Empresa individual: la guia completa de l'estructura empresarial més senzilla

Més del 86% de les empreses sense empleats als Estats Units operen com a empreses individuals. Això són gairebé 30 milions de negocis que trien el camí més senzill cap a l'emprenedoria. Si estàs pensant a obrir un negoci o ja en gestiones un de manera informal, entendre aquesta estructura podria estalviar-te temps, diners i mals de cap.

Una empresa individual no és només una estructura empresarial: és l'estat per defecte de fer negocis. En el moment en què comences a guanyar diners amb una feina extra, un encàrrec com a freelance o un servei que ofereixes, tècnicament estàs operant com a empresari individual. Però, és l'estructura adequada per a tu? Descobrim-ho.

Què és una empresa individual?

Una empresa individual és un negoci no constituït en societat que pertany i és gestionat per una sola persona. A diferència de les corporacions o les LLC, no hi ha separació legal entre tu i el teu negoci. Tu ets el negoci, i el negoci ets tu.

Això significa diverses coses a la pràctica:

• Els ingressos del teu negoci són els teus ingressos personals
• Els deutes del teu negoci són els teus deutes personals
• Fas la declaració d'impostos en la teva declaració personal, no en una declaració d'empresa separada
• No cal registrar l'empresa a l'estat (tot i que es poden requerir llicències)

L'IRS i el teu estat no veuen la teva empresa individual com una entitat separada. Quan algú demanda el teu negoci, t'està demandant a tu personalment. Quan el teu negoci guanya diners, tu has guanyat aquests diners. Aquesta simplicitat és, alhora, el major avantatge i el risc més significatiu d'aquesta estructura.

Com començar una empresa individual

Començar una empresa individual és notablement senzill; tan senzill que és possible que ja n'estiguis gestionant una sense adonar-te'n.

Pas 1: Comença a guanyar diners

Tècnicament, et converteixes en empresari individual en el moment en què comences a oferir béns o serveis amb ànim de lucre. No es requereix cap registre formal per existir com a empresa individual. Si estàs tallant la gespa per diners, venent artesania per internet o fent de freelance a estones lliures, ja tens un negoci.

Pas 2: Tria un nom comercial (Opcional)

Pots operar sota el teu propi nom legal o triar un nom comercial. Si vols utilitzar un nom diferent del teu, hauràs de presentar un registre de "Doing Business As" (DBA, o "operant com") davant el govern local. Això et permet obrir un compte bancari comercial i acceptar pagaments sota el nom del teu negoci.

Pas 3: Obté les llicències i permisos requerits

Els requisits varien dràsticament segons:

• La teva ubicació: Els estats, comtats i ciutats tenen els seus propis requisits
• El teu sector: Algunes professions requereixen llicències específiques (contractistes, cosmetòlegs, serveis d'alimentació, etc.)
• Les teves activitats: La venda de productes sovint requereix un permís d'impostos sobre les vendes

Check amb el teu Centre de Desenvolupament de Petites Empreses local o amb l'oficina de l'ajuntament per entendre què es requereix a la teva zona.

Pas 4: Obté un EIN (Opcional però recomanat)

L'EIN (Employer Identification Number o Número d'Identificació de l'Ocupador) no és obligatori per a empresaris individuals sense empleats; pots utilitzar el teu Número de Seguretat Social per a finalitats fiscals. No obstant això, obtenir un EIN és gratuït, es fa en cinc minuts al lloc web de l'IRS i ofereix avantatges:

• Protegeix el teu número de seguretat social perquè no aparegui en factures i formularis fiscals que comparteixes amb els clients
• És necessari si mai contractes empleats
• Es requereix per a alguns comptes bancaris comercials
• Afegeix una capa de professionalitat

Pas 5: Separa les teves finances

Tot i que no és legalment obligatori, obrir un compte bancari comercial separat és un dels moviments més intel·ligents que pots fer. Simplifica la comptabilitat, facilita el moment de fer els impostos i ajuda a establir la credibilitat del teu negoci.

Avantatges d'una empresa individual

Control complet

Tu prens totes les decisions. Sense reunions de junta, sense vots dels accionistes, sense desacords amb socis. Si vols pivotar el teu negoci demà, simplement ho fas. Aquesta agilitat és inestimable per a petites empreses i autònoms.

Costos mínims de posada en marxa

En comparació amb la constitució d'una societat (que normalment costa entre 500 i més de 1.000 dòlars en taxes i despeses legals), començar una empresa individual pot no costar res més enllà de les llicències requerides. No pagues per escriptures de constitució, agents registrats ni impostos de franquícia.

