8 начина да автоматизирате счетоводния си процес и да си върнете времето
Спомняте ли си защо започнахте бизнеса си? Вероятно не беше защото сте мечтали да прекарвате вечерите си в категоризиране на разходи или събиране на касови бележки. И все пак сте тук, затънали в електронни таблици и губите ценни часове за административни задачи, които биха могли да бъдат автоматизирани.
Добрата новина? Съвременната технология улесни повече от всякога автоматизирането на досадните части от счетоводството, освобождавайки ви да се съсредоточите върху това, което наистина има значение: разрастване на бизнеса ви и обслужване на вашите клиенти.
Нека проучим осем мощни начина да автоматизирате счетоводния си процес и да си върнете контрола над времето.
1. Настройте автоматично банкиране
Спрете да въвеждате ръчно транзакции. Свържете вашите бизнес банкови сметки и кредитни карти директно към вашия счетоводен софтуер. Повечето съвременни платформи могат автоматично да импортират и категоризират транзакции въз основа на модели, които научават от вашето минало поведение.
Спестено време: 3-5 часа на месец
Как да приложите: Изберете счетоводен софтуер, който предлага интеграция с банкиране (повечето го правят). Свържете своите акаунти чрез защитени OAuth връзки и прекарайте няколко сесии, обучавайки системата да категоризира правилно вашите общи доставчици.
2. Автоматизирайте създаването и изпращането на фактури
Ако все още създавате ръчно фактури в Word или Excel, работите твърде много. Автоматизираните системи за фактуриране могат да генерират професионални фактури въз основа на вашите шаблони, да ги изпращат автоматично на насрочени дати и дори да следят просрочени плащания.
Спестено време: 2-4 часа на месец
Как да приложите: Използвайте софтуер за фактуриране, който ви позволява да настройвате повтарящи се фактури за редовни клиенти. Конфигурирайте автоматични напомняния за плащане да излизат 3 дни преди падежната дата, на падежната дата и 7 дни след това.
3. Активирайте автоматично плащане на сметки
Късните такси са скъпи и напълно избежни. Настройте автоматични плащания за повтарящи се сметки като наем, комунални услуги, софтуерни абонаменти и застраховки. За променливи сметки настройте поне автоматични напомняния, за да не пропускате плащане.
Спестено време: 1-2 часа на месец
Как да приложите: Използвайте услугата за плащане на сметки на вашата банка или функцията за управление на сметки на счетоводния софтуер. За доставчици, които приемат ACH или плащания с кредитна карта, планирайте автоматични плащания. За други задайте напомняния в календара с достатъчно време, за да прегледате и одобрите плащането.
4. Дигитализирайте събирането на касови бележки
Кутията за обувки, пълна със смачкани касови бележки, е реликва от миналото. Използвайте мобилни приложения, които ви позволяват да снимате касови бележки веднага след покупка. Най-добрите приложения използват OCR (оптично разпознаване на символи), за да извлекат ключови подробности като име на търговец, дата, сума и дори данък.
Спестено време: 2-3 часа на месец
Как да приложите: Изберете приложение за сканиране на касови бележки, което се интегрира с вашата счетоводна система. Превърнете го в навик да снимате касови бележки веднага след транзакциите. Много приложения могат автоматично да съпоставят касовите бележки с транзакциите с кредитни карти.
5. Автоматизирайте проследяването на пробега
Ако шофирате за бизнес, автоматизираното проследяване на пробега може да ви спести хиляди данъчни облекчения, които иначе може да забравите да заявите. Приложенията, базирани на GPS, работят във фонов режим и автоматично регистрират вашите пътувания.
Спестено време: 1-2 часа на месец (плюс увеличени отчисления)
Как да приложите: Изтеглете приложение за проследяване на пробега, което използва GPS за автоматично откриване на шофиране. Плъзнете, за да класифицирате всяко пътуване като бизнес или лично. В края на месеца експортирайте отчети, готови за вашите данъчни записи.
6. Оптимизирайте обработката на заплатите
Ведомостите за заплати не трябва да бъдат месечен кошмар. Съвременните услуги за заплати се справят с всичко - от изчисляването на удръжките до подаването на данъчни формуляри. Много от тях се интегрират директно със системи за проследяване на времето, така че отработените часове автоматично се вливат в заплатите.
Спестено време: 3-6 часа на месец
Как да приложите: Изберете доставчик на платежни услуги с пълен набор от услуги, който обработва данъчните декларации и директните депозити. Свържете го към вашата система за проследяване на времето, ако имате почасови служители. Задайте автоматизирани графици за плащане, така че заплатите да се изпълняват без вашата намеса.
7. Създайте автоматизирани финансови отчети
Спрете да прекарвате часове в компилиране на отчети, които вашият счетоводен софтуер може да генерира незабавно. Настройте автоматизирани месечни отчети, които показват печалби и загуби, паричен поток и ключови показатели. Изпращайте ги по имейл до вас (и вашия счетоводител или бизнес партньори) автоматично.
