8 种自动化会计工作流程并节省时间的方法

还记得您创办企业的初衷吗？可能不是因为您梦想着花晚上时间对费用进行分类或追逐收据。然而，您现在却深陷在电子表格中，并将宝贵的时间浪费在可以自动化的管理任务上。

好消息是？现代技术让自动化会计的繁琐部分比以往任何时候都容易，让您可以专注于真正重要的事情：发展您的业务并服务您的客户。

让我们探讨八种强大的方法来自动化您的会计工作流程并重新掌控您的时间。

1. 设置自动银行对账单

停止手动输入交易。将您的企业银行账户和信用卡直接连接到您的会计软件。大多数现代平台可以根据它们从您过去的行为中学习到的模式自动导入和分类交易。

节省时间： 每月 3-5 小时

如何实施： 选择提供银行对账单集成的会计软件（大多数都提供）。通过安全的 OAuth 连接连接您的账户，并花一些时间训练系统以正确分类您的常用供应商。

2. 自动化发票创建和发送

如果您仍在 Word 或 Excel 中手动创建发票，那么您就太辛苦了。自动发票系统可以根据您的模板生成专业的发票，在预定的日期自动发送，甚至可以跟进逾期付款。

节省时间： 每月 2-4 小时

如何实施： 使用允许您为固定客户设置定期发票的发票软件。配置自动付款提醒，使其在到期日前 3 天、到期日当天和到期日后 7 天发送。

3. 启用自动账单支付

滞纳金既昂贵又完全可以避免。为租金、水电费、软件订阅和保险等定期账单设置自动付款。对于可变账单，至少设置自动提醒，这样您就不会错过付款。

节省时间： 每月 1-2 小时

如何实施： 使用您银行的账单支付服务或会计软件的账单管理功能。对于接受 ACH 或信用卡付款的供应商，安排自动付款。对于其他供应商，设置日历提醒，并留出足够的提前时间来审核和批准付款。

4. 数字化收据收集

装满皱巴巴收据的鞋盒已成为过去。使用移动应用程序，让您可以在购买后立即拍摄收据。最好的应用程序使用 OCR（光学字符识别）来提取关键详细信息，如商户名称、日期、金额，甚至税款。

节省时间： 每月 2-3 小时

如何实施： 选择一个与您的会计系统集成的收据扫描应用程序。养成在交易后立即拍摄收据的习惯。许多应用程序可以自动将收据与信用卡交易进行匹配。

5. 自动化里程跟踪

如果您开车用于商业目的，自动化的里程跟踪可以为您节省数千美元的税收减免，否则您可能会忘记申报。基于 GPS 的应用程序在后台运行并自动记录您的行程。

节省时间： 每月 1-2 小时（加上增加的扣除额）

如何实施： 下载一个使用 GPS 自动检测驾驶的里程跟踪应用程序。滑动以将每次行程分类为商业或个人。在月底，导出准备好用于您的税务记录的报告。

6. 简化工资处理

工资单不必成为每月的噩梦。现代工资服务处理从计算预扣款到提交税务表格的所有事情。许多服务直接与时间跟踪系统集成，因此工作时间会自动流入工资单。

节省时间： 每月 3-6 小时

如何实施： 选择一个处理税务申报和直接存款的全方位工资服务提供商。如果您有小时工，请将其连接到您的时间跟踪系统。设置自动付款计划，以便工资单在没有您干预的情况下运行。

7. 创建自动财务报告

不要再花几个小时来编译您的会计软件可以立即生成的报告。设置自动月度报告，显示损益、现金流量和关键指标。将它们自动通过电子邮件发送给您（以及您的会计师或业务合作伙伴）。

节省时间： 每月 2-4 小时

如何实施： 在您的会计软件中，创建包含您最关心的指标的自定义报告或仪表板。安排它们在每个月的第一天自动生成和发送。

8. 自动化全年税务准备

组织财务的最糟糕时间是 4 月 14 日。相反，通过全年正确分类费用、保留所有收据的数字副本以及自动生成季度报告来自动化税务准备。

节省时间： 报税时 10-15 小时

如何实施： 使用按税收类别跟踪费用的会计软件。设置季度提醒以审查和清理任何未分类的交易。与您的会计师合作创建一个您需要的文档清单，然后设置系统以全年收集它们。

开始使用：您的自动化行动计划

自动化您的会计工作流程不会一蹴而就，但您无需一次性实施所有内容。这是一种实用的方法：

第 1 周： 设置银行对账单并开始数字化收据。仅这两项更改就可以每月为您节省数小时。

第 2-3 周： 为您的固定客户实施自动发票，并为定期费用设置自动账单支付。

第 4 周： 如果适用，设置里程跟踪并评估工资自动化选项。

第 2 个月： 微调您的自动化、添加财务报告，并处理您的税务准备系统。

手工会计的实际成本

让我们做一些快速计算。如果您目前每月花费 20 小时在会计任务上，并且自动化可以将该时间减少到 5 小时，那么您每月将节省 15 小时——每年 180 小时。

您可以利用额外的 180 小时做什么？获得三个新客户？开发一种新产品？终于可以休您一直在推迟的假期了吗？

即使您按每小时 50 美元的适中价格计算您的时间，您也会获得价值 9,000 美元的时间。这还不包括错误、错过截止日期或不断有这些任务悬在您头上所造成的精神损耗。

选择合适的工具

成功自动化的关键是选择协同工作的工具。寻找：

• 集成能力： 您的工具可以相互通信吗？还是最终会得到断开连接的孤岛？
• 可扩展性： 此解决方案是否会随着您的业务增长而增长？或者您是否需要在一年内迁移？
• 支持质量： 当出现问题时（最终会出现问题），您能多快获得帮助？
• 安全性： 您的财务数据和客户信息是否受到适当的保护？

要避免的常见自动化错误

虽然自动化您的会计通常是积极的，但要注意以下陷阱：

过度自动化而没有监督： 自动化并不意味着您从不审查您的账簿。每周留出 30 分钟来审查自动分类并发现任何错误。

选择过多的工具： 拥有八个不相互通信的不同应用程序不是自动化——而是混乱。目标是使用集成的套件或具有强大 API 的工具。

忽略设置时间： 是的，自动化可以节省时间，但它需要前期投资。留出专门的时间来正确设置。

忘记维护： 每季度审查您的自动化。规则还在工作吗？您需要添加新的类别或供应商吗？

您的会计自由在等待着您

蓬勃发展的企业不是拥有最佳手动文件系统的企业——而是利用技术来消除琐碎工作并专注于战略增长的企业。

从小处着手，一次自动化一个流程，并看着那些繁琐的会计时间消失。您未来的自己（和您的底线）会感谢您。

您将首先自动化哪项会计任务？您开始得越早，就越早能够重新获得那些宝贵的时间，并重新开始做您喜欢的事情：经营和发展您的业务。

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希望进一步实现您的财务自动化吗？首先审核您当前的流程。列出您手动执行的每一项会计任务，估计每项任务所需的时间，并根据哪些自动化将为您带来最大的时间节省来进行优先级排序。然后逐个解决它们，并观察您的效率飙升。