Wie Sie sich als Geschäftsinhaber selbst bezahlen: Gehalt vs. Privatentnahme erklärt
Die meisten Menschen gründen ein Unternehmen, um Geld zu verdienen – aber überraschend wenige Unternehmensinhaber wissen, wie sie sich am besten tatsächlich selbst bezahlen. Sollten Sie ein festes Gehalt beziehen? Eine Privatentnahme tätigen? Oder eine Kombination aus beidem? Die Antwort hängt von Ihrer Unternehmensstruktur, Ihrer Steuerstrategie und Ihren Wachstumsplänen ab – und ein Fehler kann die Aufmerksamkeit der IRS auf sich ziehen oder Sie Tausende an unnötigen Steuern kosten.
Aktuellen Daten zufolge verdient der durchschnittliche Kleinunternehmer in den Vereinigten Staaten rund 128.000 $ pro Jahr. Aber diese Zahl verbirgt enorme Unterschiede. Einige Inhaber nehmen monatelang gar kein Geld mit nach Hause, während sie in das Wachstum reinvestieren, während andere sich unabsichtlich zu viel auszahlen und ihrem Unternehmen das Betriebskapital entziehen.
Hier ist das, was Sie wissen müssen, um sich selbst auf die richtige Weise zu bezahlen.
Die zwei Hauptmethoden: Gehalt vs. Privatentnahme
Es gibt zwei grundlegende Ansätze, um Geld aus Ihrem Unternehmen für den persönlichen Gebrauch zu entnehmen.
Privatentnahme (Owner's Draw)
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn Sie Geld direkt aus Ihren Unternehmensgewinnen entnehmen. Sie entscheiden über die Höhe und den Zeitpunkt. Entnahmen verringern Ihr Eigenkapital im Unternehmen – stellen Sie es sich so vor, als würden Sie Geld von einem Konto abheben, das Ihnen gehört.
Hauptmerkmale einer Privatentnahme:
- Zum Zeitpunkt der Entnahme werden keine Steuern einbehalten
- Sie sind selbst für die Zahlung der Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern verantwortlich
- Sie müssen vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen leisten, um Strafen zu vermeiden
- Der Betrag kann je nach Geschäftsentwicklung variieren
Gehalt (W-2-Vergütung)
Ein Gehalt bedeutet, dass Sie sich in regelmäßigen Abständen einen festen Betrag auszahlen, genau wie jedem anderen Mitarbeiter auch. Ihr Unternehmen behält Einkommensteuer, Social Security und Medicare von jedem Gehaltsscheck ein und führt diese Zahlungen in Ihrem Namen an die IRS ab.
Hauptmerkmale eines Gehalts:
- Steuern werden automatisch von jedem Gehaltsscheck einbehalten
- Bietet ein vorhersehbares persönliches Einkommen
- Stellt eine abzugsfähige Betriebsausgabe dar
- Muss den von der IRS festgelegten Standards für eine „angemessene Vergütung“ entsprechen
Wie Ihre Unternehmensstruktur Ihre Optionen bestimmt
Ihre Rechtsform bestimmt, welche Vergütungsmethoden verfügbar sind – und in einigen Fällen, welche erforderlich sind.
Einzelunternehmen (Sole Proprietorship)
Wenn Sie als Einzelunternehmer tätig sind, ist eine Privatentnahme Ihre einzige Option. Die IRS unterscheidet nicht zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen, daher gibt es keinen Mechanismus, um sich selbst ein formelles Gehalt zu zahlen. Alle Nettoeinkünfte aus dem Unternehmen fließen in Ihre persönliche Steuererklärung ein, und Sie zahlen die Steuer für Selbstständige (15,3 %) auf den vollen Betrag, unabhängig davon, wie viel Sie tatsächlich entnehmen.
