Wie sich der Erlass von PPP-Darlehen auf Ihre Steuern auswirkt: Ein vollständiger Leitfaden
Sie haben einen Erlass für Ihr PPP-Darlehen erhalten – herzlichen Glückwunsch! Doch bevor Sie dieses Kapitel in Ihren Büchern abschließen, stellt sich eine entscheidende Frage, die sich jeder Geschäftsinhaber stellt: „Was bedeutet das für meine Steuern?“
Die steuerliche Behandlung von PPP-Darlehen (Paycheck Protection Program) war seit dem Start des Programms ein bewegliches Ziel, mit regulatorischen Änderungen, welche die Richtlinien der IRS (US-Finanzbehörde) auf den Kopf stellten. Das Verständnis dieser Auswirkungen ist nicht nur wichtig, um Überraschungen bei der Steuererklärung zu vermeiden – es geht darum, den finanziellen Nutzen, der Ihnen zusteht, zu maximieren und sowohl die Bundes- als auch die einzelstaatlichen Anforderungen zu erfüllen.
Die große Frage: Ist das erlassene PPP-Geld steuerpflichtiges Einkommen?
Hier ist die gute Nachricht vorab: Erlassene PPP-Darlehensbeträge gelten auf Bundesebene nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Dies war die ausdrückliche Absicht des Kongresses bei der Verabschiedung des CARES Act – notleidenden Unternehmen echte finanzielle Entlastung zu bieten, ohne eine zukünftige Steuerlast zu schaffen.
Dieser Ausschluss gilt unabhängig davon, ob Sie:
- Noch auf eine Entscheidung über den Erlass warten
- Einen teilweisen Erlass erhalten haben
- Ihr gesamtes Darlehen erlassen wurde
Der erlassene Betrag erscheint nicht als Einkommen in Ihrer Steuererklärung, und Sie schulden darauf keine Bundeseinkommensteuer. Punkt.
Die Wendung: Was ist mit den Ausgaben, die mit PPP-Mitteln bezahlt wurden?
Hier wurde es kompliziert – und hier haben sich die Regeln dramatisch geändert.
Die ursprüngliche Position der IRS
Als die PPP-Darlehen eingeführt wurden, vertrat die IRS eine Position, die viele Geschäftsinhaber schockierte: Sie erklärte, dass Ausgaben, die mit PPP-Darlehenserlösen bezahlt wurden, nicht steuerlich absetzbar seien. Ihre Begründung basierte auf IRC Section 265(a)(1), die im Allgemeinen Abzüge für Ausgaben untersagt, die zur Erzielung steuerfreier Einkünfte verwendet werden.
In der Praxis bedeutete dies: Wenn Sie Ihr 50.000-Dollar-PPP-Darlehen zur Deckung von Lohnkosten, Miete und Nebenkosten verwendeten – genau die Ausgaben, für die das Programm konzipiert war –, konnten Sie diese 50.000 Dollar an Ausgaben nicht in Ihrer Steuererklärung absetzen. Unternehmen würden effektiv den steuerlichen Vorteil dieser Abzüge verlieren.
Die bahnbrechende gesetzliche Neuregelung
Geschäftsinhaber und Interessenvertreter wehrten sich vehement und argumentierten, dass diese Behandlung den gesamten Zweck der PPP-Entlastung untergrabe. Der Kongress hörte zu.
Am 22. Dezember 2020 verabschiedete der Kongress den Consolidated Appropriations Act, der den COVID-related Tax Relief Act von 2020 enthielt. Diese Gesetzgebung stellte ausdrücklich klar, dass alle mit PPP-Darlehenserlösen bezahlten Ausgaben voll steuerlich absetzbar sind, wodurch die frühere Richtlinie der IRS direkt aufgehoben wurde.
Dies schuf das, was Steuerfachleute einen „doppelten Vorteil“ nennen:
- Das erlassene Darlehen ist kein steuerpflichtiges Einkommen.
- Die mit diesem Darlehen bezahlten Ausgaben sind dennoch absetzbar.
Wenn Ihr 50.000-Dollar-PPP-Darlehen erlassen wurde, geben Sie diese 50.000 Dollar nicht als Einkommen an UND dürfen dennoch die 50.000 Dollar für Lohnkosten, Miete und Nebenkosten, die Sie damit bezahlt haben, absetzen.
Was das für Ihre Steuererklärung bedeutet
Für bereits eingereichte Erklärungen
Wenn Sie Ihre Steuererklärung für 2020 oder 2021 vor dieser Regeländerung eingereicht und die mit PPP-Mitteln bezahlten Ausgaben nicht abgezogen haben, sollten Sie eine Berichtigung dieser Erklärungen in Betracht ziehen. Die IRS hat klargestellt, dass diese Ausgaben nun absetzbar sind und Sie berechtigt sind, sie rückwirkend geltend zu machen.