Declaració d'impostos senzilla

Tots els ingressos i despeses del negoci flueixen directament a la teva declaració d'impostos personal a través de l'Annex C (Schedule C). No has de presentar declaracions corporatives separades ni gestionar una fiscalitat complexa de diversos nivells. Una sola declaració ho cobreix tot.

Per al 2025, els empresaris individuals també poden optar a deduccions valuoses:

• Deducció per ingressos empresarials qualificats (QBI): Fins al 20% del benefici net si els teus ingressos imposables estan per sota de 191.950 $(solters) o 383.900$ (declaració conjunta)
• Amortització de la Secció 179: Dedueix fins a 1,25 milions de dòlars en equipament i programari qualificat
• Deducció per oficina a casa: Si utilitzes part del teu domicili exclusivament per al negoci
• Deducció per assegurança mèdica: Els treballadors per compte propi poden deduir les primes de l'assegurança mèdica

Sense requeriments de compliment continu

Les corporacions han de celebrar juntes anuals, portar llibres d'actes, presentar informes anuals i seguir regles de governança estrictes. Les empreses individuals no tenen cap d'aquests requeriments. Simplement gestiones el teu negoci i presentes els teus impostos.

Fàcil de dissoldre

Si el teu negoci no funciona, no hi ha un procés formal de dissolució. Deixes d'operar, presentes la teva última declaració d'impostos i ja està. Sense tràmits estatals, sense procediments legals, sense períodes d'espera.

Desavantatges d'una empresa individual

Responsabilitat personal il·limitada

Aquest és el major inconvenient. Si el teu negoci és demandat o no pot pagar els seus deutes, els teus actius personals estan en risc: la teva casa, el cotxe, els estalvis, tot. No hi ha cap escut legal entre tu i les obligacions del negoci.

Considera aquests escenaris:

• Un client rellisca i cau al despatx de casa teva i et demanda
• Un producte que vens fereix algú
• No pots retornar un préstec comercial
• Un proveïdor et demanda per factures impagades

En cada cas, els teus actius personals podrien ser embargats per satisfer sentències o deutes.

Impostos sobre el treball autònom

Com a empresari individual, pagues tant la part de l'empresari com la de l'empleat dels impostos de la Seguretat Social i Medicare: un 15,3% combinat sobre els ingressos nets del treball autònom. Això s'afegeix al teu impost sobre la renda habitual.

Els empleats només veuen una retenció del 7,65% a la seva nòmina perquè el seu empresari paga l'altra meitat. Com a empresari individual, ets alhora l'empleat i l'empresari.

Accés limitat al capital

Els bancs i els inversors sovint dubten a l'hora de treballar amb empreses individuals:

• Els bancs poden requerir garanties personals o oferir condicions menys favorables
• Els inversors no poden comprar participacions en el teu negoci perquè no pots vendre accions
• El crèdit comercial és més difícil d'establir sense una estructura empresarial formal

Difícil de transferir o vendre

Una empresa individual és inseparable del seu propietari. Pots vendre els actius del negoci, però no pots vendre el negoci en si com una empresa en funcionament de la mateixa manera que ho faries amb una corporació o una LLC. Quan marxes, el negoci deixa d'existir.

Potencial de creixement limitat

Sense la capacitat d'incorporar socis capitalistes o emetre accions, escalar una empresa individual és un repte. El creixement sol dependre totalment de la teva capacitat personal i de qualsevol finançament mitjançant deute que puguis aconseguir.

Obligacions fiscals per a empresaris individuals

Entendre les teves responsabilitats fiscals és crucial per evitar sancions i sorpreses.

Impostos sobre la renda

Informa de tots els ingressos comercials i despeses deduïbles al Schedule C (Formulari 1040). El teu benefici net passa a formar part dels teus ingressos totals i tributa al teu tipus marginal.

Impost sobre el treball autònom

Si els teus ingressos nets del treball autònom superen els 400 $, hauràs de pagar l'impost sobre el treball autònom. Calcula-ho al Schedule SE. La bona notícia: pots deduir la part equivalent a l'empresari (7,65%) quan calculis la teva renda bruta ajustada.

Pagaments fraccionats trimestrals

A diferència dels empleats a qui se'ls reté impostos de cada nòmina, els empresaris individuals han de pagar impostos estimats trimestralment. Si preveus deure 1.000 $ o més en impostos, estàs obligat a realitzar aquests pagaments abans del:

• 15 d'abril
• 15 de juny
• 15 de setembre
• 15 de gener (de l'any següent)

No realitzar els pagaments estimats adequats pot comportar sancions.

