Si tiene empleados en Vermont o Nueva York y actualmente no ofrece un plan de jubilación, el estado ahora espera que haga algo al respecto, y la fecha límite ya pasó para muchos empleadores.
En el primer semestre de 2026, dos programas estatales de auto-IRA alcanzaron sus fechas clave de cumplimiento con semanas de diferencia. Vermont Saves pasó a cubrir a empleadores con tan solo cinco empleados antes del 1 de julio de 2026, mientras que el Programa de Ahorro Secure Choice de Nueva York se implementó en tres fases que finalizaron el 15 de julio de 2026. Si no vio el aviso en su bandeja de entrada de nómina, no está solo: las encuestas muestran consistentemente que más de la mitad de los dueños de pequeñas empresas no se dan cuenta de que su estado tiene un mandato en absoluto, hasta que llega un aviso de sanción.
Esta guía desglosa qué requieren realmente Vermont Saves y New York Secure Choice, qué significa "sin costo para el empleador" para su flujo de trabajo de nómina y cómo mantenerse en cumplimiento sin convertir sus libros en un desastre.
Qué Son las Auto-IRAs Estatales y Por Qué Existen Ahora
Alrededor de 56 millones de trabajadores del sector privado en los EE. UU. no tienen forma de ahorrar para la jubilación en el trabajo. Para cerrar esa brecha, los estados han creado programas de auto-IRA (acuerdos de IRA Roth administrados por el estado) donde el empleador solo está obligado a facilitar las deducciones de nómina. No patrocina un plan, no iguala contribuciones y no actúa como fiduciario.
Así funciona en la práctica:
- Se registra en el portal estatal o certifica que ya ofrece un plan calificado (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Los empleados elegibles se inscriben automáticamente con una tasa de contribución predeterminada. Pueden optar por no participar, cambiar la tasa o volver a unirse en cualquier momento.
- Usted retiene el porcentaje elegido de su cheque de pago y lo remite al administrador del programa estatal. Ese es su deber continuo principal.
Para fines de 2026, 19 estados más la ciudad de Nueva York, Seattle y Filadelfia tendrán reglas similares en vigor. Vermont y Nueva York son simplemente los que más afectaron a los pequeños empleadores en la ola de julio de 2026.
Vermont Saves: Quién Está Cubierto y Cuándo
Vermont Saves — conocida como VTSaves — se convirtió en ley como el Proyecto de Ley 135 del Senado y es administrado por la Oficina del Tesorero del Estado de Vermont. Vestwell gestiona las cuentas diarias. Se lanzó con un programa piloto en octubre de 2024 y se abrió a todos los empleadores elegibles el 1 de diciembre de 2024.
Umbral para empleadores
Cualquier empleador de Vermont que haya tenido cinco o más empleados en cualquier momento del año calendario y no ofrezca un plan de jubilación calificado debe registrarse. En 2026, el programa se expande aún más: las enmiendas adoptadas a principios de 2026 extienden el mandato a empleadores con tan solo dos empleados más adelante en el año, por lo que incluso las microempresas deben realizar un seguimiento de su número de empleados.
Si ya ofrece un 401(k), SEP, SIMPLE u otro plan calificado a sus trabajadores de Vermont, está exento — pero aún debe certificar esa exención en el portal de VTSaves.
Fechas límite por fases
El estado estableció fechas límite por fases según el tamaño del empleador:
- 25 o más empleados: 1 de enero de 2026
- 5 a 14 empleados: 1 de julio de 2026
- Empleadores más pequeños: fechas escalonadas hasta finales de 2026 cuando entre en vigencia la expansión a dos empleados
Más de 1,000 empleadores de Vermont se habían inscrito a principios de 2025, según la oficina del Tesorero, pero muchas empresas de 5 a 14 empleados alcanzaron su primera fecha límite este julio.
Cómo funcionan las contribuciones
- Tipo de cuenta: Roth IRA por defecto. Los empleados pueden elegir una IRA tradicional, pero son responsables de confirmar su propia elegibilidad y límites de contribución ante el IRS.
- Tasa predeterminada:: 5% del salario bruto, deducible después de calcular los impuestos de nómina.
- Aumento automático: La tasa aumenta 1 punto porcentual cada enero, hasta el 8%, a menos que el empleado opte por no participar en el aumento o elija una tasa diferente.
