Si su empresa creó un nuevo plan 401(k) o 403(b) en cualquier momento después del 29 de diciembre de 2022, la fase de recordatorio amistoso ha terminado oficialmente. Las reglas de inscripción automática obligatoria de la Ley SECURE 2.0 entraron en vigor para los años del plan que comiencen después del 31 de diciembre de 2024; el IRS publicó las regulaciones propuestas bajo la nueva Sección 414A del Código de Rentas Internas en enero de 2025, y la fecha límite para la enmienda del documento del plan que lo vincula todo es el 31 de diciembre de 2026. Si omite cualquier parte de esto —el suelo del 3%, la escalada anual del 1%, la alternativa de inversión predeterminada calificada, el aviso al participante, la ventana de retiro permitida— se enfrentará a un plan descalificado y a la exposición al impuesto especial que ello conlleva.
Esta guía analiza lo que cada empleador pequeño y mediano debe tener definido antes del año del plan 2026, qué hacer con las excepciones y cómo mantener sincronizados la nómina y los documentos del plan sin sorpresas costosas en 2027.
Lo que realmente requiere la Sección 414A
La Sección 101 de la Ley SECURE 2.0 añadió la Sección 414A al Código de Rentas Internas. La disposición establece que cualquier plan 401(k) o 403(b) nuevo establecido después del 29 de diciembre de 2022 debe incluir un Acuerdo de Contribución Automática Elegible, o EACA. Un EACA es un tipo específico de inscripción automática definido bajo la anterior Sección 414(w) del IRC, y conlleva algunas características de diseño no negociables que van más allá de una simple casilla de exclusión en el formulario de inscripción.
Esto es lo que la ley exige como mínimo:
- Tasa de diferimiento inicial predeterminada: Entre el 3% y el 10% de la compensación para el primer período de participación del empleado. La mayoría de los patrocinadores de planes eligen el 3% para minimizar el impacto inicial en el participante, pero algunos optan por un porcentaje mayor para acelerar la preparación para la jubilación.
- Escalada anual: Un aumento obligatorio de 1 punto porcentual cada año hasta que el participante alcance un suelo del 10% y un tope del 15%. Lo predeterminado es escalar del 3% hasta el 10% antes de detenerse, aunque se puede continuar la escalada hasta el 15%.
- Aplicación uniforme: El porcentaje predeterminado debe ser un porcentaje único y uniforme aplicado a todos los empleados elegibles que no realicen una elección afirmativa. No se pueden escalonar los valores predeterminados por cargo, departamento o nivel de compensación.
- Inversión QDIA: En ausencia de una elección de inversión afirmativa, las contribuciones predeterminadas deben invertirse en una alternativa de inversión predeterminada calificada según la Regulación 2550.404c-5 del DOL. Los fondos de fecha objetivo (target-date funds), fondos equilibrados, carteras modelo y cuentas administradas profesionalmente califican si se estructuran correctamente.
- Ventana de retiro permitida: La Sección 414(w) permite —y el mandato de SECURE 2.0 requiere— que los participantes puedan retirar las contribuciones predeterminadas más las ganancias dentro de los 90 días posteriores a la primera contribución, sin la penalización del 10% por retiro anticipado. Los documentos del plan deben ofrecer esta opción explícitamente.
- Cobertura de empleados a tiempo parcial de largo plazo: El EACA debe cubrir a cada empleado elegible, incluidos los empleados LTPT que la Ley SECURE 1.0 y SECURE 2.0 incorporaron para la elegibilidad de diferimiento electivo.
El IRS confirmó en las regulaciones propuestas emitidas el 10 de enero de 2025 que las reglas se vuelven operativamente exigibles para los años del plan que comiencen al menos seis meses después de que se emitan las regulaciones finales. Se espera ampliamente que las regulaciones finales se publiquen a mediados de 2026, lo que significa que la mayoría de los patrocinadores de planes deben planificar en torno al año calendario 2026 para mantener una postura de cumplimiento limpia.