Eine Berichtigung der Erklärung kann:
- Ihr steuerpflichtiges Einkommen senken
- Eine Steuererstattung generieren
- Die geschätzten Steuerzahlungen für das folgende Jahr senken
Für aktuelle und zukünftige Erklärungen
Für jedes Steuerjahr, in dem Sie PPP-Mittel erhalten haben (auch wenn diese noch nicht erlassen wurden), können Sie die gewöhnlichen Betriebsausgaben absetzen, die Sie mit diesen Mitteln bezahlt haben. Dies beinhaltet:
- Lohnkosten: Gehälter, Löhne, Provisionen, Trinkgelder
- Sozialleistungen: Krankenversicherungsprämien, Altersvorsorgebeiträge
- Miete: Leasingzahlungen für gewerbliche Immobilien
- Nebenkosten: Strom, Gas, Wasser, Internet, Telefon
- Gedeckte Hypothekenzinsen: Zinsanteil von Hypothekenzahlungen auf Geschäftsbesitz
- Gedeckte Betriebsausgaben: Bestimmte Unternehmenssoftware, Cloud-Computing, Produktlieferkosten
Verfolgen und kategorisieren Sie diese Ausgaben sorgfältig – Ihre Buchführungsunterlagen müssen potenziellen Prüfungen standhalten.
Die steuerliche Behandlung auf Bundesstaatsebene: Es ist kompliziert
Während die Behandlung auf Bundesebene nun klar ist, variiert die steuerliche Behandlung in den Bundesstaaten erheblich. Hier müssen Sie genau auf Ihren spezifischen Standort achten.
Staaten mit vollständig vorteilhafter Behandlung
37 Bundesstaaten plus der District of Columbia bieten die gleiche Behandlung wie das Bundesrecht:
- Erlassene PPP-Darlehen vom steuerpflichtigen Einkommen ausschließen
- Voller Abzug der mit PPP-Mitteln bezahlten Ausgaben erlauben
Staaten mit weniger vorteilhafter Behandlung
Einige Staaten wählten andere Ansätze:
- Besteuerung der erlassenen Beträge: Einige wenige Staaten behandeln erlassene Darlehen auf Bundesstaatsebene als steuerpflichtiges Einkommen.
- Verweigerung des Ausgabenabzugs: Einige Staaten erlauben keinen Abzug für Ausgaben, die mit erlassenen PPP-Mitteln bezahlt wurden.
- Hybrid-Ansätze: Einige Staaten erlauben einen Vorteil, aber nicht den anderen.
Staaten, die anfangs eine weniger vorteilhafte Behandlung hatten, könnten ihre Regeln inzwischen geändert haben. Überprüfen Sie daher die aktuelle Position Ihres Bundesstaates. Die steuerliche Behandlung variiert so stark, dass Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, jeden Standort separat bewerten müssen.
Die Tücke des Owner Compensation Replacement (OCR)
Für Geschäftsinhaber, die den „Owner Compensation Replacement“ (OCR, Inhaber-Vergütungsersatz) in ihre PPP-Darlehensberechnung einbezogen haben, kann die steuerliche Behandlung je nach Unternehmensstruktur variieren:
Personengesellschaften und als Personengesellschaften besteuerte LLCs
OCR erscheint in der Regel als garantierte Zahlungen („guaranteed payments“) auf den Schedule K-1-Formularen. Diese garantierten Zahlungen sind steuerpflichtiges Einkommen für den Gesellschafter, selbst wenn sie mit erlassenen PPP-Mitteln gezahlt wurden. Die Personengesellschaft setzt sie ab, und der Gesellschafter meldet sie als Einkommen.
Einzelunternehmen
Für Einzelunternehmer kann die Behandlung anders ausfallen, da es keine rechtliche Trennung zwischen dem Unternehmen und dem Inhaber gibt. Die „Vergütung“ ist eigentlich nur der Geschäftsgewinn, der in den Schedule C einfließt. Konsultieren Sie einen Steuerberater zu Ihrer spezifischen Situation.
S-Corporations
Die Inhabervergütung muss den Regeln für angemessene Vergütung („reasonable compensation“) entsprechen. Wenn Sie PPP-Mittel für W-2-Löhne des Inhabers verwendet haben, sind diese Löhne für Sie als Arbeitnehmer steuerpflichtig, aber die S-Corporation setzt sie als Betriebsausgabe ab.