- Inversiones: Si el empleado no elige, el dinero se destina a un fondo de fecha objetivo basado en la edad. Hay una variedad de opciones disponibles.
- Acceso: Debido a que es una Roth IRA, los empleados pueden retirar sus contribuciones de capital en cualquier momento sin impuestos ni sanciones según las reglas de Roth. Las ganancias están sujetas a las reglas habituales de retiro de Roth.
Los empleadores no contribuyen. No hay igualación del empleador ni tarifa para participar.
Sanciones en Vermont
Vermont estableció una sanción inicial modesta para que los empleadores se registren y luego programó un aumento. Hasta el 30 de septiembre de 2026, la sanción máxima es de 75 por empleado elegible. Las sanciones se acumulan por no registrarse o facilitar las deducciones, no por si sus empleados eligen o no ahorrar.
New York Secure Choice: Tres Fases que Finalizan en Julio de 2026
New York Secure Choice, creado por el Artículo 43 de la Ley de Negocios Generales y que pasó de voluntario a obligatorio en 2021, es la versión del estado para trabajadores del sector privado sin un plan de trabajo. Después de varios años de retrasos, el programa se volvió completamente operativo a principios de 2026.
Quién debe participar
Está cubierto si es un empleador del sector privado, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, que:
- Ha tenido 10 o más empleados en Nueva York en todo momento durante el año calendario anterior,
- Ha estado en el negocio al menos dos años y
- No ofrece un plan de jubilación calificado.
¿Tiene menos de 10 empleados o menos de dos años en el negocio? Está exento por ahora, pero aun así debe ir al portal de Secure Choice y certificar su exención con su código de acceso y EIN. Ignorar el aviso no lo hace desaparecer: el estado rastrea a los que no responden por separado de los que no se inscriben.
Fechas límite por tamaño
El despliegue de Nueva York fue explícitamente escalonado:
- 30 o más empleados: Regístrese o certifique antes del 18 de marzo de 2026
- 15 a 29 empleados: 15 de mayo de 2026
- 10 a 14 empleados: 15 de julio de 2026
Esa fecha de julio es la que acaba de incluir a los empleadores cubiertos más pequeños. Si está en esta categoría y no se ha registrado, ya está vencido.
Cómo funcionan las contribuciones
- Tipo de cuenta:: Roth IRA con inscripción automática. Los empleados pueden optar por no participar o ajustar en cualquier momento.
- Tasa predeterminada:: 3% de los salarios brutos. Los empleados pueden aumentarla, reducirla o ponerla a cero, sujeto a los límites federales de IRA (8,000 si tiene 50 años o más).
- Momento de la inscripción: Los nuevos empleados deben inscribirse dentro de los 30 días posteriores a la contratación si son elegibles y no han optado por no participar.
- Rol del empleador: Facilitar las deducciones de nómina, remitirlas al programa, distribuir la información del programa estatal a los empleados y mantener registros. No elige inversiones ni brinda asesoramiento.
Sanciones en Nueva York
La estructura de sanciones ha sido un objetivo en movimiento, lo que explica en parte por qué algunos dueños asumieron que la aplicación no era real. Las pautas actuales de los administradores del programa y los asesores de cumplimiento son claras: después de las advertencias, las sanciones son de 1,000 por empleado por años sucesivos de incumplimiento continuo. Incluso si no está de acuerdo con las cifras finales, el mecanismo de aplicación está activo: el portal contrasta a los empleadores certificados como exentos y registrados con los registros de impuestos de nómina del estado.
Para contextualizar, el programa similar de California utiliza multas progresivas que comienzan en 500 después de 90 días de incumplimiento continuo, e Illinois sigue ese enfoque. Espere que el marco final de Nueva York se ubique en el mismo rango.
Qué Significa Realmente "Sin Costo para el Empleador"
"Gratis" es cierto para las tarifas del plan, pero no para su tiempo. Esto es lo que debe presupuestar:
Configuración única:
- Regístrese en VTSaves.vermont.gov o NYSecureChoice.com, o certifique su exención si ya ofrece un plan.
- Proporcione información básica de nómina: EIN, lista de empleados, frecuencia de pago. Ambos programas ofrecen integraciones directas con Gusto, QuickBooks Payroll, ADP y otros proveedores. Usar la integración evita errores de carga manual.
