회계 워크플로우 자동화로 시간을 되찾는 8가지 방법
왜 사업을 시작했는지 기억하십니까? 저녁 시간을 비용 분류나 영수증 추적에 보내는 것을 꿈꿨기 때문은 아닐 겁니다. 하지만 지금 당신은 스프레드시트에 파묻혀 자동화할 수 있는 관리 업무에 소중한 시간을 낭비하고 있습니다.
희소식은 무엇일까요? 현대 기술 덕분에 회계의 지루한 부분을 자동화하여 비즈니스 성장과 고객 서비스라는 진정으로 중요한 일에 집중할 수 있게 되었습니다.
회계 워크플로우를 자동화하고 시간을 되찾을 수 있는 8가지 강력한 방법을 살펴보겠습니다.
1. 자동 은행 피드 설정
수동으로 거래를 입력하지 마십시오. 귀하의 사업 은행 계좌와 신용 카드를 회계 소프트웨어에 직접 연결하십시오. 대부분의 최신 플랫폼은 과거 행동에서 학습한 패턴을 기반으로 거래를 자동으로 가져오고 분류할 수 있습니다.
절약되는 시간: 월 3-5시간
구현 방법: 은행 피드 통합을 제공하는 회계 소프트웨어를 선택하십시오 (대부분 제공). 안전한 OAuth 연결을 통해 계정을 연결하고 일반적인 공급 업체를 올바르게 분류하도록 시스템을 훈련하는 데 몇 번의 세션을 할애하십시오.
2. 송장 생성 및 발송 자동화
여전히 Word나 Excel에서 수동으로 송장을 생성하고 있다면 너무 힘들게 일하고 있는 것입니다. 자동화된 송장 발행 시스템은 템플릿을 기반으로 전문가 수준의 송장을 생성하고, 예약된 날짜에 자동으로 보내고, 연체된 지불금을 추적하기까지 합니다.
절약되는 시간: 월 2-4시간
구현 방법: 정기 고객을 위한 반복 송장을 설정할 수 있는 송장 발행 소프트웨어를 사용하십시오. 마감일 3일 전, 마감일, 7일 후에 자동 지불 알림이 발송되도록 구성하십시오.
3. 자동 청구서 지불 활성화
연체료는 비싸고 완전히 피할 수 있습니다. 임대료, 공과금, 소프트웨어 구독 및 보험과 같은 반복 청구서에 대한 자동 지불을 설정하십시오. 변동 청구서의 경우 적어도 지불을 놓치지 않도록 자동 알림을 설정하십시오.
절약되는 시간: 월 1-2시간
구현 방법: 은행의 청구서 지불 서비스 또는 회계 소프트웨어의 청구서 관리 기능을 사용하십시오. ACH 또는 신용 카드 지불을 허용하는 공급 업체의 경우 자동 지불을 예약하십시오. 다른 공급 업체의 경우 검토 및 지불 승인을 위한 충분한 리드 타임으로 캘린더 알림을 설정하십시오.
4. 영수증 수집 디지털화
구겨진 영수증으로 가득 찬 신발 상자는 과거의 유물입니다. 구매 직후에 영수증을 촬영할 수 있는 모바일 앱을 사용하십시오. 최고의 앱은 OCR (광학 문자 인식)을 사용하여 판매자 이름, 날짜, 금액 및 세금과 같은 주요 세부 정보를 추출합니다.
절약되는 시간: 월 2-3시간
구현 방법: 회계 시스템과 통합되는 영수증 스캔 앱을 선택하십시오. 거래 직후에 영수증을 촬영하는 습관을 들이십시오. 많은 앱이 영수증을 신용 카드 거래와 자동으로 일치시킬 수 있습니다.
5. 주행 거리 추적 자동화
사업상 운전을 하는 경우 자동화된 주행 거리 추적은 잊어 버릴 수 있는 수천 달러의 세금 공제를 절약해 줄 수 있습니다. GPS 기반 앱은 백그라운드에서 실행되고 자동으로 여행을 기록합니다.
절약되는 시간: 월 1-2시간 (플러스 공제 증가)
구현 방법: GPS를 사용하여 운전을 자동으로 감지하는 주행 거리 추적 앱을 다운로드하십시오. 각 여행을 사업 또는 개인으로 분류하려면 스와이프하십시오. 월말에 세금 기록에 사용할 수 있는 보고서를 내보내십시오.
6. 급여 처리 간소화
급여는 매달 악몽이 될 필요가 없습니다. 최신 급여 서비스는 원천 징수 계산에서 세금 양식 제출에 이르기까지 모든 것을 처리합니다. 많은 서비스가 시간 추적 시스템과 직접 통합되어 근무 시간이 자동으로 급여로 흘러 들어갑니다.
절약되는 시간: 월 3-6시간
구현 방법: 세금 신고 및 직접 입금을 처리하는 풀 서비스 급여 제공 업체를 선택하십시오. 시간제 직원이 있는 경우 시간 추적 시스템에 연결하십시오. 급여가 귀하의 개입 없이 실행되도록 자동 지불 일정을 설정하십시오.
7. 자동 재무 보고서 생성
회계 소프트웨어가 즉시 생성할 수 있는 보고서를 컴파일하는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 손익, 현금 흐름 및 주요 지표를 보여주는 자동화된 월간 보고서를 설정하십시오. 자신 (및 회계사 또는 비즈니스 파트너)에게 자동으로 이메일로 보내십시오.