Partnerschaft oder Multi-Member LLC
Partner und LLC-Mitglieder beziehen in der Regel garantierte Zahlungen oder Ausschüttungen. Die Partnerschaft selbst zahlt keine Einkommensteuer – stattdessen meldet jeder Partner seinen Anteil am Gewinn in seiner persönlichen Steuererklärung basierend auf dem Gesellschaftsvertrag an. Die Steuer für Selbstständige fällt auf garantierte Zahlungen und den anteiligen Gewinn jedes Partners aus dem Gewerbe oder Betrieb an.
S Corporation
S Corporations bieten die größte Flexibilität und die beste Möglichkeit zur Steuerplanung. Wenn Sie aktiv im Unternehmen mitarbeiten, verlangt die IRS, dass Sie sich selbst ein „angemessenes Gehalt“ über die Lohnabrechnung zahlen. Nachdem diese Anforderung erfüllt ist, können Sie zusätzliche Gewinne als Ausschüttungen entnehmen, die nicht der Steuer für Selbstständige unterliegen.
Hier liegt das wahre Einsparpotenzial. Ein S-Corp-Inhaber, der 150.000 auszahlt und 60.000 an Steuern für Selbstständige sparen.
C Corporation
Eigentümer-Mitarbeiter einer C Corporation müssen ihre gesamte Vergütung über die Lohnabrechnung als W-2-Lohn erhalten. Privatentnahmen sind nicht möglich. Alle als Dividenden ausgeschütteten Gewinne unterliegen der Doppelbesteuerung – zuerst auf Unternehmensebene (21 % Bund), dann erneut in der persönlichen Steuererklärung des Anteilseigners zum Satz für qualifizierte Dividenden (in der Regel 15–20 %).
Angemessene Vergütung verstehen
Wenn Ihre Unternehmensstruktur ein Gehalt erfordert, erwartet die IRS, dass dieses „angemessen“ (reasonable) ist. Das bedeutet, der Betrag sollte widerspiegeln, was Sie einem nicht nahestehenden Mitarbeiter zahlen würden, um die gleiche Arbeit unter ähnlichen Umständen zu verrichten.
Die IRS prüft mehrere Faktoren bei der Beurteilung, ob eine Vergütung angemessen ist:
- Ausbildung und Erfahrung, die Sie in die Rolle einbringen
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Sie wahrnehmen
- Zeit und Aufwand, die Sie dem Unternehmen widmen
- Vergleichbare Gehälter für ähnliche Positionen in Ihrer Branche und geografischen Region
- Unternehmensgröße und Komplexität, einschließlich der Bruttoeinnahmen
- Rentabilität des Unternehmens und Ihre Rolle bei der Erwirtschaftung dieses Gewinns
Die 60/40-Regel ist ein Mythos
Vielleicht haben Sie gehört, dass Sie Ihr Einkommen in 60 % Gehalt und 40 % Ausschüttungen aufteilen sollten. Dies ist keine von der IRS genehmigte Formel. Es existiert kein festes Verhältnis. Ihre Vergütung muss auf Marktdaten und Ihren spezifischen Umständen basieren, nicht auf willkürlichen Prozentsätzen. Die Verwendung eines festen Verhältnisses ohne unterstützende Dokumentation könnte bei einer Betriebsprüfung durch die IRS durchfallen.
Reale Konsequenzen bei Fehlern
Die IRS prüft die Vergütung von Eigentümern aktiv, und die Folgen von Fehltritten können erheblich sein.
Zu geringe Zahlungen an sich selbst (S-Corp-Risiko)
In dem bekannten Fall Watson gegen die Vereinigten Staaten zahlte sich ein CPA in Iowa jährlich nur 24.000 erwirtschaftete. Er entnahm die verbleibenden 220.000 als Lohn um, was zu Lohnsteuernachzahlungen, Strafen und jahrelangen Anwaltskosten führte.
In einem anderen Fall entnahm ein Buchhalter in Arkansas 83.000 und 49.000 $ fest.
Ein Unternehmen, das 500.000 zahlt, lädt praktisch zu einer Betriebsprüfung ein.
