8 spôsobov, ako automatizovať váš účtovný workflow a získať späť svoj čas
Pamätáte sa, prečo ste začali podnikať? Pravdepodobne to nebolo preto, že ste snívali o trávení večerov kategorizovaním výdavkov alebo naháňaním sa za účtenkami. A predsa, ste tu, utopení v tabuľkách a strácate vzácne hodiny na administratívne úlohy, ktoré by sa dali automatizovať.
Dobrá správa? Moderná technológia uľahčila automatizáciu únavných častí účtovníctva, čím vás oslobodila, aby ste sa mohli sústrediť na to, na čom skutočne záleží: na rast vášho podnikania a obsluhu vašich zákazníkov.
Preskúmajme osem účinných spôsobov, ako automatizovať váš účtovný workflow a získať späť kontrolu nad svojim časom.
1. Nastavte automatické bankové výpisy
Prestaňte manuálne zadávať transakcie. Pripojte svoje podnikateľské bankové účty a kreditné karty priamo k vášmu účtovnému softvéru. Väčšina moderných platforiem dokáže automaticky importovať a kategorizovať transakcie na základe vzorov, ktoré sa naučili z vášho minulého správania.
Ušetrený čas: 3-5 hodín mesačne
Ako implementovať: Vyberte si účtovný softvér, ktorý ponúka integráciu bankových výpisov (väčšina áno). Pripojte svoje účty prostredníctvom zabezpečených OAuth pripojení a venujte niekoľko sedení trénovaniu systému na správne kategorizovanie vašich bežných dodávateľov.
2. Automatizujte vytváranie a odosielanie faktúr
Ak stále manuálne vytvárate faktúry vo Worde alebo Exceli, pracujete príliš tvrdo. Automatizované fakturačné systémy môžu generovať profesionálne faktúry na základe vašich šablón, odosielať ich automaticky v naplánovaných termínoch a dokonca sledovať neuhradené platby.
Ušetrený čas: 2-4 hodiny mesačne
Ako implementovať: Používajte fakturačný softvér, ktorý vám umožňuje nastaviť opakujúce sa faktúry pre stálych klientov. Nakonfigurujte automatické pripomienky platby, ktoré sa budú odosielať 3 dni pred dátumom splatnosti, v deň splatnosti a 7 dní po ňom.
3. Povoľte automatickú úhradu faktúr
Poplatky za omeškanie sú drahé a úplne sa im dá vyhnúť. Nastavte automatické platby za opakujúce sa faktúry, ako je nájom, energie, softvérové predplatné a poistenie. Pre variabilné faktúry si minimálne nastavte automatické pripomienky, aby ste nikdy nezmeškali platbu.
Ušetrený čas: 1-2 hodiny mesačne
Ako implementovať: Používajte službu úhrady faktúr od svojej banky alebo funkciu správy faktúr účtovného softvéru. Pre dodávateľov, ktorí akceptujú platby ACH alebo kreditnou kartou, naplánujte automatické platby. Pre ostatných si nastavte pripomienky v kalendári s dostatočným predstihom na kontrolu a schválenie platby.
4. Digitalizujte zber účteniek
Škatuľa od topánok plná pokrčených účteniek je relikt minulosti. Používajte mobilné aplikácie, ktoré vám umožňujú odfotografovať účtenky ihneď po nákupe. Najlepšie aplikácie používajú OCR (optické rozpoznávanie znakov) na extrahovanie kľúčových detailov, ako je názov obchodníka, dátum, suma a dokonca aj daň.
Ušetrený čas: 2-3 hodiny mesačne
Ako implementovať: Vyberte si aplikáciu na skenovanie účteniek, ktorá sa integruje s vaším účtovným systémom. Zvyknite si fotografovať účtenky ihneď po transakciách. Mnohé aplikácie dokážu automaticky spárovať účtenky s transakciami kreditnou kartou.
5. Automatizujte sledovanie kilometrov
Ak jazdíte služobne, automatizované sledovanie kilometrov vám môže ušetriť tisíce na daňových odpočtoch, na ktoré by ste inak mohli zabudnúť. Aplikácie založené na GPS bežia na pozadí a automaticky zaznamenávajú vaše cesty.
Ušetrený čas: 1-2 hodiny mesačne (plus zvýšené odpočty)
Ako implementovať: Stiahnite si aplikáciu na sledovanie kilometrov, ktorá používa GPS na automatickú detekciu jázd. Potiahnutím prstom klasifikujte každú cestu ako služobnú alebo súkromnú. Na konci mesiaca exportujte prehľady pripravené pre vaše daňové záznamy.
6. Zefektívnite spracovanie miezd
Spracovanie miezd nemusí byť mesačná nočná mora. Moderné mzdové služby zvládnu všetko od výpočtu zrážok až po podávanie daňových formulárov. Mnohé sa integrujú priamo so systémami sledovania času, takže odpracované hodiny automaticky prechádzajú do miezd.
Ušetrený čas: 3-6 hodín mesačne
Ako implementovať: Vyberte si poskytovateľa mzdových služieb s kompletným servisom, ktorý vybavuje daňové priznania a priame vklady. Pripojte ho k svojmu systému sledovania času, ak máte zamestnancov s hodinovou mzdou. Nastavte automatické platobné plány, aby mzdy bežali bez vášho zásahu.
7. Vytvorte automatizované finančné výkazy
Prestaňte tráviť hodiny zostavovaním výkazov, ktoré váš účtovný softvér dokáže vygenerovať okamžite. Nastavte si automatické mesačné výkazy, ktoré zobrazujú výkaz ziskov a strát, cash flow a kľúčové metriky. Nechajte si ich automaticky posielať e-mailom (vám a vášmu účtovníkovi alebo obchodným partnerom).
