8 façons d'automatiser votre flux de travail comptable et de récupérer votre temps
Vous souvenez-vous de la raison pour laquelle vous avez démarré votre entreprise ? Ce n'était probablement pas parce que vous rêviez de passer vos soirées à classer les dépenses ou à courir après les reçus. Pourtant, vous voilà, noyé sous les feuilles de calcul et perdant de précieuses heures dans des tâches administratives qui pourraient être automatisées.
La bonne nouvelle ? La technologie moderne a rendu plus facile que jamais l'automatisation des parties fastidieuses de la comptabilité, vous libérant ainsi pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de votre entreprise et le service à vos clients.
Explorons huit façons puissantes d'automatiser votre flux de travail comptable et de reprendre le contrôle de votre temps.
1. Configurer des flux bancaires automatiques
Arrêtez de saisir manuellement les transactions. Connectez vos comptes bancaires professionnels et vos cartes de crédit directement à votre logiciel comptable. La plupart des plateformes modernes peuvent importer et catégoriser automatiquement les transactions en fonction des modèles qu'elles apprennent de votre comportement passé.
Temps gagné : 3 à 5 heures par mois
Comment mettre en œuvre : Choisissez un logiciel comptable qui offre une intégration de flux bancaires (la plupart le font). Connectez vos comptes via des connexions OAuth sécurisées et consacrez quelques sessions à la formation du système pour catégoriser correctement vos fournisseurs courants.
2. Automatiser la création et l'envoi de factures
Si vous créez encore manuellement des factures dans Word ou Excel, vous travaillez trop dur. Les systèmes de facturation automatisés peuvent générer des factures professionnelles basées sur vos modèles, les envoyer automatiquement aux dates prévues et même assurer le suivi des paiements en retard.
Temps gagné : 2 à 4 heures par mois
Comment mettre en œuvre : Utilisez un logiciel de facturation qui vous permet de configurer des factures récurrentes pour les clients réguliers. Configurez des rappels de paiement automatiques pour qu'ils soient envoyés 3 jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance et 7 jours après.
3. Activer le paiement automatique des factures
Les frais de retard sont coûteux et totalement évitables. Configurez des paiements automatiques pour les factures récurrentes telles que le loyer, les services publics, les abonnements à des logiciels et l'assurance. Pour les factures variables, configurez au moins des rappels automatiques pour ne jamais manquer un paiement.
Temps gagné : 1 à 2 heures par mois
Comment mettre en œuvre : Utilisez le service de paiement de factures de votre banque ou la fonction de gestion des factures de votre logiciel comptable. Pour les fournisseurs qui acceptent les paiements ACH ou par carte de crédit, programmez des paiements automatiques. Pour les autres, définissez des rappels de calendrier avec suffisamment de temps pour examiner et approuver le paiement.
4. Numériser la collecte de reçus
La boîte à chaussures pleine de reçus froissés est une relique du passé. Utilisez des applications mobiles qui vous permettent de photographier les reçus immédiatement après un achat. Les meilleures applications utilisent l'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire les détails clés tels que le nom du commerçant, la date, le montant et même la taxe.
Temps gagné : 2 à 3 heures par mois
Comment mettre en œuvre : Choisissez une application de numérisation de reçus qui s'intègre à votre système comptable. Prenez l'habitude de photographier les reçus immédiatement après les transactions. De nombreuses applications peuvent automatiquement faire correspondre les reçus aux transactions par carte de crédit.
5. Automatiser le suivi du kilométrage
Si vous conduisez pour affaires, le suivi automatisé du kilométrage peut vous faire économiser des milliers de dollars en déductions fiscales que vous pourriez autrement oublier de réclamer. Les applications basées sur le GPS fonctionnent en arrière-plan et enregistrent automatiquement vos trajets.
Temps gagné : 1 à 2 heures par mois (plus des déductions accrues)
Comment mettre en œuvre : Téléchargez une application de suivi du kilométrage qui utilise le GPS pour détecter automatiquement les trajets. Balayez pour classer chaque trajet comme professionnel ou personnel. À la fin du mois, exportez des rapports prêts pour vos registres fiscaux.
6. Rationaliser le traitement de la paie
La paie ne doit pas être un cauchemar mensuel. Les services de paie modernes gèrent tout, du calcul des retenues au dépôt des formulaires fiscaux. Beaucoup s'intègrent directement aux systèmes de suivi du temps, de sorte que les heures travaillées sont automatiquement transférées à la paie.
Temps gagné : 3 à 6 heures par mois
Comment mettre en œuvre : Choisissez un fournisseur de services de paie complet qui gère les déclarations fiscales et les dépôts directs. Connectez-le à votre système de suivi du temps si vous avez des employés horaires. Configurez des calendriers de paiement automatisés afin que la paie s'effectue sans votre intervention.
7. Créer des rapports financiers automatisés
Cessez de passer des heures à compiler des rapports que votre logiciel comptable peut générer instantanément. Configurez des rapports mensuels automatisés qui indiquent les profits et pertes, les flux de trésorerie et les mesures clés. Faites-les vous envoyer par courriel (ainsi qu'à votre comptable ou à vos partenaires commerciaux) automatiquement.
