todos. Como se describió anteriormente, los años de adquisición LTPT y ex-LTPT se ganan a 500 horas. Un informe de adquisición uniforme es incorrecto por construcción. Mantenga el conteo separado.
4. Prometer accidentalmente la aportación equiparada. Revise las definiciones de elegibilidad de su plan para aportaciones equiparadas y no electivas. Si el lenguaje no excluye afirmativamente a los empleados LTPT, puede estar contractualmente obligado a contribuciones que el estatuto nunca requirió. Esto es exactamente lo que la enmienda de diciembre debería corregir —con su abogado o administrador externo (TPA) redactando, no una edición de bricolaje.
5. Tratar la fecha límite de enmienda como la fecha de inicio. El 31 de diciembre de 2026 es el último día para firmar enmiendas conformes, no el día para comenzar a pensar en ellas. Las enmiendas requieren que su TPA redacte, que usted revise y adopte, y que la nómina implemente las elecciones de aportación diferida para los nuevos participantes —una cadena que no se comprime en la última semana de diciembre. Inicie la conversación este otoño.
Su lista de verificación antes del 31 de diciembre
Trabaje en estos pasos en orden, con su administrador externo o asesor de beneficios en el circuito:
- Confirme sus períodos de cómputo. ¿Año calendario o año de aniversario? Su censo de horas no significa nada hasta que esto esté resuelto.
- Ejecute el censo. Identifique a todos los mayores de 21 años con 500 o más horas en cada uno de los últimos dos (y tres) períodos consecutivos. Marque quién debe entrar en su próxima fecha de entrada.
- Entregue materiales de inscripción. Los empleados LTPT elegibles necesitan avisos y oportunidades de elección de aportación diferida en el mismo calendario de fechas de entrada que cualquier otro. Documente la entrega.
- Audite los registros de adquisición. Recalcule los años de adquisición con el umbral de 500 horas para cualquier persona con historial LTPT, incluidos los ex-LTPT que se graduaron a estatus completo.
- Revise las pruebas y contribuciones. Confirme que los LTPT fueron correctamente incluidos o excluidos de las pruebas ADP/ACP y top-heavy para 2024 y 2025, y que no se prometió ni pagó ninguna aportación equiparada no intencionada.
- Adopte la enmienda. Ejecute la enmienda escrita del plan que cubra las disposiciones LTPT (además de cualquier otro elemento pendiente de SECURE/CARES que su TPA señale) a más tardar el 31 de diciembre de 2026. Guarde la copia firmada con los registros de su plan permanentemente.
- Corrija los flujos de nómina. Asegúrese de que las elecciones de aportación diferida para los nuevos participantes LTPT fluyan realmente de la nómina al administrador de récords, y concilie los primeros dos ciclos.
El ángulo contable: las horas son un activo del plan
Deje a un lado la jerga de beneficios y esta regla es un problema de integridad de datos —exactamente el tipo que la disciplina contable resuelve. La elegibilidad depende de las horas trabajadas por período de cómputo, por empleado, a través de múltiples años. Eso significa que el detalle de horas de su sistema de nómina ahora es un registro del plan de jubilación, y debe sobrevivir la rotación de empleados, los cambios de proveedor y las auditorías años en el futuro.
Tres hábitos prácticos se pagan solos: mantenga las horas granularmente (no solo dólares) en su libro mayor de nómina indefinidamente en lugar de purgar períodos antiguos; concilie las deducciones de aportación diferida LTPT de la nómina con el informe de contribuciones del administrador de récords cada ciclo, de la misma manera que conciliaría cualquier cuenta de compensación; y registre las tarifas de enmienda y revisión de cumplimiento del TPA en una cuenta distinta de servicios profesionales o administración de beneficios para que el costo real del patrocinio del plan sea visible al cierre del año en lugar de enterrado en gastos varios. Libros precisos desde el primer día convierten un apuro de diciembre en un cierre rutinario.
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