8 способов автоматизировать ваш бухгалтерский процесс и вернуть себе время

Помните, почему вы начали свой бизнес? Вероятно, вы не мечтали проводить вечера, классифицируя расходы или разыскивая чеки. И все же, вы тонете в электронных таблицах и теряете драгоценные часы на административные задачи, которые можно было бы автоматизировать.

Хорошая новость? Современные технологии упростили автоматизацию утомительных частей бухгалтерского учета, освободив вас, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно: развитии вашего бизнеса и обслуживании ваших клиентов.

Давайте рассмотрим восемь эффективных способов автоматизировать ваш бухгалтерский процесс и вернуть себе контроль над своим временем.

1. Настройте автоматическую банковскую выписку (Bank Feeds)

Прекратите вручную вводить транзакции. Подключите свои бизнес-счета и кредитные карты непосредственно к вашей бухгалтерской программе. Большинство современных платформ могут автоматически импортировать и классифицировать транзакции на основе закономерностей, которые они узнают из вашего прошлого поведения.

Экономия времени: 3-5 часов в месяц

Как реализовать: Выберите бухгалтерскую программу, которая предлагает интеграцию с банковской выпиской (Bank Feed) (большинство из них это делают). Подключите свои счета через безопасные OAuth-соединения и потратьте несколько сеансов на обучение системы правильной классификации ваших обычных поставщиков.

2. Автоматизируйте создание и отправку счетов

Если вы все еще вручную создаете счета в Word или Excel, вы работаете слишком много. Автоматизированные системы выставления счетов могут создавать профессиональные счета на основе ваших шаблонов, отправлять их автоматически в запланированные даты и даже отслеживать просроченные платежи.

Экономия времени: 2-4 часа в месяц

Как реализовать: Используйте программное обеспечение для выставления счетов, которое позволяет настраивать повторяющиеся счета для постоянных клиентов. Настройте автоматические напоминания об оплате за 3 дня до даты оплаты, в дату оплаты и через 7 дней после нее.

3. Включите автоматическую оплату счетов

Штрафы за просрочку платежа дороги и их можно полностью избежать. Настройте автоматические платежи для регулярных счетов, таких как аренда, коммунальные услуги, подписки на программное обеспечение и страхование. Для переменных счетов, как минимум, настройте автоматические напоминания, чтобы никогда не пропускать платеж.

Экономия времени: 1-2 часа в месяц

Как реализовать: Используйте службу оплаты счетов вашего банка или функцию управления счетами бухгалтерской программы. Для поставщиков, которые принимают платежи ACH или кредитной картой, запланируйте автоматические платежи. Для других установите напоминания в календаре с достаточным запасом времени для проверки и утверждения платежа.

4. Оцифруйте сбор чеков

Коробка из-под обуви, полная мятых чеков, - пережиток прошлого. Используйте мобильные приложения, которые позволяют фотографировать чеки сразу после покупки. Лучшие приложения используют OCR (оптическое распознавание символов) для извлечения ключевых деталей, таких как название продавца, дата, сумма и даже налог.

Экономия времени: 2-3 часа в месяц

Как реализовать: Выберите приложение для сканирования чеков, которое интегрируется с вашей бухгалтерской системой. Возьмите за привычку фотографировать чеки сразу после транзакций. Многие приложения могут автоматически сопоставлять чеки с транзакциями по кредитной карте.

5. Автоматизируйте отслеживание пробега

Если вы ездите по делам, автоматическое отслеживание пробега может сэкономить вам тысячи долларов в виде налоговых вычетов, о которых вы могли бы иначе забыть заявить. GPS-приложения работают в фоновом режиме и автоматически регистрируют ваши поездки.

Экономия времени: 1-2 часа в месяц (плюс увеличенные вычеты)

Как реализовать: Загрузите приложение для отслеживания пробега, которое использует GPS для автоматического определения поездок. Проведите пальцем, чтобы классифицировать каждую поездку как деловую или личную. В конце месяца экспортируйте отчеты, готовые для вашей налоговой отчетности.

6. Оптимизируйте обработку заработной платы

Заработная плата не должна быть ежемесячным кошмаром. Современные службы расчета заработной платы занимаются всем: от расчета удержаний до подачи налоговых форм. Многие интегрируются непосредственно с системами учета времени, поэтому отработанные часы автоматически переходят в расчет заработной платы.

Экономия времени: 3-6 часов в месяц

Как реализовать: Выберите поставщика услуг по расчету заработной платы с полным спектром услуг, который занимается подачей налоговых деклараций и прямыми депозитами. Подключите его к своей системе учета времени, если у вас есть почасовые сотрудники. Настройте автоматические графики платежей, чтобы заработная плата начислялась без вашего вмешательства.

7. Создавайте автоматизированные финансовые отчеты

Прекратите тратить часы на составление отчетов, которые ваша бухгалтерская программа может генерировать мгновенно. Настройте автоматические ежемесячные отчеты, которые показывают прибыль и убытки, денежный поток и ключевые показатели. Отправляйте их себе (и своему бухгалтеру или деловым партнерам) по электронной почте автоматически.

