会計業務を自動化して時間を取り戻す 8 つの方法
ビジネスを始めた理由を覚えていますか？おそらく、経費を分類したり、領収書を追いかけたりするのに夜を費やすことを夢見ていたからではないでしょう。それでも、あなたはここにいて、スプレッドシートに溺れ、自動化できるはずの管理タスクに貴重な時間を費やしています。
良いニュースは？最新のテクノロジーにより、会計の退屈な部分を自動化することがこれまで以上に簡単になり、ビジネスの成長と顧客へのサービスという本当に重要なことに集中できるようになりました。
会計ワークフローを自動化し、時間をコントロールするための 8 つの強力な方法を探ってみましょう。
1. 自動銀行フィードの設定
手動での取引入力は不要です。ビジネス用の銀行口座とクレジットカードを会計ソフトウェアに直接接続します。最新のプラットフォームのほとんどは、過去の行動から学習したパターンに基づいて、トランザクションを自動的にインポートして分類できます。
節約できる時間: 月あたり 3 ～ 5 時間
実装方法: 銀行フィード連携を提供する会計ソフトウェアを選択します (ほとんどが提供しています)。安全な OAuth 接続を介してアカウントを接続し、一般的なベンダーを正しく分類するようにシステムをトレーニングするためのセッションをいくつか費やします。
2. 請求書の作成と送信の自動化
Word や Excel で手動で請求書を作成している場合は、作業が多すぎます。自動化された請求書システムは、テンプレートに基づいてプロフェッショナルな請求書を生成し、スケジュールされた日付に自動的に送信し、支払いが遅れている場合のフォローアップも行うことができます。
節約できる時間: 月あたり 2 ～ 4 時間
実装方法: 定期的な顧客に対して定期請求書を設定できる請求書ソフトウェアを使用します。期日の 3 日前、期日当日、および 7 日後に自動支払いリマインダーが送信されるように設定します。
3. 自動支払い機能を有効にする
延滞料金は高く、完全に回避できます。家賃、光熱費、ソフトウェアのサブスクリプション、保険などの定期的な請求書の自動支払いを設定します。変動する請求書の場合は、少なくとも支払いを決して忘れないように自動リマインダーを設定します。
節約できる時間: 月あたり 1 ～ 2 時間
実装方法: 銀行の請求書支払いサービスまたは会計ソフトウェアの請求書管理機能を使用します。ACH またはクレジットカードでの支払いを受け入れるベンダーの場合は、自動支払いをスケジュールします。それ以外の場合は、支払いを確認して承認するのに十分なリードタイムを確保して、カレンダーリマインダーを設定します。
4. 領収書の収集をデジタル化する
くしゃくしゃになった領収書でいっぱいの靴箱は、過去の遺物です。購入後すぐに領収書を写真撮影できるモバイルアプリを使用します。最高のアプリは、OCR (光学文字認識) を使用して、販売者名、日付、金額、さらには税金などの主要な詳細を抽出します。
節約できる時間: 月あたり 2 ～ 3 時間
実装方法: 会計システムと連携する領収書スキャンアプリを選択します。トランザクションの直後に領収書を写真撮影する習慣をつけましょう。多くのアプリは、領収書をクレジットカードトランザクションに自動的に照合できます。
5. 走行距離の追跡を自動化する
仕事で運転する場合、自動化された走行距離追跡により、忘れてしまう可能性のある税額控除で数千ドルを節約できます。GPS ベースのアプリはバックグラウンドで実行され、トリップを自動的に記録します。
節約できる時間: 月あたり 1 ～ 2 時間 (プラス控除額の増加)
実装方法: GPS を使用してドライブを自動的に検出する走行距離追跡アプリをダウンロードします。スワイプして、各トリップをビジネスまたは個人として分類します。月末に、税務記録に使用できるレポートをエクスポートします。
6. 給与計算処理を効率化する
給与計算は毎月の悪夢である必要はありません。最新の給与計算サービスは、源泉徴収額の計算から税務申告書の提出まで、すべてを処理します。多くは時間追跡システムと直接統合されているため、労働時間は自動的に給与計算に反映されます。
節約できる時間: 月あたり 3 ～ 6 時間
実装方法: 税務申告 と直接預金を処理するフルサービスの給与計算プロバイダーを選択します。時間給の従業員がいる場合は、時間追跡システムに接続します。自動支払いスケジュールを設定して、給与計算が介入なしで実行されるようにします。
7. 自動財務レポートを作成する
会計ソフトウェアで即座に生成できるレポートを作成するために何時間も費やすのはやめましょう。損益、キャッシュフロー、および主要な指標を示す自動化された月次レポートを設定します。それらをあなた (およびあなたの会計士またはビジネスパートナー) に自動的にメールで送信してもらいます。