- Distribuya el paquete de información para empleados del estado. Puede entregarlo en mano o por correo electrónico; no lo reescriba.
Trabajo continuo de nómina:
- Agregue un código de deducción Roth después de impuestos a su sistema de nómina. Esto no es una deducción de 401(k) antes de impuestos: no debería reducir los salarios imponibles federales o estatales.
- Retenga el porcentaje predeterminado o elegido en cada período de pago y remítalo según el cronograma del estado, generalmente junto con su ciclo de nómina regular. Los pagos atrasados se tratan como depósitos atrasados de dinero de los empleados, por lo que la puntualidad es importante aunque no sea ERISA.
- Gestione las exclusiones, los cambios de tarifas y las inscripciones de nuevos empleados dentro del plazo requerido. Los empleados pueden cambiar su tarifa en cualquier momento a través del portal estatal; usted aplica lo que el portal le indique que retenga.
Lo que no debe hacer:
- No ofrezca asesoramiento de inversión ni influya en que los empleados se queden o se retiren. Entrégueles los materiales oficiales y deje que ellos decidan.
- No trate los montos retenidos como su dinero. Son salarios de los empleados que se dirigen a una IRA. Consérvelos solo el tiempo que su proveedor de nómina requiera antes de la transferencia.
La Contabilidad: Cómo Mantener Sus Libros en Orden
Aquí es donde muchos empleadores pequeños fallan, porque el software de nómina hace que la deducción parezca cualquier otra retención, pero su libro mayor debe contar la historia correctamente.
1. Es un pasivo, no un gasto
Cuando retiene el 5% para Vermont Saves o el 3% para New York Secure Choice, no está incurriendo en un costo nuevo. Ya incurrió en el gasto salarial cuando ejecutó la nómina.
- En la nómina: Débito a la Cuenta de Gastos por Salarios por el total bruto, crédito a Caja por el cheque neto, crédito a Pasivos de Nómina: Cuentas por Pagar de Auto-IRA Estatal por el monto retenido (junto con las otras retenciones).
- En la remisión: Débito a Pasivos de Nómina: Cuentas por Pagar de Auto-IRA Estatal, crédito a Caja cuando transfiera a Vestwell o al administrador del programa de Nueva York.
Si registra la remesa como un gasto, duplicará los salarios y subestimará las ganancias.
2. Manténgalo fuera de sus cuentas de gastos de jubilación
No publique estas deducciones en "Gastos de Plan de Jubilación" o "Contribución del Empleador 401(k)". Esas cuentas deben reflejar solo el dinero que usted contribuye como empleador. Las retenciones de auto-IRA se financian con fondos de los empleados por definición. Una cuenta de pasivo separada, por ejemplo, Pasivos:Nómina:VTSaves y Pasivos:Nómina:NYSecureChoice, mantiene la conciliación sencilla y su P&L honesto.
3. Concilie como cualquier otra retención
Su proveedor de nómina debe mostrar la deducción en cada talón de pago y en el diario de nómina. Cada mes, concilie la cuenta de pasivo: el saldo inicial más el total retenido menos el total remitido debe ser igual al saldo final, que debería ser cero o una pequeña diferencia temporal si la fecha de pago cruza el cierre de mes. Si el saldo crece, está reteniendo pero no remitiendo.
En un software de contabilidad de texto plano, ese patrón es satisfactorio de capturar: una sola cuenta de pasivo que le diga al instante si las deducciones de cada período de pago realmente salieron del negocio.
4. Esté atento a los casos extremos de elegibilidad de IRA
Debido a que son IRA, no planes del empleador, aún se aplican los límites de ingresos y de contribución. Un empleado que gana por encima de la eliminación progresiva de Roth IRA o que ya maximizó las contribuciones de IRA en otro lugar podría hacer una contribución excesiva a través de la auto-IRA sin darse cuenta. No está obligado a controlar la elegibilidad, pero señalar el lenguaje de divulgación estatal sobre los límites de IRA durante la incorporación es un detalle que evita un dolor de cabeza de corrección en primavera.
5. Seguimiento separado si opera en ambos estados
Si tiene empleados en Vermont y Nueva York, mantenga dos cuentas de pasivo. Las tasas de contribución difieren, los portales difieren y las confirmaciones de remesa provienen de administradores diferentes. Mezclarlos garantiza un problema de conciliación a fin de año.