Экономия времени: 2-4 часа в месяц

Как реализовать: В своей бухгалтерской программе создайте пользовательские отчеты или панели мониторинга с показателями, которые вас больше всего интересуют. Запланируйте их автоматическое создание и отправку в первый день каждого месяца.

8. Автоматизируйте подготовку к уплате налогов в течение года

Худшее время для организации своих финансов - 14 апреля. Вместо этого автоматизируйте подготовку к уплате налогов, правильно классифицируя расходы в течение года, сохраняя цифровые копии всех чеков и автоматически создавая ежеквартальные отчеты.

Экономия времени: 10-15 часов во время уплаты налогов

Как реализовать: Используйте бухгалтерскую программу, которая отслеживает расходы по категориям налогов. Установите ежеквартальные напоминания о проверке и очистке любых неклассифицированных транзакций. Поработайте со своим бухгалтером, чтобы создать контрольный список необходимых вам документов, а затем настройте системы для их сбора в течение года.

С чего начать: ваш план действий по автоматизации

Автоматизация вашего бухгалтерского процесса не происходит в одночасье, но вам не нужно реализовывать все сразу. Вот практический подход:

1-я неделя: Настройте банковские выписки (Bank Feed) и начните оцифровывать чеки. Только эти два изменения сэкономят вам часы каждый месяц.

2-3 недели: Внедрите автоматизированное выставление счетов для ваших постоянных клиентов и настройте автоматическую оплату счетов для регулярных расходов.

4-я неделя: Если применимо, настройте отслеживание пробега и оцените варианты автоматизации заработной платы.

2-й месяц: Настройте свои автоматизации, добавьте финансовые отчеты и поработайте над своей системой подготовки к уплате налогов.

Реальная стоимость ручного учета

Давайте сделаем небольшие расчеты. Если вы в настоящее время тратите 20 часов в месяц на бухгалтерские задачи, а автоматизация может сократить это время до 5 часов, вы экономите 15 часов в месяц — это 180 часов в год.

Что бы вы могли сделать с дополнительными 180 часами? Привлечь трех новых клиентов? Разработать новый продукт? Наконец-то взять отпуск, который вы откладывали?

Даже если вы выставляете счет за свое время по скромной цене в 50 долларов в час, это 9 000 долларов, которые вы получаете обратно. И это не включает стоимость ошибок, пропущенных сроков или морального истощения от постоянного наличия этих задач над головой.

Выберите правильные инструменты

Ключом к успешной автоматизации является выбор инструментов, которые хорошо работают вместе. Обратите внимание на:

• Возможности интеграции: Могут ли ваши инструменты взаимодействовать друг с другом или вы в конечном итоге получите разъединенные хранилища?
• Масштабируемость: Будет ли это решение расти вместе с вашим бизнесом или вам потребуется перенести его через год?
• Качество поддержки: Когда что-то пойдет не так (а в конце концов что-то пойдет не так), как быстро вы сможете получить помощь?
• Безопасность: Надежно ли защищены ваши финансовые данные и информация о клиентах?

Распространенные ошибки автоматизации, которых следует избегать

Хотя автоматизация вашего бухгалтерского учета в целом является позитивным моментом, остерегайтесь этих ловушек:

Чрезмерная автоматизация без надзора: Автоматизация не означает, что вы никогда не проверяете свои книги. Выделяйте 30 минут в неделю для проверки автоматизированных классификаций и выявления любых ошибок.

Выбор слишком большого количества инструментов: Наличие восьми разных приложений, которые не взаимодействуют друг с другом, - это не автоматизация, а хаос. Стремитесь к интегрированному набору инструментов или инструментам с мощными API.

Игнорирование времени настройки: Да, автоматизация экономит время, но она требует первоначальных инвестиций. Выделите достаточно времени для правильной настройки.

Забыть о поддержке: Проверяйте свои автоматизации ежеквартально. Правила все еще работают? Нужно ли добавлять новые категории или поставщиков?

Ваша бухгалтерская свобода ждет вас

Преуспевают не те предприятия, у которых лучшие системы ручного ведения документации, а те, которые используют технологии для устранения рутинной работы и сосредоточения внимания на стратегическом росте.

Начните с малого, автоматизируйте один процесс за раз и наблюдайте, как исчезают эти утомительные бухгалтерские часы. Ваше будущее "я" (и ваша прибыль) поблагодарят вас.

Какую бухгалтерскую задачу вы автоматизируете в первую очередь? Чем раньше вы начнете, тем скорее вы вернете себе эти драгоценные часы и вернетесь к тому, что любите: управлению и развитию своего бизнеса.

---

Хотите еще больше автоматизировать свои финансы? Начните с аудита текущих процессов. Перечислите все бухгалтерские задачи, которые вы выполняете вручную, оцените время, которое занимает каждая из них, и расставьте приоритеты на основе того, какие автоматизации дадут вам наибольшую экономию времени. Затем решайте их одну за другой и наблюдайте, как растет ваша эффективность.