Buchführung: Die Sechs-Jahres-Regel
Selbst nachdem Ihr PPP-Darlehen erlassen wurde, verschwinden die Dokumentationsanforderungen nicht. Sowohl die SBA als auch Ihr Kreditgeber behalten sich Prüfungsrechte für bis zu sechs Jahre nach dem Darlehenserlass oder der vollständigen Rückzahlung vor.
Während dieser Zeit müssen Sie Unterlagen aufbewahren, die Folgendes dokumentieren:
- Wie Sie die Höhe Ihres PPP-Darlehens berechnet haben
- Wofür Sie die Mittel ausgegeben haben
- Belegunterlagen (Lohnabrechnungen, Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen usw.)
- Den Zeitplan Ihres Abdeckungszeitraums („covered period“)
- FTE-Berechnungen (Vollzeitäquivalente) und Aufrechterhaltung von Gehältern/Löhnen
Die Strafen für unzureichende Aufzeichnungen oder falsche Angaben können schwerwiegend sein, einschließlich Geldstrafen und im Falle von Betrug sogar strafrechtlicher Verfolgung.
Was passiert, wenn Ihr Darlehen nicht (ordnungsgemäß) erlassen wurde?
Die oben beschriebene günstige steuerliche Behandlung gilt für ordnungsgemäß erlassene PPP-Darlehen. Wenn die SBA feststellt, dass Ihr Darlehen die Bedingungen für einen Erlass nicht erfüllt, ändert sich das steuerliche Bild:
Sie müssen das Darlehen zurückzahlen
Der nicht erlassene Teil wird zu einem regulären Darlehen, das Sie mit Zinsen zurückzahlen müssen (1 % für Darlehen, die vor dem 5. Juni 2020 ausgegeben wurden, und 1 % für die meisten Darlehen danach).
Potenzielle steuerliche Auswirkungen
Falls festgestellt wird, dass ein Teil Ihres PPP-Darlehens fälschlicherweise erlassen wurde:
- Dieser Betrag kann zu steuerpflichtigem Einkommen werden
- Die SBA kann die Rückzahlung fordern
- Es könnten Strafen wegen falscher Angaben drohen
Dies macht eine ordnungsgemäße Dokumentation und eine ehrliche Verwendung des Darlehens absolut entscheidend.
Häufige Steuerfehler, die es zu vermeiden gilt
Fehler Nr. 1: Ausgaben, die mit PPP-Mitteln bezahlt wurden, nicht absetzen
Einige Geschäftsinhaber glauben immer noch an die ursprünglichen IRS-Richtlinien und machen keine Abzüge für Ausgaben geltend, die mit PPP-Mitteln bezahlt wurden. Dies kostet sie Tausende an unnötigen Steuern.
Fehler Nr. 2: Unterschiede bei der Bundesstaatensteuer vergessen
Die Annahme, dass Ihr Bundesstaat der Bundesbehandlung folgt, ohne dies zu überprüfen, kann zu unerwarteten Steuerrechnungen auf Bundesstaatsebene oder verpassten Abzügen führen.
Fehler Nr. 3: Mangelhafte Trennung von PPP- und Nicht-PPP-Ausgaben
Obwohl Sie kein separates Bankkonto für PPP-Mittel benötigen, brauchen Sie klare Aufzeichnungen darüber, welche Ausgaben mit PPP-Geldern und welche mit anderen Mitteln bezahlt wurden. Dies ist sowohl für Erlassanträge als auch für die Steuerberichterstattung wichtig.
Fehler Nr. 4: Ignorieren der steuerlichen Behandlung von OCR
Geschäftsinhaber vergessen manchmal, dass die Inhabervergütung, die in diese Berechnung einbezogen wurde, trotz der Steuerfreiheit des PPP-Darlehens selbst je nach Unternehmensstruktur steuerpflichtiges Einkommen sein kann.
Fehler Nr. 5: Unzureichende Dokumentation
Das sechsjährige Prüfungsfenster bedeutet, dass Sie die PPP-Dokumentation nicht nachlässig behandeln dürfen. Organisieren und bewahren Sie alle Belegunterlagen auf.
Verfolgen Sie Ihre Finanzunterlagen mit Zuversicht
Egal, ob Sie die Dokumentation von PPP-Darlehen verwalten, abzugsfähige Ausgaben verfolgen oder für die Steuersaison planen – die Führung organisierter Finanzunterlagen ist unerlässlich. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – perfekt für die detaillierte Buchführung, die die Einhaltung der PPP-Vorgaben erfordert. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Unternehmen beim Thema Finanzunterlagen auf Plain-Text-Accounting vertrauen.