Zu hohe Zahlungen an sich selbst (C-Corp-Risiko)
Eigentümer von C-Corporations erhöhen manchmal ihre Gehälter künstlich, da Löhne steuerlich absetzbar sind und so das zu versteuernde Einkommen des Unternehmens mindern. Wenn die IRS feststellt, dass die Vergütung unangemessen hoch ist, kann sie den überschüssigen Betrag als nicht abzugsfähige Dividenden umstufen, was die Steuerlast des Unternehmens erhöht und potenziell Strafen nach sich zieht.
So ermitteln Sie den richtigen Betrag
Folgen Sie diesen Schritten, um eine vertretbare Vergütungshöhe festzulegen.
Schritt 1: Marktdaten recherchieren
Nutzen Sie objektive Quellen, um die Gehälter für Ihre Rolle zu vergleichen:
- Das Bureau of Labor Statistics (BLS.gov) liefert offizielle staatliche Gehaltsdaten nach Beruf und Standort
- Branchenverbände veröffentlichen oft jährliche Vergütungsumfragen
- Stellenanzeigen von Wettbewerbern geben Aufschluss über aktuelle Marktsätze
- Online-Gehaltsdatenbanken wie Glassdoor oder Payscale bieten zusätzliche Datenpunkte
Schritt 2: Berücksichtigen Sie alle Ihre Funktionen
Die meisten Inhaber kleiner Unternehmen nehmen mehrere Rollen ein – CEO, Buchhalter, Vertriebsleiter, Kundendienstmitarbeiter und mehr. Ihre Vergütung sollte den Wert all dieser Rollen zusammen widerspiegeln, nicht nur einen Titel.
Listen Sie jede Funktion auf, die Sie ausüben, und recherchieren Sie den Marktsatz für jede einzelne. Gewichten Sie diese nach dem Zeitanteil, den Sie für jede Rolle aufwenden, und fassen Sie sie zu einer Gesamtvergütung zusammen.
Schritt 3: Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmensfinanzen
Ihr Gehalt sollte für das Unternehmen tragbar sein. Allgemeine Richtlinien empfehlen:
- Einzelunternehmer im Dienstleistungsbereich: 40–50 % des Umsatzes als Vergütung für den Eigentümer
- Kleiner Einzelhandel: 30–40 % des Umsatzes
- Restaurants: 25–35 % des Umsatzes
- SaaS- oder Digitalunternehmen: 50 % oder mehr des Umsatzes
Halten Sie immer eine Barreserve von 3–6 Monaten der Betriebsausgaben vor, bevor Sie Ihr Nettoeinkommen festlegen.
Schritt 4: Alles dokumentieren
Führen Sie Aufzeichnungen darüber, wie Sie Ihre Vergütungshöhe ermittelt haben. Speichern Sie Gehaltsumfragen, Marktforschungsergebnisse, Protokolle von Vorstandssitzungen zur Genehmigung der Vergütung und alle professionellen Ratschläge, die Sie erhalten haben. Der Prüfungszeitraum der IRS beträgt bis zu sechs Jahre; bewahren Sie diese Dokumentation entsprechend auf.
Steuerplanungsstrategien für 2026
Mehrere steuerliche Aspekte sind in diesem Jahr besonders relevant.
Beitragsbemessungsgrenze der Sozialversicherung
Für 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze der Sozialversicherung (Social Security) bei 184.500 $, gegenüber 176.100 (alleinstehend) oder 250.000 $ (verheiratet, gemeinsame Veranlagung) zahlen eine zusätzliche Medicare-Zusatzsteuer von 0,9 %.
Abzug für qualifiziertes Geschäftseinkommen (QBI-Abzug)
Der Abzug nach Section 199A ermöglicht es berechtigten Unternehmensinhabern, bis zu 20 % ihres qualifizierten Geschäftseinkommens abzuziehen. Für S-Corp-Inhaber ergibt sich daraus ein interessantes Zusammenspiel mit Gehaltsentscheidungen.