Registre de dades

Mantén registres de tots els ingressos i despeses. Guarda els rebuts de qualsevol deducció que reclamis. L'IRS recomana conservar els registres fiscals durant almenys tres anys, encara que algunes situacions requereixen una retenció més llarga.

Unes pràctiques de comptabilitat sòlides des del primer dia t'estalviaran estrès i, potencialment, diners. Registra cada transacció comercial, classifica correctament les despeses i concilia els teus comptes regularment.

Quan considerar altres estructures

Una empresa individual funciona bé per a:

• Negocis de baix risc
• Provar una idea de negoci abans de comprometre més recursos
• Projectes a temps parcial i activitats secundàries
• Autònoms amb una exposició limitada a la responsabilitat civil
• Negocis amb necessitats mínimes de capital

Considera la transició a una LLC o corporació quan:

El teu risc de responsabilitat augmenta

Si vens productes, treballes a les cases dels clients, ofereixes assessorament professional o fas qualsevol cosa que pugui derivar en demandes, la protecció de responsabilitat esdevé crucial.

Els teus beneficis creixen significativament

Un cop els teus ingressos nets per treball autònom superin els 40.000-50.000 $, l'elecció fiscal de S-corporation (disponible a través d'una LLC) pot proporcionar un estalvi significatiu en els impostos sobre el treball autònom. En lloc de pagar el 15,3% sobre tots els beneficis, només el pagaries sobre un salari raonable mentre rebries la resta com a distribucions.

Necessites inversió externa

Si el creixement requereix un capital superior al que tu pots aportar o demanar prestat personalment, necessitaràs una estructura que permeti la inversió de capital.

Vols crear crèdit comercial

Establir crèdit a nom del teu negoci és més fàcil amb una entitat formal que separi les finances personals de les del negoci.

Et preocupa la continuïtat del negoci

Si vols que el negoci continuï més enllà de la teva implicació o que sigui fàcilment transferible, una estructura d'entitat formal proporciona aquesta flexibilitat.

Sectors comuns per a empresaris individuals

Les empreses individuals són especialment comunes en:

• Serveis freelance: Escriptura, disseny, consultoria, fotografia
• Serveis per a la llar: Paisatgisme, neteja, treballs de manteniment, cura de mascotes
• Serveis personals: Classes particulars, coaching, entrenament físic
• Arts creatives: Artistes, músics, artesans
• Serveis professionals: Comptables, agents immobiliaris, agents d'assegurances
• Serveis d'alimentació: Càtering, xefs personals, productes de pastisseria

Aquests sectors solen tenir una menor exposició a la responsabilitat civil i no requereixen una inversió de capital significativa, fet que fa que l'estructura d'empresa individual sigui adequada.

Com protegir-se com a empresari individual

Tot i que no podeu crear una separació legal entre vós i el vostre negoci, podeu prendre mesures per minimitzar el risc:

Contracteu una assegurança empresarial

L'assegurança de responsabilitat civil general, l'assegurança de responsabilitat civil professional (errors i omissions) i l'assegurança de responsabilitat civil per productes us poden protegir de molts riscos comuns. El cost sol ser raonable i aporta tranquil·litat.

Utilitzeu contractes

Els acords per escrit amb clients i proveïdors estableixen expectatives clares i poden limitar la vostra exposició. Incloeu clàusules d'exempció de responsabilitat quan sigui necessari.

Manteniu comptes separats

Encara que legalment no esteu obligat a separar les finances, fer-ho demostra professionalitat i ajuda a demostrar que els actius empresarials són diferents dels actius personals.

Considereu una pòlissa paraigua

Una pòlissa d'assegurança personal paraigua ofereix una cobertura de responsabilitat civil addicional més enllà de la vostra assegurança de cotxe i de llar, la qual cosa pot ser valuosa si us demanden.

Manteniu els vostres registres financers en ordre

Tant si continueu com a empresari individual com si finalment feu la transició a una altra estructura, mantenir uns registres financers precisos és essencial. Una bona comptabilitat us ajuda a entendre el rendiment del vostre negoci, simplifica la preparació d'impostos, maximitza les vostres deduccions i us posiciona per al creixement.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona un control total sobre les vostres dades financeres: perfecte per a empresaris individuals que volen transparència sense complexitat. Els vostres registres es mantenen en fitxers de text senzills que us pertanyeran per sempre, cosa que facilita el seguiment d'ingressos, despeses i rendibilitat. Comenceu gratis i aporteu claredat a les finances del vostre negoci des del primer dia.