Ušetrený čas: 2-4 hodiny mesačne
Ako implementovať: V rámci svojho účtovného softvéru vytvorte vlastné výkazy alebo panely s metrikami, na ktorých vám najviac záleží. Naplánujte ich automatické generovanie a odosielanie prvého dňa každého mesiaca.
8. Automatizujte daňovú prípravu počas celého roka
Najhorší čas na usporiadanie svojich financií je 14. apríla. Namiesto toho automatizujte daňovú prípravu správnym kategorizovaním výdavkov počas celého roka, uchovávaním digitálnych kópií všetkých účteniek a automatickým generovaním štvrťročných výkazov.
Ušetrený čas: 10-15 hodín v čase daní
Ako implementovať: Používajte účtovný softvér, ktorý sleduje výdavky podľa daňovej kategórie. Nastavte si štvrťročné pripomienky na kontrolu a vyčistenie všetkých nekategorizovaných transakcií. Spolupracujte so svojím účtovníkom na vytvorení kontrolného zoznamu dokumentov, ktoré budete potrebovať, a potom nastavte systémy na ich zber počas celého roka.
Začíname: Váš akčný plán automatizácie
Automatizácia vášho účtovného workflow sa nestane zo dňa na deň, ale nemusíte implementovať všetko naraz. Tu je praktický prístup:
Týždeň 1: Nastavte si bankové výpisy a začnite digitalizovať účtenky. Už len tieto dve zmeny vám ušetria hodiny každý mesiac.
Týždeň 2-3: Implementujte automatizovanú fakturáciu pre vašich stálych klientov a nastavte automatické úhrady faktúr pre opakujúce sa výdavky.
Týždeň 4: Ak je to relevantné, nastavte si sledovanie kilometrov a zhodnoťte možnosti automatizácie miezd.
Mesiac 2: Dolaďte svoje automatizácie, pridajte finančné výkazy a pracujte na svojom systéme daňovej prípravy.
Skutočné náklady na manuálne účtovníctvo
Poďme si urobiť rýchly prepočet. Ak v súčasnosti trávite 20 hodín mesačne účtovnými úlohami a automatizácia to môže znížiť na 5 hodín, ušetríte 15 hodín mesačne – čo je 180 hodín ročne.
Čo by ste mohli robiť s ďalšími 180 hodinami? Získate troch nových klientov? Vyviniete nový produkt? Konečne si vezmete tú dovolenku, ktorú ste odkladali?
Aj keby ste si účtovali čas skromných 50 USD za hodinu, je to 9 000 USD hodnoty času, ktorý získavate späť. A to nezahŕňa náklady na chyby, zmeškané termíny alebo mentálne vyčerpanie z neustáleho pretrvávania týchto úloh.
Vyberte si správne nástroje
Kľúčom k úspešnej automatizácii je výber nástrojov, ktoré dobre spolupracujú. Hľadajte:
- Integračné možnosti: Môžu vaše nástroje medzi sebou komunikovať, alebo skončíte s odpojenými silami?
- Škálovateľnosť: Bude toto riešenie rásť s vaším podnikaním, alebo budete musieť migrovať o rok?
- Kvalita podpory: Keď sa niečo pokazí (a nakoniec sa niečo pokazí), ako rýchlo môžete získať pomoc?
- Bezpečnosť: Sú vaše finančné údaje a informácie o klientoch správne chránené?
Bežné chyby automatizácie, ktorým sa treba vyhnúť
Aj keď je automatizácia vášho účtovníctva vo všeobecnosti pozitívna, dávajte si pozor na tieto úskalia:
Pre-automatizovanie bez dohľadu: Automatizácia neznamená, že nikdy nekontrolujete svoje knihy. Vyhraďte si 30 minút týždenne na kontrolu automatizovaných kategorizácií a zachytenie prípadných chýb.
Výber príliš veľa nástrojov: Mať osem rôznych aplikácií, ktoré medzi sebou nekomunikujú, nie je automatizácia – je to chaos. Zamerajte sa na integrovaný balík alebo nástroje so silnými API.
Ignorovanie času nastavenia: Áno, automatizácia šetrí čas, ale vyžaduje si počiatočnú investíciu. Zablokujte si vyhradený čas na správne nastavenie vecí.
Zabúdanie na údržbu: Štvrťročne prehodnocujte svoje automatizácie. Fungujú pravidlá stále? Potrebujete pridať nové kategórie alebo dodávateľov?
Vaša účtovná sloboda čaká
Podniky, ktorým sa darí, nie sú tie s najlepšími manuálnymi systémami archivácie – sú to tie, ktoré využívajú technológiu na elimináciu zbytočnej práce a sústredia sa na strategický rast.
Začnite v malom, automatizujte jeden proces naraz a sledujte, ako tie únavné účtovné hodiny miznú. Vaše budúce ja (a váš hospodársky výsledok) sa vám poďakujú.
Ktorú účtovnú úlohu automatizujete ako prvú? Čím skôr začnete, tým skôr získate späť tie vzácne hodiny a vrátite sa k tomu, čo máte radi: k riadeniu a rozvoju svojho podnikania.
Chcete posunúť svoju finančnú automatizáciu ešte ďalej? Začnite auditom svojich súčasných procesov. Vypíšte si každú účtovnú úlohu, ktorú robíte manuálne, odhadnite, koľko času každá zaberie, a určite priority na základe toho, ktoré automatizácie vám prinesú najväčšie úspory času. Potom sa im venujte jeden po druhom a sledujte, ako vaša efektívnosť stúpa.