節約できる時間: 月あたり 2 ～ 4 時間
実装方法: 会計ソフトウェア内で、最も重要な指標を含むカスタムレポートまたはダッシュボードを作成します。毎月 1 日に自動的に生成および送信されるようにスケジュールします。
8. 年間を通して税務申告の準備を自動化する
財務を整理するのに最悪の時期は 4 月 14 日です。代わりに、年間を通して経費を税務カテゴリ別に正 しく分類し、すべての領収書のデジタルコピーを保管し、四半期ごとのレポートを自動的に生成することで、税務申告の準備を自動化します。
節約できる時間: 税務申告時に 10 ～ 15 時間
実装方法: 税務カテゴリ別に経費を追跡する会計ソフトウェアを使用します。四半期ごとのリマインダーを設定して、未分類のトランザクションを確認および整理します。会計士と協力して、必要なドキュメントのチェックリストを作成し、年間を通してそれらを収集するシステムをセットアップします。
はじめに: 自動化アクションプラン
会計ワークフローの自動化は一晩では実現しませんが、すべてを一度に実装する必要はありません。実践的なアプローチを次に示します。
1 週目: 銀行フィードを設定し、領収書のデジタル化を開始します。この 2 つの変更だけでも、毎月数時間を節約できます。
2 ～ 3 週目: 定期的な顧客に対して自動請求書発行を実装し、定期的な経費に対して自動支払いを設定します。
4 週目: 該当する場合は、走行距離追跡を設定し、給与計算の自動化オプションを評価します。
2 か月目: 自動化を微調整し、財務レポートを追加し、税務申告の準備システムに取り組みます。
手動会計の真のコスト
簡単な計算をしてみましょう。現在、会計タスクに月あたり 20 時間費やしていて、自動化によってそれを 5 時間に短縮できる場合、毎月 15 時間、つまり年間 180 時間節約できます。
追加の 180 時間で何ができますか? 3 人の新しい顧客を獲得しますか？新製品を開発しますか？ついに延期していた休暇を取りますか？
たとえ 1 時間あたり 50 ドルという控えめな料金で請求した場合でも、それは 9,000 ドル相当の時間を取り戻していることになります。そして、それには、エラーのコスト、締め切りの遅れ、または常にこれらのタスクが頭にかかっていることによる精神的な負担は含まれていません。
適切なツールを選択する
自動化を成功させるための鍵は、互いに連携するツールを選択することです。以下を探してください。
- 連携機能: ツールは互いに通信できますか、それとも接続されていないサイロになってしまいますか?
- 拡張性: このソリューションはビジネスとともに成長しますか、それとも 1 年後に移行する必要がありますか?
- サポートの質: 何か問題が発生した場合 (そして最終的には何かが発生します)、どれくらいの速さでヘルプを得ることができますか?
- セキュリティ: 財務データと顧客情報は適切に保護されていますか?
避けるべき一般的な自動化の間違い
会計の自動化は一般的に良いことですが、次の落とし穴に注意してください。
監督なしでの過剰な自動化: 自動化は、帳簿をまったく見直さないという意味ではありません。自動分類を見直し、エラーを見つけるために、毎週 30 分間を確保してください。
ツールの選択が多すぎる: 互いに通信しない 8 つの異なるアプリを持っていることは、自動化ではありません。それは混沌です。統合されたスイートまたは強力な API を備えたツールを目指してください。
セットアップ時間を無視する: はい、自動化は時間を節約しますが、初期投資が必要です。物事を適切にセットアップするために、専用の時間を確保してください。
メンテナンスを忘れる: 自動化を四半期ごとに見直してください。ルールはまだ機能していますか？新しいカテゴリまたはベンダーを追加する必要がありますか？
あなたの会計の自由が待っています
成功する企業は、最高の手動ファイリングシステムを持っている企業ではなく、テクノロジーを活用して多忙な作業を排除し、戦略的な成長に集中している企業です。
小さく始めて、一度に 1 つのプロセスを自動化し、退屈な会計時間が消えるのを見てください。あなたの未来の自分 (そしてあなたの収益) はあなたに感謝するでしょう。
最初に自動化する会計タスクは何ですか? 早く始めれば始めるほど、貴重な時間を取り戻し、ビジネスの運営と成長という好きなことに戻ることができます。
財務の自動化をさらに進めたいですか? まず、現在のプロセスを監査することから始めます。手動で行うすべての会計タスクをリストアップし、それぞれにかかる時間を見積もり、どの自動化によって最大の時間節約が得られるかに基づいて優先順位を付けます。次に、それらを 1 つずつ処理し、効率が向上するのを見てください。