Wenn Ihr Einkommen unter dem QBI-Schwellenwert liegt (203.000 verheiratet, gemeinsame Veranlagung), müssen Sie die zusätzlichen Lohnsteuerkosten eines höheren Gehalts gegen den Vorteil des QBI-Abzugs abwägen. In einigen Fällen generiert ein höheres Gehalt tatsächlich mehr QBI-Ersparnisse als die zusätzlichen FICA-Kosten – zum Beispiel könnte ein zusätzliches Gehalt von 60.000 an zusätzlichen FICA-Steuern kosten, aber etwa 9.900 $ an QBI-Ersparnissen bringen.
Abzug der Steuer für Selbstständige
Wenn Sie selbstständig sind, können Sie den arbeitgebergleichen Teil Ihrer Steuer für Selbstständige (die Hälfte der 15,3 %) als Abzug vor Ermittlung des bereinigten Bruttoeinkommens (above-the-line deduction) in Ihrer persönlichen Steuererklärung geltend machen. Dies reduziert Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen und Ihre Gesamtsteuerlast.
Fünf häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
1. Sich selbst überhaupt nichts zahlen. Manche Eigentümer reinvestieren jahrelang alles in das Unternehmen. Während dies in der Gründungsphase sinnvoll sein kann, führt es zu Problemen mit der IRS, wenn Sie verpflichtet sind, ein Gehalt zu beziehen, und macht die persönliche Finanzplanung nahezu unmöglich.
2. Ignorieren der Anforderung einer angemessenen Vergütung. Wenn Sie eine S-Corp oder C-Corp betreiben, ist eine angemessene Vergütung nicht optional. Die IRS kann Ausschüttungen als Lohn umstufen, Steuernachzahlungen nebst Zinsen festsetzen und Strafen von 20–40 % verhängen.
3. Verwendung willkürlicher Verhältnisse. Wenn Sie Ihre Bezahlung auf einem festen Prozentsatz statt auf Marktdaten und dokumentierten Analysen basieren lassen, sind Sie bei einer Betriebsprüfung angreifbar.
4. Versäumnis der jährlichen Anpassung. Ihre Vergütung sollte sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens, der Änderung Ihrer Verantwortlichkeiten und der Verschiebung der Marktsätze entwickeln. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Gehaltsfestlegung mindestens einmal pro Jahr.
5. Vermischung von privaten und geschäftlichen Finanzen. Unabhängig davon, wie Sie sich selbst bezahlen, führen Sie getrennte Geschäfts- und Privatkonten. Die Vermischung von Geldern erschwert die Buchhaltung, verkompliziert die Steuererklärung und kann den Haftungsschutz Ihrer Unternehmensform untergraben.
Wann Sie eine Änderung Ihrer Unternehmensform in Erwägung ziehen sollten
Wenn Sie derzeit als Einzelunternehmer tätig sind und Ihr Netto-Geschäftseinkommen konsequent $60.000-$80.000 pro Jahr übersteigt, kann es sinnvoll sein zu prüfen, ob die Wahl einer S-Corporation Ihre Steuerlast senken könnte. Die Ersparnisse bei der Lohnsteuer auf Ausschüttungen können erheblich sein, wobei Sie jedoch die zusätzlichen Kosten für die Lohnabrechnung, Körperschaftsteuererklärungen und Compliance-Anforderungen berücksichtigen müssen.
Konsultieren Sie einen Steuerberater, der die spezifischen Zahlen für Ihre Situation durchrechnen kann, bevor Sie strukturelle Änderungen vornehmen.
Halten Sie Ihre Finanzen vom ersten Tag an organisiert
Unabhängig davon, wie Sie sich selbst vergüten, ist eine klare und präzise Buchführung unerlässlich. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung macht es einfach, Privatentnahmen zu verfolgen, Gehaltsentscheidungen zu dokumentieren und sich ohne Hektik auf die Steuersaison vorzubereiten. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten ermöglicht – keine Blackboxen, kein Vendor-Lock-in. Kostenlos starten und erfahren, warum Entwickler und Finanzprofis auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.