Temps gagné : 2 à 4 heures par mois
Comment mettre en œuvre : Dans votre logiciel comptable, créez des rapports personnalisés ou des tableaux de bord avec les mesures qui vous importent le plus. Programmez-les pour qu'ils soient générés et envoyés automatiquement le premier de chaque mois.
8. Automatiser la préparation des impôts tout au long de l'année
Le pire moment pour organiser vos finances est le 14 avril. Au lieu de cela, automatisez la préparation des impôts en catégorisant correctement les dépenses tout au long de l'année, en conservant des copies numériques de tous les reçus et en faisant générer automatiquement des rapports trimestriels.
Temps gagné : 10 à 15 heures au moment des impôts
Comment mettre en œuvre : Utilisez un logiciel comptable qui suit les dépenses par catégorie d'impôt. Définissez des rappels trimestriels pour examiner et nettoyer toutes les transactions non catégorisées. Collaborez avec votre comptable pour créer une liste de contrôle des documents dont vous aurez besoin, puis configurez des systèmes pour les collecter tout au long de l'année.
Pour commencer : Votre plan d'action d'automatisation
L'automatisation de votre flux de travail comptable ne se fait pas du jour au lendemain, mais vous n'avez pas besoin de tout mettre en œuvre en même temps. Voici une approche pratique :
Semaine 1 : Configurez les flux bancaires et commencez à numériser les reçus. Ces deux changements à eux seuls vous feront gagner des heures chaque mois.
Semaines 2 à 3 : Mettez en œuvre la facturation automatisée pour vos clients réguliers et configurez les paiements automatiques des factures pour les dépenses récurrentes.
Semaine 4 : Le cas échéant, configurez le suivi du kilométrage et évaluez les options d'automatisation de la paie.
Mois 2 : Affinez vos automatisations, ajoutez des rapports financiers et travaillez sur votre système de préparation des impôts.
Le coût réel de la comptabilité manuelle
Faisons quelques calculs rapides. Si vous consacrez actuellement 20 heures par mois aux tâches comptables et que l'automatisation peut réduire ce temps à 5 heures, vous gagnez 15 heures par mois, soit 180 heures par année.
Que pourriez-vous faire avec 180 heures supplémentaires ? Décrocher trois nouveaux clients ? Développer un nouveau produit ? Enfin prendre ces vacances que vous reportez depuis si longtemps ?
Même si vous facturez votre temps à un modeste 50 de temps que vous récupérez. Et cela ne tient pas compte du coût des erreurs, des délais manqués ou du stress mental lié au fait d'avoir constamment ces tâches au-dessus de votre tête.
Choisir les bons outils
La clé d'une automatisation réussie est de choisir des outils qui fonctionnent bien ensemble. Recherchez :
- Capacités d'intégration : Vos outils peuvent-ils communiquer entre eux, ou vous retrouverez-vous avec des silos déconnectés ?
- Évolutivité : Cette solution évoluera-t-elle avec votre entreprise, ou devrez-vous migrer dans un an ?
- Qualité du soutien : Lorsque quelque chose ne va pas (et que quelque chose finira par arriver), à quelle vitesse pouvez-vous obtenir de l'aide ?
- Sécurité : Vos données financières et les informations de vos clients sont-elles correctement protégées ?
Erreurs d'automatisation courantes à éviter
Bien que l'automatisation de votre comptabilité soit généralement positive, faites attention à ces pièges :
Surautomatisation sans surveillance : L'automatisation ne signifie pas que vous ne vérifiez jamais vos livres. Réservez 30 minutes par semaine pour examiner les catégorisations automatisées et déceler les erreurs.
Choisir trop d'outils : Avoir huit applications différentes qui ne communiquent pas entre elles n'est pas de l'automatisation, c'est le chaos. Visez une suite intégrée ou des outils dotés de solides API.
Ignorer le temps de configuration : Oui, l'automatisation permet de gagner du temps, mais elle exige un investissement initial. Bloquez du temps pour tout configurer correctement.
Oublier de maintenir : Examinez vos automatisations tous les trimestres. Les règles fonctionnent-elles toujours ? Devez-vous ajouter de nouvelles catégories ou de nouveaux fournisseurs ?
Votre liberté comptable vous attend
Les entreprises qui prospèrent ne sont pas celles qui ont les meilleurs systèmes de classement manuels, mais celles qui tirent parti de la technologie pour éliminer le travail fastidieux et se concentrer sur la croissance stratégique.
Commencez petit, automatisez un processus à la fois et regardez ces heures comptables fastidieuses disparaître. Votre futur vous (et vos résultats) vous en remercieront.
Quelle tâche comptable automatiserez-vous en premier ? Plus tôt vous commencerez, plus tôt vous récupérerez ces précieuses heures et reviendrez à ce que vous aimez : diriger et faire croître votre entreprise.
Vous cherchez à faire progresser votre automatisation financière ? Commencez par vérifier vos processus actuels. Dressez la liste de toutes les tâches comptables que vous effectuez manuellement, estimez le temps que chacune prend et établissez un ordre de priorité en fonction des automatisations qui vous permettront de gagner le plus de temps. Ensuite, abordez-les une par une et regardez votre efficacité monter en flèche.