Спестено време: 2-4 часа на месец
Как да приложите: Във вашия счетоводен софтуер създайте персонализирани отчети или табла за управление с показателите, които ви интересуват най-много. Планирайте ги да се генерират и изпращат автоматично на първо число на всеки месец.
8. Автоматизирайте данъчната подготовка през цялата година
Най-лошото време да организирате финансите си е 14 април. Вместо това автоматизирайте данъчната подготовка, като категоризирате правилно разходите през цялата година, запазвате цифрови копия на всички разписки и генерирате автоматично тримесечни отчети.
Спестено време: 10-15 часа по време на данъчния период
Как да приложите: Използвайте счетоводен софтуер, който проследява разходите по данъчна категория. Задайте тримесечни напомняния за преглед и почистване на всякакви некатегоризирани транзакции. Работете със счетоводителя си, за да създадете контролен списък на документите, които ще ви трябват, след което н астройте системи за събирането им през цялата година.
Първи стъпки: Вашият план за действие за автоматизация
Автоматизирането на вашия счетоводен процес не се случва за една нощ, но не е необходимо да прилагате всичко наведнъж. Ето един практичен подход:
Седмица 1: Настройте банкиране и започнете да дигитализирате разписки. Само тези две промени ще ви спестят часове всеки месец.
Седмица 2-3: Внедрете автоматизирано фактуриране за вашите редовни клиенти и настройте автоматични плащания на сметки за повтарящи се разходи.
Седмица 4: Ако е приложимо, настройте проследяване на пробега и оценете опциите за автоматизация на заплатите.
Месец 2: Настройте фино автоматизациите си, добавете финансови отчети и работете върху вашата си стема за данъчна подготовка.
Реалната цена на ръчното счетоводство
Нека направим малко бърза математика. Ако в момента прекарвате 20 часа на месец за счетоводни задачи и автоматизацията може да намали това до 5 часа, вие спестявате 15 часа месечно - това са 180 часа годишно.
Какво бихте могли да направите с допълнителни 180 часа? Да привлечете трима нови клиенти? Да разработите нов продукт? Най-накрая да си вземете тази почивка, която отлагате?
Дори ако таксувате времето си на скромните $50 на час, това са $9 000 стойност на времето, което си връщате. И това не включва цената на грешки, пропуснати срокове или умственото изтощение от постоянното висене на тези задачи над главата ви.
Изберете правилните инструменти
Ключът към успешната автоматизация е да изберете инструменти, които работят добре заедно. Търсете:
- Възможности за интеграция: Могат ли вашите инструменти да говорят помежду си или ще се окажете с несвързани силози?
- Мащабируемост: Дали това решение ще расте с вашия бизнес или ще трябва да мигрирате след година?
- Качество на поддръжката: Когато нещо се обърка (и в крайна сметка нещо ще се обърка), колко бързо можете да получите помощ?
- Сигурност: Защитени ли са правилно вашите финансови данни и информация за клиентите?
Често срещани грешки при автоматизацията, които трябва да избягвате
Въпреки че автоматизирането на вашето счетоводство е като цяло положително, внимавайте за тези клопки:
Прекалено автоматизиране без надзор: Автоматизацията не означава, че никога не преглеждате книгите си. Отделяйте 30 минути всяка седмица, за да преглеждате автоматизираните категоризации и да хващате грешки.
Избор на твърде много инструменти: Да имате осем различни приложения, които не разговарят помежду си, не е автоматизация - това е хаос. Стремете се към интегриран пакет или инструменти със силни API.
Пренебрегване на времето за настройка: Да, автоматизацията спестява време, но изисква предварителна инвестиция. Отделете специално време, за да настроите нещата правилно.
Забравяне за поддръжка: Преглеждайте автоматизациите си на тримесечие. Правилата все още ли работят? Трябва ли да добавите нови категории или доставчици?
Вашата счетоводна свобода ви очаква
Бизнесите, които процъфтяват, не са тези с най-добрите системи за ръчно архивиране - те са тези, които използват технологията, за да елиминират безсмислената работа и да се съсредоточат върху стратегически растеж.
Започнете малко, автоматизирайте един процес в даден момент и гледайте как тези досадни счетоводни часове изчезват. Вашето бъдеще (и вашият краен резултат) ще ви благодарят.
Коя счетоводна задача ще автоматизирате първо? Колкото по-скоро започнете, толкова по-скоро ще си върнете тези ценни часове и ще се върнете към това, което обичате: да управлявате и развивате бизнеса си.
Искате ли да предприемете по-нататъшна финансова автоматизация? Започнете с одитиране на текущите си процеси. Избройте всяка счетоводна задача, която извършвате ръчно, оценете времето, което отнема всяка от тях, и приоритизирайте въз основа на това кои автоматизации ще ви дадат най-големите икономии на време. След това ги решете една по една и гледайте как ефективността ви се повишав а.