¿Debería Comenzar un 401(k) en su Lugar?
Un mandato de auto-IRA tiene una salida deliberada: ofrezca un plan calificado y estará exento. Para muchos empleadores pequeños, la decisión se reduce al costo, la contratación y si desea contribuir usted mismo.
Quédese con la auto-IRA estatal si:
- Tiene márgenes reducidos, alta rotación o una fuerza laboral que quizás aún no valore un 401(k), y no desea ningún costo de empleador y una exposición fiduciaria mínima.
- Quiere la menor carga administrativa mientras estabiliza el negocio.
Considere un plan privado si:
- Quiere atraer o retener empleados con una contrapartida, o si desea maximizar los ahorros con ventajas impositivas para usted como propietario. Un Solo 401(k), SEP o SIMPLE IRA puede permitirle contribuir mucho más que el límite de IRA de 8,000.
- Quiere controlar la selección de inversiones, la adquisición de derechos o las reglas de elegibilidad.
- Prefiere un solo plan que cubra a los empleados en varios estados en lugar de certificar exenciones estado por estado.
Una SIMPLE IRA es el paso más común para los empleadores de tamaño mediano que superan la auto-IRA: bajo costo de inicio, trámite moderado y puede configurarse a través de la mayoría de los proveedores de nómina. Si sigue este camino antes de la fecha límite estatal, registre su exención tan pronto como el plan esté activo; la exención no es retroactiva.
Tenga en cuenta que los incentivos federales relacionados también han cambiado: SECURE 2.0 ofrece créditos fiscales a los pequeños empleadores que inician un nuevo plan calificado, lo que puede compensar gran parte del costo del primer año. Haga los cálculos con su contador antes de asumir que una "IRA gratuita" es mejor que un "401(k) subsidiado".
Una Lista de Cumplimiento que Puede Ejecutar Esta Semana
Ya sea un negocio en Vermont con seis empleados o un estudio en Brooklyn con doce, se aplican los mismos cinco pasos:
- Confirme si está cubierto. ¿Tiene suficientes empleados en el estado, ha estado en el negocio el tiempo suficiente y ofrece un plan calificado? Si no está seguro sobre la cantidad de empleados, cuente a cualquiera que haya recibido salarios en el estado durante el año calendario; los trabajadores de medio tiempo y de temporada cuentan en ambos estados.
- Regístrese o certifique antes de su fecha límite. ¿Ya la superó? Regístrese ahora. El cumplimiento tardío sigue siendo cumplimiento y detiene el reloj de sanciones más rápido que esperar un aviso.
- Configure correctamente la deducción de nómina. Use un código Roth después de impuestos al 5% para Vermont o al 3% para Nueva York como valor predeterminado, habilite el aumento automático para Vermont si su proveedor lo admite y pruebe un cheque de pago antes de la próxima ejecución completa.
- Entregue el aviso al empleado y respete las elecciones. Los empleados tienen 30 días después de que se les entregue la información del programa para optar por no participar antes de que comiencen las deducciones. Aplique las exclusiones y los cambios de tarifas exactamente como los refleje el portal estatal; no los anule en la nómina.
- Establezca el hábito de remisión y conciliación. Transmita las deducciones a tiempo, conserve las confirmaciones y concilie la cuenta de pasivo mensualmente. Trate las retenciones no remitidas con la misma urgencia que las retenciones de impuestos no pagadas.
No Espere a que Llegue el Aviso de Sanción
Vermont y Nueva York tuvieron despliegues lentos y luego repentinos. Los años piloto y las fechas límite retrasadas enseñaron a los empleadores a pensar "ya lo haremos después", y luego julio de 2026 hizo que "después" fuera tarde para las empresas más pequeñas, exactamente el grupo con menos capacidad disponible para absorber una sanción por empleado.
La buena noticia es que la solución es limitada: regístrese o certifique, conecte un código de deducción en nómina y remita limpiamente. Póngalo en la misma lista de verificación de cierre mensual que la conciliación bancaria y los impuestos a las ventas, no como un proyecto separado que hará el "próximo trimestre".
Los mandatos pequeños tienden a volverse costosos precisamente porque parecen lo suficientemente pequeños como para ignorarlos.
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