절약되는 시간: 월 2-4시간
구현 방법: 회계 소프트웨어 내에서 가장 관심 있는 지표로 사용자 지정 보고서 또는 대시보드를 만드십시오. 매월 1일에 자동으로 생성 및 전송되도록 예약하십시오.
8. 연중 세금 준비 자동화
재정을 정리하기에 가장 나쁜 시기는 4월 14일입니다. 대신, 연중 내내 비용을 올바르게 분류하고 모든 영수증의 디지털 사본을 보관하고 분기별 보고서를 자동으로 생성하여 세금 준비를 자동화하십시오.
절약되는 시간: 세금 신고 시 10-15시간
구현 방법: 세금 범주별로 비용을 추적하는 회계 소프트웨어를 사용하십시오. 검토하고 분류되지 않은 거래를 정리하기 위해 분기별 알림을 설정하십시오. 회계사와 협력하여 필요한 문서 목록을 작성한 다음 연중 내내 수집할 시스템을 설정하십시오.
시작하기: 자동화 실행 계획
회계 워크플로우를 자동화하는 것은 하루아침에 이루어지지 않지만 모든 것을 한 번에 구현 할 필요는 없습니다. 실용적인 접근 방식은 다음과 같습니다.
1주차: 은행 피드를 설정하고 영수증 디지털화를 시작하십시오. 이 두 가지 변경 사항만으로도 매달 몇 시간을 절약할 수 있습니다.
2-3주차: 정기 고객을 위한 자동화된 송장 발행을 구현하고 반복 비용에 대한 자동 청구서 지불을 설정하십시오.
4주차: 해당되는 경우 주행 거리 추적을 설정하고 급여 자동화 옵션을 평가하십시오.
2개월차: 자동화를 미세 조정하고 재무 보고서를 추가하고 세금 준비 시스템을 작업하십시오.
수동 회계의 실제 비용
간단한 계산을 해 보겠습니다. 현재 회계 업무에 월 20시간을 소비하고 자동화가 그 시간을 5시간으로 줄일 수 있다면 월 15시간, 즉 연간 180시간을 절약하는 것입니다.
추가 180시간으로 무엇을 할 수 있을까요? 세 명의 새로운 고객을 확보하시겠습니까? 새로운 제품을 개발하시겠습니까? 마침내 미루던 휴가를 떠나시겠습니까?
시간당 50달러의 겸손한 비용으로 청구하더라도 9,000달러 상당의 시간을 돌려받는 것입니다. 그리고 여기에는 오류, 마감일 누락 또는 이러한 작업이 끊임없이 머릿속에 맴도는 정신적 소모의 비용은 포함되지 않습니다.
올바른 도구 선택
성공적인 자동화의 열쇠는 함께 잘 작동하는 도구를 선택하는 것입니다. 다음을 찾으십시오.
- 통합 기능: 도구가 서로 통신할 수 있습니까, 아니면 연결되지 않은 사일로로 끝나게 됩니까?
- 확장성: 이 솔루션은 비즈니스와 함께 성장합니까, 아니면 1년 안에 마이그레이션해야 합니까?
- 지원 품질: 문제가 발생하면 (그리고 결국 발생할 것입니다) 얼마나 빨리 도움을 받을 수 있습니까?
- 보안: 귀하의 재무 데이터와 고객 정보가 적절하게 보호됩니까?
피해야 할 일반적인 자동화 실수
회계 자동화는 일반적으로 긍정적이지만 다음과 같은 함정을 조심하십시오.
감독 없이 과도하게 자동화: 자동화는 책을 절대 검토하지 않는다는 의미는 아닙니다. 자동 분류를 검토하고 오류를 포착하기 위해 매주 30분을 할애하십시오.
너무 많은 도구 선택: 서로 통신하지 않는 8개의 다른 앱을 사용하는 것은 자동화가 아니라 혼돈입니다. 강력한 API가 있는 통합 제품군 또는 도구를 목표로 하십시오.
설정 시간 무시: 예, 자동화는 시간을 절약하지만 사전 투자가 필요합니다. 모든 것을 올바르게 설정하는 데 전담 시간을 확보하십시오.
유지 관리 잊기: 자동화를 분기별로 검토하십시오. 규칙이 여전히 작동합니 까? 새로운 범주나 공급 업체를 추가해야 합니까?
당신의 회계 자유가 기다립니다
성공하는 비즈니스는 최고의 수동 파일링 시스템을 갖춘 비즈니스가 아니라 기술을 활용하여 불필요한 작업을 제거하고 전략적 성장에 집중하는 비즈니스입니다.
작게 시작하여 한 번에 하나의 프로세스를 자동화하고 지루한 회계 시간이 사라지는 것을 지켜보십시오. 미래의 자신 (그리고 수익)이 감사할 것입니다.
어떤 회계 작업을 먼저 자동화하시겠습니까? 더 빨리 시작할수록 소중한 시간을 되찾고 사업을 운영하고 성장시키는 데 돌아갈 수 있습니다.
재무 자동화를 더욱 발전시키고 싶으십니까? 현재 프로세스를 감사하는 것부터 시작하십시오. 수동으로 수행하는 모든 회계 작업을 나열하고 각 작업에 걸리는 시간을 추정하고 가장 큰 시간 절약을 제공하는 자동화를 기준으로 우선 순위를 지정하십시오. 그런 다음 하나씩 해결하고 효율성이 급증하는 것을 지켜보십시오.