Quién está realmente exento y quién cree estarlo
La lista de exenciones es corta y fácil de malinterpretar. La Sección 414A se aplica a todos los nuevos planes 401(k) y 403(b) a menos que el plan caiga en una de estas cinco categorías:
Planes preexistentes
Cualquier plan 401(k) o 403(b) que haya sido establecido antes del 29 de diciembre de 2022 está exento por derechos adquiridos (grandfathered). "Establecido" significa que el plan fue adoptado y entró en vigor antes de esa fecha. El simple hecho de reformular un plan preexistente en un nuevo documento preaprobado, o fusionarlo con otro plan preexistente, no rompe la exención. La creación de un plan totalmente nuevo después del 29 de diciembre de 2022 —incluso dentro del mismo grupo controlado— sí activa la Sección 414A.
Planes con menos de tres años de existencia
Una empresa nueva que adopta un plan 401(k) en su primer año tiene un margen de tres años. El requisito de EACA comienza el primer día del primer año del plan que se inicie después de que la empresa haya existido durante tres años completos. Esto protege a las startups en fase inicial de la carga administrativa durante su frágil etapa inicial.
Planes gubernamentales
Los planes mantenidos por gobiernos estatales y locales están fuera, al igual que la mayoría de los planes de subdivisiones y agencias políticas. El Thrift Savings Plan federal también queda fuera del alcance.
Planes 401(k) SIMPLE
Los planes que cumplen con los requisitos de 401(k) SIMPLE bajo la Sección 401(k)(11) del IRC están exentos. También lo están las cuentas IRA SIMPLE, que para empezar no son planes 401(k).
Planes de pequeños empleadores con menos de 10 empleados
Si el empleador emplea normalmente a menos de 10 empleados, el mandato EACA no se aplica. El umbral de 10 empleados se mide utilizando las mismas reglas de conteo de personal que se aplican para la cobertura de continuación de COBRA bajo la Sección 54.4980B-2 Q&A-5 del Reglamento del Tesoro. Contar correctamente al personal es fundamental: los empleados a tiempo parcial cuentan de forma fraccionada, y la prueba analiza el año calendario anterior, por lo que una empresa en crecimiento puede superar el umbral a mitad de año sin darse cuenta.
La trampa en la que caen la mayoría de los patrocinadores es asumir que una exención es permanente. La exclusión de tres años para nuevos negocios se evapora en el momento en que se cruza el umbral. La exención para pequeños empleadores desaparece una vez que se contrata al décimo equivalente a tiempo completo. Tan pronto como termina la exclusión, el EACA debe estar implementado para el primer día del siguiente año del plan.
Contabilidad e integración de nómina: Donde fallan la mayoría de los planes
El patrón de incumplimiento rara vez es la falta de un documento del plan; es un sistema de nómina que no ejecuta realmente lo que dice el documento del plan. Una contabilidad precisa desde el primer período de pago después de que el EACA entra en vigor evita pesadillas posteriores con el IRS, el Departamento de Trabajo (DOL) y sus propios participantes.
Tres elementos operativos merecen una atención especial:
Codificación de diferimiento por defecto en la nómina. Cada nueva contratación que alcance la fecha de elegibilidad del plan debe tener un diferimiento 401(k) antes de impuestos del 3% (o superior, si así lo eligió) codificado automáticamente en su primer cheque de pago, a menos que haya realizado una elección afirmativa. La mayoría de las plataformas HRIS modernas —Gusto, Rippling, ADP Workforce Now, Paychex Flex, UKG, Workday— admiten esto de forma nativa, pero la opción rara vez está activada por defecto. Audite su sistema de nómina antes del inicio del año del plan para confirmar que el código de deducción correcto esté asignado al código de ingresos correcto.
Ejecución del escalamiento anual. Una vez que un participante se inscribe automáticamente, su tasa de diferimiento debe aumentar 1 punto porcentual al comienzo de cada año del plan hasta que alcance al menos el 10%. Esto requiere una regla recurrente en la nómina, no un asiento de diario manual. Si se equivoca en esto, tendrá un problema de contribución correctiva con ajustes de ganancias, lo cual es costoso y vergonzoso.
Contabilidad de retiros permitidos. Cuando un participante elige realizar el retiro permitido de 90 días, usted debe devolver sus contribuciones más las ganancias, tratar la distribución como ingreso ordinario en el año en que se recibe y no aplicar la penalización del 10% por retiro anticipado bajo la Sección 72(t) del IRC. El participante recibe un Formulario 1099-R con el código de distribución apropiado. Su administrador de registros se encarga de la mecánica, pero su sistema de nómina debe detener el diferimiento en el futuro y su sistema contable debe rastrear los tiempos.
Los patrocinadores de planes que mantienen registros limpios y con control de versiones de cada inscripción por defecto, cada entrega de aviso, cada elección de QDIA y cada ajuste de deducción de nómina tienen un camino mucho más fácil en la próxima auditoría de planes de empleados del IRS o consulta ERISA del DOL.
El conjunto de avisos anuales y divulgaciones de 2026
Cada empleado cubierto por un EACA debe recibir un aviso por escrito que explique la inscripción automática, la tasa de contribución por defecto, la inversión por defecto, el derecho a elegir una tasa o inversión diferente y el derecho a realizar un retiro permitido. Las reglas de tiempo:
- Aviso de nueva elegibilidad: Se entrega cuando el empleado es elegible por primera vez para participar.
- Aviso anual: Se entrega entre 30 y 90 días antes del inicio de cada año del plan a cada empleado cubierto por el EACA.
- Aviso simplificado para empleados no inscritos: Bajo una simplificación de SECURE 2.0, los empleados que ya han recibido el SPD (Resumen de la Descripción del Plan) completo y las divulgaciones requeridas pero no se han inscrito pueden recibir un aviso de recordatorio anual en lugar del conjunto completo de avisos, siempre que reciban el aviso de su elegibilidad y de cualquier fecha límite de elección.
Para el inicio del año del plan el 1 de enero de 2026, el aviso anual debe entregarse entre el 3 de octubre de 2025 y el 2 de diciembre de 2025. Se permite la entrega electrónica bajo los puertos seguros de divulgación electrónica del DOL, pero deben cumplirse las condiciones del puerto seguro (safe harbor), lo que significa que el empleado accede al correo electrónico en el trabajo como parte de sus tareas laborales habituales, o el empleado ha consentido afirmativamente a la entrega electrónica y ha reconocido que entiende que puede solicitar papel.
El plazo para la enmienda del documento del plan
El cumplimiento operativo es obligatorio para el año del plan 2025 y posteriores. El cumplimiento del documento del plan —es decir, que el plan formal por escrito debe decir lo que usted está haciendo realmente— tiene un plazo posterior.
La mayoría de los planes deben enmendarse para incorporar los cambios de SECURE 2.0 antes del 31 de diciembre de 2026. Para los planes negociados colectivamente, el plazo se extiende hasta el 31 de diciembre de 2028. Para la mayoría de los planes gubernamentales, el plazo es el 31 de diciembre de 2029.
Si utiliza un documento de plan pre-aprobado de un administrador de registros, este último normalmente enviará un paquete de enmienda SECURE 2.0 para que usted lo revise y lo adopte. Si utiliza un documento diseñado individualmente, su asesor legal de ERISA debe redactar la enmienda. De cualquier manera, la enmienda debe firmarse y adoptarse antes del límite del 31 de diciembre de 2026 para permanecer en el puerto seguro de cumplimiento operativo que el IRS extendió para las disposiciones de SECURE 2.0.
El lado de las sanciones: Qué sucede si se equivoca
Un plan 401(k) que no cumpla con la Sección 414A no es un plan calificado bajo la Sección 401(a) del IRC. Las consecuencias derivadas si esto no se corrige:
- Pérdida de la deducción del empleador por las contribuciones
- Tributación inmediata de los saldos de las cuentas de los participantes consolidados
- Las ganancias del fideicomiso quedan sujetas a impuestos corrientes
- Posible exposición a impuestos especiales bajo la Sección 4979A del IRC sobre ciertas asignaciones prohibidas
- Tarifas de presentación del Programa de Corrección Voluntaria del IRS y contribuciones correctivas para resarcir a los participantes
El IRS ofrece programas de autocorrección y corrección voluntaria a través del EPCRS (el Sistema de Resolución de Cumplimiento de Planes de Empleados), pero el costo de una contribución correctiva por oportunidades de diferimiento omitidas — típicamente el 25% del diferimiento omitido más el 100% de la contribución equivalente (match) omitida, ajustada por ganancias — se acumula rápidamente en una plantilla de cincuenta o cien empleados durante múltiples años del plan.
Coordinación con el resto de su calendario de cumplimiento de 2026
La Sección 414A es una de las diversas disposiciones de SECURE 2.0 que entrarán en vigor en 2026:
- Requisito de aportación de recuperación (catch-up) tipo Roth para participantes con remuneraciones más altas (salarios FICA superiores a $145,000, indexados)
- Límites de contribución de recuperación más altos para participantes de 60 a 63 años
- Requisito de estado de cuenta de beneficios en papel bajo la Sección 338 de SECURE 2.0, que exige un estado de cuenta anual en papel para los participantes de planes de contribución definida, a menos que opten afirmativamente por la vía electrónica
- Reglas de elegibilidad para empleados a tiempo parcial de largo plazo que continúan expandiéndose
Crear un calendario unificado del año del plan que mapee cada fecha límite de SECURE 2.0 frente a sus ciclos de nómina, los entregables de su administrador de registros, su cronograma de auditoría (si es un declarante de plan grande) y su presentación del Formulario 5500 es la forma más clara de mantenerse al tanto de todas las partes móviles.
Una lista de verificación práctica para los últimos seis meses antes del cierre del año
Si usted es un empleador que patrocina un plan 401(k) o 403(b) establecido después del 29 de diciembre de 2022 y no califica para una exención, esto es lo que debe hacer entre ahora y el 31 de diciembre de 2026:
- Confirmar el estado de exención. Revise la fecha en que se estableció el plan, el número de empleados bajo la prueba COBRA y la fecha en que la propia empresa comenzó sus operaciones.
- Auditar el documento del plan. ¿Incluye actualmente un EACA con el piso del 3%, el escalonamiento anual del 1%, el tope del 10% al 15%, la elección de QDIA y el retiro permitido de 90 días? Si no es así, programe la enmienda ahora.
- Verificar la configuración del sistema de nómina. El código de diferimiento predeterminado, las reglas de escalonamiento, el manejo de retiros y la generación del Formulario 1099-R deben estar configurados correctamente.
- Emitir el aviso anual. Prográmelo entre 30 y 90 días antes del año del plan 2027 y confirme el cumplimiento de la entrega electrónica.
- Capacitar al personal de RR.HH. y nómina. Los empleados recién contratados deben comprender el diseño de inscripción automática y su derecho a optar por no participar o cambiar el diferimiento.
- Documentar el proceso de selección de QDIA. Los comités fiduciarios deben tener actas de reuniones que demuestren el proceso prudente para seleccionar la inversión predeterminada.
- Conciliar sus informes del Formulario 5500. Asegúrese de que su auditor (si corresponde) comprenda la nueva postura de cumplimiento.
Mantenga los registros de su plan organizados y listos para una auditoría
Patrocinar un plan de jubilación en 2026 ya no se trata solo de elegir inversiones y contribuciones equivalentes; se trata de registros limpios y defendibles que puedan resistir el escrutinio del IRS y del DOL. La contabilidad en texto plano coloca cada contribución, deducción, diferimiento de nómina y entrada correctiva en un libro mayor transparente con control de versiones, listo para la IA y libre de la dependencia de proveedores. Beancount.io ofrece a los equipos financieros la pista de auditoría que necesitan sin ceder el control a una plataforma de contabilidad de caja negra. Comience gratis y aplique a sus libros contables la misma disciplina de ingeniería que aplica al cumplimiento de su plan de jubilación.